L'home office in transizione: studi attuali e loro significato per il mondo del lavoro

Secondo i recenti sondaggi dell'istituto ifo, è evidente: i datori di lavoro sono molto più attraenti per i candidati se offrono opzioni di lavoro da casa. Secondo un sondaggio ifo del 7 ottobre 2025, un annuncio di lavoro su cinque offre la possibilità di lavorare da casa. Questo dato è in linea con il sondaggio New Work del network Xing, secondo cui la possibilità di lavorare da remoto gioca un ruolo fondamentale soprattutto per i Millennials e la Gen Z. 

Un'altra pubblicazione dell'istituto ifo si concentra sul tema dell'occupazione degli uffici. L'ifo ha infatti rilevato che un quarto di tutte le aziende in Germania segnala un utilizzo insufficiente degli spazi in ufficio. Come possono le aziende conciliare queste due scoperte? Questo articolo esamina più da vicino le evidenze scientifiche sul tema dello smart working in relazione all'occupazione degli uffici e fornisce consigli sui passi successivi per rafforzare l'immagine del datore di lavoro e rivitalizzare l'ufficio, attraverso l'introduzione di modalità di lavoro flessibili e del consolidato modello di lavoro da casa.

Un'azienda su quattro segnala un utilizzo insufficiente dell'ufficio. Perché succede?

Rispetto all'ultimo sondaggio dell'istituto ifo, la tendenza alla riduzione degli uffici si è ulteriormente rafforzata. Circa il 26,3% degli uffici in Germania non è sufficientemente utilizzato, con una tendenza in crescita. Per questo motivo, circa il 12,5% delle aziende sta pianificando una riduzione delle superfici esistenti.

Un motivo essenziale per lo sfitto degli uffici è il sottoutilizzo delle superfici d'ufficio a causa dello smart working e del lavoro da remoto, due modelli ormai saldamente radicati in molte aziende del mondo del lavoro moderno. Di conseguenza, le scrivanie solitamente assegnate a un solo dipendente rimangono vuote e per lo più inutilizzate.

Cosa si può fare contro il sottoutilizzo degli uffici?

La possibilità di lavorare in smart working è, secondo diversi studi, come ad esempio il “New Work Barometer” secondo l'Haufe Verlag, un fattore importante per l'employer branding e i benefit di molti dipendenti. Costringerli a tornare in ufficio può, nel peggiore dei casi, portare a un'ondata di dimissioni.

Quali opzioni restano ai datori di lavoro per rendere il rientro in ufficio attraente e aumentare l'occupazione degli spazi?

Innanzitutto, dobbiamo abbandonare l'idea che ogni dipendente debba essere in ufficio ogni giorno. E non ci riferiamo solo allo smart working: ferie, malattie, corsi di formazione, appuntamenti esterni e altri motivi rendono i dipendenti potenzialmente assenti. Le aziende dovrebbero quindi concentrarsi innanzitutto sull'efficienza degli spazi e, in secondo luogo, sulla possibilità di rendere questi ambienti ottimizzati più dinamici per incrementare l'occupazione degli uffici.

Un ottimo modo per sfruttare appieno l'ufficio, nonostante la possibilità di lavoro ibrido, è l'introduzione di un software di desk sharing. Secondo questo principio, è possibile coprire l'intero team con il 40-70% delle postazioni di lavoro. 
Per le aziende che finora non hanno offerto lo smart working, questo può essere un punto di partenza, ad esempio per consentire un giorno a settimana. Per quelle aziende che hanno invece il lavoro mobile come parte integrante della cultura aziendale , ciò semplifica enormemente la gestione delle postazioni. 

Un effetto collaterale molto positivo: introducendo uno strumento di prenotazione delle scrivanie, è possibile misurare l'effettiva occupazione dell'ufficio tramite analisi intelligenti e agire di conseguenza. In questo modo, gli spazi possono essere (ulteriormente) ridotti, ottimizzati e riorganizzati.

Ciò comporterebbe un notevole risparmio sui costi grazie alla riduzione delle superfici, favorendo al contempo la pianificazione delritorno in ufficio, senza alcuna imposizione.

L'importanza dello smart working per l'immagine aziendale e l'occupazione degli uffici

Un errore fatale per riempire nuovamente l'ufficio sarebbe vietare lo smart working e imporre l'obbligo di presenza permanente. Dal punto di vista puramente legale è possibile, ma comporta rischi e pericoli per il datore di lavoro. Infatti, secondo un ulteriore studio dell'ifo Institut di maggio 2025, un annuncio di lavoro su cinque in Germania offre la possibilità di lavorare da casa. I dipendenti desiderano la flessibilità di combinare l'orario in ufficio con il lavoro da remoto. Il desk sharing rappresenta la soluzione ideale per entrambi gli aspetti: un'immagine aziendale attraente e un risparmio sui costi grazie a spazi di lavoro utilizzati in modo efficiente. 

Il significato geografico delle offerte di lavoro da casa e le opportunità in città e in provincia

La richiesta di lavoro da casa non dipende solo dalle generazioni, ma varia anche a livello regionale. Soprattutto le grandi città con un'alta densità di settori tecnologici, di consulenza o creativi, come Berlino, Monaco, Amburgo e Colonia, registrano la quota più alta di annunci di lavoro con opzione da remoto. Lì la concorrenza per i talenti è particolarmente forte, motivo per cui molte aziende utilizzano il lavoro da casa in modo mirato come vantaggio strategico nelle assunzioni.

Allo stesso tempo, i dati dell'istituto ifo e dello ZEW chiariscono che le aziende tedesche, nel confronto internazionale, puntano sul lavoro da casa in misura superiore alla media. Secondo l'ifo, i lavoratori in Germania lavorano da casa più spesso rispetto ai dipendenti di molti altri paesi europei. E nonostante le discussioni sulla presenza in ufficio per una maggiore occupazione degli spazi, pianificano secondo lo ZEW solo poche aziende un abbandono completo del lavoro da casa. Al contrario: la maggior parte mantiene modelli ibridi o continua a implementarli ulteriormente.

Per le aziende questo significa: chi compete a livello regionale per i talenti difficilmente può fare a meno di opzioni da remoto e ibride. Il lavoro da casa non è più da tempo un "nice-to-have", ma una base attesa per rimanere attraenti nelle aree metropolitane. Non va trascurato nemmeno il vantaggio di poter attrarre dipendenti competenti che vivono in zone rurali. 

I concetti di desk sharing e l'utilizzo flessibile degli spazi consentono ai datori di lavoro di soddisfare in modo ottimale queste nuove esigenze regionali e demografiche, senza creare costosi spazi inutilizzati. La combinazione di lavoro indipendente dalla posizione geografica e postazioni in ufficio gestite in modo intelligente rafforza la competitività. Indipendentemente dal fatto che la sede del datore di lavoro sia urbana o rurale.

Conclusione: sfruttare lo spirito del tempo come datore di lavoro – pensare al lavoro da casa in modo strategico e ottimizzare l'occupazione degli uffici

Tutti gli studi attuali, dall'ifo, allo ZEW, al "New Work Barometer" di Haufe fino a XING, mostrano un quadro chiaro: il lavoro da casa è qui per restare. I dipendenti si aspettano flessibilità, i datori di lavoro beneficiano di maggiore attrattività, di un bacino di talenti più ampio e di spazi ufficio più efficienti.

Invece di trasformare l'obbligo di presenza in un nuovo dogma, le aziende dovrebbero concentrarsi sulla progettazione consapevole degli uffici, anziché cercare di riempirli a tutti i costi. Un mix intelligente di lavoro da casa e moderne postazioni in ufficio crea un ambiente che aumenta sia la produttività che la soddisfazione.

Con soluzioni come strumenti di desk booking è possibile utilizzare gli spazi in base alle esigenze, ridurre i costi e offrire contemporaneamente ai dipendenti maggiore indipendenza e autonomia. In questo modo, l'ufficio torna a essere un luogo in cui i team si incontrano volentieri, non perché obbligati, ma perché crea valore aggiunto.

Le aziende che comprendono lo spirito del tempo e vi reagiscono si assicurano un vantaggio a lungo termine nell' employer branding, costi immobiliari contenuti e una moderna cultura del lavoro, che attrae e trattiene i talenti. Il lavoro da casa non è un elemento di disturbo, bensì un fattore di successo decisivo per il futuro del lavoro e per l'attrattività a lungo termine del datore di lavoro.