L'home office in transizione: studi attuali e loro significato per il mondo del lavoro

Secondo nuove indagini dell'ifo Institut è evidente: i datori di lavoro sono significativamente più attraenti per i candidati se offrono opzioni di smart working. Dopo un' sondaggio ifo del 7 ottobre 2025, un annuncio di lavoro su cinque offre la possibilità di lavorare da casa. Questo si allinea con il sondaggio New Work del network Xing, in cui, soprattutto per la generazione dei Millennials e la Gen Z, la possibilità di lavorare da remoto gioca un ruolo importante. 

Un'altra pubblicazione dell'ifo Institut si concentra sul tema dell'occupazione degli uffici. ifo ha infatti scoperto che un quarto di tutte le aziende in Germania segnala un'occupazione troppo bassa degli spazi ufficio. Come possono le aziende combinare queste due scoperte? Questo articolo esamina più da vicino le scoperte scientifiche sul tema dello smart working in combinazione con il tema dell'occupazione degli uffici e fornisce consigli sui prossimi passi per rafforzare l'immagine del datore di lavoro e rivitalizzare l'ufficio – introducendo il lavoro flessibile e il modello consolidato dello smart working.

Un'azienda su quattro segnala un'occupazione troppo bassa degli uffici. Perché?

Rispetto all'ultimo sondaggio dell'ifo Institut, la tendenza alla riduzione degli uffici si è ulteriormente rafforzata. Circa il 26,3% degli uffici in Germania non è sufficientemente utilizzato – e la tendenza è in aumento. Per questo motivo, circa il 12,5% degli uffici prevede anche una riduzione delle superfici esistenti.

Una ragione fondamentale per gli uffici sfitti è la sotto-occupazione degli spazi ufficio a causa dello smart working e del lavoro da remoto, due modelli saldamente stabiliti in molte aziende nel mondo del lavoro moderno. Così, le scrivanie negli uffici consolidati, solitamente utilizzate in modo fisso da un solo dipendente, rimangono vuote e per lo più inutilizzate.

Cosa si può fare contro la sotto-occupazione degli uffici?

La possibilità di lavorare in smart working è, secondo diversi studi, come ad esempio il "New Work Barometer" di Haufe Verlag, un importante punto di employer branding e benefit per alcuni dipendenti. Costringerli a tornare in ufficio, nel peggiore dei casi può portare a un'ondata di licenziamenti.

Quali opzioni restano ai datori di lavoro per rendere il “Back-to-Office” attraente e aumentare l'occupazione degli uffici?

Innanzitutto, dobbiamo abbandonare l'idea che ogni dipendente sia in ufficio ogni giorno. E con questo non si intende solo lo smart working: solo a causa di ferie, malattie, corsi di formazione, appuntamenti esterni e altri motivi, i dipendenti sono potenzialmente assenti. Le aziende dovrebbero quindi preoccuparsi principalmente dell'occupazione efficiente dei loro edifici e secondariamente della possibilità di animare questi spazi progettati in modo efficiente e aumentare l'occupazione degli uffici.

Un buon modo per sfruttare appieno l'ufficio, nonostante la possibilità di lavorare in modalità ibrida, è l'introduzione di una Software di Desk Sharing. Secondo questo principio, è possibile coprire l'intero team con il 40-70% delle postazioni di lavoro. 
Per le aziende che finora non hanno offerto lo smart working, questo può essere un inizio per consentire, ad esempio, un giorno a settimana. Per quelle aziende che hanno il lavoro agile come parte integrante della cultura aziendale stabilito, allenta enormemente la situazione delle postazioni di lavoro. 

Un effetto collaterale molto piacevole: attraverso l'introduzione di uno strumento di prenotazione delle scrivanie, è possibile, tramite analisi intelligenti misurare l'effettiva occupazione degli uffici e agire di conseguenza. Gli spazi possono così essere (ulteriormente) ridotti, migliorati e riorganizzati.

Ciò significherebbe un significativo risparmio sui costi grazie alla riduzione degli spazi e allo stesso tempo promuoverebbe la pianificazione del “Return to Office” senza alcun obbligo.

L'importanza dello smart working per l'immagine esterna dell'azienda e l'occupazione degli uffici

Un errore fatale per riempire nuovamente l'ufficio sarebbe vietare lo smart working e introdurre l'obbligo permanente di presenza in ufficio. Dal punto di vista puramente legale, questo è ovviamente possibile, ma comporta rischi e pericoli per il datore di lavoro. Infatti, secondo un'altra studio dell'Istituto ifo di maggio 2025, un annuncio di lavoro su cinque in Germania offre la possibilità di lavorare da casa. I dipendenti desiderano la flessibilità di combinare orari d'ufficio e smart working. Il desk sharing offre la soluzione ideale per entrambi questi aspetti: un'immagine aziendale attraente e un risparmio sui costi grazie all'uso efficiente degli spazi di lavoro. 

L'importanza geografica delle offerte di smart working e le opportunità in città e in campagna

La domanda di smart working non dipende solo dalla generazione, ma presenta anche differenze regionali. Soprattutto le grandi città con un'alta densità di settori tecnologici, di consulenza o creativi, come Berlino, Monaco, Amburgo e Colonia, registrano la più alta percentuale di annunci di lavoro con opzione di lavoro da remoto. Lì la competizione per i talenti è particolarmente elevata, motivo per cui molte aziende utilizzano lo smart working in modo mirato come vantaggio strategico nel processo di assunzione.

Allo stesso tempo, i dati dell'Istituto ifo e del ZEW mostrano che le aziende tedesche si affidano allo smart working in misura superiore alla media rispetto alla concorrenza internazionale. Secondo l'ifo, i dipendenti in Germania lavorano più spesso da casa rispetto ai lavoratori di molti altri paesi europei. E nonostante le discussioni sulla presenza in ufficio per un maggiore utilizzo degli spazi, poche aziende prevedono secondo il ZEW un completo abbandono dello smart working. Al contrario: la maggior parte delle aziende mantiene modelli ibridi o li espande ulteriormente.

Per le aziende, questo significa: chi compete a livello regionale per professionisti qualificati non può fare a meno delle opzioni di lavoro da remoto e ibrido. Lo smart working non è più un "nice-to-have", ma una base attesa per rimanere attraenti nelle aree metropolitane. Da non trascurare è anche il vantaggio di poter attrarre lavoratori qualificati che vivono in aree rurali. 

I concetti di desk sharing e l'uso flessibile degli spazi consentono ai datori di lavoro di soddisfare in modo ottimale queste nuove esigenze regionali e demografiche, senza generare costosi spazi inutilizzati. La combinazione di lavoro indipendente dalla sede e postazioni di lavoro in ufficio gestite in modo intelligente rafforza la competitività. Indipendentemente dal fatto che la sede del datore di lavoro sia urbana o rurale.

Conclusione: Sfruttare lo spirito del tempo come datore di lavoro – Pensare allo smart working in modo strategico e ottimizzare l'utilizzo degli uffici

Tutti gli studi attuali, dall'ifo, ZEW, Haufe "New Work Barometer" fino a XING, mostrano un quadro chiaro: lo smart working è qui per restare. I dipendenti si aspettano flessibilità, i datori di lavoro beneficiano di maggiore attrattiva, un pool di talenti più ampio e spazi ufficio più efficienti.

Invece di fare della presenza obbligatoria un nuovo dogma, le aziende dovrebbero concentrarsi sulla progettazione consapevole degli uffici e non cercare di riempirli a tutti i costi. Un mix intelligente di smart working e postazioni di lavoro moderne in ufficio crea un ambiente che aumenta sia la produttività che la soddisfazione.

Con soluzioni come strumenti di prenotazione scrivanie gli spazi possono essere utilizzati in base alle esigenze, i costi ridotti e ai dipendenti viene offerta maggiore indipendenza e autonomia. In questo modo, l'ufficio torna ad essere un luogo dove i team si incontrano volentieri, non perché devono, ma perché crea valore aggiunto.

Le aziende che comprendono e rispondono allo spirito del tempo si assicurano un vantaggio a lungo termine in termini di Employer Branding, costi degli spazi ridotti e una moderna cultura del lavoro