La oficina central en transición: los estudios actuales y su importancia para el mundo laboral

Según nuevas encuestas del Instituto ifo, es evidente: los empleadores son mucho más atractivos para los candidatos si ofrecen opciones de teletrabajo. Después de una encuesta del ifo del 7 de octubre de 2025, una de cada cinco ofertas de empleo incluye teletrabajo. Esto coincide con la encuesta New Work de la red Xing, en la que la posibilidad de trabajar a distancia juega un papel importante, especialmente para la generación de los Millennials y la Generación Z. 

Otra publicación del Instituto ifo se centra en el tema de la ocupación de oficinas. El ifo ha descubierto, que una cuarta parte de todas las empresas en Alemania reporta una ocupación insuficiente de sus espacios de oficina. ¿Cómo pueden las empresas combinar estos dos hallazgos? Este artículo examina más de cerca los hallazgos científicos sobre el tema del teletrabajo junto con el tema de la ocupación de oficinas, y asesora sobre los próximos pasos para fortalecer la imagen del empleador y revitalizar la oficina, mediante la introducción del trabajo flexible y el modelo establecido de teletrabajo.

Una de cada cuatro empresas reporta una ocupación insuficiente de sus oficinas. ¿Por qué ocurre esto?

En comparación con la última encuesta del Instituto ifo, la tendencia a reducir el tamaño de las oficinas se ha intensificado. Alrededor del 26,3 % de las oficinas en Alemania no están suficientemente ocupadas, y la tendencia es al alza. Por ello, aproximadamente el 12,5 % de las oficinas también planean reducir sus espacios existentes.

Una razón fundamental para la desocupación de las oficinas es la baja ocupación de los espacios de oficina debido al teletrabajo y al trabajo remoto, dos modelos firmemente establecidos en muchas empresas en el mundo laboral moderno. Así, los escritorios en oficinas establecidas, que suelen ser utilizados de forma fija por un solo empleado, permanecen vacíos y, en su mayoría, sin usar.

¿Qué se puede hacer contra la baja ocupación de las oficinas?

La posibilidad de trabajar desde casa es, según diversos estudios, como por ejemplo el "Barómetro del Nuevo Trabajo" de Haufe Verlag, un punto importante de marca empleadora y beneficio para algunos empleados. Obligarlos a volver a la oficina puede, en el peor de los casos, terminar en una ola de despidos.

¿Qué opciones les quedan a los empleadores para hacer atractivo el "regreso a la oficina" y aumentar la ocupación de la misma?

En primer lugar, debemos desprendernos de la idea de que cada empleado esté en la oficina todos los días. Y con esto no solo nos referimos al teletrabajo: solo por vacaciones, bajas por enfermedad, formaciones, citas externas y otras razones, los empleados están potencialmente ausentes. Por lo tanto, las empresas deberían preocuparse principalmente por la ocupación eficiente de sus edificios y, en segundo lugar, por la posibilidad de dar vida a estos espacios diseñados de manera eficiente y aumentar la ocupación de la oficina.

Una buena manera de aprovechar al máximo la oficina, a pesar de la posibilidad del trabajo híbrido, es la implementación de un Software de uso compartido de escritorios. Según este principio, se puede cubrir a todo el equipo con el 40-70% de los puestos de trabajo. 
Para las empresas que hasta ahora no ofrecían teletrabajo, esto puede ser un comienzo para, por ejemplo, permitir un día a la semana. Para aquellas empresas que han establecido el trabajo móvil como parte integral de la cultura empresarial , esto relaja enormemente la situación de los puestos de trabajo. 

Un efecto secundario muy agradable: Al introducir una herramienta de reserva de escritorios, se puede, mediante análisis inteligentes , medir la ocupación real de la oficina y actuar según sea necesario. Así, los espacios pueden ser (aún más) reducidos, mejorados y rediseñados.

Esto significaría un ahorro significativo de costes gracias a la reducción de espacio y, al mismo tiempo, fomentaría la planificación del "Regreso a la Oficina", sin coacción.

La importancia del teletrabajo para la imagen externa de la empresa y la ocupación de la oficina

Un error fatal para volver a ocupar la oficina por completo sería prohibir el teletrabajo e introducir una obligación permanente de asistir a la oficina. Legalmente, esto es posible, por supuesto, pero conlleva riesgos y peligros para el empleador. Porque, según otro estudio del ifo Insitut de mayo de 2025, una de cada cinco ofertas de empleo en Alemania incluye la posibilidad de teletrabajar. Los empleados desean la flexibilidad de combinar el horario de oficina con el teletrabajo. El uso compartido de escritorios (desk sharing) ofrece la solución ideal para ambos aspectos: una imagen corporativa atractiva y ahorro de costes mediante el uso eficiente de los espacios de trabajo. 

La importancia geográfica de las ofertas de teletrabajo y las oportunidades en la ciudad y en el campo

La demanda de teletrabajo no solo depende de la generación, sino que también varía regionalmente. Especialmente las grandes ciudades con una alta densidad de industrias tecnológicas, de consultoría o creativas, como Berlín, Múnich, Hamburgo y Colonia, registran la mayor proporción de ofertas de empleo con opción de trabajo remoto. Allí la competencia por el talento es particularmente alta, por lo que muchas empresas utilizan el teletrabajo estratégicamente como una ventaja en la contratación.

Al mismo tiempo, las cifras del Instituto ifo y del ZEW demuestran que las empresas alemanas apuestan por el teletrabajo por encima de la media en comparación internacional. Según el ifo, los empleados en Alemania teletrabajan con más frecuencia que los trabajadores en muchos otros países europeos. Y a pesar de los debates sobre la presencia en la oficina para una mayor ocupación de la misma, según el ZEW pocas empresas planean un abandono completo del teletrabajo. Al contrario: la mayoría mantiene modelos híbridos o los están expandiendo.

Para las empresas, esto significa: Quien compite regionalmente por profesionales cualificados difícilmente puede prescindir de las opciones remotas e híbridas. El teletrabajo ya no es un "nice-to-have", sino una base esperada para seguir siendo atractivo en las áreas metropolitanas. Tampoco hay que subestimar la ventaja de poder atraer a trabajadores competentes que residen en zonas rurales. 

Los conceptos de uso compartido de escritorios (desk sharing) y la utilización flexible del espacio permiten a los empleadores satisfacer de manera óptima estas nuevas necesidades regionales y demográficas, sin generar costosos espacios vacíos. La combinación de trabajo independiente de la ubicación y puestos de trabajo gestionados de forma inteligente en la oficina fortalece la competitividad. Independientemente de si la ubicación del empleador es urbana o rural.

Conclusión: Como empleador, aproveche el espíritu de la época – piense estratégicamente en el teletrabajo y optimice la ocupación de la oficina

Todos los estudios actuales, desde el ifo, ZEW, el "New Work Barometer" de Haufe hasta XING, muestran una imagen clara: el teletrabajo ha llegado para quedarse. Los empleados esperan flexibilidad, los empleadores se benefician de una mayor atractivo, una bolsa de talentos más grande y espacios de oficina más eficientes.

En lugar de convertir la obligación de presencia en un nuevo dogma, las empresas deberían centrarse en diseñar las oficinas de forma consciente y no en llenarlas a la fuerza. Una combinación inteligente de teletrabajo y puestos de trabajo modernos en la oficina crea un entorno que aumenta tanto la productividad como la satisfacción.

Con soluciones como herramientas de reserva de escritorios se pueden utilizar los espacios según las necesidades, reducir los costes y, al mismo tiempo, ofrecer a los empleados más independencia y autonomía. Así, la oficina vuelve a ser un lugar donde los equipos se reúnen con gusto, no porque deban, sino porque aporta valor.

Las empresas que entienden el espíritu de la época y reaccionan a él, se aseguran a largo plazo una ventaja en el Employer Branding, costes de espacio reducidos y una cultura de trabajo moderna