La oficina central en transición: los estudios actuales y su importancia para el mundo laboral

Según las nuevas encuestas del instituto ifo, es evidente: los empleadores resultan mucho más atractivos para los candidatos si ofrecen opciones de teletrabajo. Tras una encuesta del ifo del 7 de octubre de 2025, una de cada cinco ofertas de empleo incluye teletrabajo. Esto coincide con la encuesta New Work de la red Xing, en la que la posibilidad de trabajar a distancia desempeña un papel fundamental, especialmente para la generación de los millennials y la Generación Z. 

Otra publicación del instituto ifo se centra en el tema de la ocupación de las oficinas. El ifo ha descubierto que, a su vez, una cuarta parte de todas las empresas en Alemania reporta una ocupación insuficiente de sus espacios de oficina. ¿Cómo pueden las empresas combinar estos dos hallazgos? Este artículo analiza más de cerca los descubrimientos científicos sobre el teletrabajo junto con el tema de la ocupación de oficinas, y ofrece asesoramiento sobre los pasos a seguir para fortalecer la imagen de marca del empleador y revitalizar la oficina mediante la implementación del trabajo flexible y el modelo consolidado de teletrabajo.

Una de cada cuatro empresas reporta una ocupación insuficiente de sus oficinas. ¿A qué se debe esto?

En comparación con la última encuesta del instituto ifo, la tendencia a reducir el tamaño de las oficinas se ha intensificado. Alrededor del 26,3 % de las oficinas en Alemania no están suficientemente ocupadas, y la tendencia va en aumento. Por ello, cerca del 12,5 % de las empresas planea reducir sus espacios actuales.

Una razón fundamental para el vacío en las oficinas es la subutilización de las superficies de oficina debido al teletrabajo y al trabajo remoto, dos modelos que están firmemente establecidos en muchas empresas del mundo laboral moderno. Así, los escritorios, que suelen ser utilizados de forma fija por un solo empleado, permanecen vacíos y, por lo general, sin uso en las oficinas tradicionales.

¿Qué se puede hacer contra la subutilización de las oficinas?

La posibilidad de trabajar desde casa es, según diversos estudios, como por ejemplo el “New Work Barometer” de la editorial Haufe, un factor clave de employer branding y beneficios para muchos empleados. Obligarles a volver a la oficina puede terminar, en el peor de los casos, en una oleada de renuncias.

¿Qué opciones tienen los empleadores para hacer que el regreso a la oficina sea atractivo y aumentar la ocupación de los espacios?

Primero, debemos abandonar la idea de que todos los empleados estarán en la oficina todos los días. Y no nos referimos solo al teletrabajo: por vacaciones, bajas por enfermedad, formación, reuniones externas y otros motivos, los empleados pueden estar ausentes. Por ello, las empresas deben centrarse primero en la gestión eficiente de sus edificios y, en segundo lugar, en cómo dinamizar esos espacios optimizados para aumentar la ocupación.

Una excelente manera de aprovechar al máximo la oficina, a pesar de la posibilidad de trabajar en formato híbrido, es implementar un software de desk sharing. Bajo este principio, es posible cubrir las necesidades de todo el equipo con solo el 40-70 % de los puestos de trabajo. 
Para las empresas que aún no ofrecían teletrabajo, esto puede ser un punto de partida, por ejemplo, permitiendo un día a la semana. Para aquellas que ya han integrado el trabajo móvil como parte fundamental de su cultura corporativa , esto alivia enormemente la gestión de los espacios de trabajo. 

Un efecto secundario muy positivo: al introducir una herramienta de reserva de escritorios, se puede medir la ocupación real de la oficina mediante análisis inteligentes y actuar según sea necesario. De este modo, las superficies pueden reducirse, optimizarse y rediseñarse.

Esto supondría un ahorro de costes significativo gracias a la reducción de espacio y, al mismo tiempo, fomentaría la planificación del “regreso a la oficina”, sin necesidad de imponerlo.

La importancia del teletrabajo para la imagen externa de la empresa y la ocupación de la oficina

Un error fatal para intentar llenar la oficina de nuevo sería prohibir el teletrabajo e imponer la presencialidad obligatoria permanente. Aunque legalmente sea posible, conlleva riesgos y peligros para el empleador. Según un estudio reciente del ifo Institut de mayo de 2025, una de cada cinco ofertas de empleo en Alemania incluye la posibilidad de trabajar desde casa. Los empleados desean la flexibilidad de combinar el trabajo en la oficina con el teletrabajo. El desk sharing ofrece la solución ideal para ambos aspectos: una imagen corporativa atractiva y un ahorro de costes gracias a un uso eficiente de los espacios de trabajo. 

La importancia geográfica de las ofertas de teletrabajo y las oportunidades en la ciudad y el campo

La demanda de teletrabajo no solo depende de la generación, sino que también varía según la región. Especialmente las grandes ciudades con una alta densidad de sectores tecnológicos, de consultoría o creativos, como Berlín, Múnich, Hamburgo y Colonia, registran la mayor proporción de ofertas de empleo con opción de trabajo remoto. Allí, la competencia por el talento es especialmente intensa, por lo que muchas empresas utilizan el teletrabajo de forma estratégica en sus procesos de contratación.

Al mismo tiempo, las cifras del instituto ifo y del ZEW demuestran que las empresas alemanas apuestan por el teletrabajo por encima de la media en comparación internacional. Según el ifo, los empleados en Alemania trabajan desde casa con más frecuencia que los trabajadores en muchos otros países europeos. Y a pesar de los debates sobre la presencia en la oficina para aumentar su ocupación, según el ZEW, pocas empresas planean abandonar el teletrabajo por completo. Al contrario: la mayoría mantiene modelos híbridos o sigue ampliándolos.

Para las empresas, esto significa que quien compite regionalmente por profesionales cualificados difícilmente puede prescindir de las opciones remotas e híbridas. El teletrabajo ha dejado de ser un "extra" para convertirse en una base esperada para seguir siendo atractivo en las zonas metropolitanas. Tampoco hay que subestimar la ventaja de poder captar a trabajadores competentes que viven en zonas rurales. 

Los conceptos de desk sharing y el uso flexible de los espacios permiten a los empleadores satisfacer de forma óptima estas nuevas necesidades regionales y demográficas sin generar costosos espacios vacíos. La combinación de trabajo deslocalizado y puestos de trabajo gestionados de forma inteligente en la oficina refuerza la competitividad, independientemente de si la sede del empleador se encuentra en un entorno urbano o rural.

Conclusión: aprovechar el espíritu de la época como empleador: pensar el teletrabajo de forma estratégica y optimizar la ocupación de la oficina

Todos los estudios actuales, desde el ifo, el ZEW y el "New Work Barometer" de Haufe hasta XING, muestran una imagen clara: el teletrabajo ha llegado para quedarse. Los empleados esperan flexibilidad, y los empleadores se benefician de una mayor atractivo, un grupo de talento más amplio y espacios de oficina más eficientes.

En lugar de convertir la obligatoriedad de asistencia en un nuevo dogma, las empresas deberían centrarse en diseñar las oficinas de forma consciente en lugar de intentar llenarlas a toda costa. Una combinación inteligente de teletrabajo y puestos de trabajo modernos en la oficina crea un entorno que aumenta tanto la productividad como la satisfacción.

Con soluciones como herramientas de reserva de escritorios , se pueden utilizar los espacios según la demanda, reducir costes y, al mismo tiempo, ofrecer a los empleados más independencia y autonomía. De este modo, la oficina vuelve a ser un lugar donde a los equipos les gusta reunirse, no porque tengan que hacerlo, sino porque aporta valor añadido.

Las empresas que comprenden el espíritu de la época y reaccionan ante él aseguran una ventaja a largo plazo en su employer branding, costes de espacio reducidos y una cultura laboral moderna, que atrae y retiene el talento. El teletrabajo no es un factor disruptivo, sino un factor de éxito decisivo para el futuro del trabajo y para la capacidad de atracción duradera de la empresa.