Ocupación de oficinas y teletrabajo: estudios actuales y su importancia para el mundo laboral

Según las nuevas encuestas del instituto ifo, es evidente: los empleadores son mucho más atractivos para los candidatos si ofrecen opciones de teletrabajo. Según una encuesta del ifo del 7 de octubre de 2025, una de cada cinco ofertas de empleo incluye teletrabajo. Esto coincide con la encuesta New Work de la red Xing, en la que la posibilidad de trabajar a distancia desempeña un papel importante, especialmente para la generación de los millennials y la Gen Z.

Otra publicación del instituto ifo se centra en el tema de la ocupación de las oficinas. El ifo ha descubierto que una cuarta parte de todas las empresas en Alemania reportan una ocupación insuficiente de sus espacios de oficina. ¿Cómo pueden las empresas combinar estos dos hallazgos? Este artículo analiza más de cerca los conocimientos científicos sobre el teletrabajo junto con el tema de la ocupación de oficinas y ofrece asesoramiento sobre los pasos a seguir para fortalecer la imagen del empleador y revitalizar la oficina mediante la introducción del trabajo flexible y el modelo consolidado de teletrabajo.

Una de cada cuatro empresas reporta una ocupación de oficina insuficiente. ¿Por qué ocurre esto?

En comparación con la última encuesta del instituto ifo, la tendencia a reducir el tamaño de las oficinas se ha intensificado. Alrededor del 26,3 % de las oficinas en Alemania no están suficientemente ocupadas, y la tendencia va en aumento. Por ello, cerca del 12,5 % de las oficinas planean reducir sus espacios actuales.

Una razón fundamental para la desocupación de las oficinas es la baja utilización de los espacios de oficina debido al teletrabajo y al trabajo remoto, dos modelos firmemente establecidos en muchas empresas del mundo laboral moderno. Así, los escritorios utilizados habitualmente por un solo empleado permanecen vacíos y, por lo general, sin uso.

¿Qué se puede hacer contra la baja ocupación de las oficinas?

La posibilidad de trabajar desde casa es, según diversos estudios, como el “New Work Barometer” de la editorial Haufe, un punto importante de employer branding y un beneficio para muchos empleados. Obligarlos a volver a la oficina puede, en el peor de los casos, provocar una oleada de renuncias.

¿Qué opciones tienen los empleadores para hacer atractivo el “regreso a la oficina” y aumentar la ocupación de los espacios?

En primer lugar, debemos abandonar la idea de que cada empleado está en la oficina todos los días. Y esto no se refiere solo al teletrabajo: los empleados están potencialmente ausentes por vacaciones, enfermedades, formación, citas externas y otros motivos. Por lo tanto, las empresas deberían pensar primero en la dotación eficiente de sus edificios y, en segundo lugar, en la posibilidad de dinamizar estos espacios diseñados eficientemente y aumentar la ocupación de las oficinas.

Una buena forma de aprovechar al máximo la oficina a pesar de la posibilidad de trabajo híbrido es introducir un software de desk sharing. Bajo este principio, se puede cubrir a todo el equipo con el 40-70 % de los puestos de trabajo.
Para las empresas que hasta ahora no ofrecían teletrabajo, esto puede ser un comienzo para permitir, por ejemplo, un día a la semana. Para aquellas empresas que han establecido el trabajo móvil como parte integrante de su cultura corporativa, esto alivia enormemente la situación de los puestos de trabajo.

Un efecto secundario muy agradable: mediante la introducción de una herramienta de reserva de escritorios, se puede medir la ocupación real de la oficina a través de análisis inteligentes y actuar según sea necesario. De este modo, los espacios pueden reducirse (aún más), mejorarse y rediseñarse.

Esto supondría un ahorro de costes significativo gracias a la reducción de espacio y, al mismo tiempo, fomentaría la planificación del “regreso a la oficina”, sin necesidad de imposiciones.

La importancia del teletrabajo para la imagen externa de la empresa y la ocupación de las oficinas

Un error fatal para volver a llenar la oficina sería prohibir el teletrabajo e introducir una obligación permanente de presencialidad. Desde un punto de vista puramente legal, esto es posible, pero conlleva riesgos y peligros para el empleador. Según otro estudio del instituto ifo de mayo de 2025, una de cada cinco ofertas de empleo en Alemania incluye la posibilidad de teletrabajar. Los empleados desean la flexibilidad de combinar el tiempo en la oficina con el teletrabajo. El desk sharing ofrece la solución ideal para ambos hechos: una imagen corporativa atractiva y un ahorro de costes mediante espacios de trabajo utilizados de forma eficiente.

La importancia geográfica de las ofertas de teletrabajo y las oportunidades en la ciudad y en el campo

La demanda de teletrabajo no solo depende de la generación, sino que también varía según la región. Especialmente las grandes ciudades con una alta densidad de sectores tecnológicos, de consultoría o creativos, como Berlín, Múnich, Hamburgo y Colonia, registran la mayor proporción de ofertas de empleo con opción remota. Allí, la competencia por el talento es especialmente alta, por lo que muchas empresas utilizan el teletrabajo de forma estratégica como una ventaja competitiva en la contratación.

Gleichzeitig verdeutlichen die Zahlen des ifo Instituts und des ZEW, dass deutsche Unternehmen im internationalen Vergleich überdurchschnittlich stark auf Home-Office setzen. Laut ifo sind Beschäftigte in Deutschland häufiger im Home-Office als Arbeitnehmende in vielen anderen Ländern Europas. Und trotz Diskussionen um Büropräsenz für eine höhere Büroauslastung, planen laut ZEW nur wenige Unternehmen eine komplette Abkehr vom Home-Office. Im Gegenteil: Die meisten bleiben bei hybriden Modellen oder bauen dieses weiter aus.

Für Unternehmen bedeutet das: Wer regional um Fachkräfte konkurriert, kommt an Remote- und Hybrid-Optionen kaum vorbei. Home-Office ist längst kein „Nice-to-Have“ mehr, sondern eine erwartete Grundlage, um in Ballungsräumen attraktiv zu bleiben. Nicht zu vernachlässigen ist auch der Vorteil, dass kompetente Arbeitnehmende, die in ländlichen Regionen wohnen, gewonnen werden können. 

Desk Sharing-Konzepte und flexible Flächennutzung ermöglichen es Arbeitgebern, diese neuen regionalen und demografischen Bedürfnisse optimal zu bedienen, ohne teure Leerflächen zu erzeugen. Die Verbindung aus ortsunabhängigem Arbeiten und intelligent gesteuerten Arbeitsplätzen im Büro stärkt die Wettbewerbsfähigkeit. Ganz egal, ob der Standort des Arbeitgebers urban oder ländlich situiert ist.

Fazit: Als Arbeitgeber den Zeitgeist nutzen – Home-Office strategisch denken und Büroauslastung optimieren

Alle aktuellen Studien, vom ifo, ZEW, Haufe „New Work Barometer“ bis zu XING zeigen ein eindeutiges Bild: Home-Office ist gekommen, um zu bleiben. Mitarbeitende erwarten Flexibilität, Arbeitgeber profitieren von mehr Attraktivität, größerem Talentpool und effizienteren Büroflächen.

Statt die Anwesenheitspflicht zum neuen Dogma zu machen, sollten Unternehmen den Fokus darauf legen, Büros bewusst zu gestalten und nicht krampfhaft zu füllen. Ein intelligenter Mix aus Home Office und modernen Arbeitsplätzen im Büro schafft ein Umfeld, das sowohl Produktivität als auch Zufriedenheit steigert.

Mit Lösungen wie Desk Booking Tools können Flächen bedarfsgerecht genutzt, Kosten reduziert und Mitarbeitenden gleichzeitig mehr Unabhängigkeit und Autonomie geboten werden. So wird das Büro wieder zu einem Ort, an dem sich Teams gerne treffen und das nicht, weil sie müssen, sondern weil es Mehrwert stiftet.

Unternehmen, die den Zeitgeist verstehen und darauf reagieren, sichern sich langfristig einen Vorteil im Employer Branding, sparsame Flächenkosten und eine moderne Arbeitskultur, die Talente anzieht und hält. Home-Office ist dabei kein Störfaktor, sondern ein entscheidender Erfolgsfaktor für die Zukunft der Arbeit und die dauerhafte Attraktivität des Arbeitgebers.