3 ajustes de Flexopus que los administradores casi siempre olvidan

La implementación del desk sharing es un gran paso para muchas empresas hacia el trabajo híbrido y la digitalización de la oficina. Hay mucho que tener en cuenta, desde la elección de la herramienta hasta el equipamiento de las mesas y el correcto Guía de desk sharing para el equipo. Ustedes han elegido Flexopus: ¡esa ya ha sido una decisión fantástica!

Al implementar Flexopus, es necesario realizar muchos ajustes individuales para todos los usuarios de la empresa: desde el plazo de reserva anticipada de los recursos y la carga de fotos y logotipos en la aplicación, hasta la creación de servicios de catering y mantenimiento. A menudo, se pasan por alto precisamente aquellos ajustes que pueden marcar una gran diferencia en el trabajo diario. No porque sean complicados, sino porque parecen insignificantes o simplemente se olvidan.

Quizás sea su caso ahora mismo: Flexopus está configurado técnicamente de forma correcta, los recursos están creados, los usuarios invitados y, sin embargo, queda potencial sin aprovechar. La razón suele residir en unos pocos ajustes de administrador, pero decisivos, que no se han configurado o solo se han configurado parcialmente.

En este artículo le mostramos tres ajustes que los administradores casi siempre pasan por alto y explicamos por qué son esenciales para la protección de datos, la experiencia del usuario y la fluidez de las reservas. El experto en soporte Nils Häsicke comparte su experiencia con casos anteriores.

Ajuste de administrador número 1:
Completar los ajustes de protección de datos

La protección de datos no es un tema secundario, sino la base de cualquier aplicación digital. Especialmente en un software de gestión del lugar de trabajo que maneja datos personales como nombres, reservas y asistencias, la transparencia es fundamental.

En Flexopus existe un área claramente definida para ello en los ajustes de administrador. Aquí, las empresas pueden incluir toda su información de protección de datos. Esto incluye, entre otros, el aviso legal y la propia política de privacidad. Esta información se muestra directamente en la aplicación y está disponible para todos los usuarios en cualquier momento.

Lo que ocurre a menudo en la práctica: esta sección se omite durante la configuración inicial o se completa solo parcialmente. La aplicación funciona de todos modos, pero desde un punto de vista legal y comunicativo, se crea un vacío. Los usuarios no saben quién es el responsable, cómo se procesan los datos o a quién dirigirse en caso de dudas.

«En el soporte vemos una y otra vez que las empresas configuran Flexopus técnicamente de forma muy limpia, pero dejan vacía la sección de protección de datos. Y, sin embargo, es uno de los pasos más sencillos para generar confianza entre los empleados», afirma Nils Häsicke, experto en soporte de Flexopus.

Especialmente en empresas grandes o equipos internacionales, una sección de protección de datos bien cumplimentada es más que una simple formalidad. Señala profesionalidad, seguridad jurídica y transparencia. Para los usuarios, esto significa que pueden utilizar Flexopus sin preocupaciones, sin preguntarse qué sucede con sus datos.

El esfuerzo es mínimo y el efecto es grande. Una vez configurada correctamente, esta área permanece estable y solo debe actualizarse si hay cambios en sus propios textos legales.

Ajuste de administrador número 2:
Activar favoritos y lista de asistencia

Una Software de gestión del lugar de trabajo depende totalmente de la aceptación de los usuarios. Cuanto más rápido, sencillo e intuitivo sea el proceso de reserva, más probable será que la herramienta se utilice realmente en el día a día.

Dos funciones desempeñan un papel fundamental en este sentido: los favoritos y la lista de asistencia. Ambas están diseñadas de forma deliberadamente sencilla en Flexopus, pero sorprendentemente a menudo no se activan ni se comunican.

Los favoritos permiten a los usuarios guardar los puestos de trabajo, plazas de aparcamiento o salas de reuniones que utilizan con frecuencia. En lugar de tener que navegar por los planos en cada reserva, basta con un solo clic. Especialmente en modelos de trabajo híbridos, donde los empleados suelen tener uno o tres escritorios favoritos, esto acelera considerablemente el proceso de reserva. Además, Flexopus también ofrece una opción de reserva con un solo clic.

Tampoco hay que subestimar la importancia de añadir a compañeros como favoritos para el espíritu de equipo: la lista de asistencia muestra de un vistazo qué compañeros están en la oficina cada día. Esto facilita la coordinación espontánea, fomenta la colaboración y hace que la oficina sea más predecible. Y, por supuesto, los favoritos aparecen fijados en la parte superior.

«Muchos administradores piensan primero en la gestión de recursos cuando se trata de Flexopus. Sin embargo, olvidan que los empleados lo que realmente quieren saber es: ¿quién está hoy aquí? ¿Y cómo puedo reservar lo más rápido posible? Precisamente para eso están los favoritos y la lista de asistencia», explica Nils Häsicke. Desde el punto de vista del soporte, esto es especialmente relevante, ya que no activar estas funciones suele generar consultas evitables. Los usuarios perciben el proceso de reserva como innecesariamente complicado o echan en falta transparencia, a pesar de que la solución técnica ya existe.

Por lo tanto, los administradores no solo deben comprobar si estas funciones están activadas, sino también comunicarlas activamente dentro de la empresa. Un breve aviso durante el proceso de incorporación o una captura de pantalla en la intranet suelen ser suficientes para aumentar significativamente su uso.

Configuración de administrador número 3:
Gestionar los conflictos de reserva de forma consciente

Por defecto, Flexopus impide que un usuario reserve varios recursos simultáneamente si se solapan en el tiempo. Esta lógica es sensata y protege contra las reservas dobles, evitando el caos y la frustración en el día a día.

Sin embargo, existen escenarios especiales en los que es necesario ajustar este comportamiento. Un ejemplo clásico son las salas de reuniones con paredes divisorias móviles. Técnicamente existen varias salas, pero organizativamente se pretende que a veces se utilicen de forma conjunta.
En tales casos, puede ser necesario permitir que un usuario reserve varias salas de reuniones al mismo tiempo. Nuestro sistema de reserva de salas ofrece una configuración a nivel de administrador para controlar específicamente la comprobación de conflictos de reserva.

Lo que ocurre a menudo es que los administradores solo se encuentran con este tema cuando los usuarios se quejan de que no pueden realizar sus reservas. Sin embargo, el problema podría resolverse limpiamente de antemano, siempre y cuando se conozca la configuración.

«Esta opción no es el estándar por diseño, ya que solo tiene sentido en casos de uso específicos. Pero cuando se necesita, es extremadamente útil y evita muchas coordinaciones manuales», afirma Nils Häsicke.

Aquí es importante actuar con criterio. La desactivación o el ajuste de la comprobación de conflictos debe limitarse siempre a escenarios concretos. De lo contrario, la situación puede volverse confusa rápidamente si los usuarios bloquean recursos de forma involuntaria. Los administradores se benefician de revisar periódicamente su lógica de espacios e identificar los casos especiales con antelación. Especialmente en equipos en crecimiento o cuando los espacios de oficina cambian, merece la pena echar un vistazo a esta configuración.

Conclusión: adaptar Flexopus a las necesidades individuales

A menudo, no son las grandes funciones las que determinan el éxito del Desk Sharing decidir, sino los detalles de la configuración, adaptados a las necesidades individuales de los usuarios y las empresas.

Una información de protección de datos totalmente actualizada genera confianza. Los favoritos y las listas de asistencia aportan rapidez, hacen que el uso sea más ameno y facilitan la planificación en el día a día laboral. Además, una comprobación de conflictos gestionada de forma consciente permite soluciones especiales flexibles sin interrumpir los procesos.

Quien revise y configure correctamente estos tres ajustes sacará mucho más partido a Flexopus y creará una experiencia agradable para todo el equipo.