3 ajustes de Flexopus que los administradores casi siempre pasan por alto

En muchas empresas, la introducción del escritorio compartido es un gran paso hacia el trabajo híbrido y la digitalización de la oficina. Hay muchas cosas que tener en cuenta, desde elegir la herramienta hasta equipar las mesas y elegir la correcta Guía para compartir escritorios para el equipo. Eligieron Flexopus, ¡ya era una gran decisión!

Al introducir Flexopus, hay que configurar un lote de forma individual para todos los usuarios de la empresa: desde el período de reserva anticipada de recursos, el almacenamiento de fotos y logotipos en la aplicación hasta la creación del servicios de catering e instalaciones. Esto a menudo ignora los ajustes exactos que pueden marcar una gran diferencia en el trabajo diario. No porque sean complicados, sino porque parecen pasar desapercibidos o simplemente se olvidan.

Quizás le pase lo mismo a usted ahora mismo: Flexopus está técnicamente configurado correctamente, se han creado recursos, se ha invitado a los usuarios y, sin embargo, el potencial sigue sin utilizarse. El motivo suele ser que hay unos pocos ajustes de administración, pero cruciales, que o bien no se configuraron en absoluto o solo se configuraron parcialmente.

En este artículo, te mostraremos tres ajustes que los administradores casi siempre pasan por alto y te explicaremos por qué son esenciales para la protección de datos, la experiencia del usuario y las reservas fluidas. El experto en soporte técnico Nils Häsicke comparte su experiencia con casos anteriores.

Configuración de administración número 1:
Complete la configuración de privacidad por completo

Protección de datos no es una cuestión secundaria, sino la base de toda aplicación digital. La transparencia es crucial, especialmente cuando se trata de un software de gestión del lugar de trabajo que funciona con datos personales como nombres, reservas y asistencia.

En Flexopus, hay un área claramente designada para ello en la configuración de administración. Las empresas pueden almacenar su información de protección de datos en su totalidad aquí. Estos incluyen el aviso legal y nuestra propia política de privacidad. Esta información se reproduce directamente en la aplicación y todos los usuarios la pueden ver en cualquier momento.

Lo que ocurre a menudo en la práctica: el área se omite o solo se rellena parcialmente durante la configuración inicial. La solicitud sigue funcionando, pero hay un vacío desde el punto de vista legal y de comunicación. Los usuarios no saben quién es el responsable, cómo se procesan los datos ni con quién pueden ponerse en contacto si tienen preguntas.

«En apoyo, vemos una y otra vez que las empresas configuran Flexopus de forma muy limpia, pero dejan vacía la sección de protección de datos. Este es uno de los pasos más sencillos para crear confianza entre los empleados», afirma Nils Häsicke, experto en soporte de Flexopus.

Especialmente para las empresas más grandes o los equipos internacionales, un área de protección de datos debidamente completada es más que una simple formalidad. Demuestra profesionalidad, seguridad jurídica y transparencia. Para los usuarios, esto significa que pueden usar Flexopus sin preocuparse por lo que suceda con sus datos.

El esfuerzo requerido es mínimo, el efecto es excelente. Una vez mantenida adecuadamente, esta área permanece estable y solo necesita actualizarse cuando haya cambios en sus propios textos legales.

Configuración de administración número 2:
Activar favoritos y lista de asistencia

Uno Software de gestión del lugar de trabajo depende de la aceptación del usuario. Cuanto más rápidas, fáciles e intuitivas sean las reservas posibles, más se utilizará la herramienta en la vida cotidiana.

Dos funciones desempeñan aquí un papel central: los favoritos y la lista de asistentes. Ambas se mantienen reducidas deliberadamente en Flexopus, pero sorprendentemente a menudo no se activan ni se comunican.

Los favoritos permiten a los usuarios guardar estaciones de trabajo, plazas de aparcamiento o salas de reuniones de uso frecuente. En lugar de hacer clic en los planos de planta cada vez que haga una reserva, basta con un clic. Especialmente en los modelos de trabajo híbridos, en los que los empleados tienen de una a tres mesas favoritas fijas, esto acelera considerablemente el proceso de reserva. Flexopus también ofrece una reserva opcional con un solo clic.

La creación de compañeros como favoritos tampoco debe subestimarse por motivos de espíritu de equipo: la lista de asistencia muestra de un vistazo qué colegas están en la oficina en qué día. Esto facilita la coordinación espontánea, promueve la colaboración y facilita la planificación de la oficina. Y los favoritos están, por supuesto, marcados en la parte superior.

«Cuando se trata de Flexopus, muchos administradores piensan primero en la administración de recursos. Al hacerlo, se olvidan de que, ante todo, los empleados quieren saber: ¿quién está ahí hoy? ¿Y cómo puedo reservar lo más rápido posible? Para eso están exactamente los favoritos y la lista de asistentes», explica Nils Häsicke. Desde el punto de vista del soporte, esto es particularmente relevante porque la falta de activación de estas funciones a menudo conduce a consultas evitables. Los usuarios consideran que el proceso de reserva es innecesariamente engorroso o no son transparentes, a pesar de que la solución ya está técnicamente disponible.

Por lo tanto, los administradores no solo deben comprobar si estas funciones están activadas, sino también comunicarlas activamente dentro de la empresa. Una breve nota durante el proceso de incorporación o una captura de pantalla en la intranet suele ser suficiente para aumentar considerablemente el uso.

Configuración de administración número 3:
Gestione los conflictos de reserva de forma consciente

De forma predeterminada, Flexopus evita que un usuario reserve varios recursos al mismo tiempo si se superponen en el tiempo. Esta lógica tiene sentido y protege contra las reservas dobles y el caos y la frustración de la vida cotidiana.

Sin embargo, hay escenarios específicos en los que se debe adaptar exactamente este comportamiento. Las salas de reuniones con tabiques deslizantes son un ejemplo clásico. Técnicamente, hay varias salas, pero desde un punto de vista organizativo, de vez en cuando deberían usarse juntas.
En tales casos, puede ser necesario que un usuario pueda reservar varias salas de reuniones al mismo tiempo. Flexopus ofrece una configuración correspondiente a nivel de administrador, que le permite controlar específicamente la revisión de los conflictos de reserva.

Lo que ocurre a menudo: los administradores solo se enteran de este tema cuando los usuarios se ponen en contacto con ellos porque no es posible hacer reservas. Esto permitiría resolver el problema de forma limpia por adelantado. Suponiendo que conozcas la configuración.

«Esta opción no es deliberadamente estándar porque solo tiene sentido en ciertos casos de uso. Sin embargo, cuando es necesaria, resulta extremadamente útil y evita una gran cantidad de coordinación manual», afirma Nils Häsicke.

El uso consciente es importante aquí. La desactivación o el ajuste de las pruebas de conflictos siempre deben limitarse a escenarios específicos. De lo contrario, puede resultar confuso rápidamente cuando los usuarios bloquean los recursos de forma inadvertida. Los administradores se benefician de comprobar periódicamente la lógica de su sala e identificar los casos especiales en una fase temprana. Especialmente cuando se trata de hacer crecer equipos o cambiar de espacio de oficina, merece la pena echarle un vistazo a esta actitud.

Conclusión: ajustar Flexopus a las necesidades individuales

A menudo no son las grandes características las que determinan el éxito de Escritorio compartido decide, pero los detalles de la configuración se adaptan a las necesidades individuales de los usuarios y las empresas.

La información de protección de datos totalmente mantenida genera confianza. Los favoritos y las listas de asistencia garantizan la rapidez, la diversión de usar y una mayor planificación en el trabajo diario. Además, una revisión de conflictos gestionada de forma consciente permite soluciones especiales y flexibles sin interrumpir los procesos.

Si compruebas y configuras correctamente estos tres ajustes, sacarás mucho más partido a Flexopus y crearás una experiencia agradable para todo el equipo.