3 paramètres Flexopus que les administrateurs oublient presque toujours

L'introduction du desk sharing représente pour de nombreuses entreprises une étape majeure vers le travail hybride et la numérisation des bureaux. Il y a beaucoup d'aspects à prendre en compte, du choix de l'outil à l'équipement des postes de travail, en passant par la mise en place du bon Guide du desk sharing pour votre équipe. Vous avez opté pour Flexopus – c'était déjà un excellent choix !

Lors de l'implémentation de Flexopus, de nombreux paramètres doivent être configurés individuellement pour tous les utilisateurs : du délai de réservation anticipée des ressources à l'intégration des photos et logos dans l'application, jusqu'à la création des services de restauration et de maintenance. Il arrive souvent que l'on néglige précisément les réglages qui font toute la différence au quotidien. Non pas parce qu'ils sont complexes, mais parce qu'ils semblent anodins ou sont tout simplement oubliés.

C'est peut-être votre cas actuellement : Flexopus est techniquement bien configuré, les ressources sont créées, les utilisateurs invités, et pourtant, tout le potentiel n'est pas exploité. La raison réside souvent dans quelques paramètres administrateur cruciaux qui n'ont été que partiellement configurés, voire pas du tout.

Dans cet article, nous vous présentons trois réglages que les administrateurs oublient presque toujours et nous expliquons pourquoi ils sont essentiels pour la protection des données, l'expérience utilisateur et la fluidité des réservations. Notre expert support, Nils Häsicke, partage son expérience basée sur les cas rencontrés jusqu'à présent.

Paramètre administrateur n° 1 :
Remplir intégralement les paramètres de protection des données

La protection des données n'est pas un sujet secondaire, mais le fondement de toute application numérique. Surtout pour un logiciel de gestion de l'espace de travail qui traite des données personnelles telles que les noms, les réservations et les présences, la transparence est primordiale.

Flexopus dispose d'une section dédiée dans les paramètres administrateur. Les entreprises peuvent y renseigner intégralement leurs informations relatives à la protection des données, notamment les mentions légales et leur propre politique de confidentialité. Ces informations sont affichées directement dans l'application et sont consultables par tous les utilisateurs à tout moment.

Ce qui arrive souvent en pratique : cette section est ignorée lors de la configuration initiale ou seulement partiellement remplie. L'application fonctionne, mais une lacune subsiste sur le plan juridique et communicationnel. Les utilisateurs ne savent pas qui est responsable, comment les données sont traitées ou vers qui se tourner en cas de questions.

« Au support, nous constatons régulièrement que les entreprises configurent techniquement Flexopus très proprement, mais laissent la section protection des données vide. Pourtant, c'est l'une des étapes les plus simples pour instaurer la confiance auprès des collaborateurs », explique Nils Häsicke, expert support chez Flexopus.

Surtout dans les grandes entreprises ou les équipes internationales, une section protection des données bien remplie est plus qu'une simple formalité. Elle témoigne de professionnalisme, de sécurité juridique et de transparence. Pour les utilisateurs, cela signifie qu'ils peuvent utiliser Flexopus en toute sérénité, sans se demander ce qu'il advient de leurs données.

L'effort est minime, mais l'impact est grand. Une fois correctement renseignée, cette section reste stable et ne nécessite une mise à jour qu'en cas de modification de vos textes juridiques.

Paramètre administrateur n° 2 :
Activer les favoris et la liste de présence

Une Logiciel de gestion d'espace de travail repose entièrement sur l'adhésion des utilisateurs. Plus les réservations sont rapides, simples et intuitives, plus l'outil sera réellement utilisé au quotidien.

Deux fonctionnalités jouent un rôle central à cet égard : les favoris et la liste de présence. Bien que Flexopus les ait conçues pour être très légères, elles sont étonnamment souvent désactivées ou méconnues des utilisateurs.

Les favoris permettent aux utilisateurs d'enregistrer leurs postes de travail, places de parking ou salles de réunion préférés. Au lieu de parcourir les plans à chaque réservation, un seul clic suffit. C'est un gain de temps considérable, surtout dans les modèles de travail hybrides où les collaborateurs ont un à trois bureaux de prédilection. Flexopus propose également une option de réservation en un clic.

L'ajout de collègues en favoris est également un atout majeur pour l'esprit d'équipe : la liste de présence permet de voir en un coup d'œil qui est au bureau et quel jour. Cela facilite les échanges spontanés, favorise la collaboration et rend le bureau plus prévisible. De plus, les favoris sont automatiquement épinglés en haut de la liste.

« Beaucoup d'administrateurs pensent d'abord à la gestion des ressources avec Flexopus. Ils oublient que les collaborateurs veulent avant tout savoir : qui est là aujourd'hui ? Et comment réserver le plus rapidement possible ? C'est précisément à cela que servent les favoris et la liste de présence », explique Nils Häsicke. Du point de vue du support, c'est crucial, car le manque d'activation de ces fonctions entraîne souvent des questions évitables. Les utilisateurs trouvent le processus de réservation inutilement complexe ou manquant de transparence, alors que la solution technique est déjà disponible.

Les administrateurs devraient donc non seulement vérifier si ces fonctions sont activées, mais aussi les promouvoir activement au sein de l'entreprise. Une brève mention lors de l'intégration ou une capture d'écran sur l'intranet suffisent souvent à augmenter considérablement leur utilisation.

Paramètre administrateur numéro 3 :
Gérer consciemment les conflits de réservation

Par défaut, Flexopus empêche un utilisateur de réserver plusieurs ressources simultanément si elles se chevauchent dans le temps. Cette logique est judicieuse : elle évite les doubles réservations, le chaos et la frustration au quotidien.

Il existe cependant des scénarios spécifiques où ce comportement doit être ajusté. Un exemple classique est celui des salles de réunion avec des cloisons amovibles. Techniquement, il s'agit de plusieurs salles, mais sur le plan organisationnel, elles doivent parfois être utilisées ensemble.
Dans de tels cas, il peut être nécessaire d'autoriser un utilisateur à réserver plusieurs salles de réunion en même temps. Notre système de réservation de salles propose un paramètre correspondant au niveau administrateur, permettant de contrôler précisément la vérification des conflits de réservation.

Ce qui arrive souvent : les administrateurs ne découvrent ce sujet que lorsque les utilisateurs se plaignent de ne pas pouvoir effectuer leurs réservations. Pourtant, le problème pourrait être résolu proprement en amont. À condition, bien sûr, de connaître ce paramètre.

« Cette option n'est volontairement pas activée par défaut, car elle n'a de sens que dans certains cas d'usage. Mais lorsqu'elle est nécessaire, elle est extrêmement utile et évite de nombreuses coordinations manuelles », précise Nils Häsicke.

Il est important ici d'agir avec discernement. La désactivation ou l'ajustement de la vérification des conflits doit toujours être limité à des scénarios concrets. Sinon, la situation peut rapidement devenir confuse si les utilisateurs bloquent des ressources par inadvertance. Les administrateurs ont tout intérêt à vérifier régulièrement leur logique de gestion des espaces et à identifier les cas particuliers le plus tôt possible. C'est un paramètre qui mérite vraiment d'être examiné, surtout pour les équipes en pleine croissance ou lorsque les espaces de bureau évoluent.

Conclusion : adapter Flexopus à vos besoins individuels

Ce ne sont souvent pas les grandes fonctionnalités qui déterminent le succès du Desk Sharing mais les détails de la configuration, adaptés aux besoins spécifiques des utilisateurs et des entreprises.

Des informations sur la protection des données parfaitement tenues à jour renforcent la confiance. Les favoris et les listes de présence garantissent rapidité, plaisir d'utilisation et une meilleure organisation au quotidien. De plus, une vérification des conflits intelligemment pilotée permet des solutions sur mesure flexibles, sans pour autant perturber les processus.

En vérifiant et en configurant correctement ces trois paramètres, vous tirerez un bien meilleur parti de Flexopus tout en offrant une expérience agréable à l'ensemble de votre équipe.