3 paramètres Flexopus que les administrateurs négligent presque toujours

Dans de nombreuses entreprises, l'introduction du partage de bureau constitue une étape importante vers le travail hybride et la numérisation du bureau. Il y a beaucoup à prendre en compte, du choix de l'outil à l'équipement des tables et au choix du bon Guide de partage de bureau pour l'équipe. Ils ont choisi Flexopus — c'était déjà une excellente décision !

Lors de l'introduction de Flexopus, un lot doit être défini individuellement pour tous les utilisateurs de l'entreprise : de la période de réservation préalable des ressources, du stockage des photos et des logos dans l'application à la création du services de restauration et d'équipements. Cela ne tient souvent pas compte des paramètres exacts qui peuvent faire une grande différence dans le travail quotidien. Non pas parce qu'ils sont compliqués, mais parce qu'ils semblent discrets ou simplement oubliés.

Il en va peut-être de même pour vous en ce moment : Flexopus est techniquement correctement configuré, des ressources ont été créées, des utilisateurs ont été invités, mais le potentiel n'est toujours pas utilisé. La raison en est souvent un petit nombre de paramètres d'administration cruciaux qui n'ont pas été configurés du tout ou qui n'ont été que partiellement configurés.

Dans cet article, nous allons vous présenter trois paramètres que les administrateurs négligent presque toujours et vous expliquer pourquoi ils sont essentiels pour la protection des données, l'expérience utilisateur et la fluidité des réservations. L'expert en assistance Nils Häsicke partage son expérience avec des affaires précédentes.

Paramètre d'administration numéro 1 :
Renseignez complètement les paramètres de confidentialité

Protection des données n'est pas un problème secondaire, mais la base de toute application numérique. La transparence est cruciale, en particulier lorsqu'il s'agit d'un logiciel de gestion de l'espace de travail qui fonctionne avec des données personnelles telles que les noms, les réservations et les présences.

Dans Flexopus, il existe une zone clairement désignée à cet effet dans les paramètres d'administration. Les entreprises peuvent stocker leurs informations de protection des données dans leur intégralité ici. Il s'agit notamment des mentions légales et de notre propre politique de confidentialité. Ces informations sont diffusées directement dans l'application et peuvent être consultées par tous les utilisateurs à tout moment.

Ce qui arrive souvent dans la pratique : la zone est omise ou n'est que partiellement remplie lors de la configuration initiale. L'application fonctionne toujours, mais il y a une lacune d'un point de vue juridique et de communication. Les utilisateurs ne savent pas qui est responsable, comment les données sont traitées ni à qui ils peuvent s'adresser en cas de questions.

« À l'appui, nous constatons à maintes reprises que les entreprises ont configuré Flexopus de manière très simple, mais qu'elles laissent la section sur la protection des données vide. C'est l'une des étapes les plus simples pour créer un climat de confiance entre les employés », explique Nils Häsicke, expert en support chez Flexopus.

En particulier pour les grandes entreprises ou les équipes internationales, un espace de protection des données correctement rempli est plus qu'une simple formalité. Il est synonyme de professionnalisme, de sécurité juridique et de transparence. Pour les utilisateurs, cela signifie qu'ils peuvent utiliser Flexopus sans se soucier de ce qu'il advient de leurs données.

L'effort requis est minime, l'effet est excellent. Une fois correctement gérée, cette zone reste stable et n'a besoin d'être mise à jour que lorsque des modifications sont apportées à vos propres textes juridiques.

Paramètre d'administration numéro 2 :
Activer les favoris et la liste de présence

Un Logiciel de gestion du lieu de travail dépend de l'acceptation de l'utilisateur. Plus les réservations sont rapides, faciles et intuitives, plus l'outil est réellement utilisé au quotidien.

Deux fonctions jouent ici un rôle central : les favoris et la liste des participants. Les deux sont délibérément maintenus minces dans Flexopus, mais étonnamment, ils ne sont souvent ni activés ni communiqués.

Les favoris permettent aux utilisateurs d'enregistrer les postes de travail, les places de parking ou les salles de réunion fréquemment utilisés. Au lieu de cliquer sur les plans à chaque réservation, un seul clic suffit. En particulier dans les modèles de travail hybrides, dans lesquels les employés disposent d'une à trois tables préférées fixes, cela accélère considérablement le processus de réservation. Flexopus propose également une réservation en un clic en option.

La création de collègues comme favoris ne doit pas non plus être sous-estimée pour l'esprit d'équipe : la liste des présences indique en un coup d'œil quels collègues sont au bureau quel jour. Cela facilite la coordination spontanée, favorise la collaboration et facilite la planification du bureau. Et les favoris sont, bien entendu, épinglés en haut de la liste.

« Lorsqu'il s'agit de Flexopus, de nombreux administrateurs pensent d'abord à la gestion des ressources. Ce faisant, ils oublient que les employés veulent avant tout savoir : qui est là aujourd'hui ? Et comment réserver le plus rapidement possible ? C'est exactement à cela que servent les favoris et la liste des participants », explique Nils Häsicke. Du point de vue de l'assistance, cela est particulièrement pertinent car l'absence d'activation de ces fonctions entraîne souvent des requêtes évitables. Les utilisateurs trouvent le processus de réservation inutilement lourd ou manquent de transparence alors que la solution est déjà techniquement disponible.

Les administrateurs doivent donc non seulement vérifier si ces fonctions sont activées, mais également les communiquer activement au sein de l'entreprise. Une brève note lors de l'intégration ou une capture d'écran sur l'intranet suffisent souvent à augmenter considérablement l'utilisation.

Paramètre d'administration numéro 3 :
Gérez les conflits de réservation de manière consciente

Par défaut, Flexopus empêche un utilisateur de réserver plusieurs ressources en même temps si elles se chevauchent dans le temps. Cette logique est logique et protège contre les doubles réservations, le chaos et la frustration dans la vie quotidienne.

Cependant, il existe des scénarios spécifiques dans lesquels exactement ce comportement doit être adapté. Les salles de réunion dotées de cloisons coulissantes en sont un exemple classique. Techniquement, il existe plusieurs salles, mais d'un point de vue organisationnel, elles devraient parfois être utilisées ensemble.
Dans de tels cas, il peut être nécessaire qu'un utilisateur puisse réserver plusieurs salles de réunion en même temps. Flexopus propose un paramètre correspondant au niveau de l'administrateur, qui vous permet de contrôler spécifiquement l'examen des conflits de réservation.

Ce qui arrive souvent : les administrateurs ne rencontrent ce sujet que lorsque les utilisateurs entrent en contact, car les réservations ne sont pas possibles. Cela permettrait de résoudre le problème proprement à l'avance. En supposant que tu connaisses le réglage.

« Cette option n'est volontairement pas standard car elle n'a de sens que dans certains cas d'utilisation. Cependant, lorsque cela est nécessaire, il est extrêmement utile et évite une grande partie de la coordination manuelle », explique Nils Häsicke.

L'utilisation consciente est importante ici. La désactivation ou l'ajustement des tests de conflit doivent toujours être limités à des scénarios spécifiques. Sinon, cela peut rapidement devenir confus lorsque les utilisateurs bloquent des ressources par inadvertance. Les administrateurs ont tout intérêt à vérifier régulièrement la logique de leur salle et à identifier les cas particuliers à un stade précoce. Surtout lorsqu'il s'agit de développer des équipes ou de changer d'espace de bureau, cela vaut vraiment la peine d'examiner cette attitude.

Conclusion : adaptez Flexopus aux besoins individuels

Ce ne sont souvent pas les grandes caractéristiques qui déterminent le succès de Partage de bureau décidez, mais les détails de la configuration sont adaptés aux besoins individuels des utilisateurs et des entreprises.

Les informations de protection des données entièrement mises à jour créent la confiance. Les favoris et les listes de présences garantissent rapidité, plaisir à utiliser et planification accrue dans le travail quotidien. Et un examen des conflits géré de manière consciente permet de trouver des solutions spéciales flexibles sans interrompre les processus.

Si vous vérifiez et configurez correctement ces trois paramètres, vous tirez le meilleur parti de Flexopus et vous créez une expérience agréable pour toute l'équipe.