Logiciel d'affichage numérique : cas d'utilisation, introduction et meilleures pratiques

Dans la vie professionnelle quotidienne, la communication numérique est souvent une question de timing, de contexte et de visibilité. Les informations perdues sur l'intranet ou dans les chats ne parviennent pas de manière fiable à leur groupe cible. C'est exactement là qu'entrent en jeu les écrans numériques : ils transmettent les messages là où les gens passent de toute façon : à la réception, dans les couloirs, dans les zones de réunion ou sur des bornes interactives. À ces carrefours, affichage numérique et contribue à simplifier les processus de travail et à afficher les informations là où elles sont réellement nécessaires.

Exemples d'utilisation d'un logiciel d'affichage numérique

Un logiciel d'affichage numérique est puissant non seulement lorsqu'il affiche « magnifiquement » les informations, mais qu'il soutient également les processus : le contenu est contrôlé de manière centralisée, diffusé de manière ciblée et adapté à la situation respective. Exemples typiques :

Communication interne sur écrans
Pour la communication interne, les écrans sont particulièrement adaptés à un contenu court et clair : actualités, informations organisationnelles, rapports de sécurité, mises à jour RH, annonces d'événements, nouvelles directives ou rappel d'échéances importantes. L'avantage : les messages peuvent être planifiés de manière centralisée, rapidement mis à jour et diffusés en temps réel via un système, idéal pour différents groupes dans le même bâtiment.

Communication sur le site et le bâtiment
En particulier dans le cas de plusieurs sites, il existe souvent un écart entre les informations centrales et les exigences locales. Les solutions d'affichage numérique permettent à la fois : une communication centralisée pour l'ensemble du réseau et du contenu local (par exemple, par étage, réception, partie d'un bâtiment). De cette façon, le contrôle reste cohérent tandis que le contenu est conçu pour s'adapter à différents emplacements.

Orientation et orientation des visiteurs
Des présentoirs à la réception ou dans les couloirs facilitent l'orientation des visiteurs, la planification des itinéraires et l'organisation des rendez-vous. Des présentations claires comptent ici : plans du site, informations sur les terminaux, directions, règles de sécurité et de maison ou instructions d'enregistrement. Ce cas d'utilisation est particulièrement pertinent pour les autorités publiques car les informations doivent souvent être normalisées, compréhensibles et facilement visibles.

Espaces de réunion et salles
Des écrans sont utilisés autour des salles de réunion pour afficher l'occupation, les prochains rendez-vous ou les instructions d'utilisation (par exemple, les règles de la salle, la technologie, la capacité). En ce qui concerne les réservations de chambres, la valeur ajoutée est notable : moins de demandes de renseignements, moins de « contrôles à la porte », moins de malentendus.

Tableaux de bord, indicateurs et état des services
Dans de nombreuses entreprises, les écrans sont utilisés pour les tableaux de bord des KPI : charge de travail, état des projets, rapports des services informatiques ou chiffres clés opérationnels, souvent en temps réel. Il est important ici que le contenu ne soit pas surchargé : peu de chiffres clés, faciles à lire, images claires et visualisation compréhensible.

Contenu, contrôle et gouvernance : comment l'affichage numérique reste efficace

De nombreux déploiements échouent non pas à cause des appareils, mais à cause du contenu et des responsabilités. Des principes éprouvés permettent de garantir que le logiciel d'affichage numérique soit perçu comme une solution complète à long terme :

Un plan de contenu au lieu d'un flot de contenus

Un plan éditorial court permet d'éviter que les écrans ne soient surchargés ou « vides » à un moment donné. Une logique simple s'est révélée efficace : créneaux fixes (par exemple, mises à jour internes le matin), contenu changeant (par exemple chaque semaine) et informations en direct (par exemple, statut, charge de travail, notifications). Le contenu doit convenir au groupe cible : les écrans de réception doivent être conçus différemment des écrans situés dans les zones réservées aux équipes ou à proximité de la production.

Administration centralisée avec des rôles clairement définis

Lorsque de nombreuses personnes gèrent du contenu, des règles sont nécessaires : qui peut créer du contenu, qui peut le contrôler, qui l'approuve ? Cette gouvernance est particulièrement importante lorsque plusieurs sites sont concernés ou lorsque les autorités ont des exigences strictes en matière d'approbations et de communication. Un bon logiciel prend en charge les rôles, les approbations et le contrôle centralisé afin que le contenu reste cohérent et puisse toujours être adapté localement.

Intégration et hygiène des données

Plus les systèmes sont intégrés, plus l'hygiène des données est importante. L'intégration peut apporter d'énormes avantages (par exemple, des informations sur le calendrier ou les chambres), mais elle ne doit pas rendre les détails sensibles visibles à l'écran. La solution idéale affiche exactement les informations utiles dans le contexte concerné, mais plus maintenant.

Comment mettre en œuvre avec succès un logiciel d'affichage numérique ?

Un déploiement réussi est un projet de changement : la technologie, les processus et la communication sont étroitement liés. Chez Flexopus, nous avons beaucoup d'expérience dans l'introduction de l'affichage numérique et avons spécialement élaboré une procédure pratique sous forme de liste de contrôle numérotée :

1. Définissez les objectifs, le groupe cible et les lieux
   Tout d'abord, il convient de définir clairement quels sont les avantages à obtenir (par exemple, une meilleure communication, une meilleure orientation, moins de demandes de renseignements, une plus grande transparence) et quel groupe cible est atteint sur quels écrans. Il en résulte quels écrans sont idéaux, quel que soit l'endroit où vous vous trouvez.
2. Prioriser les cas d'utilisation et les exigences en matière d'enregistrement
   Au lieu de planifier immédiatement un système complet pour tout, il est recommandé de commencer par 2 à 3 cas d'utilisation. Les exigences peuvent en découler : administration centrale, fonctionnement simple, fonctions requises, éléments interactifs souhaités, appareils requis, emplacements et intégrations.
3. Clarifier les responsabilités, les processus et les approbations
   Pour que le contenu soit maintenu en permanence, des rôles clairs sont nécessaires : création de contenu, administration technique, assurance qualité. En particulier avec de nombreux utilisateurs et plusieurs emplacements, cette structure détermine si le système reste actif.
4. Démarrez la phase pilote avec les écrans sélectionnés
   Un projet pilote réduit les risques : peu d'écrans, contenu clairement défini, boucles d'apprentissage fixes. Au cours de cette phase, il est facile de voir si le contrôle est intuitif, si les présentations sont faciles à lire et si le contenu est lu de manière fiable en temps réel.
5. Planifiez la communication sur le changement et renforcez l'acceptation
   La transparence est cruciale : qu'est-ce qui est affiché sur les écrans et qu'est-ce qui ne l'est pas délibérément ? Quelles sont les règles en matière de protection du contenu et des données ? Un accompagnement Modifier la communication augmente l'acceptation et réduit la résistance.
6. Garantir la mise à l'échelle, le fonctionnement et le développement
   Le projet pilote est suivi par la standardisation et le déploiement : modèles, directives relatives au contenu, responsabilités, maintenance des appareils, surveillance. Cela permet de transformer les écrans individuels en un réseau contrôlable sur plusieurs sites.

Le logiciel d'affichage numérique de Flexopus

Flexopus complète l'affichage numérique dans les bureaux où la réservation de chambres, la transparence et des informations en direct sont nécessaires. Avec le Application d'affichage Flexopus La gestion de l'espace de travail existante est étendue grâce à des solutions d'écran innovantes. Le matériel approprié est également disponible en Boutique Flexopus disponible. En connectant l'application d'affichage, diverses fonctionnalités peuvent être mises en œuvre :

Réservation ad hoc
Mourez Application d'affichage des salles de réunion permis Réservations spontanées directement sur l'écran de la salle, réduisant ainsi les frictions et améliorant l'utilisation.

salle de réunion analyse
Flexopus Smart Analytics et les évaluations de l'utilisation des salles permettent d'optimiser les espaces de réunion et les capacités sur la base de données.

Indicateur de fréquentation
Mourez Indicateur de fréquentation fournit des informations de statut importantes au niveau de l'utilisateur et fournit ainsi une meilleure orientation dans la vie professionnelle hybride.

Recherche de salles de réunion
Avec le Écrans d'information pour les salles de réunion Il est toujours possible de voir quelle pièce est actuellement occupée et quand elle sera à nouveau vacante.

Conclusion : le logiciel d'affichage numérique en tant que solution de communication évolutive

Les logiciels d'affichage numérique développent leur valeur lorsque le contenu est géré de manière centralisée, contrôlé de manière ciblée et lié à des processus clairs. Des exigences claires, un projet pilote réaliste, des responsabilités claires et une communication sur le changement qui rend les avantages et les règles compréhensibles sont essentiels à la réussite. Cela crée un système convivial à partir d'écrans individuels qui peut afficher un large éventail de contenus en temps réel sur tous les sites, en tant que solution moderne et évolutive pour les entreprises et les autorités.