3 Flexopus-instellingen die beheerders bijna altijd vergeten

De invoering van desksharing is voor veel bedrijven een grote stap richting hybride werken en de digitalisering van het kantoor. Hierbij komt veel kijken, van de keuze voor de juiste tool tot de inrichting van de bureaus en de juiste desksharing-handleiding voor het team. Je hebt voor Flexopus gekozen – dat was alvast een geweldige beslissing!

Bij de implementatie van Flexopus moet voor het bedrijf individueel veel worden ingesteld voor alle gebruikers: van de voorboekingstermijn voor resources en het uploaden van foto's en logo's in de applicatie tot het aanmaken van catering- en facilitaire diensten. Daarbij worden vaak precies die instellingen over het hoofd gezien die in het dagelijks werk een groot verschil kunnen maken. Niet omdat ze ingewikkeld zijn, maar omdat ze onopvallend lijken of simpelweg worden vergeten.

Misschien is dat bij jou ook wel het geval: Flexopus is technisch correct ingericht, resources zijn aangemaakt, gebruikers zijn uitgenodigd, en toch blijft er potentieel onbenut. De reden ligt vaak in enkele, maar cruciale beheerdersinstellingen die ofwel helemaal niet of slechts gedeeltelijk zijn geconfigureerd.

In dit artikel laten we je drie instellingen zien die beheerders bijna altijd over het hoofd zien en leggen we uit waarom ze essentieel zijn voor privacy, gebruikerservaring en soepele boekingen. Support-expert Nils Häsicke deelt hierbij zijn ervaringen met eerdere cases.

Beheerdersinstelling nummer 1:
Privacy-instellingen volledig invullen

Privacy is geen randzaak, maar de basis van elke digitale applicatie. Juist bij software voor workplace management die werkt met persoonsgegevens zoals namen, boekingen en aanwezigheid, is transparantie cruciaal.

In Flexopus is hiervoor een duidelijk gedeelte in de beheerdersinstellingen gereserveerd. Hier kunnen bedrijven hun privacyinformatie volledig vastleggen. Dit omvat onder meer het colofon en de eigen privacyverklaring. Deze informatie wordt direct in de applicatie getoond en is voor alle gebruikers op elk moment inzichtelijk.

Wat in de praktijk vaak gebeurt: dit gedeelte wordt bij de eerste inrichting overgeslagen of slechts gedeeltelijk ingevuld. De applicatie werkt dan wel, maar vanuit juridisch en communicatief oogpunt ontstaat er een gat. Gebruikers weten niet wie verantwoordelijk is, hoe gegevens worden verwerkt of bij wie ze terechtkunnen met vragen.

„We zien bij support steeds weer dat bedrijven Flexopus technisch heel netjes opzetten, maar de privacy-sectie leeg laten. Terwijl dat een van de eenvoudigste stappen is om vertrouwen bij medewerkers te creëren”, zegt Nils Häsicke, support-expert bij Flexopus.

Zeker bij grotere bedrijven of internationale teams is een goed ingevuld privacygedeelte meer dan alleen een formaliteit. Het straalt professionaliteit, rechtszekerheid en transparantie uit. Voor gebruikers betekent dit: ze kunnen Flexopus zonder zorgen gebruiken, zonder zich af te vragen wat er met hun gegevens gebeurt.

De inspanning hiervoor is minimaal, het effect groot. Eenmaal correct ingevuld, blijft dit gedeelte stabiel en hoeft het alleen bij wijzigingen in de eigen juridische teksten te worden bijgewerkt.

Beheerdersinstelling nummer 2:
Favorieten en aanwezigheidslijst activeren

Een workplace management-software valt of staat met de acceptatie door gebruikers. Hoe sneller, eenvoudiger en intuïtiever boekingen mogelijk zijn, des te eerder de tool in het dagelijks leven echt wordt gebruikt.

Twee functies spelen hierbij een centrale rol: de favorieten en de aanwezigheidslijst. Beide zijn in Flexopus bewust eenvoudig gehouden, maar worden verrassend vaak niet geactiveerd of gecommuniceerd.

Met favorieten kunnen gebruikers vaak gebruikte werkplekken, parkeerplaatsen of vergaderruimtes opslaan. In plaats van bij elke boeking opnieuw door plattegronden te klikken, volstaat één klik. Zeker in hybride werkmodellen, waarin medewerkers één tot drie vaste favoriete bureaus hebben, versnelt dit het boekingsproces aanzienlijk. Bovendien biedt Flexopus ook een optionele one-click-boeking.

Ook niet te onderschatten voor de teamspirit is het toevoegen van collega's als favoriet: de aanwezigheidslijst laat in één oogopslag zien welke collega's op welke dag op kantoor zijn. Dit vergemakkelijkt spontane afstemming, bevordert de samenwerking en maakt het kantoor beter planbaar. En de favorieten staan natuurlijk bovenaan vastgepind.

‘Veel beheerders denken bij Flexopus in de eerste plaats aan resourcebeheer. Ze vergeten daarbij dat medewerkers vooral willen weten: wie is er vandaag aanwezig? En hoe boek ik zo snel mogelijk? Precies daarvoor zijn favorieten en de aanwezigheidslijst bedoeld’, legt Nils Häsicke uit. Vanuit support-perspectief is dit extra relevant, omdat het niet activeren van deze functies vaak leidt tot vermijdbare vragen. Gebruikers ervaren het boekingsproces als onnodig omslachtig of missen transparantie, terwijl de oplossing technisch al aanwezig is.

Beheerders moeten daarom niet alleen controleren of deze functies zijn ingeschakeld, maar ze ook actief communiceren binnen de organisatie. Een korte vermelding tijdens de onboarding of een screenshot op het intranet is vaak voldoende om het gebruik aanzienlijk te verhogen.

Beheerdersinstelling nummer 3:
Boekingsconflicten bewust beheren

Standaard voorkomt Flexopus dat een gebruiker meerdere resources tegelijk boekt als deze elkaar in tijd overlappen. Deze logica is zinvol en beschermt tegen dubbele boekingen, chaos en frustratie in de dagelijkse praktijk.

Er zijn echter specifieke scenario's waarin juist dit gedrag moet worden aangepast. Een klassiek voorbeeld zijn vergaderruimtes met verplaatsbare scheidingswanden. Technisch gezien zijn het meerdere ruimtes, maar organisatorisch moeten ze soms gezamenlijk worden gebruikt.
In dergelijke gevallen kan het nodig zijn dat een gebruiker meerdere vergaderruimtes tegelijk mag boeken. Ons ruimteboekingssysteem biedt hiervoor een specifieke instelling op beheerdersniveau, waarmee de controle op boekingsconflicten gericht kan worden aangestuurd.

Wat vaak gebeurt: beheerders stuiten pas op dit onderwerp wanneer gebruikers zich melden omdat boekingen niet mogelijk zijn. Terwijl het probleem vooraf netjes opgelost had kunnen worden. Mits men de instelling kent.

‘Deze optie is bewust geen standaard, omdat ze alleen in specifieke gevallen zinvol is. Wanneer ze echter nodig is, is ze uiterst nuttig en voorkomt ze veel handmatige afstemming’, aldus Nils Häsicke.

Belangrijk hierbij is een bewuste omgang. Het uitschakelen of aanpassen van de conflictcontrole moet altijd beperkt blijven tot concrete scenario's. Anders kan het snel onoverzichtelijk worden als gebruikers onbedoeld resources blokkeren. Beheerders doen er goed aan hun ruimtelogica regelmatig te controleren en uitzonderingen vroegtijdig te identificeren. Zeker bij groeiende teams of veranderende kantoorindelingen is het de moeite waard om deze instelling eens te bekijken.

Conclusie: Flexopus afstemmen op de individuele behoefte

Vaak zijn het niet de grote functies die bepalend zijn voor het succes van desk sharing, maar de details in de configuratie, aangepast aan de individuele behoeften van gebruikers en bedrijven.

Volledig ingevulde privacy-informatie schept vertrouwen. Favorieten en aanwezigheidslijsten zorgen voor snelheid, gebruiksplezier en meer planning in het dagelijkse werk. En een bewust aangestuurde conflictcontrole maakt flexibele oplossingen mogelijk zonder processen te verstoren.

Wie deze drie instellingen controleert en correct configureert, haalt aanzienlijk meer uit Flexopus en creëert een prettige ervaring voor het hele team.