3 Flexopus-instellingen die beheerders bijna altijd over het hoofd zien

In veel bedrijven is de introductie van desk sharing een grote stap in de richting van hybride werken en het digitaliseren van het kantoor. Er komt veel bij kijken, van het kiezen van het gereedschap tot het uitrusten van de tafels en het kiezen van de juiste Handleiding voor het delen van bureaus voor het team. Ze kozen voor Flexopus — dat was al een geweldige beslissing!

Bij de introductie van Flexopus moet voor alle gebruikers voor het bedrijf veel afzonderlijk worden ingesteld: van de voorafgaande boekingsperiode voor bronnen, de opslag van foto's en logo's in de applicatie tot het maken van de catering- en facilitaire diensten. Hierbij worden vaak de exacte instellingen genegeerd die een groot verschil kunnen maken in het dagelijkse werk. Niet omdat ze ingewikkeld zijn, maar omdat ze onopvallend lijken of gewoon vergeten zijn.

Misschien is het op dit moment hetzelfde voor jou: Flexopus is technisch correct ingesteld, er zijn bronnen gecreëerd, gebruikers zijn uitgenodigd, en toch blijft het potentieel onbenut. De reden hiervoor zijn vaak enkele maar cruciale beheerdersinstellingen die ofwel helemaal niet of slechts gedeeltelijk zijn geconfigureerd.

In dit artikel laten we je drie instellingen zien die beheerders bijna altijd over het hoofd zien en leggen we uit waarom ze essentieel zijn voor gegevensbescherming, gebruikerservaring en naadloze boekingen. Ondersteuningsdeskundige Nils Häsicke deelt zijn ervaring met eerdere cases.

Admin-instelling nummer 1:
Vul de privacyinstellingen volledig in

Gegevensbescherming is geen bijzaak, maar de basis van elke digitale toepassing. Transparantie is cruciaal, vooral als het gaat om software voor werkplekbeheer die werkt met persoonlijke gegevens zoals namen, boekingen en aanwezigheid.

In Flexopus is hiervoor een duidelijk aangewezen gebied in de beheerdersinstellingen. Bedrijven kunnen hun gegevensbeschermingsinformatie hier volledig opslaan. Deze omvatten de juridische kennisgeving en ons eigen privacybeleid. Deze informatie wordt rechtstreeks in de applicatie afgespeeld en kan op elk moment door alle gebruikers worden bekeken.

Wat in de praktijk vaak gebeurt: tijdens de eerste installatie wordt het gebied overgeslagen of slechts gedeeltelijk ingevuld. De applicatie werkt nog steeds, maar er is een hiaat vanuit juridisch en communicatief perspectief. Gebruikers weten niet wie verantwoordelijk is, hoe gegevens worden verwerkt of met wie ze contact kunnen opnemen als ze vragen hebben.

„In de ondersteuning zien we keer op keer dat bedrijven Flexopus heel netjes opzetten, maar het gedeelte over gegevensbescherming leeg laten. Dit is een van de gemakkelijkste stappen om vertrouwen te creëren bij werknemers”, zegt Nils Häsicke, ondersteuningsexpert bij Flexopus.

Vooral voor grotere bedrijven of internationale teams is een goed ingevulde gegevensbeschermingszone meer dan alleen een formaliteit. Het getuigt van professionaliteit, rechtszekerheid en transparantie. Voor gebruikers betekent dit dat ze Flexopus kunnen gebruiken zonder zich zorgen te hoeven maken over wat er met hun gegevens gebeurt.

De benodigde inspanning is minimaal, het effect is geweldig. Als dit gebied eenmaal goed wordt onderhouden, blijft het stabiel en hoeft het alleen te worden bijgewerkt als er wijzigingen zijn in uw eigen wetteksten.

Admin-instelling nummer 2:
Favorieten en presentielijst activeren

Een Software voor werkplekbeheer hangt af van de acceptatie door de gebruiker. Hoe sneller, eenvoudiger en intuïtiever boekingen mogelijk zijn, hoe meer de tool daadwerkelijk in het dagelijks leven wordt gebruikt.

Twee functies spelen hierbij een centrale rol: de favorieten en de presentielijst. Beide worden opzettelijk slank gehouden in Flexopus, maar verrassend vaak worden ze niet geactiveerd of gecommuniceerd.

Met favorieten kunnen gebruikers veelgebruikte werkstations, parkeerplaatsen of vergaderruimten opslaan. In plaats van elke keer dat u boekt door de plattegronden te klikken, is één klik voldoende. Vooral in hybride werkmodellen, waarbij werknemers één tot drie vaste favoriete tafels hebben, versnelt dit het boekingsproces aanzienlijk. Flexopus biedt ook een optionele boeking met één klik.

Ook voor de teamgeest moet het creëren van collega's als favoriet niet worden onderschat: op de presentielijst is in één oogopslag te zien welke collega's op welke dag op kantoor zijn. Dit maakt spontane coördinatie makkelijker, bevordert de samenwerking en maakt het kantoor makkelijker te plannen. En de favorieten staan natuurlijk bovenaan.

„Als het op Flexopus aankomt, denken veel beheerders eerst aan resourcebeheer. Daarbij vergeten ze dat werknemers vooral willen weten: Wie is er vandaag? En hoe boek ik zo snel mogelijk? Dat is precies waar favorieten en de presentielijst voor zijn”, legt Nils Häsicke uit. Vanuit ondersteuningsperspectief is dit met name relevant omdat het gebrek aan activering van deze functies vaak leidt tot vermijdbare vragen. Gebruikers vinden het boekingsproces onnodig omslachtig of missen de transparantie, ook al is de oplossing technisch al beschikbaar.

Beheerders moeten daarom niet alleen controleren of deze functies geactiveerd zijn, maar ze ook actief communiceren binnen het bedrijf. Een korte notitie tijdens de onboarding of een screenshot op het intranet is vaak voldoende om het gebruik aanzienlijk te verhogen.

Admin-instelling nummer 3:
Bewust omgaan met boekingsconflicten

Flexopus voorkomt standaard dat een gebruiker meerdere bronnen tegelijk boekt als deze elkaar in de tijd overlappen. Deze logica is logisch en beschermt tegen dubbele boekingen en chaos en frustratie in het dagelijks leven.

Er zijn echter specifieke scenario's waarin precies dit gedrag moet worden aangepast. Vergaderzalen met schuifwanden zijn een klassiek voorbeeld. Technisch gezien zijn er meerdere kamers, maar vanuit organisatorisch oogpunt moeten ze af en toe samen worden gebruikt.
In dergelijke gevallen kan het nodig zijn dat een gebruiker meerdere vergaderruimten tegelijkertijd kan boeken. Flexopus biedt een overeenkomstige instelling op beheerdersniveau, waarmee u specifiek de beoordeling van boekingsconflicten kunt controleren.

Wat vaak gebeurt: beheerders komen dit onderwerp alleen tegen als gebruikers contact opnemen omdat boekingen niet mogelijk zijn. Dit zou het mogelijk maken om het probleem van tevoren netjes op te lossen. Ervan uitgaande dat je de instelling kent.

„Deze optie is bewust niet standaard omdat ze alleen zinvol is in bepaalde gevallen van gebruik. Wanneer het echter nodig is, is het uiterst nuttig en voorkomt het veel handmatige coördinatie”, zegt Nils Häsicke.

Bewust gebruik is hierbij belangrijk. Het deactiveren of aanpassen van conflicttesten moet altijd beperkt blijven tot specifieke scenario's. Anders kan het snel verwarrend worden wanneer gebruikers per ongeluk bronnen blokkeren. Beheerders hebben er baat bij om regelmatig de logica van hun kamer te controleren en speciale gevallen in een vroeg stadium te identificeren. Vooral als het gaat om het laten groeien van teams of het veranderen van kantoorruimtes, is het echt de moeite waard om naar deze houding te kijken.

Conclusie: pas Flexopus aan individuele vereisten aan

Het zijn vaak niet de grote kenmerken die bepalend zijn voor het succes van Bureaus delen beslissen, maar de details in de configuratie worden aangepast aan de individuele behoeften van gebruikers en bedrijven.

Volledig bijgehouden informatie over gegevensbescherming schept vertrouwen. Favorieten en presentielijsten zorgen voor snelheid, plezier in het gebruik en meer planning in het dagelijkse werk. En een bewust beheerde conflictbeoordeling maakt flexibele speciale oplossingen mogelijk zonder processen te onderbreken.

Als je deze drie instellingen controleert en goed configureert, haal je aanzienlijk meer uit Flexopus en creëer je een prettige ervaring voor het hele team.