3 impostazioni Flexopus che gli amministratori trascurano quasi sempre

In molte aziende, l'introduzione della condivisione della scrivania è un grande passo verso il lavoro ibrido e la digitalizzazione dell'ufficio. C'è molto da considerare, dalla scelta dello strumento all'attrezzatura dei tavoli e alla scelta di quello giusto Guida alla condivisione della scrivania per la squadra. Hanno scelto Flexopus: è stata già un'ottima decisione!

Quando si introduce Flexopus, molto deve essere impostato individualmente per tutti gli utenti dell'azienda: dal periodo di prenotazione anticipata delle risorse, all'archiviazione di foto e loghi nell'applicazione alla creazione del servizi di catering e facility. Questo spesso ignora le impostazioni esatte che possono fare una grande differenza nel lavoro quotidiano. Non perché siano complicate, ma perché sembrano poco appariscenti o semplicemente dimenticate.

Forse è lo stesso per te in questo momento: Flexopus è configurato tecnicamente correttamente, le risorse sono state create, gli utenti sono stati invitati e tuttavia il potenziale rimane inutilizzato. Il motivo sono spesso alcune ma cruciali impostazioni di amministrazione che non sono state configurate affatto o configurate solo parzialmente.

In questo articolo, ti mostreremo tre impostazioni che gli amministratori trascurano quasi sempre e spiegheremo perché sono essenziali per la protezione dei dati, l'esperienza utente e le prenotazioni senza interruzioni. L'esperto di assistenza Nils Häsicke condivide la sua esperienza con casi precedenti.

Impostazione amministratore numero 1:
Compila completamente le impostazioni sulla privacy

Protezione dei dati non è un problema secondario, ma è alla base di ogni applicazione digitale. La trasparenza è fondamentale, soprattutto quando si tratta di un software di gestione del posto di lavoro che funziona con dati personali come nomi, prenotazioni e presenze.

In Flexopus, c'è un'area chiaramente designata per questo nelle impostazioni di amministrazione. Le aziende possono archiviare integralmente le proprie informazioni sulla protezione dei dati qui. Questi includono l'avviso legale e la nostra politica sulla privacy. Queste informazioni vengono visualizzate direttamente nell'applicazione e possono essere visualizzate da tutti gli utenti in qualsiasi momento.

Cosa accade spesso nella pratica: l'area viene saltata o riempita solo parzialmente durante la configurazione iniziale. L'applicazione funziona ancora, ma c'è una lacuna dal punto di vista legale e comunicativo. Gli utenti non sanno chi sia il responsabile, come vengono trattati i dati o chi possono contattare in caso di domande.

«A supporto, vediamo più volte che le aziende configurano Flexopus in modo molto pulito, ma lasciano vuota la sezione sulla protezione dei dati. Questo è uno dei passaggi più semplici per creare fiducia tra i dipendenti», afferma Nils Häsicke, esperto di supporto presso Flexopus.

Soprattutto per le aziende più grandi o i team internazionali, un'area di protezione dei dati correttamente completata è più di una semplice formalità. Indica professionalità, certezza giuridica e trasparenza. Per gli utenti, ciò significa che possono utilizzare Flexopus senza preoccuparsi di ciò che accade ai propri dati.

Lo sforzo richiesto è minimo, l'effetto è ottimo. Una volta mantenuta correttamente, quest'area rimane stabile e deve essere aggiornata solo in caso di modifiche ai propri testi legali.

Impostazione amministratore numero 2:
Attiva i preferiti e l'elenco delle presenze

Uno Software di gestione del posto di lavoro dipende dall'accettazione da parte dell'utente. Più le prenotazioni sono veloci, facili e intuitive, più lo strumento viene effettivamente utilizzato nella vita di tutti i giorni.

Due funzioni svolgono qui un ruolo centrale: i preferiti e l'elenco delle presenze. Entrambe sono volutamente ridotte in Flexopus, ma sorprendentemente spesso non vengono attivate o comunicate.

I preferiti consentono agli utenti di salvare le postazioni di lavoro, i parcheggi o le sale riunioni utilizzati di frequente. Invece di fare clic sulle planimetrie ogni volta che prenoti, è sufficiente un clic. Soprattutto nei modelli di lavoro ibridi, in cui i dipendenti hanno da uno a tre tavoli preferiti fissi, ciò accelera notevolmente il processo di prenotazione. Flexopus offre anche una prenotazione opzionale con un clic.

Anche la creazione di colleghi come preferiti non deve essere sottovalutata per lo spirito di squadra: l'elenco delle presenze mostra a colpo d'occhio quali colleghi sono in ufficio in quale giorno. Ciò facilita il coordinamento spontaneo, promuove la collaborazione e facilita la pianificazione dell'ufficio. E i preferiti sono, ovviamente, messi in primo piano.

«Quando si tratta di Flexopus, molti amministratori pensano innanzitutto alla gestione delle risorse. Così facendo, dimenticano che i dipendenti vogliono soprattutto sapere: chi c'è oggi? E come posso prenotare il più velocemente possibile? È esattamente a questo che servono i preferiti e l'elenco delle presenze», spiega Nils Häsicke. Dal punto di vista dell'assistenza, ciò è particolarmente importante perché la mancata attivazione di queste funzioni porta spesso a domande evitabili. Gli utenti trovano il processo di prenotazione inutilmente complicato o non sono trasparenti, anche se la soluzione è già tecnicamente disponibile.

Gli amministratori dovrebbero quindi non solo verificare se queste funzioni sono attivate, ma anche comunicarle attivamente all'interno dell'azienda. Una breve nota sull'onboarding o uno screenshot sull'intranet sono spesso sufficienti per aumentare notevolmente l'utilizzo.

Impostazione amministratore numero 3:
Gestisci i conflitti di prenotazione in modo consapevole

Per impostazione predefinita, Flexopus impedisce a un utente di prenotare più risorse contemporaneamente se si sovrappongono nel tempo. Questa logica ha senso e protegge dalle doppie prenotazioni e dal caos e dalla frustrazione nella vita quotidiana.

Tuttavia, ci sono scenari specifici in cui è necessario adattare esattamente questo comportamento. Le sale riunioni con pareti scorrevoli sono un classico esempio. Tecnicamente, ci sono diverse sale, ma da un punto di vista organizzativo, occasionalmente dovrebbero essere utilizzate insieme.
In questi casi, può essere necessario che un utente sia in grado di prenotare più sale riunioni contemporaneamente. Flexopus offre un'impostazione corrispondente a livello di amministratore, che consente di controllare in modo specifico la revisione dei conflitti di prenotazione.

Cosa succede spesso: gli amministratori si imbattono in questo argomento solo quando gli utenti si mettono in contatto perché le prenotazioni non sono possibili. Ciò consentirebbe di risolvere il problema in modo chiaro e in anticipo. Supponendo che tu conosca l'impostazione.

«Questa opzione non è volutamente standard perché ha senso solo in determinati casi di utilizzo. Tuttavia, quando è necessario, è estremamente utile e impedisce una notevole coordinazione manuale», afferma Nils Häsicke.

L'uso consapevole è importante qui. La disattivazione o la modifica dei test di conflitto dovrebbe sempre essere limitata a scenari specifici. Altrimenti, può rapidamente creare confusione quando gli utenti bloccano inavvertitamente le risorse. Gli amministratori traggono vantaggio dal controllo regolare della logica della sala e dall'identificazione precoce dei casi speciali. Soprattutto quando si tratta di far crescere i team o cambiare gli spazi degli uffici, vale davvero la pena dare un'occhiata a questo atteggiamento.

Conclusione: adattare Flexopus alle esigenze individuali

Spesso non sono le grandi caratteristiche a determinare il successo di Condivisione della scrivania decidono, ma i dettagli nella configurazione, adattati alle esigenze individuali degli utenti e delle aziende.

Le informazioni sulla protezione dei dati completamente gestite creano fiducia. I preferiti e gli elenchi delle presenze garantiscono velocità, divertimento da usare e maggiore pianificazione nel lavoro quotidiano. Inoltre, una revisione dei conflitti gestita in modo consapevole consente soluzioni speciali flessibili senza interrompere i processi.

Se si controllano e si configurano correttamente queste tre impostazioni, si ottiene molto di più da Flexopus e si crea un'esperienza piacevole per l'intero team.