3 impostazioni di Flexopus che gli amministratori dimenticano quasi sempre

L'introduzione del desk sharing rappresenta per molte aziende un passo importante verso il lavoro ibrido e la digitalizzazione dell'ufficio. Ci sono molti aspetti da considerare, dalla scelta dello strumento all'attrezzatura delle postazioni, fino alla corretta guida al desk sharing per il team. Avete scelto Flexopus: un'ottima decisione!

Durante l'implementazione di Flexopus, è necessario configurare individualmente molte impostazioni per tutti gli utenti: dai termini di prenotazione anticipata delle risorse, all'inserimento di foto e loghi nell'applicazione, fino alla creazione di servizi di catering e facility. Spesso vengono trascurate proprio le impostazioni che possono fare una grande differenza nel lavoro quotidiano. Non perché siano complicate, ma perché sembrano insignificanti o vengono semplicemente dimenticate.

Forse anche voi vi trovate in questa situazione: Flexopus è configurato correttamente dal punto di vista tecnico, le risorse sono create, gli utenti invitati, eppure rimane del potenziale inutilizzato. Il motivo risiede spesso in poche ma decisive impostazioni di amministrazione che non sono state configurate affatto o solo parzialmente.

In questo articolo vi mostriamo tre impostazioni che gli admin trascurano quasi sempre e spieghiamo perché sono essenziali per la protezione dei dati, l'esperienza utente e la fluidità delle prenotazioni. L'esperto del supporto Nils Häsicke condivide le sue esperienze con i casi riscontrati finora.

Impostazione admin numero 1:
Compilare completamente le impostazioni sulla protezione dei dati

La protezione dei dati non è un tema marginale, ma la base di ogni applicazione digitale. Soprattutto con un software di gestione dell'ufficio che elabora dati personali come nomi, prenotazioni e presenze, la trasparenza è fondamentale.

In Flexopus esiste un'area chiaramente dedicata nelle impostazioni di amministrazione. Qui le aziende possono inserire completamente le proprie informazioni sulla protezione dei dati, tra cui l'impressum e l'informativa sulla privacy. Queste informazioni vengono visualizzate direttamente nell'applicazione e sono consultabili da tutti gli utenti in qualsiasi momento.

Cosa succede spesso nella pratica: l'area viene saltata durante la configurazione iniziale o compilata solo parzialmente. L'applicazione funziona comunque, ma dal punto di vista legale e comunicativo si crea una lacuna. Gli utenti non sanno chi è il responsabile, come vengono elaborati i dati o a chi rivolgersi in caso di domande.

“Nel supporto vediamo continuamente aziende che configurano Flexopus in modo tecnicamente impeccabile, ma lasciano vuota la sezione sulla protezione dei dati. Eppure, questo è uno dei passaggi più semplici per creare fiducia tra i dipendenti”, afferma Nils Häsicke, esperto del supporto presso Flexopus.

Soprattutto nelle aziende più grandi o nei team internazionali, un'area dedicata alla protezione dei dati ben compilata è più di una semplice formalità. Segnala professionalità, sicurezza legale e trasparenza. Per gli utenti significa poter utilizzare Flexopus senza preoccupazioni, senza chiedersi cosa accada ai propri dati.

Lo sforzo richiesto è minimo, l'effetto è grande. Una volta configurata correttamente, quest'area rimane stabile e deve essere aggiornata solo in caso di modifiche ai propri testi legali.

Impostazione admin numero 2:
Attivare i preferiti e l'elenco delle presenze

Il successo di un software di gestione dell'ufficio dipende dall'accettazione degli utenti. Più le prenotazioni sono rapide, semplici e intuitive, più lo strumento verrà utilizzato quotidianamente.

Due funzioni giocano un ruolo centrale: i preferiti e l'elenco delle presenze. Entrambe sono state mantenute volutamente essenziali in Flexopus, ma sorprendentemente spesso non vengono attivate o comunicate.

I preferiti consentono agli utenti di salvare postazioni di lavoro, parcheggi o sale riunioni utilizzati frequentemente. Invece di cliccare ogni volta sulle planimetrie, basta un clic. Soprattutto nei modelli di lavoro ibridi, in cui i dipendenti hanno una o tre postazioni preferite, questo accelera notevolmente il processo di prenotazione. Inoltre, Flexopus offre anche una prenotazione opzionale con un solo clic.

Da non sottovalutare per lo spirito di squadra è la possibilità di aggiungere i colleghi ai preferiti: l'elenco delle presenze mostra a colpo d'occhio quali colleghi sono in ufficio in un determinato giorno. Ciò facilita il coordinamento spontaneo, promuove la collaborazione e rende l'ufficio più pianificabile. E i preferiti sono, naturalmente, fissati in alto.

„Viele Admins denken bei Flexopus zuerst an Ressourcenverwaltung. Dabei vergessen sie, dass Mitarbeitende vor allem wissen wollen: Wer ist heute da? Und wie buche ich möglichst schnell? Genau dafür sind Favoriten und die Anwesenheitsliste da“, erklärt Nils Häsicke. Aus Support-Sicht ist das besonders relevant, weil fehlende Aktivierung dieser Funktionen häufig zu vermeidbaren Rückfragen führt. Nutzende empfinden den Buchungsprozess als unnötig umständlich oder vermissen Transparenz, obwohl die Lösung technisch bereits vorhanden ist.

Admins sollten daher nicht nur prüfen, ob diese Funktionen aktiviert sind, sondern sie auch aktiv im Unternehmen kommunizieren. Ein kurzer Hinweis im Onboarding oder ein Screenshot im Intranet reichen oft aus, um die Nutzung deutlich zu steigern.

Admin-Einstellung Nummer 3:
Buchungskonflikte bewusst steuern

Standardmäßig verhindert Flexopus, dass ein Nutzer mehrere Ressourcen gleichzeitig bucht, wenn diese sich zeitlich überschneiden. Diese Logik ist sinnvoll und schützt vor Doppelbuchungen und Chaos und Frust im Alltag.

Es gibt jedoch spezielle Szenarien, in denen genau dieses Verhalten angepasst werden muss. Ein klassisches Beispiel sind Besprechungsräume mit verschiebbaren Trennwänden. Technisch existieren mehrere Räume, organisatorisch sollen sie aber gelegentlich gemeinsam genutzt werden.
In solchen Fällen kann es notwendig sein, dass ein Nutzer mehrere Besprechungsräume zur gleichen Zeit buchen darf. Unser Raumbuchungssystem bietet dafür eine entsprechende Einstellung auf Admin-Ebene, mit der sich die Prüfung von Buchungskonflikten gezielt steuern lässt.

Was häufig passiert: Admins stoßen erst dann auf dieses Thema, wenn Nutzer sich melden, weil Buchungen nicht möglich sind. Dabei ließe sich das Problem im Vorfeld sauber lösen. Vorausgesetzt, man kennt die Einstellung.

„Diese Option ist bewusst kein Standard, weil sie nur in bestimmten Nutzungsfällen Sinn ergibt. Wenn sie gebraucht wird, ist sie aber extrem hilfreich und verhindert viel manuelle Abstimmung“, so Nils Häsicke.

Wichtig ist hier der bewusste Umgang. Die Deaktivierung oder Anpassung der Konfliktprüfung sollte immer auf konkrete Szenarien beschränkt bleiben. Andernfalls kann es schnell unübersichtlich werden, wenn Nutzer unbeabsichtigt Ressourcen blockieren. Admins profitieren davon, ihre Raumlogik regelmäßig zu überprüfen und Sonderfälle frühzeitig zu identifizieren. Gerade bei wachsenden Teams oder sich verändernden Büroflächen lohnt sich ein Blick in diese Einstellung also wirklich.

Fazit: Flexopus auf den individuellen Bedarf einstellen

Oft sind es nicht die großen Features, die über den Erfolg von Desk Sharing entscheiden, sondern die Details in der Konfiguration, angepasst auf den individuellen Bedarf der Nutzer und Unternehmen.

Vollständig gepflegte Datenschutz-Informationen schaffen Vertrauen. Favoriten und Anwesenheitslisten sorgen für Geschwindigkeit, Spaß an der Nutzung und mehr Planung im Arbeitsalltag. Und eine bewusst gesteuerte Konfliktprüfung ermöglicht flexible Sonderlösungen, ohne Prozesse zu brechen.

Wer diese drei Einstellungen überprüft und sauber konfiguriert, holt deutlich mehr aus Flexopus heraus und schafft eine angenehme Erfahrung für das gesamte Team.