3 impostazioni Flexopus che gli amministratori trascurano quasi sempre

L'introduzione del desk sharing rappresenta per molte aziende un passo importante verso il lavoro ibrido e la digitalizzazione dell'ufficio. Ci sono molti aspetti da considerare, dalla scelta dello strumento all'attrezzatura delle postazioni, fino al corretto Manuale di desk sharing per il team. Avete scelto Flexopus: un'ottima decisione!

Con l'implementazione di Flexopus, l'azienda deve configurare molte impostazioni personalizzate per tutti gli utenti: dai termini di prenotazione anticipata delle risorse e l'inserimento di foto e loghi nell'applicazione, fino alla creazione di servizi di catering e facility. Spesso, però, si perdono di vista proprio quelle impostazioni che possono fare una grande differenza nel lavoro quotidiano. Non perché siano complicate, ma perché sembrano insignificanti o vengono semplicemente dimenticate.

Forse è proprio la vostra situazione attuale: Flexopus è configurato tecnicamente in modo corretto, le risorse sono state create, gli utenti invitati, eppure c'è ancora del potenziale inutilizzato. Il motivo risiede spesso in poche, ma decisive impostazioni di amministrazione che non sono state configurate affatto o solo parzialmente.

In questo articolo vi mostriamo tre impostazioni che gli amministratori trascurano quasi sempre e spieghiamo perché sono essenziali per la protezione dei dati, l'esperienza utente e la fluidità delle prenotazioni. L'esperto del supporto Nils Häsicke condivide la sua esperienza basata sui casi riscontrati finora.

Impostazione amministratore numero 1:
Completare le impostazioni sulla protezione dei dati

La protezione dei dati non è un tema marginale, ma la base di ogni applicazione digitale. Soprattutto in un software di gestione dell'ambiente di lavoro che elabora dati personali come nomi, prenotazioni e presenze, la trasparenza è fondamentale.

In Flexopus esiste un'area appositamente dedicata nelle impostazioni di amministrazione. Qui le aziende possono inserire in modo completo le proprie informazioni sulla protezione dei dati, tra cui l'impressum e l'informativa sulla privacy. Queste informazioni vengono visualizzate direttamente nell'applicazione e sono consultabili dagli utenti in qualsiasi momento.

Cosa succede spesso nella pratica: questa sezione viene saltata durante la configurazione iniziale o compilata solo parzialmente. L'applicazione funziona comunque, ma si crea una lacuna dal punto di vista legale e comunicativo. Gli utenti non sanno chi sia il responsabile, come vengano trattati i dati o a chi rivolgersi in caso di domande.

"Nel supporto vediamo continuamente aziende che configurano Flexopus in modo tecnicamente impeccabile, ma lasciano vuota la sezione sulla protezione dei dati. Eppure, questo è uno dei passaggi più semplici per creare fiducia tra i dipendenti", afferma Nils Häsicke, esperto del supporto presso Flexopus.

Soprattutto nelle aziende più grandi o nei team internazionali, una sezione sulla protezione dei dati ben compilata è più di una semplice formalità. Segnala professionalità, sicurezza giuridica e trasparenza. Per gli utenti significa poter utilizzare Flexopus senza preoccupazioni, senza doversi chiedere cosa accada ai propri dati.

Lo sforzo richiesto è minimo, ma l'effetto è grande. Una volta configurata correttamente, quest'area rimane stabile e deve essere aggiornata solo in caso di modifiche ai propri testi legali.

Impostazione amministratore numero 2:
Attivare i preferiti e l'elenco delle presenze

Una Software per la gestione dell'ufficio dipende interamente dall'accettazione da parte degli utenti. Più le prenotazioni sono rapide, semplici e intuitive, più lo strumento verrà effettivamente utilizzato nella quotidianità.

Due funzioni giocano un ruolo centrale in questo senso: i preferiti e l'elenco delle presenze. In Flexopus, entrambe sono state mantenute volutamente essenziali, ma sorprendentemente spesso non vengono attivate o comunicate.

I preferiti consentono agli utenti di salvare postazioni di lavoro, parcheggi o sale riunioni utilizzati di frequente. Invece di cliccare ogni volta sulle planimetrie per ogni prenotazione, basta un solo clic. Soprattutto nei modelli di lavoro ibridi, in cui i dipendenti hanno uno o tre tavoli preferiti fissi, questo accelera notevolmente il processo di prenotazione. Inoltre, Flexopus offre anche una funzione opzionale di prenotazione con un solo clic.

Anche l'aggiunta dei colleghi ai preferiti non va sottovalutata per lo spirito di squadra: l'elenco delle presenze mostra a colpo d'occhio quali colleghi sono in ufficio in un determinato giorno. Ciò facilita il coordinamento spontaneo, favorisce la collaborazione e rende l'ufficio più facile da pianificare. E i preferiti sono, naturalmente, fissati in alto.

"Molti amministratori pensano innanzitutto alla gestione delle risorse quando si parla di Flexopus. Dimenticano però che i dipendenti vogliono sapere soprattutto: chi c'è oggi? E come posso prenotare il più velocemente possibile? È esattamente a questo che servono i preferiti e l'elenco delle presenze", spiega Nils Häsicke. Dal punto di vista del supporto, questo è particolarmente rilevante, poiché la mancata attivazione di queste funzioni porta spesso a richieste evitabili. Gli utenti percepiscono il processo di prenotazione come inutilmente macchinoso o lamentano una mancanza di trasparenza, nonostante la soluzione sia tecnicamente già disponibile.

Gli amministratori dovrebbero quindi non solo verificare se queste funzioni sono attive, ma anche comunicarle attivamente all'interno dell'azienda. Spesso bastano un breve accenno durante l'onboarding o uno screenshot nell'intranet per incrementarne notevolmente l'utilizzo.

Impostazione amministratore numero 3:
Gestire consapevolmente i conflitti di prenotazione

Per impostazione predefinita, Flexopus impedisce a un utente di prenotare più risorse contemporaneamente se queste si sovrappongono temporalmente. Questa logica è sensata e protegge da doppie prenotazioni, caos e frustrazione nella vita quotidiana.

Esistono tuttavia scenari specifici in cui è necessario adattare proprio questo comportamento. Un esempio classico sono le sale riunioni con pareti divisorie mobili. Tecnicamente esistono più stanze, ma a livello organizzativo si desidera che vengano utilizzate insieme occasionalmente.
In questi casi, potrebbe essere necessario consentire a un utente di prenotare più sale riunioni contemporaneamente. Flexopus offre un'apposita impostazione a livello di amministratore che permette di gestire in modo mirato il controllo dei conflitti di prenotazione.

Ciò che accade spesso è che gli amministratori si imbattono in questo problema solo quando gli utenti segnalano che le prenotazioni non sono possibili. Eppure, il problema potrebbe essere risolto in modo pulito in anticipo. A patto di conoscere l'impostazione.

"Questa opzione non è volutamente predefinita, perché ha senso solo in determinati casi d'uso. Tuttavia, quando serve, è estremamente utile ed evita molte operazioni di coordinamento manuale", afferma Nils Häsicke.

È importante qui un utilizzo consapevole. La disattivazione o l'adattamento del controllo dei conflitti dovrebbe sempre rimanere limitato a scenari concreti. In caso contrario, la situazione può rapidamente diventare confusa se gli utenti bloccano involontariamente delle risorse. Gli amministratori traggono vantaggio dal verificare regolarmente la logica delle proprie stanze e dall'identificare precocemente i casi particolari. Soprattutto con team in crescita o spazi ufficio in evoluzione, vale davvero la pena dare un'occhiata a questa impostazione.

Conclusione: adattare Flexopus alle esigenze individuali

Spesso non sono le grandi funzionalità a determinare il successo del Desk Sharing , bensì i dettagli nella configurazione, adattati alle esigenze individuali degli utenti e delle aziende.

Informazioni sulla protezione dei dati complete e aggiornate creano fiducia. I preferiti e gli elenchi delle presenze garantiscono velocità, piacere nell'utilizzo e una migliore pianificazione della giornata lavorativa. E un controllo dei conflitti gestito consapevolmente consente soluzioni speciali flessibili senza interrompere i processi.

Chi controlla e configura correttamente queste tre impostazioni otterrà molto di più da Flexopus, garantendo un'esperienza ottimale per tutto il team.