Monitor rotto? Segnala il problema direttamente in Flexopus!

Nella routine d'ufficio possono verificarsi imprevisti: un monitor smette di funzionare, una scrivania regolabile si blocca o c'è una macchia di caffè sul tavolo. Spesso tutto ciò si traduce in e-mail, foglietti o messaggi su Teams, senza che nessuno sappia chi sia il responsabile.

Con la funzione integrata e gratuita "Segnala problema" di Flexopus, queste situazioni si risolvono molto più facilmente. Gli utenti possono segnalare i problemi direttamente dove si verificano: alla postazione di lavoro, in sala riunioni, al parcheggio o persino su un asset. Il problema segnalato viene automaticamente collegato alla risorsa o all'asset corrispondente e inoltrato agli amministratori competenti.

In questo modo, un problema spontaneo diventa un compito chiaramente strutturato, senza bisogno di strumenti o canali di comunicazione aggiuntivi.

Segnalare un problema con Flexopus: ecco come fare!

L'idea alla base della funzione è semplice: quando si verifica un problema, viene segnalato direttamente nel sistema sulla risorsa o sull'asset tramite il pulsante "Segnala problema".

Flexopus consente agli utenti di collegare i problemi a una risorsa specifica. In questo modo, il sistema sa esattamente dove si verifica il problema e quale risorsa è interessata.

Quando si segnala un problema, gli utenti possono inserire diverse informazioni, ad esempio:

• un titolo per il problema
• una categoria
• una descrizione dell'accaduto

In questo modo è possibile documentare rapidamente, ad esempio:

• „Monitor non funzionante“
• „Docking station difettosa“
• „Scrivania sporca“
• „Codice QR sull'asset illeggibile“

Grazie all'assegnazione diretta a edificio, piano o risorsa, gli amministratori mantengono sempre il controllo. Ciò riduce le richieste di chiarimento e facilita notevolmente la gestione.

Chi riceve la segnalazione e cosa succede dopo?

Non appena un problema viene segnalato, viene inoltrato automaticamente al reparto competente.

In Flexopus ciò avviene in due modi:

1. Tramite notifica e-mail al responsabile competente
2. Nella panoramica dell'area amministrativa sotto "Reported Issues"

Gli amministratori o i manager responsabili ricevono quindi immediatamente un messaggio e possono monitorare il problema nel sistema.

Nell'area di amministrazione è possibile gestire centralmente i problemi segnalati. In questo modo, i team di facility o i reparti IT possono vedere rapidamente:

• quali problemi sono stati segnalati
• quali risorse sono interessate
• quali segnalazioni sono già state gestite

Inoltre, è possibile collegare un sistema di ticketing esterno al sistema di ticket Flexopus tramite e-mail, in modo da dover gestire un solo sistema.

I vantaggi in sintesi:

• I problemi vengono assegnati direttamente alla risorsa corretta
• Gli amministratori ricevono notifiche automatiche
• I problemi possono essere gestiti centralmente nell'area di amministrazione
• Le risorse e i beni interessati possono essere bloccati
• Gli utenti vengono informati sulla risoluzione

In questo modo, un piccolo difetto non si trasforma in un lungo problema di comunicazione, ma può essere risolto in modo rapido e semplice: direttamente in Flexopus.

Bloccare una risorsa finché il problema non è stato risolto

Se una postazione di lavoro o un bene è difettoso, idealmente non dovrebbe più essere prenotabile. È proprio qui che emerge il vantaggio di un sistema integrato.

Poiché le segnalazioni di problemi sono collegate direttamente a una risorsa, gli amministratori possono identificare rapidamente quali postazioni o risorse sono interessate. Ciò consente di reagire immediatamente e di bloccare la risorsa interessata nell'area di amministrazione di Flexopus, impedendone la prenotazione.

Il risultato: meno frustrazione per i dipendenti e una migliore panoramica dello stato dell'infrastruttura dell'ufficio.

Conclusione

In molte aziende, i problemi in ufficio vengono ancora segnalati attraverso vari canali: e-mail, chat o a voce. Questo porta rapidamente a perdite di informazioni o a responsabilità poco chiare e, in ultima analisi, a frustrazione e inefficienza.

Con la funzione di segnalazione problemi di Flexopus, questo processo diventa molto più semplice. Gli utenti segnalano un problema direttamente nel sistema, collegandolo alla risorsa corrispondente. Gli amministratori ricevono automaticamente una notifica, possono gestire la segnalazione centralmente, bloccare la risorsa e, una volta risolto il problema, renderla nuovamente prenotabile.