Monitor rotto? Segnala il problema direttamente in Flexopus!

Nella vita quotidiana in ufficio può sempre succedere qualcosa di inaspettato: un monitor non funziona più, un tavolo regolabile in altezza è bloccato o c'è una grande macchia di caffè sul tavolo. Spesso ciò si traduce in e-mail, foglietti o messaggi di squadra e nessuno sa esattamente chi sia il vero responsabile.

Con la funzione «segnala un problema» integrata e gratuita di Flexopus, tali situazioni sono molto più facili da risolvere. Gli utenti possono segnalare i problemi direttamente laddove si verificano: su postazione di lavoro, nel sala riunioni, presso parcheggio o anche con un Risorsa. Il problema segnalato viene automaticamente collegato alla risorsa o alla risorsa appropriata e inoltrato agli amministratori appropriati.

Questo trasforma un problema spontaneo in un'attività chiaramente strutturata, senza strumenti o canali di comunicazione aggiuntivi.

Segnala un problema con Flexopus: ecco come!

L'idea alla base della funzione è semplice: se si verifica un problema, viene segnalato direttamente nel sistema sulla risorsa o sull'asset con il pulsante «Segnala un problema».

Flexopus consente agli utenti di collegare i problemi a una risorsa specifica. Di conseguenza, il sistema sa esattamente dove si verifica il problema e quale risorsa è interessata.

Quando segnalano un problema, gli utenti possono fornire varie informazioni, ad esempio:

• un titolo per il problema
• una categoria
• una descrizione dell'incidente

Ad esempio, puoi documentare rapidamente:

• «Il monitor non funziona»
• «Docking station difettosa»
• «Tavolo sporco»
• «Il codice QR sull'asset non è leggibile»

Grazie all'allocazione diretta all'edificio, al piano o alla risorsa, gli amministratori hanno sempre una visione d'insieme. Ciò riduce le richieste e semplifica notevolmente l'elaborazione.

Chi riceve il problema e cosa succederà dopo?

Non appena viene segnalato un problema, questo viene automaticamente inoltrato all'autorità competente.

Nel Flexopus Ciò avviene in due modi:

1. Notifica via e-mail al responsabile
2. Nella panoramica nell'area di amministrazione alla voce «Problemi segnalati»

Gli amministratori o i dirigenti responsabili ricevono quindi immediatamente un messaggio e possono comprendere il problema nel sistema.

Nel area amministrativa i problemi segnalati possono essere gestiti centralmente. Ciò consente ai team della struttura o ai reparti IT di vedere rapidamente:

• Quali problemi sono stati segnalati
• Quali risorse sono interessate
• Quali messaggi sono già stati elaborati

Inoltre, un sistema di biglietteria esterno può anche essere collegato al sistema di ticket Flexopus via e-mail, in modo che sia necessario mantenere un solo sistema.

Muoiono vantaggi a colpo d'occhio:

• I problemi vengono assegnati direttamente alla risorsa giusta
• Gli amministratori ricevono notifiche automatiche
• I problemi possono essere gestiti centralmente nell'area di amministrazione
• Le risorse e gli asset interessati possono essere bloccati
• Gli utenti sono informati sulla soluzione

In questo modo, un piccolo difetto non diventa un lungo problema di comunicazione, ma può essere risolto rapidamente e facilmente: direttamente in Flexopus.

Blocca una risorsa finché il problema non viene risolto

Se un posto di lavoro o un bene è difettoso, idealmente non dovrebbe più essere prenotato. È proprio qui che entra in gioco il vantaggio di un sistema integrato.

Poiché i report dei problemi sono collegati direttamente a una risorsa, gli amministratori possono identificare rapidamente quali lavori o risorse sono interessati. Ciò consente di reagire immediatamente e bloccare la risorsa interessata nell'area di amministrazione di Flexopus in modo che non possa più essere prenotata.

Il risultato: meno frustrazione tra i dipendenti e una migliore panoramica dello stato dell'infrastruttura dell'ufficio.

Conclusione

In molte aziende, i problemi in ufficio vengono ancora segnalati tramite vari canali: e-mail, chat o chiamata in ufficio. Ciò porta rapidamente alla perdita di informazioni o a responsabilità poco chiare e, infine, a frustrazione e inefficienza.

Con la funzione di segnalazione dei problemi di Flexopus, questo processo è notevolmente più semplice. Gli utenti segnalano un problema direttamente nel sistema, collegato alla risorsa corrispondente. Gli amministratori ricevono automaticamente una notifica, possono gestire centralmente il messaggio, bloccare la risorsa e renderla nuovamente prenotabile dopo la risoluzione del problema.