Écran cassé ? Signalez le problème directement dans Flexopus !

Le quotidien au bureau réserve parfois des surprises : un écran qui ne s'allume plus, un bureau réglable bloqué ou une tache de café sur le plan de travail. Cela finit souvent en e-mails, post-its ou messages Teams, sans que personne ne sache vraiment qui est responsable.

La fonction « Signaler un problème » intégrée gratuitement à Flexopus permet de résoudre ces situations bien plus facilement. Les utilisateurs peuvent signaler les incidents là où ils surviennent : au poste de travail, dans une salle de réunion, sur une place de parking ou même sur un équipement. Le problème est automatiquement associé à la ressource concernée et transmis aux administrateurs responsables.

Un incident spontané devient ainsi une tâche clairement structurée, sans outils ni canaux de communication supplémentaires.

Signaler un problème avec Flexopus : voici comment faire !

Le principe est simple : lorsqu'un problème survient, il suffit de cliquer sur le bouton « Signaler un problème » directement dans le système, au niveau de la ressource ou de l'équipement concerné.

Flexopus permet aux utilisateurs d'associer des problèmes à une ressource précise. Le système sait ainsi exactement où se situe le problème et quel équipement est concerné.

Lors du signalement, les utilisateurs peuvent ajouter diverses informations, par exemple :

• un titre pour le problème
• une catégorie
• une description de l'incident

Cela permet par exemple de documenter rapidement :

• « Moniteur ne fonctionne pas »
• « Station d'accueil défectueuse »
• « Bureau sale »
• « QR code illisible sur l'équipement »

Grâce à l'affectation directe au bâtiment, à l'étage ou à la ressource, les administrateurs gardent une vue d'ensemble à tout moment. Cela réduit les demandes de précisions et facilite grandement le traitement.

Qui reçoit le signalement et quelle est la suite ?

Dès qu'un problème est signalé, il est automatiquement transmis au service compétent.

Dans Flexopus, cela se fait de deux manières :

1. Par notification e-mail au responsable concerné
2. Dans la vue d'ensemble de l'espace administrateur sous « Reported Issues »

Les administrateurs ou les responsables reçoivent ainsi immédiatement une notification et peuvent suivre le problème directement dans le système.

L'espace administrateur permet de gérer les problèmes signalés de manière centralisée. Les équipes de facility management ou les services informatiques peuvent ainsi voir rapidement :

• quels problèmes ont été signalés
• quelles ressources sont concernées
• quels signalements ont déjà été traités

De plus, un système de ticketing externe peut être relié par e-mail au système de tickets Flexopus, afin de ne devoir gérer qu'un seul système.

Les avantages en un coup d'œil :

• Les problèmes sont directement associés à la bonne ressource
• Les administrateurs reçoivent des notifications automatiques
• Les problèmes peuvent être gérés de manière centralisée dans l'espace administrateur
• Les ressources et équipements concernés peuvent être bloqués
• Les utilisateurs sont informés de la résolution

Ainsi, un petit défaut ne se transforme pas en un problème de communication fastidieux, mais peut être réglé rapidement et simplement : directement dans Flexopus.

Bloquer une ressource tant que le problème n'est pas résolu

Lorsqu'un poste de travail ou un équipement est défectueux, l'idéal est qu'il ne puisse plus être réservé. C'est là que réside tout l'avantage d'un système intégré.

Comme les signalements de problèmes sont directement liés à une ressource, les administrateurs peuvent rapidement identifier les postes de travail ou les ressources concernés. Cela permet de réagir immédiatement et de bloquer la ressource en question dans l'espace administrateur Flexopus, afin qu'elle ne puisse plus être réservée.

Résultat : moins de frustration pour les collaborateurs et une meilleure vue d'ensemble de l'état de l'infrastructure de bureau.

Fazit

Dans de nombreuses entreprises, les problèmes de bureau sont encore signalés via différents canaux : e-mail, chat ou de vive voix. Cela entraîne rapidement une perte d'informations, un manque de clarté sur les responsabilités et, in fine, de la frustration et de l'inefficacité.

Avec la fonction de signalement de problèmes de Flexopus, ce processus devient nettement plus simple. Les utilisateurs signalent un problème directement dans le système, en le liant à la ressource correspondante. Les administrateurs reçoivent automatiquement une notification, peuvent gérer le signalement de manière centralisée, bloquer la ressource et la rendre à nouveau disponible une fois le problème résolu.