Moniteur cassé ? Signalez le problème directement dans Flexopus !

Dans la vie quotidienne au bureau, quelque chose d'inattendu peut toujours se produire : un écran ne fonctionne plus, une table réglable en hauteur est bloquée ou une grande tache de café se trouve sur la table. Cela se termine souvent par des e-mails, des feuilles de papier ou des messages d'équipe, et personne ne sait exactement qui est réellement responsable.

Grâce à la fonction intégrée gratuite « signaler un problème » de Flexopus, ces situations sont beaucoup plus faciles à résoudre. Les utilisateurs peuvent signaler les problèmes directement là où ils se produisent : sur poste, dans salle de réunion, à se garer ou même avec un Atout. Le problème signalé est automatiquement lié à la ressource ou à la ressource appropriée et transmis aux administrateurs concernés.

Cela permet de transformer un problème spontané en une tâche clairement structurée, sans outils ni canaux de communication supplémentaires.

Signaler un problème avec Flexopus : voici comment procéder !

L'idée de cette fonction est simple : si un problème survient, il est signalé directement dans le système sur la ressource ou sur l'actif à l'aide du bouton « Signaler un problème ».

Flexopus permet aux utilisateurs de relier les problèmes à une ressource spécifique. Par conséquent, le système sait exactement où se situe le problème et quelle ressource est affectée.

Lorsqu'ils signalent un problème, les utilisateurs peuvent fournir diverses informations, par exemple :

• un titre pour le problème
• une catégorie
• une description de l'incident

Par exemple, vous pouvez rapidement documenter :

• « Le moniteur ne fonctionne pas »
• « Station d'accueil défectueuse »
• « Table sale »
• « Le code QR de l'actif n'est pas lisible »

Grâce à l'allocation directe au bâtiment, à l'étage ou à la ressource, les administrateurs ont toujours une vue d'ensemble. Cela réduit le nombre de requêtes et facilite grandement le traitement.

Qui est concerné par le problème et quelle est la prochaine étape ?

Dès qu'un problème est signalé, il est automatiquement transmis à l'autorité compétente.

Dans Flexopus Cela se fait de deux manières :

1. Notification par e-mail au responsable responsable
2. Dans l'aperçu de la zone d'administration, sous « Problèmes signalés »

Les administrateurs ou les responsables responsables reçoivent donc immédiatement un message et peuvent comprendre le problème du système.

Dans zone d'administration les problèmes signalés peuvent être gérés de manière centralisée. Cela permet aux équipes des installations ou aux services informatiques de voir rapidement :

• Quels problèmes ont été signalés
• Quelles sont les ressources concernées
• Quels messages ont déjà été traités

En outre, un système de billetterie externe peut également être lié au système de billetterie Flexopus par e-mail, de sorte qu'un seul système doit être maintenu.

Mourez avantages en un coup d'œil :

• Les problèmes sont directement attribués à la bonne ressource
• Les administrateurs reçoivent des notifications automatiques
• Les problèmes peuvent être gérés de manière centralisée dans la zone d'administration
• Les ressources et actifs concernés peuvent être bloqués
• Les utilisateurs sont informés de la solution

Ainsi, un défaut mineur ne devient pas un long problème de communication, mais peut être résolu rapidement et facilement : directement dans Flexopus.

Verrouiller une ressource tant que le problème n'est pas résolu

Si un lieu de travail ou un actif est défectueux, il ne devrait idéalement plus être réservé. C'est exactement là que l'avantage d'un système intégré entre en jeu.

Les rapports de problèmes étant directement liés à une ressource, les administrateurs peuvent identifier rapidement les tâches ou les ressources concernées. Cela vous permet de réagir immédiatement et de verrouiller la ressource concernée dans la zone d'administration de Flexopus afin qu'elle ne puisse plus être réservée.

Résultat : moins de frustration chez les employés et une meilleure vue d'ensemble de l'état de l'infrastructure des bureaux.

Conclusion

Dans de nombreuses entreprises, les problèmes au bureau sont toujours signalés via différents canaux : e-mail, chat ou appel au bureau. Cela entraîne rapidement une perte d'informations ou des responsabilités floues et, en fin de compte, une source de frustration et d'inefficacité.

Grâce à la fonction de signalement des problèmes de Flexopus, ce processus est nettement plus facile. Les utilisateurs signalent un problème directement dans le système, en lien avec la ressource correspondante. Les administrateurs reçoivent automatiquement une notification, peuvent gérer le message de manière centralisée, bloquer la ressource et la rendre à nouveau réservable une fois le problème résolu.