Monitor kaputt? Melde das Problem direkt in Flexopus!

Im Büroalltag kann immer etwas Unerwartes passieren: Ein Monitor funktioniert nicht mehr, ein höhenverstellbarer Tisch hängt fest oder es ist ein großer Kaffeefleck auf dem Tisch. Oft endet das dann in E-Mails, Zetteln oder Teams-Nachrichten – und niemand weiß genau, wer eigentlich zuständig ist.

Mit der kostenlos integrierten „Problem melden“-Funktion von Flexopus lassen sich solche Situationen deutlich einfacher lösen. Nutzer können Probleme direkt dort melden, wo sie auftreten: am Arbeitsplatz, im Meetingraum, beim Parkplatz oder sogar bei einem Asset. Das gemeldete Problem wird automatisch mit der entsprechenden Ressource oder Asset verknüpft und an die zuständigen Administratoren weitergeleitet.

So wird aus einem spontanen Problem eine klar strukturierte Aufgabe, ganz ohne zusätzliche Tools oder Kommunikationswege.

Problem melden mit Flexopus: So geht's!

Die Idee hinter der Funktion ist einfach: Wenn ein Problem auftritt, wird es direkt im System an der Ressource oder am Asset mit dem Button “Problem melden” gemeldet.

Flexopus ermöglicht es Nutzenden, Probleme mit einer konkreten Ressource zu verknüpfen. Dadurch weiß das System genau, wo das Problem auftritt und welche Ressource betroffen ist. 

Beim Melden eines Problems können User verschiedene Informationen hinterlegen, zum Beispiel:

• einen Titel für das Problem
• eine Kategorie
• eine Beschreibung des Vorfalls

So lässt sich beispielsweise schnell dokumentieren:

• „Monitor funktioniert nicht“
• „Dockingstation defekt“
• “Tisch beschmutzt“
• „QR-Code am Asset nicht lesbar“

Durch die direkte Zuordnung zu Gebäude, Etage oder Ressource behalten Administratoren jederzeit den Überblick. Das reduziert Rückfragen und erleichtert die Bearbeitung erheblich.

Wer empfängt das Problem und wie geht es weiter?

Sobald ein Problem gemeldet wird, wird es automatisch an die zuständige Stelle weitergeleitet.

In Flexopus geschieht dies auf zwei Wegen:

1. Per E-Mail-Benachrichtigung an den zuständigen Manager
2. In der Übersicht im Admin-Bereich unter „Reported Issues“

Administratoren oder verantwortliche Manager erhalten also sofort eine Nachricht und können das Problem im System nachvollziehen.

Im Admin-Bereich lassen sich gemeldete Probleme zentral verwalten. Dadurch können Facility-Teams oder IT-Abteilungen schnell sehen:

• welche Probleme gemeldet wurden
• welche Ressourcen betroffen sind
• welche Meldungen bereits bearbeitet wurden

Zudem kann auch ein externes Ticketing-System per Mail mit dem Flexopus Ticket-System verknüpft werden, sodass nur ein System gepflegt werden muss.

Die Vorteile auf einen Blick:

• Probleme werden direkt der richtigen Ressource zugeordnet
• Administratoren erhalten automatische Benachrichtigungen
• Probleme lassen sich zentral im Admin-Bereich verwalten
• Betroffene Ressourcen und Assets können gesperrt werden
• Nutzer werden über die Lösung informiert

So wird aus einem kleinen Defekt kein langwieriges Kommunikationsproblem, sondern es kann schnell und einfach erledigt werden: Direkt in Flexopus.

Eine Ressource sperren, solange das Problem noch nicht behoben ist

Wenn ein Arbeitsplatz oder ein Asset defekt ist, sollte er im Idealfall nicht weiter gebucht werden. Genau hier zeigt sich der Vorteil eines integrierten Systems.

Da Problemberichte direkt mit einer Ressource verknüpft sind, können Administratoren schnell erkennen, welche Arbeitsplätze oder Ressourcen betroffen sind. Dadurch lässt sich unmittelbar reagieren und die betroffene Ressource im Flexopus Adminbereich sperren, sodass diese nicht mehr gebucht werden kann.

Das Ergebnis: weniger Frust bei Mitarbeitenden und eine bessere Übersicht über den Zustand der Büroinfrastruktur.

Fazit

In vielen Unternehmen werden Probleme im Büro noch immer über verschiedene Kanäle gemeldet: E-Mail, Chat oder Zuruf im Büro. Das führt schnell zu Informationsverlust oder unklaren Zuständigkeiten und zuletzt zu Frust und Ineffizienz.

Mit der Problem-Melden-Funktion von Flexopus wird dieser Prozess deutlich einfacher. Nutzer melden ein Problem direkt im System, verknüpft mit der entsprechenden Ressource. Administratoren erhalten automatisch eine Benachrichtigung, können die Meldung zentral verwalten, die Ressource sperren und nach Behebung des Problems, wieder buchbar machen.