¿Monitor roto? ¡Informe el problema directamente en Flexopus!

Siempre puede ocurrir algo inesperado en la vida cotidiana de la oficina: un monitor ya no funciona, una mesa regulable en altura está atascada o hay una gran mancha de café en la mesa. Esto a menudo termina en correos electrónicos, hojas de papel o mensajes de equipo, y nadie sabe exactamente quién es el verdadero responsable.

Con la función gratuita integrada de «informar de un problema» de Flexopus, estas situaciones son mucho más fáciles de resolver. Los usuarios pueden denunciar los problemas directamente allí donde se producen: en puesto de trabajo, en sala de reuniones, en aparcamiento o incluso con un Activo. El problema denunciado se vincula automáticamente al recurso o activo correspondiente y se reenvía a los administradores correspondientes.

Esto convierte un problema espontáneo en una tarea claramente estructurada, sin herramientas ni canales de comunicación adicionales.

Informar de un problema con Flexopus: ¡Así es cómo!

La idea detrás de la función es simple: si se produce un problema, se informa directamente en el sistema sobre el recurso o el activo con el botón «Informar de un problema».

Flexopus permite a los usuarios vincular los problemas a un recurso específico. Como resultado, el sistema sabe exactamente dónde se produce el problema y qué recurso está afectado.

Al informar de un problema, los usuarios pueden proporcionar información diversa, por ejemplo:

• un título para el problema
• una categoría
• una descripción del incidente

Por ejemplo, puede documentar rápidamente:

• «El monitor no funciona»
• «Estación de acoplamiento defectuosa»
• «Mesa sucia»
• «El código QR del activo no se puede leer»

Mediante la asignación directa al edificio, planta o recurso, los administradores siempre tienen una visión general. Esto reduce las consultas y facilita mucho el procesamiento.

¿Quién recibe el problema y qué sigue?

Tan pronto como se informa de un problema, se remite automáticamente a la autoridad correspondiente.

En Flexopus Esto se hace de dos maneras:

1. Notificación por correo electrónico al gerente responsable
2. En la descripción general del área de administración, en «Problemas reportados»

Por lo tanto, los administradores o gerentes responsables reciben inmediatamente un mensaje y pueden entender el problema en el sistema.

En área de administración los problemas notificados se pueden gestionar de forma centralizada. Esto permite a los equipos de las instalaciones o a los departamentos de TI ver rápidamente:

• Qué problemas se notificaron
• Qué recursos se ven afectados
• Qué mensajes ya se han procesado

Además, también se puede vincular un sistema de venta de entradas externo al sistema de entradas de Flexopus por correo electrónico, de modo que solo es necesario mantener un sistema.

Morir beneficios de un vistazo:

• Los problemas se asignan directamente al recurso correcto
• Los administradores reciben notificaciones automáticas
• Los problemas se pueden gestionar de forma centralizada en el área de administración
• Los recursos y activos afectados se pueden bloquear
• Los usuarios están informados sobre la solución

De esta forma, un pequeño defecto no se convierte en un problema de comunicación prolongado, sino que se puede resolver rápida y fácilmente: directamente en Flexopus.

Bloquear un recurso mientras no se resuelva el problema

Si un lugar de trabajo o un activo están defectuosos, lo ideal sería que dejaran de estar registrados. Aquí es exactamente donde entra en juego la ventaja de un sistema integrado.

Como los informes de problemas están vinculados directamente a un recurso, los administradores pueden identificar rápidamente qué trabajos o recursos están afectados. Esto le permite reaccionar inmediatamente y bloquear el recurso afectado en el área de administración de Flexopus para que ya no pueda reservarse.

El resultado: menos frustración entre los empleados y una mejor visión general del estado de la infraestructura de la oficina.

conclusión

En muchas empresas, los problemas en la oficina todavía se denuncian a través de varios canales: correo electrónico, chat o llamada en la oficina. Esto conduce rápidamente a la pérdida de información o a responsabilidades poco claras y, en última instancia, a la frustración y la ineficiencia.

Con la función de notificación de problemas de Flexopus, este proceso es mucho más sencillo. Los usuarios informan de un problema directamente en el sistema, vinculado al recurso correspondiente. Los administradores reciben automáticamente una notificación, pueden gestionar el mensaje de forma centralizada, bloquear el recurso y volver a reservarlo una vez que se haya resuelto el problema.