¿Monitor roto? ¡Notifica el problema directamente en Flexopus!

En el día a día de la oficina siempre pueden surgir imprevistos: un monitor que no funciona, una mesa elevable atascada o una mancha de café en el escritorio. A menudo, esto termina en correos electrónicos, notas o mensajes de Teams, sin que nadie sepa realmente quién es el responsable.

Con la función integrada y gratuita "Reportar problema" de Flexopus, estas situaciones se resuelven de forma mucho más sencilla. Los usuarios pueden informar de los problemas directamente donde ocurren: en el puesto de trabajo, en la sala de reuniones, en el aparcamiento o incluso con un activo. El problema reportado se vincula automáticamente al recurso o activo correspondiente y se reenvía a los administradores responsables.

De este modo, un problema espontáneo se convierte en una tarea claramente estructurada, sin necesidad de herramientas adicionales ni canales de comunicación extra.

Reportar un problema con Flexopus: ¡así funciona!

La idea detrás de la función es sencilla: cuando surge un problema, se reporta directamente en el sistema en el recurso o activo mediante el botón "Reportar problema".

Flexopus permite a los usuarios vincular problemas a un recurso concreto. De este modo, el sistema sabe exactamente dónde ocurre el problema y qué recurso está afectado.

Al reportar un problema, los usuarios pueden añadir diversa información, por ejemplo:

• un título para el problema
• una categoría
• una descripción del incidente

Así se puede documentar rápidamente, por ejemplo:

• «El monitor no funciona»
• «Estación de acoplamiento defectuosa»
• «Mesa sucia»
• «Código QR del activo ilegible»

Gracias a la asignación directa al edificio, planta o recurso, los administradores mantienen el control en todo momento. Esto reduce las consultas y facilita considerablemente la gestión.

¿Quién recibe el reporte y qué sucede después?

Tan pronto como se reporta un problema, se reenvía automáticamente al departamento responsable.

En Flexopus esto ocurre de dos maneras:

1. Mediante notificación por correo electrónico al responsable
2. En la vista general del área de administración bajo «Reported Issues»

Los administradores o responsables reciben así un aviso inmediato y pueden realizar el seguimiento del problema dentro del sistema.

En el área de administración se pueden gestionar de forma centralizada los problemas notificados. Esto permite a los equipos de instalaciones o departamentos de TI ver rápidamente:

• qué problemas se han notificado
• qué recursos están afectados
• qué notificaciones ya se han procesado

Además, es posible vincular un sistema de tickets externo por correo electrónico con el sistema de tickets de Flexopus, de modo que solo sea necesario mantener un único sistema.

Las ventajas de un vistazo:

• Los problemas se asignan directamente al recurso correcto
• Los administradores reciben notificaciones automáticas
• Los problemas se pueden gestionar de forma centralizada en el área de administración
• Los recursos y activos afectados pueden bloquearse
• Se informa a los usuarios sobre la solución

De este modo, un pequeño defecto no se convierte en un largo problema de comunicación, sino que puede resolverse de forma rápida y sencilla: directamente en Flexopus.

Bloquear un recurso mientras el problema no se haya resuelto

Si un puesto de trabajo o un activo está defectuoso, lo ideal es que no se pueda seguir reservando. Aquí es donde se demuestra la ventaja de un sistema integrado.

Dado que los informes de problemas están vinculados directamente a un recurso, los administradores pueden identificar rápidamente qué puestos de trabajo o recursos están afectados. Esto permite reaccionar de inmediato y bloquear el recurso afectado en el área de administración de Flexopus para que no pueda ser reservado.

El resultado: menos frustración para los empleados y una mejor visión general del estado de la infraestructura de la oficina.

Fazit

En muchas empresas, los problemas en la oficina todavía se notifican a través de varios canales: correo electrónico, chat o de palabra. Esto conduce rápidamente a la pérdida de información o a responsabilidades poco claras y, en última instancia, a la frustración y la ineficiencia.

Con la función de notificación de problemas de Flexopus, este proceso es mucho más sencillo. Los usuarios notifican un problema directamente en el sistema, vinculado al recurso correspondiente. Los administradores reciben una notificación automática, pueden gestionar la notificación de forma centralizada, bloquear el recurso y volver a habilitarlo una vez resuelto el problema.