Software CAFM vs. Flexopus: diferencias clave

Un software CAFM gestiona los procesos de facility management, desde la administración de espacios y el mantenimiento hasta la gestión de contratos. Flexopus se centra en el uso diario de la oficina: los empleados reservan puestos de trabajo, salas y plazas de aparcamiento, mientras que el facility management obtiene datos fiables sobre la ocupación. Por este motivo, muchas empresas utilizan ambos sistemas de forma paralela.

Quien busca un software de facility management se encuentra rápidamente con el término CAFM. Al mismo tiempo, desde la generalización del trabajo híbrido, las empresas necesitan una solución con la que los empleados puedan reservar sus propios puestos de trabajo. Este artículo explica qué funciones ofrece un sistema CAFM, en qué se diferencia de Flexopus y cuándo resulta rentable combinar ambos.

¿Qué es un software CAFM?

CAFM significa Computer Aided Facility Management (gestión de instalaciones asistida por ordenador). Se refiere al software que ayuda al facility management y a la gestión de edificios en la administración y explotación de inmuebles, espacios e instalaciones técnicas. La Asociación Alemana de Facility Management (gefma) describe los términos y características de rendimiento en la directriz GEFMA 400, cuya versión actual data de marzo de 2021.

Los módulos típicos de un sistema de gestión de instalaciones asistida por ordenador son:

• Gestión de espacios para edificios, plantas y salas, a menudo basada en datos CAD o BIM
• Gestión de mantenimiento para revisiones, comprobaciones e inspecciones
• Gestión de activos e inventario
• Gestión de contratos y alquileres
• Gestión de limpieza, mudanzas y sistemas de cierre
• Control energético y liquidación de gastos operativos
• Helpdesk para notificaciones de averías

Los usuarios principales son los facility managers, el personal de mantenimiento y los proveedores de servicios externos. El sistema CAFM sirve, por tanto, como base de datos central de un inmueble y acompaña a los edificios a lo largo de todo su ciclo de vida.

¿Qué es Flexopus?

Flexopus es una plataforma para Gestión del lugar de trabajo con sede en Stuttgart, que ayuda a las empresas a organizar el uso de sus espacios de oficina. Los empleados reservan puestos de trabajo, salas de reuniones, plazas de aparcamiento y recursos en planos interactivos, a través de una aplicación, en el navegador o directamente en Microsoft Teams y gestionan a los invitados externos con el Software de gestión de visitantes. El proceso de reserva consta de tres pasos: seleccionar el periodo, elegir la ubicación y reservar el puesto de trabajo.

Además, a través del módulo de catering y servicios se puede solicitar catering y otros servicios de oficina e instalaciones directamente para salas de reuniones y eventos. De este modo, por ejemplo, se puede solicitar de forma centralizada comida, tecnología, mobiliario u otros servicios y enviarlos a los proveedores responsables.

La gestión de instalaciones puede ver a través de Smart Analytics cuál es el nivel real de ocupación de los edificios, las plantas y los puestos individuales. Flexopus funciona en la nube, se aloja en servidores dedicados en Alemania y cuenta con la certificación ISO 27001:2022 de TÜV Rheinland.

Las diferencias más importantes entre el software CAFM y Flexopus

Gestión del lugar de trabajo: donde los sistemas CAFM suelen encontrar límites

Muchos proveedores de CAFM han ampliado su oferta con la reserva de salas o la gestión del lugar de trabajo. La asociación GEFMA evalúa actualmente esta área con su propio catálogo de criterios durante la certificación según la norma GEFMA 444. Sin embargo, en el día a día de las oficinas híbridas, suelen aparecer tres puntos débiles.

1. La interfaz está diseñada para usuarios especializados

Un sistema CAFM está pensado para gestores de instalaciones que trabajan con él a diario. Quien busca rápidamente un escritorio por la mañana necesita una reserva que funcione sin formación previa y que esté disponible donde ya se trabaja, por ejemplo, en Outlook o Teams. Si esto falta, los equipos recurren a acuerdos verbales o a sus propias listas, y los datos del sistema se vuelven incompletos.

2. Los puestos reservados permanecen vacíos

Una reserva no garantiza que el espacio se vaya a utilizar realmente. Sin check-in mediante código QR o sensor, los escritorios reservados permanecen vacíos y el análisis muestra una tasa de ocupación superior a la real.

3. Falta de coordinación en equipos híbridos

En la oficina híbrida, los empleados quieren saber cuándo está su equipo en la oficina y dónde se sienta. La búsqueda de compañeros, los favoritos, las zonas asignadas para departamentos específicos o la integración de ausencias desde el sistema de RR. HH. rara vez forman parte del núcleo de un sistema CAFM.

En Flexopus, a menudo vemos en proyectos de implementación que la solicitud proviene de un departamento de Facility Management que ya trabaja con un sistema CAFM. Lo que buscan es una solución de reserva que los empleados puedan utilizar sin formación y que, al mismo tiempo, proporcione datos fiables para la planificación del espacio.

Por qué las empresas utilizan Flexopus además de un sistema CAFM

En la práctica, el sistema CAFM sigue siendo el referente para datos maestros, mantenimiento y contratos. Flexopus se encarga de la reserva y el análisis del uso diario, además de ayudar en la organización de servicios relacionados con reuniones y espacios de oficina. Para ello, la plataforma ofrece las siguientes funciones:

• planos interactivos, editables a través del Floorplanner integrado
• reserva mediante aplicación para iOS y Android, en el navegador, en la aplicación de Microsoft Teams o a través del complemento de Outlook
• sincronización de calendario con Microsoft Exchange y Google Workspace, de modo que la gestión de salas con Outlook pueda seguir funcionando en paralelo
• pedidos de catering y servicios directamente a través de Flexopus: los empleados pueden, por ejemplo, solicitar catering, equipos técnicos, mobiliario u otros servicios de instalaciones para reuniones y reservas de salas, y enviarlos a los proveedores de servicios correspondientes
• Check-in mediante código QR así como sensores y dispositivos IoT para registrar la ocupación real
• tasas de ocupación anonimizadas por edificio, planta y puesto de trabajo
• más de 35 integraciones con sistemas de RR. HH., que importan automáticamente las ausencias
• Inicio de sesión único y aprovisionamiento SCIM a través de Microsoft Entra ID
• una API REST para el intercambio de datos con otros sistemas
• Facturación por recurso en lugar de por usuario, lo que, con una tasa de desk sharing superior a 1, repercute directamente en los costes de un software de desk sharing afecta

Un ejemplo de nuestra cartera de clientes: una compañía de seguros con cerca de 800 empleados en dos sedes ya gestionaba sus espacios, contratos de mantenimiento y planes de limpieza en un sistema CAFM. Sin embargo, los escritorios se asignaban mediante listas por planta, con los problemas habituales del desk sharing con Excel. Desde la implementación de Flexopus, los empleados reservan sus puestos en equipos y realizan el check-in mediante código QR. Tras seis meses, el análisis mostró que una planta estaba ocupada, de media, menos del 40 por ciento. Como resultado, la empresa convirtió el espacio en salas de proyectos y reuniones, y actualizó los datos de superficie en el sistema CAFM en consecuencia.

¿Qué solución es la adecuada para las empresas?

La decisión depende de qué tarea sea la prioritaria. Un software CAFM es la elección correcta cuando

1. es necesario documentar instalaciones técnicas, intervalos de mantenimiento y obligaciones de inspección,
2. se necesite gestionar de forma centralizada contratos, alquileres y gastos operativos,
3. se administren varias propiedades con datos maestros extensos.

Flexopus es el complemento ideal cuando

1. los empleados deban reservar ellos mismos puestos de trabajo, salas o plazas de aparcamiento,
2. al desk sharing s implemente o amplíe,
3. falten cifras de ocupación fiables para tomar decisiones sobre el espacio.
4. los empleados deban solicitar servicios de catering, reuniones e instalaciones de forma sencilla y estos deban transmitirse a proveedores internos o externos.

Si se cumplen puntos de ambas listas, la combinación de ambos sistemas es la opción lógica.

Conclusión: el software CAFM y Flexopus cumplen funciones diferentes

Un software CAFM es el sistema especializado de gestión de instalaciones para edificios, equipos y contratos. Flexopus organiza el uso diario de la oficina por parte de los empleados y proporciona los datos de ocupación que a menudo faltan para tomar decisiones sobre el espacio. Por ello, las empresas que implementan el trabajo híbrido de forma permanente están bien posicionadas con ambos sistemas y unas responsabilidades claramente definidas.