Software CAFM vs. Flexopus: diferencias clave

Un software CAFM gestiona los procesos de Facility Management, desde la administración de espacios y el mantenimiento hasta la gestión de contratos. Flexopus se centra en el uso diario de la oficina: los empleados reservan puestos de trabajo, salas y plazas de aparcamiento, mientras que el Facility Management obtiene datos fiables sobre la ocupación. Por ello, muchas empresas utilizan ambos sistemas de forma paralela.

Quien busca un software de Facility Management se encuentra rápidamente con el término CAFM. Al mismo tiempo, desde la expansión del trabajo híbrido , las empresas necesitan una solución con la que los empleados puedan reservar sus propios puestos de trabajo. Este artículo explica qué hace un sistema CAFM, en qué se diferencia de Flexopus y cuándo merece la pena combinar ambos.

¿Qué es un software CAFM?

CAFM significa Computer Aided Facility Management (gestión de instalaciones asistida por ordenador). Se refiere al software que ayuda al Facility Management y a la gestión de edificios en la administración y explotación de inmuebles, superficies e instalaciones técnicas. La Asociación Alemana de Facility Management (gefma) describe los términos y características de rendimiento en la directriz GEFMA 400, cuya versión actual data de marzo de 2021.

Los módulos típicos de un sistema de gestión de instalaciones asistida por ordenador son:

• Gestión de superficies para edificios, plantas y salas, a menudo basada en datos CAD o BIM
• Gestión de mantenimiento para revisiones, comprobaciones e inspecciones
• Gestión de instalaciones e inventario
• Gestión de contratos y alquileres
• Gestión de limpieza, mudanzas y sistemas de cierre
• Control energético y liquidación de gastos operativos
• Helpdesk para notificaciones de averías

Los usuarios principales son los Facility Managers, el personal de mantenimiento y los proveedores de servicios externos. El sistema CAFM sirve así como base de datos central de un inmueble y acompaña a los edificios durante todo su ciclo de vida.

¿Qué es Flexopus?

Flexopus es una plataforma de gestión de espacios de trabajo con sede en Stuttgart, que ayuda a las empresas a organizar el uso de sus oficinas. Los empleados pueden reservar puestos de trabajo, salas de reuniones, plazas de aparcamiento y recursos mediante planos interactivos, a través de la aplicación, en el navegador o directamente en Microsoft Teams , además de gestionar a los visitantes externos con el software de gestión de visitas. El proceso de reserva consta de tres pasos: seleccionar el periodo, elegir la ubicación y reservar el puesto de trabajo.

Además, a través del módulo de catering y servicios se puede solicitar catering y otros servicios de oficina e instalaciones directamente para las salas de reuniones y eventos. De este modo, se pueden gestionar de forma centralizada servicios como la restauración, el equipamiento técnico, la disposición del mobiliario u otros servicios, enviando las solicitudes directamente a los proveedores responsables.

El equipo de gestión de instalaciones puede visualizar mediante análisis inteligentesel nivel real de ocupación de los edificios, plantas y puestos individuales. Flexopus funciona en la nube, se aloja en servidores dedicados en Alemania y cuenta con la certificación ISO 27001:2022 del TÜV Rheinland.

Las principales diferencias entre el software CAFM y Flexopus

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Gestión de puestos de trabajo: donde los sistemas CAFM suelen encontrar sus límites

Muchos proveedores de CAFM han ampliado su oferta con funciones de reserva de espacios o gestión de puestos de trabajo. La gefma evalúa actualmente esta área en su certificación según la norma GEFMA 444 mediante un catálogo de criterios específico. Sin embargo, en el día a día de las oficinas híbridas suelen aparecer tres puntos débiles.

1. La interfaz está diseñada para usuarios técnicos

Un sistema CAFM está pensado para gestores de instalaciones que trabajan con él a diario. Quien busca un escritorio rápidamente por la mañana necesita un proceso de reserva intuitivo, que no requiera formación y que esté disponible donde ya se trabaja, como en Outlook o Teams. Si esto falta, los equipos recurren a acuerdos informales o listas propias, lo que provoca que los datos del sistema sean incompletos.

2. Los puestos reservados permanecen vacíos

Una reserva no garantiza que el espacio se vaya a utilizar realmente. Sin un check-in mediante código QR o sensor, los escritorios reservados quedan desocupados y los informes muestran una tasa de ocupación superior a la real.

3. Falta coordinación en los equipos híbridos

En la oficina híbrida, los empleados quieren saber cuándo está su equipo en la oficina y dónde se sienta. La búsqueda de compañeros, los favoritos, las zonas de trabajo (homezones) para departamentos específicos o la integración de ausencias desde el sistema de RR. HH. rara vez forman parte del núcleo de un sistema CAFM.

En Flexopus, a menudo vemos en proyectos de implementación que la solicitud proviene de un departamento de Facility Management que ya utiliza un sistema CAFM. Lo que buscan es una solución de reserva que los empleados puedan usar sin formación y que, al mismo tiempo, proporcione datos fiables para la planificación de espacios.

Por qué las empresas utilizan Flexopus además de un sistema CAFM

En la práctica, el sistema CAFM sigue siendo el referente para datos maestros, mantenimiento y contratos. Flexopus se encarga de la reserva y el análisis del uso diario, además de ayudar en la organización de servicios relacionados con reuniones y espacios de oficina. Para ello, la plataforma ofrece las siguientes funciones:

• planos interactivos, editables a través del Floorplanner
• integrado, reserva mediante aplicación para iOS y Android, en el navegador, en la aplicación de Microsoft Teams o a través del complemento de Outlook
• sincronización de calendario con Microsoft Exchange y Google Workspace, de modo que la Gestión de salas con Outlook sigue ejecutándose en paralelo
• Pedidos de catering y servicios directamente a través de Flexopus: los empleados pueden solicitar, por ejemplo, catering, tecnología, mobiliario u otros servicios de instalaciones para reuniones y reservas de salas, y enviarlos a los proveedores de servicios correspondientes
• Check-in mediante código QR así como sensores y dispositivos IoT para registrar la ocupación real
• tasas de ocupación anonimizadas por edificio, planta y puesto de trabajo
• más de 35 integraciones con sistemas de RR. HH., que importan las ausencias automáticamente
• Inicio de sesión único y aprovisionamiento SCIM a través de Microsoft Entra ID
• una API REST para el intercambio de datos con otros sistemas
• Facturación por recurso en lugar de por usuario, lo que, con una tasa de desk sharing superior a 1, repercute directamente en los costes de un software de desk sharing

Un ejemplo de nuestra cartera de clientes: una compañía de seguros con cerca de 800 empleados repartidos en dos sedes ya gestionaba sus espacios, contratos de mantenimiento y planes de limpieza mediante un sistema CAFM. Sin embargo, los escritorios se asignaban mediante listas por planta, lo que generaba los conocidos problemas del desk sharing con Excel. Desde la implementación de Flexopus, los empleados reservan sus puestos por equipos y realizan el registro de entrada mediante código QR. Tras seis meses, el análisis reveló que una de las plantas tenía una ocupación media inferior al 40 por ciento. Como resultado, la empresa transformó dicho espacio en salas de proyectos y reuniones, actualizando los datos de superficie en su sistema CAFM en consecuencia.

¿Qué solución es la adecuada para las empresas?

La decisión depende de cuál sea la prioridad. Un software CAFM es la elección correcta cuando

1. se deban documentar instalaciones técnicas, intervalos de mantenimiento y obligaciones de inspección,
2. se deban gestionar de forma centralizada contratos, alquileres y gastos operativos,
3. se administren varios inmuebles con datos maestros extensos.

Flexopus es el complemento ideal cuando

1. los empleados deban reservar ellos mismos puestos de trabajo, salas o plazas de aparcamiento,
2. se implemente o amplíe el Desk Sharing,
3. falten datos fiables de ocupación para tomar decisiones sobre el espacio.
4. los empleados deban solicitar servicios de catering, reuniones o instalaciones de forma sencilla y estos deban transmitirse a proveedores internos o externos.

Si se cumplen puntos de ambas listas, la combinación de ambos sistemas es la opción más lógica.

Conclusión: el software CAFM y Flexopus cumplen funciones diferentes

Un software CAFM es el sistema especializado de gestión de instalaciones para edificios, equipos y contratos. Flexopus organiza el uso diario de la oficina por parte de los empleados y proporciona los datos de ocupación que a menudo faltan para tomar decisiones sobre el espacio. Por ello, las empresas que implementan el trabajo híbrido de forma permanente están bien posicionadas con ambos sistemas y unas responsabilidades claramente definidas.