Desk sharing con Excel: por qué las hojas de cálculo llegan a su límite en la oficina híbrida

Muchas empresas siguen organizando sus puestos de trabajo flexibles con Microsoft Excel. Aunque es una solución viable para empezar, en el uso diario provoca rápidamente reservas duplicadas, una carga de mantenimiento elevada y problemas de protección de datos. Este artículo muestra cómo se estructura una plantilla de Excel para desk sharing, cuáles son sus límites y qué hace mejor un software de desk sharing.

Por qué el desk sharing con Excel es tan común

La transición de puestos fijos a compartidos comienza en la mayoría de las empresas con una hoja de cálculo. Una pestaña por planta, los escritorios en las filas, los días en las columnas y un enlace en SharePoint. Hay buenas razones para ello:

• La licencia ya está disponible, por lo que no hay costes adicionales.
• No requiere aprobación de TI ni procesos de compra.
• Cualquier persona en la empresa sabe usar Excel.
• Las plantillas gratuitas se encuentran y adaptan en pocos minutos.
• Para un equipo pequeño de 15 puestos, el modelo funciona realmente.

Como solución provisional, la hoja de cálculo es perfectamente aceptable. El problema surge cuando el proyecto piloto se convierte en algo permanente y se añaden más departamentos, plantas o sedes.

Cómo se estructura normalmente una plantilla de Excel para desk sharing

Las plantillas habituales siguen casi siempre el mismo patrón. Una matriz relaciona los puestos de trabajo con los periodos de tiempo; los empleados escriben sus nombres en las celdas. Las versiones avanzadas añaden listas desplegables, formato condicional para puestos ocupados, una hoja separada por cada zona del edificio y una leyenda para características como estaciones de acoplamiento o mesas regulables en altura.

Esto permite visualizar qué puesto está ocupado y quién lo utiliza. Para todo lo demás, se requiere coordinación en el equipo, recordatorios por correo electrónico y alguien que mantenga el archivo actualizado.

Dónde alcanza sus límites la herramienta de reserva de escritorios en Excel

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Tres problemas son los más frecuentes:

1. Reservas duplicadas y puestos bloqueados

En Excel no existen las reservas vinculantes. Quien abre una versión antigua del archivo puede sobrescribir fácilmente las entradas de sus compañeros, y quien reserva pero luego se queda en teletrabajo mantiene el puesto ocupado todo el día por falta de un check-in. En la práctica, esto genera discusiones por la mañana y escritorios que aparecen como ocupados durante el día aunque nadie esté presente.

2. Falta de orientación en el edificio

La tabla muestra un número de puesto. No indica dónde está realmente el puesto 3.14, si está junto a la ventana o si el equipo propio está en la misma zona. Por eso, los nuevos empleados preguntan constantemente y los demás reservan siempre el mismo escritorio por costumbre. El propósito real del desk sharing, el uso flexible de todo el espacio, queda así desaprovechado.

3. La ocupación apenas se puede analizar

El desk sharing resulta rentable gracias a la tasa de desk sharing y a la ocupación real del espacio. Extraer estos indicadores de un archivo de Excel es laborioso y los resultados son tan fiables como los datos introducidos. Quien toma decisiones sobre alquileres o reformas basándose en esto, trabaja esencialmente con estimaciones, lo que impide posibles ahorros de costes.

Protección de datos: el riesgo subestimado

Sin embargo, la lista de Excel también alcanza sus límites en lo que respecta a la protección de datos. Los registros de asistencia suelen ser datos de carácter personal. Una tabla a la que todos los empleados de una sede tienen acceso y que registra durante meses quién estuvo en la oficina y cuándo, se acerca bastante a un perfil de movimiento. Excel no ofrece para esto ni un concepto de roles escalonado, ni plazos de eliminación automáticos, ni un registro de accesos, ni ajustes de privacidad para cada empleado.

A más tardar, esto se convierte en un tema de debate al coordinarse con el comité de empresa. Un software de desk sharing como Flexopus cubre estos requisitos mediante derechos y roles, visibilidades configurables y plazos de conservación definidos.

Qué hace que Flexopus sea diferente de una herramienta de reserva de escritorios en Excel

Flexopus es una plataforma de gestión de espacios de trabajo que permite reservar puestos, salas de reuniones y plazas de aparcamiento mediante planos interactivos de las instalaciones. El proceso de reserva consta de tres pasos: seleccionar el periodo, elegir la ubicación y reservar el espacio.

Las diferencias más importantes respecto a la solución de hojas de cálculo de Excel de un vistazo:

• planos interactivos en lugar de listas de plazas, gestionables a través del Floorplanner
• integrado. Plan en vivo y favoritos para que los empleados puedan reservar cerca de su equipo
• Zonas de trabajo y grupos de usuarios para áreas reservadas a departamentos específicos
• posibilidad de configurar puestos de trabajo flexibles, fijos y móviles simultáneamente
• Smart Analytics con tasas de ocupación por edificio, planta y puesto de trabajo
• inicio de sesión único (SSO) mediante Microsoft Entra ID y sincronización de calendario con Microsoft Exchange
• reserva directa en la aplicación de Microsoft Teams o desde el móvil mediante la aplicación para iOS y Android
• más de 35 integraciones con sistemas de RR. HH. que registran las ausencias automáticamente
• alojamiento en servidores dedicados en Alemania, certificados bajo la norma ISO 27001:2022 por TÜV Rheinland
• facturación por puesto de trabajo en lugar de por usuario, lo que repercute directamente en los costes del software de desk sharing si la tasa de ocupación es superior a 1

Cuándo merece la pena el cambio

Por lo general, el cambio tiene sentido cuando se cumple al menos uno de estos puntos:

• Más de unos 20 empleados comparten puestos de trabajo flexibles.
• Existen varias plantas, edificios o sedes.
• Se producen regularmente reservas dobles o plazas bloqueadas.
• El mantenimiento del archivo recae permanentemente en una sola persona.
• Se pretende reducir el espacio y faltan cifras de ocupación fiables para ello.
• La protección de datos o la participación de los trabajadores imponen requisitos de acceso y almacenamiento.

Mientras que Excel suele limitarse a mostrar la ocupación de escritorios individuales, Flexopus ofrece una plataforma centralizada para organizar toda la rutina de oficina. Además de la reserva de puestos de trabajo, dispone de otros módulos que pueden combinarse de forma flexible:

• Sistema de reserva de salas: las salas de reuniones pueden reservarse a través de planos interactivos del edificio, la aplicación de Microsoft Teams o el complemento de Outlook. Las pantallas digitales en las puertas muestran la ocupación actual y permiten realizar reservas espontáneas in situ.
• Sistema de reserva de aparcamiento: los empleados pueden reservar plazas de aparcamiento según sus días de oficina. Las normas de reserva individuales y los grupos de usuarios garantizan una distribución equitativa.
• Gestión de activos: el equipo informático, el mobiliario de oficina y las taquillas pueden inventariarse, gestionarse y reservarse de forma centralizada según sea necesario.
• Software de gestión de visitantes: los invitados externos pueden ser preinscritos, registrados y gestionados digitalmente. También es posible integrar avisos digitales de seguridad y protección de datos en el proceso de visita.
• Catering y servicios: se pueden solicitar servicios adicionales, como catering o equipamiento técnico, directamente al reservar una sala de reuniones.

Conclusión: el desk sharing requiere algo más que una tabla

Una plantilla de Excel para desk sharing no cuesta nada y está lista para usar en una hora. Por eso, no hay nada que objetar a una primera prueba. Sin embargo, en el uso continuado, esto suele derivar en reservas duplicadas, una gran carga de mantenimiento y dudas sobre la protección de datos.

Quien practique el desk sharing de forma permanente y quiera obtener ventajas en cuanto a espacio y costes, necesita un sistema que muestre la disponibilidad de forma fiable y permita medir el uso. Con Flexopus, no solo se pueden gestionar de forma centralizada los puestos de trabajo, sino también las salas de reuniones, las plazas de aparcamiento, las taquillas y otros recursos de oficina. Así, una sencilla solución en Excel se convierte en una gestión integral del lugar de trabajo que crece con las necesidades de la empresa.