Desk sharing met Excel: waarom de spreadsheet in het hybride kantoor tegen zijn grenzen aanloopt

Veel bedrijven organiseren hun flexibele werkplekken nog steeds met Microsoft Excel. Voor de start is dit een praktische oplossing, maar bij langdurig gebruik leidt het snel tot dubbele boekingen, veel onderhoud en privacyvraagstukken. Dit artikel laat zien hoe een Excel-sjabloon voor desk sharing is opgebouwd, waar de grenzen liggen en wat desk sharing-software beter doet.

Waarom desk sharing met Excel zo populair is

De overstap van vaste naar gedeelde werkplekken begint in de meeste bedrijven met een spreadsheet. Eén tabblad per verdieping, de bureaus in de rijen, de kalenderdagen in de kolommen en een link op SharePoint. Daar zijn goede redenen voor:

• De licentie is al aanwezig, dus er zijn geen extra kosten.
• Er is geen IT-goedkeuring of inkoopproces nodig.
• Iedereen in het bedrijf kan met Excel werken.
• Gratis sjablonen zijn binnen enkele minuten gevonden en aangepast.
• Voor een enkel team met 15 plekken werkt dit model prima.

Als tussenoplossing is een spreadsheet dus prima. Het wordt pas lastig wanneer het pilotproject een permanente status krijgt en er meer afdelingen, verdiepingen of locaties bijkomen.

Hoe een Excel-sjabloon voor desk sharing meestal is opgebouwd

De gangbare sjablonen volgen bijna altijd hetzelfde patroon. Een matrix zet werkplekken af tegen tijdsperioden; medewerkers vullen hun naam in de cellen in. Geavanceerde varianten voegen hier vervolgkeuzelijsten, voorwaardelijke opmaak voor bezette plekken, een apart blad per gebouwdeel en een legenda voor faciliteiten zoals dockingstations of zit-sta-bureaus aan toe.

Hiermee kun je in kaart brengen welke plek bezet is en wie er gebruik van maakt. Voor al het overige zijn afspraken binnen het team, herinneringen per e-mail en iemand die het bestand bijhoudt nodig.

Waar de Excel-tool voor desk booking tekortschiet

‍

Drie problemen komen daarbij het vaakst voor:

1. Dubbele boekingen en geblokkeerde plekken

In Excel is er geen sluitende reservering. Wie een oudere versie van het bestand heeft geopend, overschrijft bij het opslaan snel de gegevens van collega's. En wie een plek reserveert maar toch vanuit huis werkt, houdt de plek de hele dag bezet omdat een check-in ontbreekt. In de praktijk leidt dit 's ochtends tot discussies en overdag tot bureaus die als bezet staan genoteerd, terwijl er niemand aanwezig is.

2. Gebrek aan oriëntatie in het gebouw

In de tabel staat een pleknummer. Waar plek 3.14 zich daadwerkelijk bevindt, of deze aan het raam ligt en of het eigen team in dezelfde zone zit, is niet duidelijk. Nieuwe medewerkers moeten dit dus steeds vragen, terwijl anderen uit gewoonte altijd hetzelfde bureau boeken. Het eigenlijke doel van desk sharing, het flexibel benutten van de gehele ruimte, blijft zo onbenut.

3. Bezetting is nauwelijks te analyseren

Desk sharing wordt rendabel door de desk sharing-ratio en de werkelijke bezettingsgraad van de ruimte. Deze cijfers uit een Excel-bestand halen is bewerkelijk en de resultaten zijn slechts zo betrouwbaar als de invoer. Wie op basis hiervan beslist over huuroppervlaktes of verbouwingen, werkt in feite met schattingen en loopt zo potentiële kostenbesparingen mis.

Gegevensbescherming: het onderschatte risico

Maar ook op het gebied van gegevensbescherming loopt een Excel-lijst tegen zijn grenzen aan. Aanwezigheidsgegevens zijn vaak persoonsgegevens. Een tabel waarin alle medewerkers van een locatie kunnen kijken en die maandenlang bijhoudt wie wanneer op kantoor was, komt aardig in de buurt van een bewegingsprofiel. Excel biedt hiervoor geen gelaagd rollenconcept, geen automatische verwijdertermijnen, geen logboekregistratie van toegangen en geen privacyinstellingen voor individuele medewerkers.

Uiterlijk bij de afstemming met de ondernemingsraad wordt dit een punt van discussie. Desksharing-software zoals Flexopus dekt deze vereisten af via rechten en rollen, configureerbare zichtbaarheid en gedefinieerde bewaartermijnen.

Wat Flexopus anders doet dan een Excel-tool voor bureaureserveringen

Flexopus is een platform voor werkplekbeheer waarmee werkplekken, vergaderruimtes en parkeerplaatsen op interactieve plattegronden kunnen worden geboekt. Het boekingsproces bestaat uit drie stappen: periode kiezen, locatie selecteren, werkplek boeken.

De belangrijkste verschillen met een Excel-oplossing op een rij:

• interactieve plattegronden in plaats van lijstjes, te beheren via de geïntegreerde Floorplanner
• live-plattegrond en favorieten, zodat medewerkers in de buurt van hun team kunnen boeken
• homezones en gebruikersgroepen voor ruimtes die voorbehouden zijn aan specifieke afdelingen
• flexibele, vaste en mobiele werkplekken tegelijkertijd in kaart te brengen
• Smart Analytics met bezettingsgraden per gebouw, verdieping en werkplek
• Single Sign-on via Microsoft Entra ID en kalendersynchronisatie met Microsoft Exchange
• boeken direct in de Microsoft Teams-app of mobiel via de iOS- en Android-app
• meer dan 35 HRIS-integraties die afwezigheden automatisch overnemen
• hosting op dedicated servers in Duitsland, gecertificeerd volgens ISO 27001:2022 door TÜV Rheinland
• afrekening per werkplek in plaats van per gebruiker, wat bij een desksharing-ratio van meer dan 1 direct invloed heeft op de kosten van desksharing-software

Wanneer is de overstap de moeite waard

Een overstap is doorgaans zinvol als ten minste één van de volgende punten van toepassing is:

• Meer dan ongeveer 20 medewerkers delen flexibele werkplekken.
• Er zijn meerdere verdiepingen, gebouwen of locaties.
• Dubbele boekingen of geblokkeerde plekken komen regelmatig voor.
• Het beheer van het bestand ligt continu bij één persoon.
• Er moet ruimte worden bespaard, maar betrouwbare bezettingscijfers ontbreken.
• Gegevensbescherming of medezeggenschap stellen eisen aan toegang en opslag.

Conclusie: desksharing vereist meer dan een tabel

Een Excel-sjabloon voor desksharing kost niets en is binnen een uur klaar voor gebruik. Voor een eerste test is er dus niets op tegen. Bij continu gebruik leidt dit echter tot dubbele boekingen, een hoge administratieve last en onbeantwoorde vragen over gegevensbescherming.

Wie desksharing structureel inzet en daar voordelen uit wil halen op het gebied van ruimte en kosten, heeft een systeem nodig dat beschikbaarheid betrouwbaar weergeeft en het gebruik meetbaar maakt.