Desk Sharing met Excel: waarom de spreadsheet in het hybride kantoor tekortschiet

Veel bedrijven organiseren hun flexibele werkplekken nog steeds met Microsoft Excel. Voor de start is dit een praktische oplossing, maar bij langdurig gebruik leidt het al snel tot dubbele boekingen, veel onderhoud en onbeantwoorde vragen over gegevensbescherming. Dit artikel laat zien hoe een Excel-sjabloon voor desk sharing is opgebouwd, waar de grenzen liggen en wat een desk sharing-software beter maakt.

Waarom desk sharing met Excel zo wijdverspreid is

De overstap van vaste naar gedeelde werkplekken begint in de meeste bedrijven met een spreadsheet. Eén tabblad per verdieping, de bureaus in de rijen, de kalenderdagen in de kolommen, en een link op SharePoint. Daar zijn goede redenen voor:

• De licentie is al aanwezig, dus er zijn geen extra kosten.
• Er is geen IT-goedkeuring of inkoopproces nodig.
• Iedereen in het bedrijf kan met Excel werken.
• Gratis sjablonen zijn binnen enkele minuten gevonden en aangepast.
• Voor een enkel team met 15 plekken werkt dit model inderdaad.

Als tussenoplossing is het spreadsheet daarom prima. Het wordt pas lastig wanneer het pilotproject een permanente situatie wordt en er meer afdelingen, verdiepingen of locaties bijkomen.

Hoe een Excel-sjabloon voor desk sharing doorgaans is opgebouwd

De gangbare sjablonen volgen bijna altijd hetzelfde patroon. Een matrix zet werkplekken af tegen tijdsperioden; medewerkers vullen hun naam in de cellen in. Geavanceerde varianten vullen dit aan met vervolgkeuzelijsten, voorwaardelijke opmaak voor bezette plekken, een apart tabblad per gebouwdeel en een legenda voor faciliteiten zoals een dockingstation of een in hoogte verstelbaar bureau.

Hiermee kun je in kaart brengen welke plek bezet is en wie er gebruik van maakt. Voor al het overige zijn afspraken binnen het team, herinneringen per e-mail en iemand die het bestand up-to-date houdt nodig.

Waar het Excel-tool voor deskbooking tegen zijn grenzen aanloopt

‍

Drie problemen komen daarbij het vaakst voor:

1. Dubbele boekingen en geblokkeerde plekken

In Excel is er geen sluitende reservering. Wie een oudere versie van het bestand heeft geopend, overschrijft bij het opslaan al snel de invoer van collega's, en wie zich inschrijft maar uiteindelijk toch vanuit huis werkt blijft, houdt de plek de hele dag bezet omdat een check-in ontbreekt. In de praktijk leidt dit 's ochtends tot discussies en overdag tot bureaus die als bezet staan geregistreerd, terwijl er niemand aanwezig is.

2. Gebrek aan oriëntatie in het gebouw

In de tabel staat een pleknummer. Waar plek 3.14 zich daadwerkelijk bevindt, of deze aan het raam ligt en of het eigen team in dezelfde zone zit, blijkt hieruit niet. Nieuwe medewerkers moeten daarom eerst navraag doen, terwijl anderen uit gewoonte altijd hetzelfde bureau boeken. Het eigenlijke doel van desksharing, het flexibel benutten van de gehele ruimte, blijft daarmee onbenut.

3. Bezetting is nauwelijks te analyseren

Desksharing loont op basis van de desksharing-ratio en de werkelijke bezettingsgraad van de ruimte. Deze kerncijfers uit een Excel-bestand halen is tijdrovend en de resultaten zijn slechts zo betrouwbaar als de invoer. Wie op basis hiervan beslissingen neemt over huuroppervlaktes of verbouwingen, werkt in feite met schattingen en loopt zo potentiële kostenbesparingenmis.

Gegevensbescherming: het onderschatte risico

Maar ook op het gebied van gegevensbescherming loopt de Excel-lijst tegen zijn grenzen aan. Aanwezigheidsgegevens zijn vaak persoonsgegevens. Een tabel die voor alle medewerkers op een locatie inzichtelijk is en waarin maandenlang wordt bijgehouden wie wanneer op kantoor was, komt aardig in de buurt van een bewegingsprofiel. Excel biedt hiervoor geen gelaagd rollenconcept, geen automatische verwijdertermijnen, geen logboekregistratie van toegang en geen privacyinstellingen voor individuele medewerkers.

Uiterlijk bij de afstemming met de ondernemingsraad wordt dit een punt van discussie. Desksharing-software zoals Flexopus dekt deze vereisten af via rechten en rollen, configureerbare zichtbaarheid en gedefinieerde bewaartermijnen.

Wat Flexopus anders maakt dan een Excel-tool voor bureaureserveringen

Flexopus is een platform voor werkplekbeheer waarmee werkplekken, vergaderruimtes en parkeerplaatsen op interactieve plattegronden kunnen worden geboekt. Het boekingsproces bestaat uit drie stappen: periode kiezen, locatie selecteren, werkplek boeken. 

De belangrijkste verschillen met de Excel-oplossing op een rij:

• interactieve plattegronden in plaats van lijsten met plekken, te beheren via de geïntegreerde Floorplanner
• Live-plattegrond en favorieten, zodat medewerkers in de buurt van hun team kunnen boeken
• Homezones en gebruikersgroepen voor ruimtes die gereserveerd zijn voor specifieke afdelingen
• flexibele, vaste en mobiele werkplekken tegelijkertijd in kaart te brengen
• Smart Analytics met bezettingsgraden per gebouw, verdieping en werkplek
• Single Sign-on via Microsoft Entra ID en kalendersynchronisatie met Microsoft Exchange
• Boeken direct in de Microsoft Teams-app of mobiel via de iOS- en Android-app
• meer dan 35 HRIS-integraties, die afwezigheden automatisch overnemen
• Hosting op dedicated servers in Duitsland, ISO 27001:2022-gecertificeerd door TÜV Rheinland
• Facturatie op basis van werkplekken in plaats van gebruikers, wat bij een desksharing-ratio van meer dan 1 direct invloed heeft op de kosten van desksharing-software

Wanneer overstappen loont

Een overstap is doorgaans zinvol als ten minste één van de volgende punten van toepassing is:

• Meer dan ongeveer 20 medewerkers delen flexibele werkplekken.
• Er zijn meerdere verdiepingen, gebouwen of locaties.
• Dubbele boekingen of geblokkeerde plekken komen regelmatig voor.
• Het beheer van het bestand ligt continu bij één persoon.
• Er moet kantoorruimte worden gereduceerd, maar betrouwbare bezettingscijfers ontbreken.
• Privacywetgeving of medezeggenschap stellen eisen aan toegang en opslag.

Conclusie: Desk sharing vereist meer dan alleen een spreadsheet

Een Excel-sjabloon voor desk sharing kost niets en is binnen een uur klaar voor gebruik. Voor een eerste test is er dan ook niets op tegen. Bij langdurig gebruik leidt dit echter tot dubbele boekingen, een hoge administratieve last en onbeantwoorde vragen op het gebied van privacy.

Wie desk sharing structureel inzet en daar ruimte- en kostenvoordelen uit wil halen, heeft een systeem nodig dat beschikbaarheid betrouwbaar in kaart brengt en het gebruik meetbaar maakt.