De kosten van software voor het delen van bureaus: prijsmodellen en berekeningstips

Hoeveel kost software voor het delen van bureaus?

Voor bedrijven en vooral hun inkoopafdeling staat één ding vaak op de voorgrond bij de introductie van desk sharing en het selecteren van geschikte software: kosten. De markt voor aanbieders van bureaudeling en werkplekbeheer is snel gegroeid, met name in de afgelopen jaren, waardoor het makkelijk is om zaken uit het oog te verliezen.

Om de juiste provider voor u te vinden bij het kiezen van de juiste oplossing, hebt u een goed prijsoverzicht nodig.

Hier staat u voor de moeilijke taak om een softwareoplossing te vinden die de gewenste functionaliteiten biedt, voldoet aan de vereisten van het bedrijf op het gebied van gegevensbescherming en gegevensbeveiliging en die ook binnen het budget past. Helemaal niet eenvoudig met verschillende prijsmodellen en verschillende functies. Dit blogartikel is bedoeld om dit te ondersteunen en een eerste overzicht te geven.

Wie heeft software voor het delen van bureaus nodig?

Voor de meeste bedrijven of organisaties is er een belangrijke reden om een Software voor het delen van bureaus. Het belangrijkste aspect is dat er minder banen beschikbaar zijn dan het totale aantal werknemers dat in dienst is of aan de locatie is toegewezen. Thuiskantoren, deeltijdmodellen en flexibele werkmodellen zorgen ervoor dat veel bureaus vaak uren of dagen leeg zijn. Het delen van bureaus maximaliseert de gebruikstijden van verschillende werkplekken en middelen zonder dat dit ten koste gaat van mankracht.

Bureaus delen is daarom geschikt voor iedereen die wil profiteren van een efficiënter ruimtegebruik en optimalisatie van kantoorruimte, of voor wie volledig ruimte wil besparen. Dit kunnen zowel kleine als grote bedrijven zijn.

Hoe worden de kosten van software voor het delen van bureaus berekend?

De kosten van software voor het delen van bureaus variëren afhankelijk van Functies, prijsmodel, doelgroep en integratie. Aanbieders bieden verschillende pakketten aan die zijn afgestemd op de behoeften van het bedrijf. De facturering is gebaseerd op gebruikers, middelen of vierkante meters. Speciale vereisten, zoals integratie in bestaande systemen of focus op specifieke werkmodellen, hebben ook invloed op de kosten.

De kosten van software voor het delen van bureaus zijn afhankelijk van verschillende factoren:

1. Kenmerken:

Sommige functies zijn hoger geprijsd dan andere. Daarom bieden veel aanbieders een selectie van verschillende pakketten aan die aan verschillende behoeften voldoen. Sommige functies zijn essentieel voor productiviteit en naadloze samenwerking in de werkomgeving, terwijl andere gewoon „leuk zijn om te hebben”.‍

2. Prijsmodel:

Niet alle providers brengen kosten in rekening met dezelfde statistiek. Terwijl sommigen per gebruiker factureren, gebruiken anderen middelen (jobs) als basis voor het berekenen van de prijs, terwijl anderen per vierkante meter berekenen.‍

3. Doelgroep:

Sommige aanbieders zijn specifiek gericht op specifieke gebruikersgroepen of speciale werkmodellen, zoals sterk gereguleerde bedrijven of bedrijven waar veel thuiswerkt.‍

4. Integratie en configuratie:

Aan de kant van de klant zijn er vaak speciale vereisten met betrekking tot integratie in bestaande systemen of de verbinding met tools die al zijn gebruikt, zoals Microsoft Teams of Outlook. Aanbieders met uitgebreide integratieopties in combinatie met een eenvoudige installatie scoren hier punten.

Afhankelijk van de combinatie van deze factoren zijn er verschillende kosten, die individueel moeten worden afgestemd op de behoeften van het bedrijf.

Hoe kun je de kosten voor het delen van bureaus berekenen?

De berekening van de kosten is afhankelijk van veel parameters: de grootte van het kantoor, het aantal werknemers, het aantal bureaus en uiteindelijk van het gekozen prijsmodel.

Wat belangrijk is, is het persoonlijke Tarief voor het delen van bureaus. Dit quotum beschrijft hoeveel werknemers een baan delen. Hier wordt het aantal werknemers eenvoudig gedeeld door het aantal beschikbare banen. Een quotum groter dan 1 is wenselijk om een efficiënt gebruik van kantoorruimte te garanderen en zo kostenbesparingen te realiseren.

Op basis van dit quotum kunnen bedrijven vervolgens het juiste model en de juiste software kiezen om maximale voordelen te behalen tegen minimale kosten.

De meest voorkomende prijsmodellen voor het delen van bureaus

De meest voorkomende prijsmodellen op het gebied van software voor het delen van bureaus zijn:

Per gebruiker

Hier is de facturering gebaseerd op het aantal gebruikers. Dit is het meest voorkomende model. Een nadeel is dat contracten voortdurend moeten worden aangepast wanneer het aantal werknemers fluctueert. Bovendien heeft het delen van bureaus meestal meer werknemers dan werkstations, wat een negatief effect kan hebben op de totale prijs.

Door bronnen

Bij de berekening van de licentievergoeding is dit prijsmodel gebaseerd op het aantal werkplekken, vergaderruimten of parkeerplaatsen. Dit resulteert in voorspelbare en eerlijke facturering, wat goed past bij bedrijven met een percentage van meer dan 1.

Prijsvergelijking van software voor het delen van bureaus

Om een overzicht te krijgen van de jungle van aanbieders van bureaudeling, volgt hier een voorbeeld van Flexopus, die niet per gebruiker maar per bron factureert, en een voorbeeldige andere provider die factureert per gebruiker.

‍

Het percentage van twee gebruikers per werkplek (2:1) werd berekend op basis van het gemiddelde van alle bestaande Flexopus-klanten. Gemiddeld delen twee gebruikers een werkplek, zodat de prijs wordt gehalveerd in vergelijking met de facturering volgens de gebruikersstatistiek.

Is dit cijfer realistisch? Absoluut. Volgens een onderzoek van Leibniz Instituut Duitse bedrijven bieden hun werknemers gemiddeld 1,5 dag telewerk per week aan. Statistisch gezien zijn er 0,3 dagen ziekte en 0,6 dagen vakanties en 0,1 dag op training of op zakenreis. Conclusie: 50% van de tijd is de werknemer niet op kantoor en heeft daarom de helft van de week geen baan nodig.

‍

Conclusie

De introductie van software voor het delen van bureaus biedt bedrijven een waardevolle oplossing om het gebruik van werkplekken en kantoorruimte te optimaliseren en, indien nodig, zelfs volledig ruimte te besparen en zo duurzaam kosten te besparen.

Een transparante selectie van de benodigde software voor het delen van bureaus is net zo belangrijk. Op basis van het individuele tarief voor het delen van bureaus moet voor het bedrijf een geschikt prijsmodel (gebaseerd op gebruikers versus middelen) worden geselecteerd om ook hier efficiënt en kosteneffectief te kunnen reizen.