Kosten van desksharing-software: prijsmodellen en calculatietips

Wat kost desk sharing software?

Voor bedrijven en met name de inkoopafdeling staat bij de invoering van desk sharing en de keuze voor passende software vaak één ding centraal: de kosten. De markt voor aanbieders van desk sharing- en werkplekbeheer is de laatste jaren snel gegroeid, waardoor het makkelijk is om het overzicht te verliezen.

Om bij de keuze voor de juiste oplossing de aanbieder te vinden die qua prijs bij u past, is een goed prijsoverzicht nodig.

U staat voor de lastige taak om een softwareoplossing te vinden die de gewenste functionaliteiten biedt, voldoet aan de eisen op het gebied van privacy en beveiliging, en ook nog binnen het budget past. Dat is niet eenvoudig met uiteenlopende prijsmodellen en functionaliteiten. Dit artikel helpt u op weg en biedt een eerste overzicht.

Wie heeft desk sharing software nodig?

Voor de meeste organisaties is er een belangrijke reden om desk sharing software in te voeren. Het kernpunt is dat er minder werkplekken nodig zijn dan er medewerkers in dienst zijn of aan de locatie zijn toegewezen. Door thuiswerken, deeltijd en flexibele werkmodellen staan veel bureaus vaak uren- of dagenlang leeg. Met desk sharing wordt de bezettingsgraad van werkplekken en middelen gemaximaliseerd, zonder dat dit ten koste gaat van de productiviteit.

Desk sharing is dus geschikt voor iedereen die wil profiteren van een efficiënter gebruik van kantoorruimte, of voor wie kantooroppervlakte wil besparen. Dit geldt voor zowel kleine bedrijven als grote ondernemingen.

Hoe zijn de kosten voor desk sharing software opgebouwd?

De kosten van desk sharing software variëren afhankelijk van de functionaliteiten, het prijsmodel, de doelgroep en de integratie. Aanbieders bieden verschillende pakketten aan die zijn afgestemd op de behoeften van het bedrijf. De facturatie vindt plaats op basis van gebruikers, middelen of vierkante meters. Ook specifieke eisen, zoals integratie in bestaande systemen of de focus op bepaalde werkmodellen, beïnvloeden de kosten.

De kosten van desk sharing software hangen af van verschillende factoren:

1. Functionaliteiten:

Sommige functies zijn duurder dan andere. Daarom bieden veel aanbieders verschillende pakketten aan die aansluiten bij uiteenlopende behoeften. Sommige functies zijn essentieel voor productiviteit en een soepele samenwerking, terwijl andere slechts "nice to have" zijn.‍

2. Prijsmodel:

Niet alle aanbieders hanteren dezelfde berekeningsmethode. Waar de een per gebruiker rekent, baseert de ander de prijs op het aantal middelen (werkplekken), terwijl weer anderen factureren op basis van vierkante meters.‍

3. Doelgroep:

Sommige aanbieders richten zich specifiek op bepaalde gebruikersgroepen of specifieke werkmodellen, zoals streng gereguleerde bedrijven of organisaties met een hoog percentage thuiswerkers.‍

4. Integratie & Setup:

Aan de kant van de klant zijn er vaak specifieke eisen wat betreft de integratie in bestaande systemen of de koppeling met tools die al worden gebruikt, zoals Microsoft Teams of Outlook. Aanbieders met uitgebreide integratiemogelijkheden en een eenvoudige setup scoren hier goed.

Afhankelijk van de combinatie van deze factoren ontstaan er verschillende kosten, die individueel moeten worden afgestemd op de behoeften van het bedrijf.

Hoe kun je de kosten voor desk sharing berekenen?

De berekening van de kosten hangt af van vele parameters: de grootte van het kantoor, het aantal medewerkers, het aantal bureaus en uiteindelijk vooral van het gekozen prijsmodel.

Belangrijk is de persoonlijke desk-sharing-ratio. Deze ratio beschrijft hoeveel medewerkers zich een werkplek delen. Hierbij wordt simpelweg het aantal medewerkers gedeeld door het aantal beschikbare werkplekken. Een ratio groter dan 1 is wenselijk om een efficiënt gebruik van de kantoorruimte te garanderen en zo kostenbesparingen te realiseren.

Op basis van deze ratio kunnen bedrijven vervolgens het passende model en de juiste software kiezen om het maximale nut tegen minimale kosten te behalen.

De meest gangbare prijsmodellen voor desk sharing

De meest voorkomende prijsmodellen voor desk sharing-software zijn:

Per gebruiker

Hierbij wordt afgerekend op basis van het aantal gebruikers. Dit is het meest gangbare model. Een nadeel is dat contracten voortdurend moeten worden aangepast als het aantal medewerkers schommelt. Bovendien hebben bedrijven bij desk sharing meestal meer medewerkers dan werkplekken, wat nadelig kan uitpakken voor de totaalprijs.

Per resource

Dit prijsmodel baseert de licentiekosten op het aantal werkplekken, vergaderruimtes of parkeerplaatsen. Dit leidt tot een voorspelbare en eerlijke facturatie, die goed past bij bedrijven met een desk-sharing-ratio groter dan 1.

Prijsvergelijking desk sharing-software

Om in de jungle van desk sharing-aanbieders het overzicht te bewaren, volgt hier een voorbeeld van Flexopus, die niet per gebruiker maar per resource afrekenen, en een andere voorbeeldige aanbieder die wel per gebruiker afrekent.

‍

De ratio van twee gebruikers per werkplek (2:1) is bepaald op basis van het gemiddelde van alle bestaande klanten van Flexopus. Gemiddeld delen twee gebruikers hier een werkplek, waardoor de prijs in vergelijking met afrekening per gebruiker wordt gehalveerd.

Is dit cijfer realistisch? Zeker. Volgens een onderzoek van het Leibniz-Institut bieden Duitse bedrijven hun werknemers gemiddeld 1,5 dag remote werken per week aan. Daarbij komen statistisch gezien 0,3 dagen ziekte evenals 0,6 dagen vakantie en 0,1 dag voor bijscholing of zakenreizen. Conclusie: 50% van de tijd is de medewerker niet op kantoor en heeft dus de helft van de week geen werkplek nodig.

Conclusie

De introductie van desk sharing-software biedt bedrijven een waardevolle oplossing om het gebruik van werkplekken en kantoorruimtes te optimaliseren en eventueel zelfs ruimtes volledig te besparen, wat leidt tot duurzame kostenbesparingen.

Een transparante keuze voor de daarvoor benodigde desk sharing-software is daarbij net zo belangrijk. Op basis van de individuele desk-sharing-ratio moet een passend prijsmodel (per gebruiker vs. per resource) worden gekozen om ook hier efficiënt en kosteneffectief te werken.