Interview met bedrijfspsycholoog Luisa Leuze: De voordelen van hybride werken en software voor het delen van bureaus

Gezien de groeiende trend van werken op afstand, wordt het belang van effectieve medewerkerstraining steeds belangrijker. In dit gesprek bekijken we de uitdagingen en kansen van medewerkerstraining voor remote teams. Luisa Leuze, expert in communicatie en bedrijfspsychologie, deelt haar inzichten over hoe zij psychologische veiligheid bevordert, de voordelen van hybride werkmodellen voor de psychologie van medewerkers bespreekt en de rol van desk-sharing software bij stressreductie op de werkplek belicht.

Om te beginnen willen we graag meer over jou en je professionele achtergrond weten. Wat fascineert je het meest aan je werk?

Ik ben afgestudeerd communicatie-expert en bedrijfspsycholoog. Deze combinatie van de vraag hoe mensen met elkaar communiceren en hoe ze, rekening houdend met de gegeven randvoorwaarden, interacteren en zich ontwikkelen, heeft me altijd al gefascineerd. Onder randvoorwaarden verstaan we hier onze socialisatie en bijvoorbeeld de richtlijnen van het bedrijf waar we werken. 

In de afgelopen zes jaar heb ik daar nog twee coachingopleidingen en een opleiding tot interieurontwerper aan toegevoegd. Vaak krijg ik de vraag hoe interieurontwerp past bij mijn beroep als bedrijfspsycholoog. Dat is heel eenvoudig: mijn visie is om "mooie ruimtes te creëren", zowel psychisch als fysiek. 

Ik creëer zogenaamde ontwikkelingsruimtes voor mijn gesprekspartners en behandel daarbij de vraag wat er nodig is om klaar te zijn voor de arbeidsmarkt van morgen. 

Hieronder vallen persoonlijke ontwikkeling, teamontwikkeling en de vraag hoe we in de toekomst met elkaar willen samenwerken. Vaak wordt de ruimte waarin we ons bewegen echter niet of slechts zeer oppervlakkig aangepast aan de nieuwe werkwijzen en eisen. Andersom gebeurt precies hetzelfde. Binnen het bedrijf wordt besloten dat er nieuwe kantoren nodig zijn, maar bijna niemand verdiept zich in de eisen die de mensen in het bedrijf stellen aan de nieuwe ruimtes, hoe ze werken, welke persoonlijkheid ze hebben en vooral hoe leiderschap in de toekomst zal veranderen en wat daarvoor nodig is. 

Het bewustzijn en de kennis over verschillende persoonlijkheidstypen, werkwijzen, angsten en zorgen worden daarbij vaak onder het tapijt geschoven. In mijn functie sla ik hier de brug door mens, ruimte en organisatie met elkaar te verbinden.  

Welke uitdagingen zie je in je dagelijkse werk als bedrijfspsycholoog, vooral als het gaat om het bevorderen van psychologische veiligheid en de ontwikkeling van mensen in bedrijven?

Het begint er al mee dat veel mensen weinig kunnen met het begrip psychologische veiligheid en het onderwerp uit onzekerheid en angst om iemand te kwetsen, er niet eens aan beginnen. 

Psychologische veiligheid is daarbij een van de belangrijkste factoren als het gaat om mensen door uitdagende tijden te loodsen en hun handelingsbekwaamheid hoog te houden. Er wordt ruimte gecreëerd om van fouten te leren en jezelf, het team en het bedrijf verder te ontwikkelen. Bovenal schept het veiligheid in tijden van onzekerheid. Mensen die niet bang zijn om openlijk te spreken, geen negatieve gevolgen verwachten als ze hun mening uiten en zich gewaardeerd voelen, stellen zich veel eerder open naar leidinggevenden en teamleden, vragen om ondersteuning en dragen ideeën aan voor probleemoplossing. 

Psychologische veiligheid ontstaat niet van de ene op de andere dag, dat is een lang proces en de uitdaging ligt precies hier. Een aanpak vinden om ruimte te creëren voor feedback en te leren naar elkaar te luisteren. Want precies dat zijn we vaak verleerd – naar elkaar luisteren en begrijpen dat we allemaal verschillende behoeften hebben. 

In mijn rol ondersteun ik teams bij het leren kennen van de persoonlijkheden en specifieke sterktes van mensen en deze doelgericht in te zetten. De volgende stap is leren feedback te geven en een respectvolle omgang met elkaar te onderhouden. 

Want vooral bij veranderingsprocessen, zoals de introductie van nieuwe tools, wordt de reikwijdte van een geleefde psychologische veiligheid zichtbaar. Veranderingen worden veel sneller geaccepteerd, toegepast en duurzaam verankerd.  

Welke voordelen biedt hybride werken voor de mentale gezondheid van medewerkers?

We leven steeds meer in een wereld waarin alles in elkaar overvloeit. We bewegen ons weg van "leven om te werken" naar "werk is slechts een deel van het geheel". "Work-Life-Blending" wint als begrip in de bedrijfscontext steeds meer aan betekenis. Belangrijk hierbij is te benadrukken dat mijn uitspraak hier uitsluitend betrekking heeft op beroepen die niet gebonden zijn aan een specifieke werkplek! 

Work-Life-Blending is gebaseerd op het feit dat werk en privéleven steeds meer in elkaar overlopen. Hybride werken ondersteunt deze manier van werken op een positieve manier. Het kantoor wordt niet langer gezien als de enige werkplek. Hybride werken biedt de mogelijkheid om een werkplek te kiezen die perfect past bij de betreffende taak en situatie. Vroeger moest je bijvoorbeeld nog een hele dag vrij nemen om de klusjesman thuis te ontvangen, tegenwoordig werken we vanuit huis en verliezen we in plaats van een hele werkdag slechts een half uur. 

De mentale gezondheid van medewerkers wordt ondersteund doordat iedereen vrij de werkomgeving kan kiezen die is afgestemd op hen en de uit te voeren taken. Dit kan betekenen dat er in het thuiskantoor meer rust heerst, twee uur reistijd wordt bespaard, of dat men juist bewust naar kantoor komt om daar van gedachten te wisselen en sociale banden te versterken. Hoe meer we inspelen op de persoonlijkheden en behoeften van mensen, hoe positiever dit uitpakt voor de mentale gezondheid, de motivatie en de productiviteit uit. Het gaat hierbij niet om 'wens je wat', maar om het begrijpen van de werkwijzen van de individuele teams en het integreren van deze behoeften van het personeel in de bedrijfsdoelstellingen en werkwijzen. Want zo slagen we erin de mentale gezondheid van onze medewerkers positief te ondersteunen. 

Hoe kan onze desk sharing software stress en onzekerheden in het dagelijkse werk verminderen? 

Waardevolle functies zijn vooral de transparantie en de planbaarheid die jullie Flexopus Desk-Sharing-app bevordert. Met slechts een paar klikken is direct zichtbaar wie er thuiswerkt en wie er op kantoor is. Je kunt een werkplek, vergaderruimte of parkeerplaats van tevoren boeken en zo garanderen dat precies de plek die persoonlijk de voorkeur heeft, gereserveerd is. Dit geeft veel mensen zekerheid en creëert transparantie ten opzichte van andere teamleden. 

In klantprojecten zie ik vaak hoeveel onzekerheid en stress mensen kunnen ervaren wanneer ze geen vaste werkplek meer hebben. Dit verlies en de angst om geen werkplek te krijgen als je later op kantoor komt, leidt bij sommige individuen tot een enorme beperking van hun handelingsvermogen en daardoor van hun productiviteit. 

Het boeken van een werkplek kan hier dus tegenwicht bieden en stress verminderen. 

Hetzelfde geldt voor de transparantie ten opzichte van andere teamleden. De vraag hoe collega's gevonden kunnen worden of waar zij werken, is hiermee eenvoudig te beantwoorden. De gerichte zoekfunctie lost deze kwesties op en creëert een transparante interactie tussen individuele teamleden.   

Hoe kunnen bedrijven ervoor zorgen dat de introductie van desk sharing software positief wordt ontvangen door medewerkers?

Zoals overal, is de communicatie de oplossing voor (bijna) alle problemen. Zoals bij de introductie en implementatie van elke tool en de bijbehorende veranderingen, moet het personeel worden geïnformeerd en betrokken bij de doelen en de beginsituatie. Als mensen het 'waarom' begrijpen, is de betrokkenheid aanzienlijk groter. Voldoende voorbereidingstijd, een goed communicatieplan en het betrekken van het personeel zijn essentieel bij de introductie van een tool. 

Tijdens de implementatie moet begeleiding door zogenaamde 'power users' worden gewaarborgd. Dit zijn teamleden die hun collega's met raad en daad kunnen bijstaan en het goede voorbeeld geven. Zij moeten vóór de introductie van de tool grondig worden getraind en in hun rol worden voorbereid op de komende taken. 

Als aan deze eisen wordt voldaan en het personeel wordt betrokken, staat niets een succesvolle introductie meer in de weg. 

Wij danken Luisa voor dit boeiende interview. Haar inzichten bieden waardevolle perspectieven voor het creëren van een toekomstgerichte werkomgeving die de mentale gezondheid van medewerkers versterkt en een ondersteunende werkcultuur bevordert. Bezoek haar website op https://leuze.agency/, om meer over haar werk te weten te komen.