Arbeidspsycholoog Luisa Leuze in interview: De voordelen van hybride werken en desksharing-software

Gezien de groeiende trend naar werken op afstand wordt het belang van effectieve medewerkerstraining steeds groter. In dit gesprek bekijken we de uitdagingen en kansen van training voor externe teams. Luisa Leuze, expert in communicatie en bedrijfspsychologie, deelt haar inzichten over het bevorderen van psychologische veiligheid, de voordelen van hybride werkmodellen voor de psychologie van medewerkers en de rol van desk-sharing-software bij het verminderen van stress op de werkvloer.

Om te beginnen horen we graag meer over jou en je professionele achtergrond. Wat fascineert je het meest aan je werk?

Ik ben opgeleid als communicatie-expert en bedrijfspsycholoog. Deze combinatie van de vraag hoe mensen met elkaar communiceren en interageren binnen gegeven kaders, en hoe ze zich daarbinnen ontwikkelen, heeft me altijd gefascineerd. Met kaders bedoel ik onze socialisatie en bijvoorbeeld de richtlijnen van het bedrijf waar we werken.

De afgelopen zes jaar heb ik twee coachingopleidingen en een opleiding tot interieurontwerper afgerond. Vaak krijg ik de vraag hoe interieurontwerp past bij mijn werk als bedrijfspsycholoog. Dat is heel eenvoudig: mijn visie is om "mooie ruimtes te creëren", zowel psychisch als fysiek.

Ik open voor mijn gesprekspartners zogenaamde ontwikkelingsruimtes en behandel daarbij de vraag wat er nodig is om klaar te zijn voor de arbeidsmarkt van morgen.

Dit omvat persoonlijke ontwikkeling, teamontwikkeling en de vraag hoe we in de toekomst met elkaar willen werken. Vaak wordt de ruimte waarin we ons bewegen echter niet of slechts oppervlakkig aangepast aan nieuwe werkmethoden en eisen. Andersom gebeurt hetzelfde. In een bedrijf wordt besloten dat er nieuwe kantoren nodig zijn, maar nauwelijks iemand houdt zich diepgaand bezig met de eisen die medewerkers aan de nieuwe ruimtes stellen, hoe ze werken, wat hun persoonlijkheid is en vooral hoe leiderschap in de toekomst zal veranderen en wat daarvoor nodig is.

Het bewustzijn en de kennis over verschillende persoonlijkheidstypes, werkstijlen, angsten en zorgen worden daarbij vaak onder het tapijt geveegd. In mijn positie sla ik de brug door mens, ruimte en organisatie met elkaar te verbinden.

Welke uitdagingen zie je in je dagelijkse werk als bedrijfspsycholoog, vooral als het gaat om het bevorderen van psychologische veiligheid en de ontwikkeling van mensen in bedrijven?

Het begint al bij het feit dat veel mensen weinig kunnen met het begrip psychologische veiligheid en het onderwerp uit onzekerheid en angst om iemand voor het hoofd te stoten, helemaal niet durven aan te pakken.

Psychologische veiligheid is een van de belangrijkste factoren om mensen door uitdagende tijden te loodsen en hun handelingsvermogen hoog te houden. Er wordt ruimte gecreëerd om van fouten te leren en jezelf, het team en het bedrijf verder te ontwikkelen. Bovenal creëert het zekerheid in tijden van onzekerheid. Mensen die niet bang zijn om open te spreken, geen negatieve gevolgen verwachten als ze hun mening geven en zich gewaardeerd voelen, stellen zich veel eerder open naar leidinggevenden en teamleden, vragen om ondersteuning en dragen ideeën aan voor probleemoplossing.

Psychologische veiligheid ontstaat niet van de ene op de andere dag; het is een lang proces en precies daar ligt de uitdaging. Een aanpak vinden om ruimte voor feedback te creëren en te leren naar elkaar te luisteren. Want dat zijn we vaak verleerd: naar elkaar luisteren en begrijpen dat we allemaal verschillende behoeften hebben.

In mijn rol ondersteun ik teams bij het leren kennen van de persoonlijkheden en sterke punten van mensen en deze doelgericht in te zetten. De volgende stap is leren om feedback te geven en een respectvolle omgang met elkaar te onderhouden.

Want vooral bij veranderingsprocessen, zoals de introductie van nieuwe tools, wordt de reikwijdte van een geleefde psychologische veiligheid zichtbaar. Veranderingen worden veel sneller geaccepteerd, toegepast en duurzaam verankerd.

Welke voordelen biedt hybride werken voor de mentale gezondheid van medewerkers?

We leven steeds meer in een wereld waarin alles in elkaar overvloeit. We bewegen ons weg van "leven om te werken" naar "werk is slechts een onderdeel van het geheel". "Work-life-blending" wint als begrip in de bedrijfscontext steeds meer aan betekenis. Belangrijk is hierbij te benadrukken dat mijn uitspraak alleen betrekking heeft op beroepen die niet aan een vaste werkplek gebonden zijn!

Work-life-blending berust op het feit dat werk en privéleven steeds meer in elkaar overvloeien. Hybride werken ondersteunt deze werkwijze op een positieve manier. Het kantoor wordt niet langer als de enige werkplek gezien. Hybride werken opent de mogelijkheid om een werkplek te kiezen die perfect past bij de betreffende taak en situatie. Vroeger moest je bijvoorbeeld een hele dag vrij nemen om de loodgieter thuis te ontvangen; tegenwoordig werken we vanuit huis en verliezen we in plaats van een hele werkdag slechts een half uur.

De mentale gezondheid van medewerkers wordt ondersteund door iedereen de vrijheid te geven de werkomgeving te kiezen die past bij hen en hun taken. Dit kan betekenen dat men thuis in alle rust werkt, twee uur reistijd bespaart, of juist bewust naar kantoor komt om te sparren en sociale banden te versterken. Hoe meer we inspelen op individuele behoeften, hoe positiever dit uitwerkt op de mentale gezondheid, motivatie en productiviteit. Het gaat niet om 'u vraagt, wij draaien', maar om het begrijpen van de werkwijzen van teams en deze behoeften te integreren in de bedrijfsdoelen. Zo ondersteunen we de mentale gezondheid van onze medewerkers op een positieve manier.

Hoe kan onze desksharing-software stress en onzekerheid op de werkvloer verminderen?

Waardevolle functies zijn vooral de transparantie en planbaarheid die jullie Flexopus desksharing-app biedt. Met slechts een paar klikken is direct zichtbaar wie thuiswerkt en wie op kantoor is. Men kan vooraf een werkplek, vergaderruimte of parkeerplaats boeken en zo garanderen dat de gewenste plek gereserveerd is. Dit geeft veel mensen zekerheid en zorgt voor transparantie binnen het team.

In klantprojecten zie ik vaak hoeveel onzekerheid en stress ontstaat wanneer mensen geen vaste werkplek meer hebben. Dit verlies en de angst om geen plek te vinden bij een latere aankomst op kantoor, leidt bij sommige persoonlijkheden tot een enorme beperking van het handelingsvermogen en daarmee de productiviteit.

Het boeken van een werkplek kan hier dus tegenwicht bieden en stress verminderen.

Hetzelfde geldt voor de transparantie naar teamleden toe. De vraag hoe je collega's vindt of waar ze werken, is hiermee eenvoudig op te lossen. De gerichte zoekfunctie beantwoordt deze vragen en zorgt voor een transparante interactie tussen teamleden.

Hoe kunnen bedrijven ervoor zorgen dat de invoering van desksharing-software positief wordt ontvangen door medewerkers?

Zoals overal is communicatie de oplossing voor (bijna) alle problemen. Bij de implementatie van elk nieuw hulpmiddel en de bijbehorende veranderingen moet het personeel worden meegenomen in de doelen en de uitgangssituatie. Als mensen het "waarom" begrijpen, is het commitment veel groter. Voldoende voorbereidingstijd, een goed communicatieplan en het betrekken van de medewerkers zijn essentieel bij de introductie van een tool.

Tijdens de uitrol moet begeleiding door zogenaamde "power users" worden gewaarborgd. Dit zijn teamleden die hun collega's met raad en daad kunnen bijstaan en het goede voorbeeld geven. Zij moeten vóór de introductie van de tool grondig worden getraind en in hun rol worden voorbereid op de komende taken.

Als aan deze voorwaarden wordt voldaan en het personeel wordt meegenomen, staat niets een succesvolle implementatie in de weg.

Wij danken Luisa voor dit boeiende interview. Haar inzichten bieden waardevolle perspectieven voor het creëren van een toekomstgerichte werkomgeving die de mentale gezondheid van medewerkers versterkt en een ondersteunende werkcultuur bevordert. Bezoek haar website op https://leuze.agency/ voor meer informatie over haar werk.