Bureaudelen en ondernemingsraad: waar moet u op letten?

Bureaus delen Iedereen heeft het er nu over. Dit is misschien niet zo verrassend meer, want de voordelen liggen voor de hand: meer flexibiliteit, besparingen op huur- en energiekosten, minder overvolle kantoren en aantoonbaar gelukkigere werknemers zijn slechts enkele van de redenen waarom veel bedrijven en organisaties nu vertrouwen op het shared desk-concept en New Work.

Het is echter ook duidelijk dat een dergelijke cultuuromslag niet kan worden doorgevoerd zonder een hele reeks bepalingen. Afhankelijk van de grootte van het bedrijf brengt dit veel belangrijke factoren samen waar bedrijven aandacht aan moeten besteden. De medezeggenschap van de ondernemingsraad is op dit niveau van essentieel belang.

Laten we kort samenvatten hoe de deelname van desk sharing, ondernemingsraad en ondernemingsraad aan desk sharing eruit kan zien:

• Over het algemeen kan de ondernemingsraad de beslissing over de vraag of uw bedrijf desk sharing invoert niet voorkomen (beslissing van de Federale Arbeidsrechtbank van 17 november 2021 (ref. 7 ABR 18/20)
• De ondernemingsraad kan echter grote invloed hebben op de aard van het proces en de daarmee gepaard gaande verandering
• Gezondheidsbeschermingskwesties zoals ergonomische werkplekken, sta-bureaus, aparte schermen en invoerapparaten vallen onder de bevoegdheid van de ondernemingsraad.
• Hygiënevoorschriften voor het delen van een werkplek moeten als richtlijn worden gebruikt
• Gegevensbescherming moet op de werkplek worden gegarandeerd
• Bestaande arbeidsovereenkomsten moeten worden gehandhaafd of gewijzigd

Desk sharing Participatie van de Ondernemingsraad

Zoals in het begin al vermeld, zijn er een paar punten waarop de ondernemingsraad inspraak kan hebben in Shared Desk. Om wat meer in detail te kunnen treden, is het de moeite waard om de afzonderlijke punten nader te belichten. Het is ook duidelijk dat niet alles wat werknemers zou kunnen storen ook een reden is voor de deelname van de ondernemingsraad aan desk sharing.

Bescherming van werknemers

Bescherming van werknemers is een centraal aandachtspunt van de ondernemingsraad bij de invoering van desk sharing. De ondernemingsraad moet ervoor zorgen dat de arbeidsomstandigheden blijven voldoen aan de wettelijke vereisten en dat de gezondheid en het welzijn van werknemers niet worden aangetast. Dit omvat met name de volgende aspecten:

1. Ergonomie: Zelfs bij het delen van bureaus moeten werkplekken ergonomisch ontworpen zijn om gezondheidsproblemen te voorkomen. De ondernemingsraad kan van werknemers verlangen dat ze toegang hebben tot ergonomisch geschikte stoelen, tafels en schermen.

2. Persoonlijke behoeften: Desk sharing betekent dat werknemers geen vaste werkplek meer hebben. De ondernemingsraad moet ervoor zorgen dat rekening wordt gehouden met individuele behoeften, zoals speciale arbeidsmiddelen of persoonlijke aanpassingen.

3. Gegevensbescherming: Bij het delen van bureaus bestaat het risico dat gevoelige persoonsgegevens onbeschermd blijven. De ondernemingsraad moet ervoor zorgen dat er voldoende gegevensbeschermingsmaatregelen zijn genomen om de vertrouwelijkheid van werknemers te handhaven.

Veiligheidsmaatregelen

Beveiligingsmaatregelen spelen ook een belangrijke rol bij de introductie van het delen van bureaus. De ondernemingsraad heeft tot taak ervoor te zorgen dat de veiligheidsnormen in het bedrijf blijven worden nageleefd. Dit omvat:

• Toegangscontroles: Aangezien werknemers verschillende werkplekken gebruiken, moet de ondernemingsraad ervoor zorgen dat onbevoegden geen toegang hebben tot de werkplekken en de gevoelige informatie die daar is opgeslagen.

• IT-beveiliging: Flexibele werkplekken kunnen de IT-beveiliging in gevaar brengen, bijvoorbeeld door onbeveiligde computers of blootliggende kabels. De ondernemingsraad moet ervoor zorgen dat maatregelen worden genomen om dergelijke risico's tot een minimum te beperken, bijvoorbeeld door gebruik te maken van versleutelde netwerken of de verplichting om computers altijd te vergrendelen wanneer ze niet worden gebruikt.

• Werkzekerheid: Aangezien het delen van bureaus tot gevolg kan hebben dat er dagelijks nieuwe werkplekken worden ingericht, moet de ondernemingsraad ervoor zorgen dat dit niet tot veiligheidsrisico's leidt, bijvoorbeeld als gevolg van slecht aangelegde kabels of verkeerd gebruikte arbeidsmiddelen.

Invloed van de ondernemingsraad op shared desk

De ondernemingsraad heeft Artikel 87, lid 1, nr. 1 en 7 van de Wet op de ondernemingsstatuten (BetrVG) een recht op deelname aan de invoering van desk sharing. Vanuit juridisch oogpunt zijn er dus een aantal zaken waar je rekening mee moet houden voordat desk sharing goedgekeurd kan worden door de ondernemingsraad.

• Deelname aan de introductie: De ondernemingsraad heeft het recht om mee vorm te geven aan de invoering van desk sharing. Hij kan voorwaarden en voorschriften stellen die ervoor zorgen dat de belangen van werknemers worden beschermd.

• Betrokkenheid bij het ontwerp: De ondernemingsraad kan invloed uitoefenen op het specifieke ontwerp van het desk sharing-model, bijvoorbeeld door regels te definiëren voor het gebruik van werkplekken, reserveringssystemen of maatregelen om conflicten tussen werknemers te vermijden.

• Toezicht op de uitvoering: Ook na de invoering van desk sharing heeft de ondernemingsraad het recht en de plicht om toe te zien op de naleving van de gemaakte afspraken en zo nodig aanpassingen te eisen als zich problemen voordoen voor werknemers.

Samengevat speelt de ondernemingsraad een doorslaggevende rol bij de invoering van desk sharing om ervoor te zorgen dat werknemers worden beschermd, veiligheidsmaatregelen worden genomen en dat de belangen van het personeel volledig in aanmerking worden genomen.

Flexopus: De veilige oplossing voor uw bedrijf

Nu we hebben vastgesteld dat de ondernemingsraad een grote invloed heeft op de introductie van desk sharing in het bedrijf, is het nu tijd om een veilige en gebruiksvriendelijke softwareoplossing te implementeren. Dit maakt het niet alleen makkelijker voor alle medewerkers om over te schakelen op desk sharing, maar zorgt er ook voor dat processen functioneren en digitaal worden vastgelegd.

Het is uiterst belangrijk om een provider aan uw zijde te hebben die hand in hand gaat met gegevensbescherming, gebruiksgemak en toegankelijkheid: Flexopus - De software voor werkplekbeheer

Flexopus is onderworpen aan strenge regelgeving, wordt gehost in Duitsland en is zelf een groot voorstander van gegevensbescherming. Om deze reden vertrouwen ondernemingsraden in het hele land op Flexopus en wordt de software gebruikt op veel gebieden van het openbare leven, kritieke infrastructuur en binnen grote DAX-beursgenoteerde bedrijven.

Met de mogelijkheid om apparatuurfuncties per accommodatie toe te wijzen, hebben alle werknemers gegarandeerd toegang tot in de hoogte verstelbare tafels, twee beeldschermen of andere hulpmiddelen in het dagelijks leven en is er geen conflict meer over wie welke apparatuur nodig heeft en waar.

Flexopus biedt ook verschillende functies op het gebied van privacy, gegevensbescherming en testen, die even bevredigend zijn voor de ondernemingsraad voor het delen van bureaus als voor het directieniveau.

Privacy-instellingen

• Uitgebreide controle over uw eigen gegevens: Gebruikers kunnen gedetailleerde privacyinstellingen maken.
• Besturingsopties: Gebruikers bepalen welke informatie (bijvoorbeeld beschikbaarheid, locatie) zichtbaar is voor anderen.
• Aanpasbaarheid: Individuele aanpassing van de zichtbaarheid van boekingen en persoonlijke gegevens.

Gegevensbescherming is een topprioriteit

• Minimalisatie van gegevens: Verzameling van alleen noodzakelijke gegevens om gegevensbeschermingsrisico's te minimaliseren.
• Anonimisering en pseudonimisering: Bescherming van persoonlijke gegevens door anonimisering waar mogelijk.
• Veilige gegevensverwerking: Versleutelde transmissies en veilige opslagmethoden om ongeoorloofde toegang te voorkomen.

ISO 27001-certificering

• Risicobeheer: Voortdurende identificatie, beoordeling en minimalisering van veiligheidsrisico's.
• Systematische monitoring en verbetering: Regelmatige herziening en aanpassing van beveiligingsmaatregelen.
• Vertrouwen opbouwen: ISO 27001 als teken van kwaliteit en vertrouwen voor bedrijven.

Regelmatige audits

• Beoordeling van de naleving: Zorgen voor naleving van ISO 27001 en wettelijke vereisten inzake gegevensbescherming.
• Identificatie van zwakke punten: Potentiële beveiligingsrisico's vroegtijdig identificeren en aanpakken.
• Voortdurende verbetering: Auditresultaten gebruiken om processen en technologieën te optimaliseren.

Flexopus wordt daarom gekenmerkt door een verscheidenheid aan geavanceerde beveiligings- en gegevensbeschermingsfuncties die de bescherming van de privacy van gebruikers, de veilige verwerking van persoonsgegevens en de naleving van internationale normen garanderen. Met uitgebreide privacyinstellingen, een privacyvriendelijke aanpak, een ISO 27001-certificering en regelmatige audits zorgt Flexopus ervoor dat bedrijven een veilige en privacyconforme oplossing krijgen voor het delen van bureaus en de organisatie van kantoren. Deze functies maken Flexopus tot een betrouwbare keuze voor bedrijven die de hoogste eisen stellen aan beveiliging en gegevensbescherming.

Synopsis

Desk sharing biedt bedrijven veel voordelen, zoals flexibiliteit en kostenbesparingen, maar vereist ook een zorgvuldige planning en afweging van de belangen van werknemers. De ondernemingsraad speelt een belangrijke rol bij de introductie en het ontwerp van het model voor het delen van bureaus, met name op het gebied van gezondheidsbescherming, ergonomie, gegevensbescherming en veiligheidsmaatregelen.

De ondernemingsraad alleen kan de invoering van desk sharing niet voorkomen, maar heeft wel grote invloed op de structuur, bijvoorbeeld door regels te stellen en de uitvoering te controleren. De focus ligt op onderwerpen zoals ergonomische werkplekken, IT-beveiliging, toegangscontroles en naleving van hygiëne- en gegevensbeschermingsvereisten.

Een veilige en privacyconforme oplossing voor het delen van bureaus wordt aangeboden door Flexopus software voor gedeelde bureaus. Dit wordt gekenmerkt door uitgebreide privacyinstellingen, een privacyvriendelijke aanpak, ISO 27001-certificering en regelmatige audits, waardoor het een betrouwbare keuze is voor bedrijven die veel waarde hechten aan beveiliging en werknemersbescherming.