Desksharing en de ondernemingsraad: waar moet je op letten?

Desksharing is momenteel een veelbesproken onderwerp. Dat is niet verwonderlijk, want de voordelen liggen voor de hand: meer flexibiliteit, besparingen op huur- en energiekosten, minder overvolle kantoren en aantoonbaar tevredener medewerkers zijn slechts enkele redenen waarom veel bedrijven en organisaties inmiddels kiezen voor het shared desk-concept en New Work.

Het is echter ook duidelijk dat een dergelijke cultuurverandering niet zonder een reeks bepalingen kan worden doorgevoerd. Afhankelijk van de grootte van het bedrijf komen hier veel belangrijke factoren bij kijken waar organisaties rekening mee moeten houden. De medezeggenschap van de ondernemingsraad bij desksharing is op dit vlak onmisbaar.

We vatten kort samen hoe desksharing, de ondernemingsraad en de medezeggenschap van de ondernemingsraad bij desksharing eruit kunnen zien:

• Over het algemeen kan de ondernemingsraad het besluit om desksharing in te voeren niet tegenhouden (uitspraak van het Bundesarbeitsgericht van 17 november 2021 (zaaknr. 7 ABR 18/20))
• De ondernemingsraad kan echter wel grote invloed uitoefenen op de wijze waarop het proces verloopt en de daarmee gepaard gaande veranderingen
• Onderwerpen op het gebied van gezondheidsbescherming, zoals ergonomische werkplekken, sta-bureaus, gescheiden schermen en invoerapparatuur, vallen onder de taken van de ondernemingsraad
• Hygiënevoorschriften voor het delen van een werkplek moeten als richtlijn worden gehanteerd
• Gegevensbescherming moet op de werkplekken gewaarborgd zijn
• Bestaande ondernemingsraadovereenkomsten moeten worden getoetst en indien nodig worden aangepast of aangevuld met een specifieke desksharing-overeenkomst

Medezeggenschap van de ondernemingsraad bij desksharing

Zoals al eerder vermeld, zijn er enkele punten waarop de ondernemingsraad medezeggenschap kan hebben bij shared desk. Om dieper op de details in te gaan, is het de moeite waard om de afzonderlijke punten nader te bekijken. Het is bovendien duidelijk: niet alles wat werknemers zou kunnen storen, is ook een reden voor medezeggenschap van de ondernemingsraad bij desksharing. De medezeggenschap bij desksharing speelt hierbij een centrale rol, omdat deze regelt hoe het nieuwe werkplekmodel wordt vormgegeven en geïmplementeerd.

Bescherming van medewerkers

De bescherming van medewerkers is een centraal punt voor de ondernemingsraad bij de invoering van desksharing. De ondernemingsraad moet waarborgen dat de arbeidsomstandigheden blijven voldoen aan de wettelijke voorschriften en dat de gezondheid en het welzijn van de medewerkers niet in het gedrang komen. Dit omvat met name de volgende aspecten:

1. Ergonomie: Ook bij desksharing moeten werkplekken ergonomisch zijn ingericht om gezondheidsproblemen te voorkomen. De ondernemingsraad kan eisen dat medewerkers toegang hebben tot ergonomisch verantwoorde stoelen, bureaus en schermen.

2. Persoonlijke behoeften: Desksharing betekent dat medewerkers niet langer over een vaste werkplek beschikken. De ondernemingsraad moet waarborgen dat er rekening wordt gehouden met individuele behoeften, zoals specifieke hulpmiddelen of persoonlijke aanpassingen.

3. Gegevensbescherming: Bij desksharing bestaat het risico dat gevoelige persoonlijke gegevens onbeschermd blijven. De ondernemingsraad moet erop toezien dat er voldoende maatregelen voor gegevensbescherming zijn getroffen om de vertrouwelijkheid van de medewerkers te waarborgen.

Veiligheidsmaatregelen

Veiligheidsmaatregelen spelen bij de invoering van desksharing eveneens een belangrijke rol. De ondernemingsraad heeft de taak om te waarborgen dat de veiligheidsnormen binnen het bedrijf worden nageleefd. Dit omvat:

• Toegangscontroles: Omdat medewerkers verschillende werkplekken gebruiken, moet de ondernemingsraad erop toezien dat onbevoegden geen toegang hebben tot de werkplekken en de daar opgeslagen gevoelige informatie.

• IT-beveiliging: Door de flexibele werkplekken kan de IT-beveiliging in gevaar komen, bijvoorbeeld door onbeveiligde computers of losliggende kabels. De ondernemingsraad moet hier waarborgen dat er maatregelen worden genomen om dergelijke risico's te minimaliseren, zoals het gebruik van versleutelde netwerken of de verplichting om computers altijd te vergrendelen wanneer ze niet worden gebruikt.

• Werkplekveiligheid: Omdat desksharing ertoe kan leiden dat werkplekken dagelijks opnieuw worden ingericht, moet de ondernemingsraad waarborgen dat dit niet leidt tot veiligheidsrisico's, bijvoorbeeld door slecht weggewerkte kabels of onjuist gebruikt werkmateriaal.

Invloed van de ondernemingsraad op shared desk

De ondernemingsraad heeft op basis van § 87 lid 1 sub 1 en 7 van de Duitse Wet op de ondernemingsraden (BetrVG) medezeggenschapsrecht bij de invoering van desksharing. Vanuit juridisch perspectief moet er dus met een aantal zaken rekening worden gehouden voordat desksharing door de ondernemingsraad kan worden goedgekeurd. De medezeggenschap bij desksharing regelt hoe de ondernemingsraad wordt betrokken bij de invoering en inrichting ervan en omvat zowel organisatorische als gezondheids- en privacygerelateerde aspecten.

• Medezeggenschap bij de invoering: De ondernemingsraad heeft het recht om de invoering van desksharing mede vorm te geven. De raad kan voorwaarden en regels vaststellen die waarborgen dat de belangen van de medewerkers worden beschermd.

• Betrokkenheid bij de inrichting: De ondernemingsraad kan invloed uitoefenen op de concrete invulling van het desksharing-model, bijvoorbeeld door regels vast te leggen voor het gebruik van werkplekken, reserveringssystemen of maatregelen om conflicten tussen medewerkers te voorkomen.

• Toezicht op de uitvoering: Ook na de invoering van desksharing heeft de ondernemingsraad het recht en de plicht om toe te zien op de naleving van de gemaakte afspraken en indien nodig aanpassingen te eisen als er problemen ontstaan voor de medewerkers.

Samenvattend kan worden gesteld dat de ondernemingsraad een cruciale rol speelt bij de invoering van desksharing om ervoor te zorgen dat de bescherming van medewerkers gewaarborgd is, veiligheidsmaatregelen worden getroffen en de belangen van het personeel volledig worden meegewogen.

Ondernemingsraad-overeenkomst voor desksharing

Bij de invoering van desksharing speelt niet alleen de medezeggenschap van de ondernemingsraad een belangrijke rol – vaak wordt er ook een ondernemingsovereenkomst voor desksharing afgesloten. Deze creëert duidelijke desksharing-regels, zorgt voor transparantie en waarborgt dat de belangen van de medewerkers volledig worden meegewogen.

Een ondernemingsovereenkomst voor desksharing legt bindend vast hoe het shared-desk-model in de organisatie wordt geïmplementeerd en welke organisatorische en juridische kaders van toepassing zijn. Typische onderdelen van een dergelijke overeenkomst zijn:

• Gebruiksregels voor werkplekken, boekingsprocessen en kantoorruimtes
• Ergonomische en gezondheidsnormen die ondanks wisselende werkplekken moeten worden nageleefd
• Privacy- en IT-beveiligingsmaatregelen, inclusief clean-desk-policy
• Hygiëne- en veiligheidsvoorschriften om risico's bij het wisselen van werkplek te minimaliseren
• Rekening houden met de specifieke behoeften van individuele medewerkers
• Procedures voor conflictoplossing en periodieke evaluatie van de overeenkomst

Een goed opgestelde ondernemingsovereenkomst voor desksharing helpt werkgevers en de ondernemingsraad om het nieuwe werkplekmodel juridisch veilig, eerlijk en inzichtelijk vorm te geven. Het biedt houvast, beschermt het personeel en vergemakkelijkt zowel de invoering als het dagelijks gebruik van desksharing.

Flexopus: De veilige oplossing voor uw organisatie

Nu we hebben vastgesteld dat de ondernemingsraad een grote invloed heeft op de invoering van desksharing, is het zaak om een veilige en gebruiksvriendelijke softwareoplossing te implementeren. Dit vergemakkelijkt niet alleen de overstap naar desksharing voor alle medewerkers, maar zorgt er ook voor dat processen digitaal verlopen en worden vastgelegd.

Hierbij is het uiterst belangrijk om een partner te hebben waarbij privacy, gebruiksvriendelijkheid en toegankelijkheid hand in hand gaan: Flexopus - De workplace management software

Flexopus voldoet aan strenge voorschriften, wordt in Duitsland gehost en is zelf een groot voorstander van gegevensbescherming. Om deze reden vertrouwen ondernemingsraden in het hele land op Flexopus en wordt de software toegepast in vele sectoren van de publieke sector, kritieke infrastructuur en binnen grote beursgenoteerde ondernemingen.

Met de mogelijkheid om uitrustingskenmerken per object toe te wijzen, is voor alle medewerkers toegang tot in hoogte verstelbare bureaus, dubbele monitoren of andere hulpmiddelen gegarandeerd en ontstaan er geen conflicten meer over wie welke voorzieningen op welke plek nodig heeft.

Daarnaast biedt Flexopus op het gebied van privacy, gegevensbescherming en testen diverse functies die zowel de ondernemingsraad als de directie tevreden stellen bij het gebruik van desksharing.

Privacy-instellingen

• Volledige controle over eigen gegevens: Gebruikers kunnen gedetailleerde privacy-instellingen configureren.
• Controlemogelijkheden: Gebruikers bepalen zelf welke informatie (bijv. beschikbaarheid, locatie) zichtbaar is voor anderen.
• Aanpasbaarheid: Individuele aanpassing van de zichtbaarheid van boekingen en persoonsgegevens.

Gegevensbescherming heeft de hoogste prioriteit

• Dataminimalisatie: Alleen noodzakelijke gegevens verzamelen om privacyrisico's te beperken.
• Anonimisering en pseudonimisering: Persoonsgegevens waar mogelijk beschermen door anonimisering.
• Veilige gegevensverwerking: Versleutelde overdracht en veilige opslagmethoden om ongeautoriseerde toegang te voorkomen.

ISO 27001-certificering

• Risicobeheer: Continue identificatie, beoordeling en beperking van veiligheidsrisico's.
• Systematische monitoring en verbetering: Regelmatige controle en aanpassing van beveiligingsmaatregelen.
• Vertrouwen opbouwen: ISO 27001 als kwaliteitskenmerk en bewijs van betrouwbaarheid voor bedrijven.

Regelmatige audits

• Compliance-controle: Waarborgen van naleving van ISO 27001 en wettelijke privacyvoorschriften.
• Identificatie van kwetsbaarheden: Vroegtijdige opsporing en verhelpen van potentiële veiligheidsrisico's.
• Continue verbetering: Gebruik van auditresultaten voor het optimaliseren van processen en technologieën.

Flexopus onderscheidt zich door een breed scala aan geavanceerde beveiligings- en privacyfuncties die de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van gebruikers, de veilige omgang met persoonsgegevens en de naleving van internationale standaarden garanderen. Met uitgebreide privacy-instellingen, een privacyvriendelijke aanpak, een ISO 27001-certificering en regelmatige audits zorgt Flexopus ervoor dat bedrijven een veilige en AVG-conforme oplossing krijgen voor desksharing en kantoororganisatie. Deze kenmerken maken Flexopus tot een betrouwbare keuze voor bedrijven met hoge eisen aan veiligheid en privacy.

Samenvatting

Desksharing biedt bedrijven veel voordelen, zoals flexibiliteit en kostenbesparingen, maar vereist ook een zorgvuldige planning en aandacht voor de belangen van medewerkers. De ondernemingsraad speelt een belangrijke rol bij de invoering en inrichting van het desksharing-model, met name op het gebied van gezondheidsbescherming, ergonomie, privacy en veiligheidsmaatregelen.

De ondernemingsraad kan de invoering van desksharing niet alleen tegenhouden, maar heeft wel aanzienlijke invloed op de inrichting, bijvoorbeeld door regels vast te stellen en de uitvoering te controleren. Onderwerpen als ergonomische werkplekken, IT-beveiliging, toegangscontroles en de naleving van hygiëne- en privacyvoorschriften staan hierbij centraal.

Een veilige en privacyvriendelijke oplossing voor desksharing wordt geboden door de shared desk-software Flexopus. Deze onderscheidt zich door uitgebreide privacy-instellingen, een privacyvriendelijke aanpak, ISO 27001-certificering en regelmatige audits, wat het een betrouwbare keuze maakt voor bedrijven die veel waarde hechten aan veiligheid en de bescherming van hun medewerkers.