Bureaudelen en ondernemingsraad: waar moet u op letten?

Bureau delen is op dit moment een veelbesproken onderwerp. Dat is wellicht niet zo verrassend, want de voordelen liggen voor de hand: meer flexibiliteit, besparing op huur- en energiekosten, minder overvolle kantoren en aantoonbaar meer tevreden medewerkers. Dit zijn slechts enkele redenen waarom veel bedrijven en organisaties nu kiezen voor het gedeelde werkplekconcept en Het Nieuwe Werken. 

Het is echter ook duidelijk dat een dergelijke cultuuromslag niet zonder een hele reeks regelgeving kan. Afhankelijk van hoe groot je bedrijf is, zijn er veel belangrijke dingen waar je op moet letten. Medezeggenschap binnen de ondernemingsraad is op dit niveau essentieel.

Wij vatten kort samen hoe desksharing, ondernemingsraden en de medezeggenschap van de ondernemingsraad bij desksharing eruit kunnen zien:

• In principe kan de ondernemingsraad de beslissing over de invoering van desk sharing door uw bedrijf niet tegenhouden (arrest van het Federale Arbeidsgerecht van 17 november 2021 (zaak nr. 7 ABR 18/20))
• De ondernemingsraad kan echter grote invloed hebben op de aard van de procedure en de daarmee gepaard gaande wijzigingen
• Gezondheidsbeschermingsvraagstukken zoals ergonomische werkplekken, sta-bureaus, losse schermen en invoerapparaten vallen onder de bevoegdheid van de ondernemingsraad.
• Hygiëneregels voor het delen van een werkplek moeten als leidraad worden gehanteerd
• Gegevensbescherming moet op de werkplek gegarandeerd zijn
• Bestaande werkovereenkomsten moeten behouden blijven of gewijzigd worden

Bureaudeling medezeggenschap ondernemingsraad

Zoals in het begin al aangegeven, zijn er een aantal punten waarop de ondernemingsraad medezeggenschap kan hebben bij gedeelde werkplekken. Om hier wat dieper op in te gaan, is het de moeite waard om de afzonderlijke punten nader te bekijken. Het is ook duidelijk dat niet alles wat werknemers dwarszit, een reden is voor de ondernemingsraad om zich uit te spreken over het delen van werkplekken. 

Bescherming van werknemers

De bescherming van werknemers staat bij de ondernemingsraad centraal bij de invoering van werkplekdeling. De ondernemingsraad moet ervoor zorgen dat de arbeidsomstandigheden blijven voldoen aan de wettelijke eisen en dat de gezondheid en het welzijn van de werknemers niet in het geding komen. Hieronder vallen in het bijzonder de volgende aspecten:

1. Ergonomie: Zelfs bij het delen van bureaus moeten de werkplekken ergonomisch ontworpen zijn om gezondheidsproblemen te voorkomen. De ondernemingsraad kan verlangen dat werknemers beschikken over ergonomisch geschikte stoelen, tafels en beeldschermen.

2. Persoonlijke behoeften: Door het delen van bureaus hebben werknemers geen vaste werkplek meer. De ondernemingsraad moet ervoor zorgen dat rekening wordt gehouden met individuele behoeften, zoals speciale arbeidsmiddelen of persoonlijke aanpassingen.

3. Gegevensbescherming: Bij het delen van een bureau bestaat het risico dat gevoelige persoonlijke gegevens onbeschermd blijven. De ondernemingsraad moet ervoor zorgen dat er voldoende maatregelen ter bescherming van de gegevens zijn getroffen om de vertrouwelijkheid van werknemers te beschermen.

Veiligheidsmaatregelen

Veiligheidsmaatregelen spelen ook een belangrijke rol bij het introduceren van bureaudeling. De ondernemingsraad is ervoor verantwoordelijk dat de veiligheidsnormen binnen het bedrijf continu worden nageleefd. Dit omvat:

• Toegangscontrole: Omdat medewerkers verschillende werkplekken gebruiken, moet de ondernemingsraad ervoor zorgen dat onbevoegden geen toegang hebben tot de werkplekken en de daar opgeslagen gevoelige informatie.

• IT-beveiliging: Door de flexibele werkplekken kan de IT-beveiliging in het geding komen, bijvoorbeeld door onbeveiligde computers of blootliggende kabels. De ondernemingsraad moet ervoor zorgen dat er maatregelen worden genomen om dergelijke risico’s tot een minimum te beperken. Bijvoorbeeld door het gebruik van versleutelde netwerken of de verplichting om computers altijd te vergrendelen als ze niet worden gebruikt.

• Veiligheid op de werkplek: Omdat het delen van bureaus ertoe kan leiden dat werkplekken dagelijks opnieuw moeten worden ingericht, moet de ondernemingsraad erop toezien dat dit niet tot veiligheidsrisico's leidt, bijvoorbeeld door slecht gelegde kabels of verkeerd gebruik van arbeidsmiddelen.

Invloed van de ondernemingsraad op gedeelde bureaus 

Volgens § 87 lid 1 nr. 1 en 7 van de Duitse wet op de ondernemingsraden (BetrVG) heeft de ondernemingsraad medezeggenschap bij het invoeren van desk sharing. Juridisch gezien moeten er een aantal zaken in acht worden genomen voordat de ondernemingsraad akkoord kan gaan met het delen van werkplekken. 

• Medezeggenschap bij de invoering: De ondernemingsraad heeft het recht om de invoering van werkplekdeling mede vorm te geven. Zij kan voorwaarden en regels opstellen om ervoor te zorgen dat de belangen van werknemers worden beschermd. 

• Deelname aan het ontwerp: De ondernemingsraad kan invloed uitoefenen op de concrete vormgeving van het bureaudeelmodel, bijvoorbeeld door regels op te stellen voor het gebruik van werkplekken, reserveringssystemen of maatregelen om conflicten tussen werknemers te voorkomen.

• Toezicht op de implementatie: Ook na de invoering van werkplekdelen heeft de ondernemingsraad het recht en de plicht om toezicht te houden op de naleving van de gemaakte afspraken en zo nodig bijsturing te vragen als er problemen ontstaan voor werknemers.

Kortom, de ondernemingsraad speelt een cruciale rol bij de invoering van werkplekdelen om ervoor te zorgen dat de bescherming van werknemers gewaarborgd is, dat veiligheidsmaatregelen worden genomen en dat de belangen van het personeel volledig in acht worden genomen.

Flexopus: De veilige oplossing voor uw bedrijf

Nu we hebben vastgesteld dat de ondernemingsraad een aanzienlijke invloed heeft op de invoering van werkplekdeling binnen het bedrijf, is het tijd om een veilige en gebruiksvriendelijke softwareoplossing te implementeren. Dit maakt het niet alleen makkelijker voor alle medewerkers om over te stappen op het delen van bureaus, maar zorgt er ook voor dat processen functioneren en digitaal worden vastgelegd. 

Het is ontzettend belangrijk om een provider aan uw zijde te hebben die gegevensbescherming, gebruiksgemak en toegankelijkheid hand in hand laten gaan: Flexopus - De oplossing voor het delen van bureaus!

Flexopus is onderworpen aan strenge regelgeving, is gehost in Duitsland en is zelf een groot voorstander van gegevensbescherming. Om die reden vertrouwen ondernemingsraden in het hele land op Flexopus en wordt de software ingezet op veel terreinen binnen het openbare leven, de kritieke infrastructuur en bij grote DAX-genoteerde ondernemingen.

Met de mogelijkheid om per object apparaatfuncties toe te wijzen, is voor alle medewerkers de toegang tot in hoogte verstelbare tafels, dubbele monitoren of andere hulpmiddelen bij hun dagelijkse werkzaamheden gewaarborgd. Ook ontstaan er geen conflicten meer over wie welke apparaatfuncties op welke plek nodig heeft.

Daarnaast biedt Flexopus een aantal functionaliteiten op het gebied van privacy, gegevensbescherming en testen waar zowel de ondernemingsraad als het managementteam tevreden over zijn als het gaat om werkplekdelen.

Privacy-instellingen

• Volledige controle over uw eigen gegevens: Gebruikers kunnen gedetailleerde privacy-instellingen configureren.
• Besturingsopties: Gebruikers bepalen welke informatie (bijv. beschikbaarheid, locatie) zichtbaar is voor anderen.
• Aanpasbaarheid: Individuele aanpassing van de zichtbaarheid van boekingen en persoonlijke gegevens.

Gegevensbescherming is onze hoogste prioriteit

• Gegevensminimalisatie: Alleen noodzakelijke gegevens verzamelen om risico's voor gegevensbescherming te minimaliseren.
• Anonimisering en pseudonimisering: Bescherming van persoonsgegevens door anonimisering waar mogelijk.
• Veilige gegevensverwerking: Gecodeerde transmissies en veilige opslagprocedures om ongeautoriseerde toegang te voorkomen.

ISO 27001 - Certificering

• Risicomanagement: Continue identificatie, beoordeling en minimalisatie van beveiligingsrisico's.
• Systematische monitoring en verbetering: Regelmatige herziening en aanpassing van de beveiligingsmaatregelen.
• Vertrouwen opbouwen: ISO 27001 als kwaliteitskenmerk en bewijs van vertrouwen voor bedrijven.

Regelmatige audits 

• Nalevingscontrole: Zorgen voor naleving van ISO 27001 en wettelijke vereisten voor gegevensbescherming.
• Identificatie van kwetsbaarheden: Vroegtijdige detectie en oplossing van potentiële beveiligingsrisico's.
• Continue verbetering: Gebruik van auditresultaten om processen en technologieën te optimaliseren.

Flexopus kenmerkt zich door een groot aantal geavanceerde beveiligings- en gegevensbeschermingsfuncties die de bescherming van de privacy van de gebruiker, de veilige verwerking van persoonsgegevens en de naleving van internationale normen garanderen. Met uitgebreide privacy-instellingen, een privacyvriendelijke aanpak, ISO 27001-certificering en regelmatige audits zorgt Flexopus ervoor dat bedrijven een veilige en privacyvriendelijke oplossing krijgen voor desk sharing en kantoororganisatie. Dankzij deze kenmerken is Flexopus een betrouwbare keuze voor bedrijven die de hoogste mate van beveiliging en gegevensbescherming eisen.

Samenvatting

Het delen van bureaus levert bedrijven veel voordelen op, zoals flexibiliteit en kostenbesparing, maar vereist ook een zorgvuldige planning en aandacht voor de belangen van de werknemers. De ondernemingsraad speelt een belangrijke rol bij de invoering en vormgeving van het werkplekmodel, met name op het gebied van gezondheidsbescherming, ergonomie, gegevensbescherming en veiligheidsmaatregelen.

De ondernemingsraad kan de invoering van werkplekdelen niet alleen voorkomen, maar heeft wel grote invloed op de vormgeving ervan. Bijvoorbeeld door regels vast te stellen en de uitvoering te bewaken. Onderwerpen die daarbij centraal staan, zijn onder andere ergonomische werkplekken, IT-beveiliging, toegangscontrole en naleving van hygiëne- en gegevensbeschermingsvoorschriften.

De gedeelde bureausoftware Flexopusbiedt een veilige en gegevensbeschermingsconforme oplossing voor het delen van bureaus. Het kenmerkt zich door uitgebreide privacy-instellingen, een gegevensbeschermingsvriendelijke aanpak, ISO 27001-certificering en regelmatige audits. Hierdoor is het een betrouwbare keuze voor bedrijven die veel waarde hechten aan beveiliging en de bescherming van hun werknemers.