Desk sharing in het arbeidsrecht: waar u op moet letten

Bij desksharing zijn er vanuit arbeidsrechtelijk oogpunt enkele belangrijke punten waar bedrijven rekening mee moeten houden, om aan de wettelijke eisen te voldoen en tegelijkertijd het comfort en de rechten van de medewerkers te waarborgen. 

Desksharing is een flexibele en moderne oplossing die voor veel bedrijven meerwaarde biedt – maar alleen als het correct wordt geïmplementeerd. Laten we eens nader bekijken wat er vanuit arbeidsrechtelijk oogpunt relevant is bij desksharing in uw bedrijf.

Desksharing: Definitie in arbeidsrechtelijke context

In een tijd waarin hybride werkmodellen steeds populairder worden en veel bedrijven hun kantoorruimte efficiënter willen benutten, wint desksharing steeds meer aan belang. Maar wat houdt het precies in?

Desksharing is een modern werkplekmodel waarbij medewerkers geen vaste werkplek op kantoor hebben, maar werkplekken delen naar behoefte. Voor werkgevers betekent dit dat, ondanks wisselend gebruik, duidelijke wettelijke kaders moeten worden nageleefd, met name op het gebied van arbeidsveiligheid, ergonomie, medezeggenschap en gegevensbescherming.

Vooral wanneer uw werknemers deels vanuit kantoor werken, maar ook op sommige dagen in het thuiskantoor zijn, is desksharing een ideale oplossing. De invoering vereist echter een duidelijke arbeidsrechtelijke regeling om de rechten en plichten van alle betrokkenen transparant vast te leggen.

Dit betekent echter niet noodzakelijkerwijs dat medewerkers die op een bepaalde dag op kantoor willen werken, spontaan een beschikbare plek moeten kiezen. Door het gebruik van deskmanagementtools zoals Flexopus kunt u desksharing in uw bedrijf optimaliseren – zo stelt u uw medewerkers namelijk in staat om werkplekken vooraf te reserveren, wat zorgt voor een efficiënte organisatie op kantoor.

Als werkplekconcept is desksharing vooral zinvol in bedrijven met flexibele werkmodellen of een hoge mate van projectwerk. Maar ook bedrijven die zich in een groeifase bevinden en waarvan het aantal medewerkers snel toeneemt, profiteren van desksharing. Zo kunt u namelijk flexibel inspelen op de toenemende vraag naar werkplekken, zonder direct grote investeringen te hoeven doen of meer ruimte te hoeven huren. 

Desksharing draagt echter niet alleen bij aan een efficiënter gebruik van kantoorruimte, maar bevordert tegelijkertijd de samenwerking en de creatieve uitwisseling – mits de arbeidsrechtelijke eisen consequent in acht worden genomen.

Cultuurverandering door desksharing

Ongetwijfeld brengt desksharing een frisse wind in de bedrijfscultuur, maar moet ook arbeidsrechtelijk correct worden begeleid. Wanneer vaste werkplekken worden ingeruild voor flexibele plekken, betekent dit meer dan alleen een verandering van de kantoorstructuur. Het bevordert de samenwerking, omdat uw teamleden dagelijks nieuwe collega's naast zich hebben en zo gemakkelijker met elkaar in contact kunnen komen.

Vooral in Open Space Kantoren kunnen werkplekken zich door desksharing ideaal aanpassen aan de betreffende taken: creatieve projecten worden aangepakt in daarvoor geschikte vergaderruimtes, terwijl geconcentreerd werk wordt gedaan in stille zones.

Voor bedrijven die inzetten op flexibiliteit, innovatie en een open werksfeer, is desksharing een uitstekende optie. Het creëert ruimte voor Flexibiliteit en dynamiek, bevordert de interdisciplinaire uitwisseling en laat medewerkers zien dat hun behoeften en werkwijzen serieus worden genomen. Dit zorgt voor een motiverende en levendige bedrijfscultuur waarin nieuwe ideeën en samenwerkingen kunnen floreren.

Desksharing in het arbeidsrecht: hier moet u op letten

Zoals reeds vermeld, staat flexibiliteit bij desksharing voorop, maar juist deze flexibiliteit brengt ook specifieke uitdagingen met zich mee die u niet over het hoofd mag zien. Er zijn echter enkele aspecten van het arbeidsrecht die u helpen om desksharing in uw bedrijf juridisch correct te implementeren. 

De sleutel is om niets aan het toeval over te laten en in plaats daarvan te zorgen voor een vlekkeloze organisatie. Dat klinkt in eerste instantie ingewikkeld, maar is dankzij een paar eenvoudige regels makkelijker dan u misschien denkt:

Ergonomische werkplek

Volgens § 3a der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) moeten werkplekken zo zijn ingericht dat gezondheidsrisico's voor werknemers worden vermeden. Of uw medewerkers hun werkplek nu dagelijks wisselen of niet, als werkgever blijft u ervoor verantwoordelijk dat elke werkplek ergonomisch is vormgegeven. 

Vooral in het kader van desksharing, waar werkplekken flexibel door meerdere teamleden worden gebruikt, is dat niet altijd eenvoudig. Des te belangrijker is het om in hoogte verstelbare tafels, ergonomische stoelen en een prettige verlichting ter beschikking te stellen. Zorg ervoor dat uw medewerkers voldoende ruimte hebben en hun werkomgeving individueel kunnen aanpassen om gezondheidsklachten te voorkomen.

Medezeggenschap van de ondernemingsraad 

In Duitsland is de medezeggenschap van de ondernemingsraad een doorslaggevende factor bij belangrijke veranderingen zoals de invoering van desksharing. Want de ondernemingsraad heeft volgens § 87 Abs. 1 BetrVG het recht om mee te praten over de inrichting van werkplekken en werktijden – of dit recht ook van toepassing is op desksharing, is echter niet helemaal duidelijk.

Als u het zekere voor het onzekere wilt nemen, is het toch raadzaam om tijdig de dialoog aan te gaan met uw ondernemingsraad en een oplossing te vinden die alle betrokkenen erbij betrekt. Want door open communicatie en vertrouwen creëert u een hybride werkomgeving, waarin desk sharing succesvol kan worden geïntegreerd.

Gegevensbescherming en gegevensbeveiliging

Gegevensbescherming en gegevensbeveiliging spelen bij desk sharing eveneens een centrale rol. Als bedrijf moet u ervoor zorgen dat de vertrouwelijkheid en integriteit van gevoelige gegevens te allen tijde gewaarborgd blijven, zelfs wanneer uw medewerkers flexibel werkplekken en hulpmiddelen delen.

Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) bent u verplicht persoonsgegevens zodanig te verwerken en op te slaan dat ze beschermd zijn tegen ongeoorloofde toegang. Een belangrijke vereiste van de AVG is dan ook om technische en organisatorische maatregelen te nemen die de gegevensbescherming waarborgen.

Om dat te garanderen, is de bewustwording van uw medewerkers essentieel. Bied daarom regelmatige trainingen aan om ervoor te zorgen dat alle medewerkers de risico's kennen en weten hoe ze zich moeten gedragen om aan de wettelijke vereisten te voldoen. 

Clean Desk Policy

Voor bedrijven met desk sharing-modellen is een Clean Desk Policy onmisbaar. Een dergelijk beleid zorgt ervoor dat elk teamlid zijn bureau na elk gebruik opgeruimd achterlaat en alle documenten veilig worden opgeborgen. Want een schone werkplek vermindert het risico dat vertrouwelijke informatie verloren gaat of in verkeerde handen valt.

Een goed doordachte Clean Desk Policy is namelijk niet alleen een kwestie van orde, maar een centraal element van gegevensbescherming en naleving van wettelijke voorschriften. Door ervoor te zorgen dat gevoelige informatie altijd veilig wordt bewaard, beschermt u uw bedrijf tegen mogelijke juridische gevolgen en versterkt u het vertrouwen van uw klanten en medewerkers.

Flexopus: Veilig en wettelijk conform in de hybride werkdag

In een tijd waarin gegevensbescherming en wettelijke conformiteit niet onderhandelbaar zijn, biedt Flexopus precies wat moderne bedrijven nodig hebben: veiligheid en vertrouwen. Maar Flexopus is niet zomaar een desk sharing software – het is een oplossing die speciaal is ontwikkeld voor de eisen van de hybride werkdag.

Met Flexopus kunnen uw teams werkplekken, vergaderruimtes en parkeerplaatsen boeken. Maar dat is niet alles, want een ander hoogtepunt van Flexopus is de mogelijkheid om de privacy van uw medewerkers te beschermen. Dankzij geavanceerde privacy-instellingen, zoals het verbergen van echte namen of individuele privacy-instellingen, behoudt u de controle over gevoelige informatie.

Naast digitale ondersteuning helpen we u ook met workshops, waarin we samen met u op maat gemaakte concepten ontwikkelen voor de implementatie van desk sharing. Deze workshops helpen u Flexopus optimaal in uw dagelijkse bedrijfsvoering te integreren en uw medewerkers bewust te maken van het veilige gebruik van de nieuwe technologie.

Gemaakt en gehost in Duitsland, voldoet Flexopus aan de strenge eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en is het ISO 27001 gecertificeerd. Deze certificering wordt regelmatig gecontroleerd door audits om ervoor te zorgen dat Flexopus altijd voldoet aan de huidige standaarden en de hoge eisen van onze klanten – over gegevensbescherming hoeft u zich dus geen zorgen te maken.

Aanvullend hierop bieden we continue trainingen aan voor onze medewerkers, zodat de uitgebreide gegevensbescherming niet alleen op papier, maar in elke handeling verankerd is.

Met Flexopus kiest u voor een desk sharing oplossing die voldoet aan het arbeidsrecht en veiligheid, efficiëntie en gegevensbescherming combineert – voor een hybride werkomgeving waarop u kunt vertrouwen.

Conclusie over desk sharing en arbeidsrecht

Desk sharing kan een aanwinst zijn voor uw bedrijf – maar alleen als het wordt geïmplementeerd met inachtneming van alle arbeidsrechtelijke aspecten. Van ergonomisch ontwerp en gegevensbeschermingsmaatregelen tot de naleving van arbeidscontractuele bepalingen – een zorgvuldige planning en de betrokkenheid van alle belanghebbenden zijn de sleutel tot een succesvolle en juridisch conforme toepassing van desk sharing.