Geen angst voor desksharing: hoe Flexopus werkprocessen optimaliseert

In gesprek met Head of People & Culture, Stefanie Maamer

Bedankt dat u tijd voor ons vrijmaakt. Kunt u uzelf en uw bedrijf kort voorstellen?

Mijn naam is Stefanie Maamer en ik werk bij Banauten GmbH als Head of People & Culture. Wij zijn een digitaal bureau dat zes jaar geleden is opgericht en zich richt op socialmediaprojecten. Wat ons werkmodel betreft, hanteren we een hybride werkmodel. Dat betekent dat onze medewerkers zowel thuis als op kantoor werken.

Hoe lang maken jullie al gebruik van Flexopus?

Wij gebruiken Flexopus sinds begin 2020.

Waarom hebben jullie besloten om desk sharing-software in het bedrijf te integreren?

Als digitaal bureau zijn we in de eerste plaats erg geïnteresseerd in digitale tools. We willen voor onszelf, maar ook voor onze medewerkers, altijd voorop lopen wat betreft nieuwe technologieën, en dan vooral tools die ons in het dagelijks werk ondersteunen en vergemakkelijken. Voor ons is Flexopus precies zo'n tool.

Bovendien zijn we de afgelopen jaren sterk gegroeid, en wel veel sneller dan onze kantoorruimte. In het begin hielp Flexopus ons om de aanwezigheid op kantoor optimaal te beheren en op een gegeven moment ook in te zien dat we meer ruimte nodig hadden. Ik noemde al dat we in een hybride model werken; collega's werken deels thuis en deels op kantoor. We hadden lange tijd niet voor iedereen een eigen werkplek, waardoor het risico bestond dat je naar kantoor kwam en geen plek meer kon vinden.

We hebben onder andere wisselende projectteams en voor ons is het erg handig als medewerkers hun werkplekken kunnen boeken zodat ze bij hun team kunnen zitten. Daarnaast wilden we een eenvoudige manier voor het boeken van onze vergaderruimtes en parkeerplaatsen, die zowel door klanten als door medewerkers gebruikt kunnen worden.

Welke aspecten waren voor u belangrijk bij de keuze voor een aanbieder van desk sharing-software en wie was er betrokken bij het besluitvormingsproces?

De focus lag voor ons enerzijds op de gebruiksvriendelijkheid: de tool moet eenvoudig te bedienen zijn en er ook nog eens goed uitzien. Natuurlijk was het ook belangrijk dat de werklast voor de beheerders beperkt bleef en dat het beheer eenvoudig is.
Andere redenen waren voor ons privacy en gegevensbeveiliging, dat was een belangrijk thema voor ons, en uiteindelijk speelt de prijs ook een rol. Bij het besluitvormingsproces waren de directie en de IT-afdeling betrokken.

Waarom hebben jullie voor Flexopus gekozen?

We waren overtuigd door de voor ons perfecte functionaliteit, de eenvoudige en intuïtieve gebruikersinterface, het feit dat Flexopus in Duitsland wordt ontwikkeld en gehost, en natuurlijk de prijs-kwaliteitverhouding.

Hoe lang duurde het integratieproces (van contractondertekening tot gebruik door iedereen) en welke uitdagingen of moeilijkheden kwam u tegen bij de integratie van Flexopus?

Na een goede week was alles ingericht en klaar voor gebruik. Volgens mij behoorden we tot de eerste gebruikers van Flexopus en in het begin waren nog niet alle functies beschikbaar die er nu zijn. De grootste uitdaging was om de medewerkers aan te moedigen om Flexopus regelmatig te gebruiken.

Hoe hebben jullie de communicatie rondom deze verandering aangepakt?

In het begin waren we een klein team en had iedereen een eigen vaste werkplek. Destijds was het niet vanzelfsprekend om via Flexopus een plek te boeken, omdat er altijd genoeg ruimte was. We groeiden echter snel en al gauw was er niet meer voor iedereen een eigen bureau. Hierdoor werd Flexopus al snel onderdeel van onze dagelijkse workflow. Tegenwoordig is het boeken van een werkplek volledig geïntegreerd in ons onboardingproces; we introduceren Flexopus direct en het gebruik ervan is voor iedereen de normaalste zaak van de wereld.

Wat is de impact van Flexopus op jullie manier van werken en productiviteit geweest?

Flexopus is vooral erg nuttig voor onze projectteams, omdat zij per dag kunnen afstemmen waar ze gaan zitten, wat de samenwerking vergemakkelijkt. Daarnaast bespaart het boeken van vergaderruimtes en parkeerplekken ons veel tijd, omdat de beschikbaarheid altijd inzichtelijk is en ook last-minute boekingen razendsnel geregeld zijn.

Ook de pandemie heeft een grote invloed gehad op het gebruik. We waren net voor de pandemie begonnen met Flexopus, en toen er dagelijks nieuwe regels kwamen, konden we daar snel op inspelen. We konden bijvoorbeeld het aantal beschikbare plekken beperken, zodat de veiligheid van onze collega's te allen tijde gewaarborgd bleef.

Hoe goed werkt de integratie van de Flexopus-software met andere tools of systemen die jullie dagelijks gebruiken?

We gebruiken Flexopus in combinatie met de Microsoft-integratie. Dat betekent dat we via de Microsoft Teams-add-on Flexopus direct in Teams kunnen gebruiken, in Outlook alle vergaderruimtes direct bij het plannen van een afspraak kunnen boeken, en daarnaast maken we gebruik van Single Sign-On, wat uitstekend werkt.

Tot slot, welk advies zou je geven aan andere bedrijven die desksharing overwegen?

Wij kunnen desksharing als bedrijf zonder meer aanbevelen en andere organisaties aanmoedigen om een tool als Flexopus in te voeren. Ik vind Flexopus vooral een aanrader voor bedrijven met een hybride werkmodel, omdat je hiermee kantoorruimte kunt besparen die anders onbenut blijft. Het is echter ook zeer de moeite waard voor bedrijven die veel vergaderruimtes moeten beheren. Je hoeft absoluut niet bang te zijn voor desksharing; naar mijn mening wegen de voordelen ruimschoots op tegen de nadelen. Een tool als Flexopus ondersteunt dit principe perfect.

Bedankt voor je tijd.