„Wees niet bang om bureaus te delen” — hoe Flexopus workflows optimaliseert

In een interview met hoofd People & Culture, Stefanie Maamer

Bedankt dat je de tijd hebt genomen. Kunt u uzelf en uw bedrijf aan het begin aan ons omschrijven?

Mijn naam is Stefanie Maamer, ik werk bij Banauten GmbH als Head of People & Culture. Wij zijn een digitaal bureau dat 6 jaar geleden werd opgericht en zich richt op de uitvoering van social media-projecten. Wat het werkmodel betreft, hebben we een hybride werkmodel. Dit betekent dat onze medewerkers zowel thuis als op locatie op kantoor werken.

Hoe lang gebruikt u Flexopus al?

We gebruiken Flexopus sinds het begin van 2020.

Waarom heb je besloten om software voor het delen van bureaus in je bedrijf te integreren?

In de eerste plaats zijn we als digitaal bureau erg geïnteresseerd in digitale tools en willen we daarbij altijd voorop lopen voor onszelf, maar ook voor onze medewerkers, als het gaat om nieuwe technologieën en vooral met tools die ons helpen bij ons dagelijkse werk en het ons gemakkelijker maken. Flexopus is precies zo'n hulpmiddel voor ons.

Daarnaast zijn we de afgelopen jaren aanzienlijk gegroeid, veel sneller dan onze kantoren. In het begin hielp Flexopus ons om onze aanwezigheid op kantoor optimaal te beheren en op een gegeven moment ook te erkennen dat we een groter gebied nodig hadden. Ik had in het begin al gezegd dat we in een hybride model werken, wat betekent dat de collega's deels thuis en deels op kantoor werken en we lange tijd niet voor iedereen een aparte werkplek hadden, dus het risico bestond dat je naar kantoor zou komen en daarna geen ruimte meer zou vinden.

We hebben onder andere ook wisselende projectteams en het is erg handig voor ons als medewerkers toetreden tot de Werkplekken boeken zodat ze samen in hun teams zitten. We wilden ook een eenvoudige Onze vergaderzalen boeken en onze parkeerplaatsen, die zowel door klanten als medewerkers geboekt kunnen worden.

Welke aspecten waren voor u belangrijk bij de keuze van een softwareleverancier voor het delen van bureaus en wie was betrokken bij het besluitvormingsproces?

Aan de ene kant hebben we ons gericht op bruikbaarheid, dat de tool gemakkelijk te gebruiken is en dat hij er ook nog eens goed uitziet. Natuurlijk was het ook belangrijk dat de inspanningen voor beheerders beperkt waren en ook omdat het gemakkelijk te gebruiken was.
Andere redenen voor ons waren Gegevensbescherming En de beveiliging van gegevens, dat was voor ons een belangrijk punt en uiteindelijk speelt ook de prijs een rol. Ons management en onze IT waren betrokken bij het besluitvormingsproces.

Waarom heb je voor Flexopus gekozen?

We waren onder de indruk van het scala aan functies dat perfect was voor ons, wat eenvoudige en intuïtieve gebruikersinterfacedat Flexopus is ontwikkeld en gehost in Duitsland en natuurlijk de prijs-prestatieverhouding.

Hoe lang duurde het integratieproces (van het sluiten van het contract tot het gebruik voor iedereen) en welke uitdagingen of moeilijkheden kwam u tegen bij de integratie van Flexopus?

Na een goede week was alles geregeld en klaar voor gebruik. Ik denk dat we tot de eerste gebruikers van Flexopus behoorden en dat we in het begin niet alle functies hadden die vandaag beschikbaar zijn. De grootste uitdaging was om werknemers aan te moedigen Flexopus regelmatig te gebruiken.

Hoe heb je veranderingscommunicatie aangepakt?

In het begin waren we nog een klein team en hadden we ook een aparte werkplek voor elke medewerker. Op dat moment was het niet helemaal normaal dat medewerkers altijd via Flexopus een plek boekten, omdat het duidelijk was dat er genoeg plekken waren. We groeiden echter vrij snel en er was niet langer een aparte plek voor elke persoon. Flexopus werd dus vrij snel door het team in de werkworkflow geïntegreerd. Het boeken van werkplekken is nu geïntegreerd in het onboardingproces, we introduceren Flexopus en het is voor iedereen vanzelfsprekend dat de tool wordt gebruikt.

Hoe heeft Flexopus uw manier van werken en productiviteit beïnvloed?

Flexopus is vooral nuttig voor onze projectteams omdat ze dagelijks kunnen zitten, wat de coördinatie eenvoudiger maakt. Bovendien bespaart het boeken van vergaderzalen en parkeerplaatsen ons tijd omdat de beschikbaarheid op elk moment kan worden bekeken, wat betekent dat zelfs kortetermijnboekingen op elk moment supersnel kunnen worden gemaakt.

Aan de andere kant heeft de pandemie ook een grote invloed gehad op het gebruik. We begonnen Flexopus kort voor de pandemie te gebruiken en toen er elke dag nieuwe regelgeving was, konden we snel reageren en bijvoorbeeld slechts een bepaald aantal stoelen activeren, zodat ook de veiligheid van onze collega's te allen tijde gegarandeerd was.

Hoe goed werkt de integratie van Flexopus-software met andere tools of systemen die u in uw dagelijkse werk gebruikt?

We gebruiken Flexopus met Microsoft-integratie, wat betekent dat we de Uitbreidingen voor Microsoft Teams Flexopus gebruiken in teams, in Outlook Boek en maak ook direct gebruik van alle vergaderruimten bij het maken van een afspraak eenmalige aanmelding en dat werkt geweldig.

Tot slot, welke aanbevelingen zou u doen aan andere bedrijven die overwegen om een bureau te delen?

Als bedrijf kunnen we Bureaus delen Beveel andere bedrijven volledig aan en moedig ze aan om een tool zoals Flexopus te introduceren. Ik vind Flexopus met name een aanrader voor bedrijven die een hybride werkmodel hebben, omdat het natuurlijk ook kantoorruimte kan besparen die misschien niet meer nodig is. Het is echter ook zeker de moeite waard voor bedrijven die bijvoorbeeld veel vergaderzalen te beheren hebben. Je moet zeker niet bang zijn om een bureau te delen, want dat heeft naar mijn mening aanzienlijk meer voordelen dan nadelen. En een tool als Flexopus ondersteunt het principe perfect.

Heel erg bedankt dat je de tijd hebt genomen.