Bureau delen

2024-01-30

5 tips voor het kiezen van software voor het delen van bureaus

De juiste software voor het delen van bureaus vormt de kern van een modern kantoor. Het artikel bevat 5 essentiële tips om te kiezen: van intuïtieve bediening en naadloze integratie met tools zoals Microsoft 365 tot gegevensbescherming en schaalbaarheid. Leer hoe je frustratie kunt vermijden wanneer je op zoek bent naar een plek en hoe je een oplossing kunt vinden die perfect past bij je hybride werkcultuur.

Inhoudsopgave

De COVID-19-pandemie heeft aangetoond dat een groot deel van het werk ook vanuit huis kan worden gedaan. Recente enquêtes bevestigen dat de meerderheid van de werknemers in de toekomst, althans gedeeltelijk, van thuis uit zou willen werken. Bedrijven hebben daarom nieuwe kantoorconcepten nodig. Want als werknemers slechts twee tot vier dagen op kantoor werken, hebben ze geen eigen bureau meer nodig: Desk sharing is het motto om slechts gedeeltelijk gebruikte werkplekken optimaal te benutten en zo uiteindelijk de vaste kosten te verlagen of kantoorruimte opnieuw in te richten.

Hoe kiest u de juiste software voor het delen van bureaus

Bureaus delen, ook Hotdesking genaamd, beschrijft een manier om werkplekken te organiseren. In plaats van een vaste werkplek hebben werknemers zogenaamde „flexibele werkplekken”. Bureaus worden gedeeld en indien nodig bezet.

Om ervoor te zorgen dat dit niet in chaos eindigt, is vooral één ding nodig: processen. Een Software voor het delen van bureaus kan helpen en vergemakkelijken bij de overgang van uw eigen bureau naar een gedeeld bureau. Bij de keuze van software voor het delen van bureaus moeten de volgende vijf punten in overweging worden genomen:

De software moet door alle medewerkers worden gebruikt intuïtief te gebruiken zijn.
De software moet ook ingeschakeld zijn mobiele apparaten bruikbaar zijn.
De software moet Aanpassingsopties aanbod.
De software moet Beveiliging van gegevens verzekeren.
De software moet Analyse-opties aanbod.

Intuïtieve bruikbaarheid

Om ervoor te zorgen dat werknemers het nieuwe shared desk-concept accepteren, is het belangrijk dat ze daardoor geen extra werk hebben. De software voor het delen van bureaus moet daarom eenvoudig, begrijpelijk en intuïtief te gebruiken zijn. Grafische representaties in de vorm van digitale plattegronden helpen hierbij. De flexibele werkplek moet met zo weinig mogelijk klikken kunnen worden geboekt — bij voorkeur vanaf elk apparaat.

Applicatie geoptimaliseerd voor mobiel gebruik

Het is niet ongebruikelijk dat een werknemer vergeet een baan te reserveren. Dit wordt meestal alleen opgemerkt in de trein of ter plaatse in het bedrijf. Iedereen heeft tegenwoordig een smartphone op zak. Het is daarom des te belangrijker dat de applicatie voor het delen van bureaus ook werkt als een app op smartphones of tablets — naast klassieke boekingen via een laptop of desktop-pc.

Opties om aan te passen

Bedrijven zijn individueel en stellen daarom ook individuele vereisten voor hun boekingssysteem voor flexibele werkplekken. Om deze te kunnen implementeren, moet bij de keuze van software voor het delen van bureaus ervoor worden gezorgd dat basisinstellingen zoals maximale boekingsperioden, openingstijden van kantoorgebouwen of rolbeheer dienovereenkomstig kunnen worden gedefinieerd.

beveiliging van gegevens

Software voor het delen van bureaus verzamelt noodzakelijkerwijs persoonlijke gegevens over werknemers. Het is daarom essentieel om ervoor te zorgen dat deze worden behandeld in overeenstemming met de GDPR en dat de gegevens worden beschermd tegen manipulatie, ongeoorloofde toegang of toegang door derden. Vraag uw desk sharing-provider naar het contract voor de verwerking van bestellingen en de serverlocatie (bijvoorbeeld gehost in Duitsland).

Analytische functies

Om uiteindelijk vaste kosten te besparen of kantoorruimte opnieuw in te richten door middel van flexibele werkplekken, moet de software voor het delen van bureaus niet alleen een boekingssysteem zijn, maar ook analysemogelijkheden bieden. Want alleen dan kunt u de bezettingsgraad meten en het besparings- of herstructureringspotentieel identificeren. Een van de belangrijkste KPI's hierbij is de bezettingsgraad van individuele jobs.

Flexopus - De oplossing voor het delen van bureaus

Flexopus voldoet aan alle bovenstaande criteria voor eersteklas software voor het delen van bureaus. Met onze intuïtieve applicatie kunnen werknemers eenvoudig flexibele werkplekken, vergaderruimten en parkeerplaatsen boeken. We zijn er ook trots op dat we Duitse designprijs 2024 won in de categorie „Excellent Communications Design Apps”, wat de bruikbaarheid en het aantrekkelijke ontwerp van onze app onderstreept. Deze onderscheiding is een bewijs van onze toewijding om niet alleen veelzijdige maar ook esthetisch aantrekkelijke oplossingen te bieden. Flexopus is ook barrièrevrij in overeenstemming met internationale WCAG-normen.

Probeer Flexopus-software voor het delen van bureaus 30 dagen gratis uit.

Samenvatting van veelgestelde vragen

Waarom is een intuïtieve gebruikersinterface het belangrijkste klikcriterium in software voor het delen van bureaus?

De acceptatie door werknemers is afhankelijk van de bruikbaarheid. Als het boeken van een werkplek langer duurt dan het opstarten van de laptop, wordt het systeem niet gebruikt. Een intuïtieve interface (UI) zorgt ervoor dat boekingen snel en zonder training kunnen worden voltooid — bij voorkeur onderweg via app of browser. Alleen als de software het dagelijkse werk eenvoudiger maakt in plaats van ingewikkeld, zal het delen van bureaus succesvol zijn en wordt voorkomen dat werknemers gefrustreerd naar lege plekken moeten zoeken.

Welke technische integraties moet een moderne softwareoplossing absoluut ondersteunen?

Goede software voor het delen van bureaus mag geen geïsoleerde silo zijn. Het moet naadloos worden geïntegreerd in bestaande IT-infrastructuren zoals Microsoft 365 (Teams, Outlook) of Google Workspace. Functies zoals eenmalige aanmelding (SSO) verhogen de veiligheid en het gemak, omdat er geen extra wachtwoorden nodig zijn. Integraties maken het ook mogelijk om agenda's en statusdisplays te synchroniseren. Dit maakt boeken tot een integraal onderdeel van de digitale workflow, wat de efficiëntie verhoogt en de coördinatie van hybride teams enorm vereenvoudigt.

Welke rol spelen gegevensbescherming en gegevensbeveiliging bij de keuze van een softwareleverancier?

Gegevensbescherming is niet onderhandelbaar. Aangezien de software persoonsgegevens en bewegingsprofielen verwerkt, moet deze absoluut voldoen aan de AVG. Bedrijven moeten aandacht besteden aan hostinglocaties in de EU en certificeringen. Naast de rechtszekerheid is gegevensanalyse (analyse) een waardevolle functie: geanonimiseerde gegevens over ruimtegebruik helpen het management om de kantoorruimte naar behoefte te optimaliseren. Een veilige oplossing beschermt dus niet alleen de privacy van werknemers, maar biedt ook de basis voor strategische vastgoedbeslissingen.

Laatst bijgewerkt:

2026-04-15