Bureau delen

2024-01-30

5 tips voor het kiezen van software voor het delen van bureaus

De juiste software voor het delen van bureaus vormt de kern van een modern kantoor. Het artikel bevat 5 essentiële tips om te kiezen: van intuïtieve bediening en naadloze integratie met tools zoals Microsoft 365 tot gegevensbescherming en schaalbaarheid. Leer hoe je frustratie kunt vermijden wanneer je op zoek bent naar een plek en hoe je een oplossing kunt vinden die perfect past bij je hybride werkcultuur.

Inhoudsopgave

De coronapandemie heeft aangetoond dat een groot deel van het werk ook vanuit huis kan worden gedaan. Recente enquêtes bevestigen dat de meerderheid van de werknemers ook in de toekomst ten minste gedeeltelijk vanuit huis wil werken. Bedrijven hebben daarom nieuwe kantoorconcepten nodig. Want als medewerkers nog maar twee tot vier dagen per week op kantoor werken, hebben ze geen eigen bureau meer nodig: desksharing is het devies om werkplekken die slechts gedeeltelijk worden gebruikt optimaal te benutten en zo uiteindelijk de vaste kosten te verlagen of kantoorruimtes opnieuw in te richten.

Zo kiest u de juiste desksharing-software

Desksharing, ook wel hot desking genoemd, is een manier om werkplekken te organiseren. In plaats van een vaste werkplek hebben medewerkers zogenaamde "flexibele werkplekken". Bureaus worden gedeeld en naar behoefte bezet.

Om te voorkomen dat dit in chaos eindigt, is er vooral één ding nodig: processen. Desksharing-software Desksharing-software kan hierbij ondersteunen en de overstap van een eigen bureau naar een gedeelde werkplek vergemakkelijken. Bij het kiezen van desksharing-software moet rekening worden gehouden met de volgende vijf punten:

De software moet voor alle medewerkers intuïtief te gebruiken zijn.
De software moet ook op mobiele apparaten te gebruiken zijn.
De software moet aanpassingsmogelijkheden bieden.
De software moet de beveiliging van de gegevens waarborgen.
De software moet analysemogelijkheden bieden.

Intuïtief in gebruik

Om ervoor te zorgen dat werknemers het nieuwe shared desk-concept accepteren, is het belangrijk dat het hen geen extra werk bezorgt. De desksharing-software moet daarom absoluut eenvoudig, begrijpelijk en intuïtief te bedienen zijn. Grafische weergaven in de vorm van digitale plattegronden helpen hierbij. De flexibele werkplek moet met zo min mogelijk klikken kunnen worden geboekt — bij voorkeur vanaf elk gewenst apparaat.

Mobiel geoptimaliseerde applicatie

Het komt regelmatig voor dat een werknemer vergeet een werkplek te reserveren. Dit wordt meestal pas opgemerkt in de trein of eenmaal op kantoor. Tegenwoordig heeft iedereen een smartphone op zak. Het is daarom des te belangrijker dat de desksharing-applicatie ook als app op smartphones of tablets werkt — naast de klassieke boeking via een laptop of desktop-pc.

Mogelijkheden voor personalisatie

Bedrijven zijn uniek en hebben daarom ook specifieke eisen aan hun reserveringssysteem voor flexibele werkplekken. Om hieraan te kunnen voldoen, moet er bij de keuze voor desksharing-software op worden gelet dat basisinstellingen, zoals maximale boekingsperiodes, openingstijden van kantoorpanden of rollenbeheer, naar wens kunnen worden gedefinieerd.

Gegevensbeveiliging

Desksharing-software verzamelt onvermijdelijk persoonsgegevens van werknemers. Daarom moet absoluut worden gegarandeerd dat hier AVG-conform mee wordt omgegaan en dat de gegevens beschermd zijn tegen manipulatie, ongeoorloofde toegang of inzage door derden. Vraag uw desksharing-aanbieder naar de verwerkersovereenkomst en de serverlocatie (bijv. gehost in Duitsland).

Analysefuncties

Om met flexibele werkplekken uiteindelijk vaste kosten te besparen of kantoorruimtes opnieuw in te richten, mag de desksharing-software niet alleen een boekingssysteem zijn, maar moet deze ook analysemogelijkheden bieden. Alleen dan kunt u bezettingsgraden meten en besparings- of herinrichtingspotentieel identificeren. Een van de belangrijkste KPI's is hierbij de bezettingsgraad van de individuele werkplekken.

Flexopus - De desksharing-oplossing

Flexopus voldoet aan alle genoemde criteria voor eersteklas desksharing-software. Onze intuïtieve applicatie stelt medewerkers in staat om moeiteloos flexibele werkplekken, vergaderruimtes en parkeerplaatsen te boeken. Bovendien hebben wij met trots de German Design Award 2024 in de categorie "Excellent Communications Design Apps" gewonnen, wat de gebruiksvriendelijkheid en het aantrekkelijke design van onze app onderstreept. Deze onderscheiding is een bewijs van onze toewijding om niet alleen functionele, maar ook esthetisch aantrekkelijke oplossingen te bieden. Bovendien is Flexopus toegankelijk volgens de internationale WCAG-normen.

Probeer Flexopus-software voor het delen van bureaus 30 dagen gratis uit.

Samenvatting van veelgestelde vragen

Waarom is een intuïtieve gebruikersinterface het belangrijkste klikcriterium in software voor het delen van bureaus?

De acceptatie door werknemers is afhankelijk van de bruikbaarheid. Als het boeken van een werkplek langer duurt dan het opstarten van de laptop, wordt het systeem niet gebruikt. Een intuïtieve interface (UI) zorgt ervoor dat boekingen snel en zonder training kunnen worden voltooid — bij voorkeur onderweg via app of browser. Alleen als de software het dagelijkse werk eenvoudiger maakt in plaats van ingewikkeld, zal het delen van bureaus succesvol zijn en wordt voorkomen dat werknemers gefrustreerd naar lege plekken moeten zoeken.

Welke technische integraties moet een moderne softwareoplossing absoluut ondersteunen?

Goede software voor het delen van bureaus mag geen geïsoleerde silo zijn. Het moet naadloos worden geïntegreerd in bestaande IT-infrastructuren zoals Microsoft 365 (Teams, Outlook) of Google Workspace. Functies zoals eenmalige aanmelding (SSO) verhogen de veiligheid en het gemak, omdat er geen extra wachtwoorden nodig zijn. Integraties maken het ook mogelijk om agenda's en statusdisplays te synchroniseren. Dit maakt boeken tot een integraal onderdeel van de digitale workflow, wat de efficiëntie verhoogt en de coördinatie van hybride teams enorm vereenvoudigt.

Welke rol spelen gegevensbescherming en gegevensbeveiliging bij de keuze van een softwareleverancier?

Gegevensbescherming is niet onderhandelbaar. Aangezien de software persoonsgegevens en bewegingsprofielen verwerkt, moet deze absoluut voldoen aan de AVG. Bedrijven moeten aandacht besteden aan hostinglocaties in de EU en certificeringen. Naast de rechtszekerheid is gegevensanalyse (analyse) een waardevolle functie: geanonimiseerde gegevens over ruimtegebruik helpen het management om de kantoorruimte naar behoefte te optimaliseren. Een veilige oplossing beschermt dus niet alleen de privacy van werknemers, maar biedt ook de basis voor strategische vastgoedbeslissingen.

Laatst bijgewerkt:

2026-07-28