Bureau delen

2024-01-30

5 tips voor het kiezen van desk sharing-software

De juiste desk sharing-software vormt het hart van een modern kantoor. Dit artikel geeft 5 essentiële tips voor de selectie: van intuïtieve bediening en naadloze integratie in tools zoals Microsoft 365 tot gegevensbescherming en schaalbaarheid. Ontdek hoe je frustratie bij het zoeken naar een plek voorkomt en een oplossing vindt die perfect aansluit bij jouw hybride werkcultuur.

Inhoudsopgave

De COVID-19-pandemie heeft aangetoond dat een groot deel van het werk ook vanuit huis kan worden gedaan. Recente enquêtes bevestigen dat de meerderheid van de werknemers ook in de toekomst deels vanuit huis wil werken. Bedrijven hebben daarom nieuwe kantoorconcepten nodig. Als medewerkers nog maar twee tot vier dagen op kantoor werken, hebben ze geen eigen bureau meer nodig: desk sharing is de oplossing om deels benutte werkplekken optimaal te benutten en zo uiteindelijk vaste kosten te verlagen of kantoorruimtes opnieuw in te richten.

Zo kiest u de juiste desk sharing-software

Desk sharing, ook wel hot desking genoemd, is een manier om werkplekken te organiseren. In plaats van een vaste plek hebben medewerkers zogeheten "flexibele werkplekken". Bureaus worden gedeeld en naar behoefte bezet.

Om te voorkomen dat dit in chaos eindigt, is er vooral één ding nodig: processen. Desk sharing-software kan hierbij ondersteunen en de overstap van een eigen bureau naar een gedeelde werkplek vergemakkelijken. Houd bij het kiezen van de software rekening met de volgende vijf punten:

De software moet voor alle medewerkers intuïtief bruikbaar zijn.
De software moet ook op mobiele apparaten werken.
De software moet aanpassingsmogelijkheden bieden.
De software moet de gegevensbeveiliging waarborgen.
De software moet analysemogelijkheden bieden.

Intuïtief gebruik

Om ervoor te zorgen dat werknemers het nieuwe shared desk-concept accepteren, is het belangrijk dat het hen geen extra werk bezorgt. De desk sharing-software moet daarom eenvoudig, begrijpelijk en intuïtief zijn. Grafische weergaven in de vorm van digitale plattegronden helpen hierbij. De flexibele werkplek moet met zo min mogelijk klikken kunnen worden geboekt — bij voorkeur vanaf elk gewenst apparaat.

Mobiel geoptimaliseerde applicatie

Het komt vaak voor dat een werknemer vergeet een werkplek te reserveren. Dit wordt meestal pas opgemerkt in de trein of eenmaal op kantoor. Iedereen heeft tegenwoordig een smartphone op zak. Het is daarom essentieel dat de desk sharing-applicatie ook als app op smartphones of tablets werkt, naast de klassieke boeking via een laptop of desktop-pc.

Mogelijkheden voor personalisatie

Bedrijven zijn uniek en hebben daarom specifieke eisen voor hun reserveringssysteem voor flexibele werkplekken. Om hieraan te voldoen, moet u bij de keuze voor desk sharing-software letten op de mogelijkheid om basisinstellingen zoals maximale boekingstijden, openingstijden van kantoorpanden of rollenbeheer naar wens in te stellen.

Gegevensbeveiliging

Desk sharing-software verzamelt onvermijdelijk persoonsgegevens van werknemers. Daarom moet absoluut worden gegarandeerd dat hiermee AVG-conform wordt omgegaan en dat de gegevens beschermd zijn tegen manipulatie, ongeoorloofde toegang of inzage door derden. Vraag uw desk sharing-aanbieder naar de verwerkersovereenkomst en de serverlocatie (bijv. gehost in Duitsland).

Analysefuncties

Om met flexibele werkplekken uiteindelijk vaste kosten te besparen of kantoorruimtes efficiënter in te richten, moet desk sharing-software meer zijn dan alleen een boekingssysteem; het moet ook analysemogelijkheden bieden. Alleen zo kunt u bezettingsgraden meten en potentieel voor besparing of herinrichting identificeren. Een van de belangrijkste KPI's is hierbij de bezettingsgraad van de individuele werkplekken.

Flexopus - De desk sharing-oplossing

Flexopus voldoet aan alle genoemde criteria voor eersteklas desk sharing-software. Onze intuïtieve workplace management software stelt medewerkers in staat om moeiteloos flexibele werkplekken te boeken via moderne desk sharing-software, vergaderruimtes in het ruimteboekingssysteem en parkeerplaatsen via de parkeerbeheersoftware. Daarnaast kunnen externe gasten worden geregistreerd via het bezoekersbeheersysteem, apparatuur worden beheerd via de asset & inventory management software en catering- en kantoordiensten worden georganiseerd.

Bovendien hebben we met trots de German Design Award 2024 gewonnen in de categorie "Excellent Communications Design Apps", wat de gebruiksvriendelijkheid en het aantrekkelijke ontwerp van onze app onderstreept. Deze onderscheiding bewijst onze toewijding om niet alleen functionele, maar ook esthetische oplossingen te bieden. Daarnaast is Flexopus toegankelijk volgens de internationale WCAG-normen.

Test de Flexopus desk sharing-software 30 dagen gratis.

De belangrijkste vragen samengevat

Waarom is een intuïtieve gebruikersinterface het belangrijkste criterium bij desk sharing software?

De acceptatie door medewerkers valt of staat met de gebruiksvriendelijkheid. Als het boeken van een werkplek langer duurt dan het opstarten van de laptop, wordt het systeem niet gebruikt. Een intuïtieve interface (UI) zorgt ervoor dat boekingen snel en zonder training kunnen worden uitgevoerd – idealiter mobiel via een app of browser. Alleen als de software het werk vergemakkelijkt in plaats van bemoeilijkt, wordt desk sharing een succes en hoeven medewerkers niet gefrustreerd naar vrije plekken te zoeken.

Welke technische integraties moet een moderne softwareoplossing absoluut ondersteunen?

Goede desk sharing software mag geen geïsoleerd eiland zijn. Het moet naadloos integreren met bestaande IT-infrastructuren zoals Microsoft 365 (Teams, Outlook) of Google Workspace. Functies zoals Single Sign-On (SSO) verhogen de veiligheid en het gemak, omdat er geen extra wachtwoorden nodig zijn. Bovendien maken integraties de synchronisatie van agenda's en statusweergaven mogelijk. Zo wordt boeken een integraal onderdeel van de digitale workflow, wat de efficiëntie verhoogt en de coördinatie van hybride teams enorm vereenvoudigt.

Welke rol spelen privacy en gegevensbeveiliging bij de keuze voor een softwareleverancier?

Gegevensbescherming is niet onderhandelbaar. Omdat de software persoonsgegevens en bewegingsprofielen verwerkt, moet deze volledig AVG-conform zijn. Bedrijven moeten letten op hostinglocaties in de EU en certificeringen. Naast juridische zekerheid is data-analyse een waardevolle functie: geanonimiseerde gegevens over het ruimtegebruik helpen het management om kantoorruimtes efficiënt te optimaliseren. Een veilige oplossing beschermt dus niet alleen de privacy van het personeel, maar vormt ook de basis voor strategische vastgoedbeslissingen.

Laatst bijgewerkt:

2026-10-30