Bureau delen

2024-01-30

5 tips voor het kiezen van software voor het delen van bureaus

Die richtige Desk-Sharing-Software ist das Herzstück eines modernen Büros. Der Artikel liefert 5 essenzielle Tipps für die Auswahl: von intuitiver Bedienung und nahtloser Integration in Tools wie Microsoft 365 bis hin zu Datenschutz und Skalierbarkeit. Erfahre, wie du Frust bei der Platzsuche vermeidest und eine Lösung findest, die perfekt zu deiner hybriden Arbeitskultur passt.

Inhoudsopgave

De COVID-19-pandemie heeft aangetoond dat een groot deel van het werk ook vanuit huis kan worden gedaan. Recente enquêtes bevestigen dat de meerderheid van de werknemers in de toekomst, althans gedeeltelijk, van thuis uit zou willen werken. Bedrijven hebben daarom nieuwe kantoorconcepten nodig. Want als werknemers slechts twee tot vier dagen op kantoor werken, hebben ze geen eigen bureau meer nodig: Desk sharing is het motto om slechts gedeeltelijk gebruikte werkplekken optimaal te benutten en zo uiteindelijk de vaste kosten te verlagen of kantoorruimte opnieuw in te richten.

Zo kiest u de juiste desk sharing-software

Bureaus delen, ook Hotdesking genaamd, beschrijft een manier om werkplekken te organiseren. In plaats van een vaste werkplek hebben werknemers zogenaamde „flexibele werkplekken”. Bureaus worden gedeeld en indien nodig bezet.

Om ervoor te zorgen dat dit niet in chaos eindigt, is vooral één ding nodig: processen. Een Software voor het delen van bureaus kan helpen en vergemakkelijken bij de overgang van uw eigen bureau naar een gedeeld bureau. Bij de keuze van software voor het delen van bureaus moeten de volgende vijf punten in overweging worden genomen:

De software moet door alle medewerkers worden gebruikt intuïtief te gebruiken zijn.
De software moet ook ingeschakeld zijn mobiele apparaten bruikbaar zijn.
De software moet Aanpassingsopties aanbod.
De software moet Beveiliging van gegevens verzekeren.
De software moet Analyse-opties aanbod.

Intuïtieve bruikbaarheid

Om ervoor te zorgen dat werknemers het nieuwe shared desk-concept accepteren, is het belangrijk dat ze daardoor geen extra werk hebben. De software voor het delen van bureaus moet daarom eenvoudig, begrijpelijk en intuïtief te gebruiken zijn. Grafische representaties in de vorm van digitale plattegronden helpen hierbij. De flexibele werkplek moet met zo weinig mogelijk klikken kunnen worden geboekt — bij voorkeur vanaf elk apparaat.

Applicatie geoptimaliseerd voor mobiel gebruik

Het is niet ongebruikelijk dat een werknemer vergeet een baan te reserveren. Dit wordt meestal alleen opgemerkt in de trein of ter plaatse in het bedrijf. Iedereen heeft tegenwoordig een smartphone op zak. Het is daarom des te belangrijker dat de applicatie voor het delen van bureaus ook werkt als een app op smartphones of tablets — naast klassieke boekingen via een laptop of desktop-pc.

Opties om aan te passen

Bedrijven zijn individueel en stellen daarom ook individuele vereisten voor hun boekingssysteem voor flexibele werkplekken. Om deze te kunnen implementeren, moet bij de keuze van software voor het delen van bureaus ervoor worden gezorgd dat basisinstellingen zoals maximale boekingsperioden, openingstijden van kantoorgebouwen of rolbeheer dienovereenkomstig kunnen worden gedefinieerd.

beveiliging van gegevens

Software voor het delen van bureaus verzamelt noodzakelijkerwijs persoonlijke gegevens over werknemers. Het is daarom essentieel om ervoor te zorgen dat deze worden behandeld in overeenstemming met de GDPR en dat de gegevens worden beschermd tegen manipulatie, ongeoorloofde toegang of toegang door derden. Vraag uw desk sharing-provider naar het contract voor de verwerking van bestellingen en de serverlocatie (bijvoorbeeld gehost in Duitsland).

Analytische functies

Om uiteindelijk vaste kosten te besparen of kantoorruimte opnieuw in te richten door middel van flexibele werkplekken, moet de software voor het delen van bureaus niet alleen een boekingssysteem zijn, maar ook analysemogelijkheden bieden. Want alleen dan kunt u de bezettingsgraad meten en het besparings- of herstructureringspotentieel identificeren. Een van de belangrijkste KPI's hierbij is de bezettingsgraad van individuele jobs.

Flexopus - De oplossing voor het delen van bureaus

Flexopus voldoet aan alle bovenstaande criteria voor eersteklas software voor het delen van bureaus. Met onze intuïtieve applicatie kunnen werknemers eenvoudig flexibele werkplekken, vergaderruimten en parkeerplaatsen boeken. We zijn er ook trots op dat we Duitse designprijs 2024 won in de categorie „Excellent Communications Design Apps”, wat de bruikbaarheid en het aantrekkelijke ontwerp van onze app onderstreept. Deze onderscheiding is een bewijs van onze toewijding om niet alleen veelzijdige maar ook esthetisch aantrekkelijke oplossingen te bieden. Flexopus is ook barrièrevrij in overeenstemming met internationale WCAG-normen.

Probeer Flexopus-software voor het delen van bureaus 30 dagen gratis uit.

Samenvatting van veelgestelde vragen

Warum ist eine intuitive Benutzeroberfläche das wichtigste Klick-Kriterium bei einer Desk-Sharing-Software?

Die Akzeptanz der Mitarbeitenden steht und fällt mit der Bedienbarkeit. Wenn die Buchung eines Arbeitsplatzes länger dauert als das Hochfahren des Laptops, wird das System nicht genutzt. Eine intuitive Oberfläche (UI) sorgt dafür, dass Buchungen schnell und ohne Schulungsaufwand erledigt werden können – idealerweise mobil via App oder Browser. Nur wenn die Software den Arbeitsalltag erleichtert statt verkompliziert, wird Desk-Sharing zum Erfolg und verhindert, dass Mitarbeitende frustriert nach freien Plätzen suchen müssen.

Welche technischen Integrationen sollte eine moderne Softwarelösung unbedingt unterstützen?

Eine gute Desk-Sharing-Software darf kein isoliertes Silo sein. Sie sollte nahtlos in bestehende IT-Infrastrukturen wie Microsoft 365 (Teams, Outlook) oder Google Workspace integriert werden. Funktionen wie Single Sign-On (SSO) erhöhen die Sicherheit und den Komfort, da keine zusätzlichen Passwörter nötig sind. Zudem ermöglichen Integrationen die Synchronisation von Kalendern und Statusanzeigen. So wird die Buchung zum integralen Bestandteil des digitalen Workflows, was die Effizienz steigert und die Koordination hybrider Teams massiv vereinfacht.

Welche Rolle spielen Datenschutz und Datensicherheit bei der Auswahl eines Software-Anbieters?

Datenschutz ist nicht verhandelbar. Da die Software personenbezogene Daten und Bewegungsprofile verarbeitet, muss sie absolut DSGVO-konform sein. Unternehmen sollten auf Hosting-Standorte in der EU und Zertifizierungen achten. Neben der rechtlichen Sicherheit ist die Datenanalyse (Analytics) ein wertvolles Feature: Anonymisierte Daten über die Flächenauslastung helfen dem Management, Büroflächen bedarfsgerecht zu optimieren. Eine sichere Lösung schützt also nicht nur die Privatsphäre der Belegschaft, sondern liefert auch die Basis für strategische Immobilienentscheidungen.

Laatst bijgewerkt:

2026-02-19