Flexibele werkplekken: concept, voor- en nadelen

Flexibele werkplekken vervangen de vaste zitindeling door een ruimte die naar behoefte wordt gebruikt. Dit artikel legt de gangbare modellen uit, van desk sharing tot homezones, zet de voor- en nadelen op een rij en laat zien voor welke bedrijven dit concept geschikt is. Essentieel zijn de juiste uitrusting, duidelijke regels en een boekingssysteem dat vrije plekken inzichtelijk maakt.

‍

Ontdek hoe u flexibele werkplekken organiseert met Flexopus.

Wat zijn flexibele werkplekken?

Een flexibele werkplek is een bureau dat niet permanent aan één persoon is toegewezen. Medewerkers kiezen hun plek op basis van hun taken, aanwezigheid en beschikbaarheid. Deze definitie onderscheidt het model van het klassieke privékantoor, waar iedereen een vaste tafel heeft met persoonlijke spullen.

Het concept van flexibele werkplekken omvat meer dan alleen de bureaus zelf. Het bevat ook ruimtes voor geconcentreerd werken, vergaderruimtes, belcellen en plekken voor informeel overleg. Een kantoor met flexibele werkplekken biedt dus verschillende zones waar gedurende de dag tussen gewisseld kan worden.

Dit model is vooral populair bij bedrijven met hybride werkvormen. Wie gemiddeld slechts drie van de vijf dagen op kantoor is, heeft geen permanent gereserveerde tafel nodig. Hieruit vloeit het basisidee voort: er zijn minder werkplekken beschikbaar dan er medewerkers op de locatie werkzaam zijn.

Welke soorten flexibele werkplekken zijn er?

In de praktijk hebben zich verschillende vormen ontwikkeld:

1. Desk sharing: Meerdere personen delen een pool van werkplekken. Het boeken gebeurt vooraf, meestal via een app. Hoe dit model in de dagelijkse praktijk werkt, wordt beschreven in het lexicon-item over Desk sharing.
2. Hot desking: De plekken worden zonder voorafgaande reservering op basis van beschikbaarheid ingenomen. Het lexicon-item over Hot desking zet de verschillen met desk sharing uiteen.
3. Activity Based Working: De keuze voor een plek hangt af van de activiteit. Voor geconcentreerd werk zijn er rustige zones, voor overleg zijn er open ruimtes.
4. Homezones: Afdelingen krijgen een vaste zone toegewezen waarbinnen de keuze voor een plek vrij blijft. Dit model combineert flexibiliteit met de nabijheid van het team.
5. Vaste toewijzing als uitzondering: Bepaalde rollen behouden een vaste tafel, bijvoorbeeld bij specifieke ergonomische behoeften of bij constante aanwezigheid.
6. Mobiel werken en thuiswerken: De werkplek bevindt zich tijdelijk buiten kantoor en wordt als onderdeel van het totaalconcept meegenomen in de planning.

De meeste bedrijven combineren meerdere van deze vormen in plaats van zich op één model vast te leggen.

Waarom voeren bedrijven flexibele werkplekken in?

De meest voorkomende reden is het benutten van de kantoorruimte. Door thuiswerken, deeltijdmodellen, vakanties, ziekte en zakenreizen staan veel bureaus een aanzienlijk deel van de week leeg, terwijl de huur voor de volledige ruimte doorloopt.

Daarnaast zijn er nog andere redenen:

• Kantoorruimte aanpassen aan de werkelijke behoefte en huurkosten verlagen
• Zelden gebruikte bureaus omvormen tot vergader- of concentratieruimtes
• Aantrekkelijkheid als werkgever, aangezien flexibele modellen vooral door jongere werknemers worden verwacht
• Samenwerking over afdelingsgrenzen heen, die ontstaat door wisselende zitplekken
• Voorbereiding op groei, omdat extra medewerkers kunnen worden ondergebracht zonder extra ruimte

Welke voordelen bieden flexibele werkplekken?

De voordelen van flexibele werkplekken gelden voor zowel bedrijven als werknemers:

• Betere benutting van de ruimte en daardoor lagere kosten per werkplek
• Vrije keuze van de omgeving die past bij de betreffende taak
• Meer spontane uitwisseling, omdat de buren aan het bureau wisselen
• Opgeruimde ruimtes, aangezien de clean-desk-regel bij het model hoort
• Betrouwbare gebruiksgegevens, mits de boekingen digitaal worden geregistreerd
• Eenvoudigere integratie van nieuwe teams en locaties, omdat er geen vaste zitindeling hoeft te worden aangepast

Welke nadelen en uitdagingen zijn er?

De nadelen van flexibele werkplekken worden bij de planning vaak onderschat:

• Gebrek aan zekerheid: zonder boekingssysteem is het onduidelijk of er 's ochtends een plek vrij is.
• Zoektijd: wie zijn team niet kan vinden, verliest tijd en ervaart de kantoordag als minder productief.
• Verlies van de persoonlijke omgeving: het opgeven van een eigen bureau wordt door een deel van het personeel als een gemis ervaren.
• Ergonomie: in hoogte verstelbare bureaus en stoelen moeten dagelijks opnieuw worden ingesteld.
• Hygiëne en orde: gedeelde ruimtes vereisen duidelijke regels voor reiniging.
• Medezeggenschap: de invoering is doorgaans onderworpen aan medezeggenschap en bovendien zijn aanwezigheidsgegevens persoonsgebonden.

Wie de voor- en nadelen van flexibele werkplekken tegen elkaar afweegt, krijgt het volgende beeld:

Aan welke voorwaarden moeten flexibele werkplekken voldoen?

Om het model in de dagelijkse praktijk te laten slagen, zijn drie bouwstenen nodig.

Inrichting

• Uniforme dockingstations en monitoren, zodat elke plek direct bruikbaar is
• In hoogte verstelbare bureaus en ergonomische stoelen die eenvoudig in te stellen zijn
• Afsluitbare kluisjes voor persoonlijke eigendommen
• Voldoende stopcontacten en een stabiele wifiverbinding in alle zones
• Akoestisch afgeschermde ruimtes voor telefoongesprekken en videovergaderingen
• Bewegwijzering en een duidelijke nummering van alle werkplekken

Regels

• Een clean-desk-beleid dat vastlegt in welke staat de werkplek moet worden achtergelaten
• Bindende afspraken over boekingsperiodes en de omgang met no-shows
• Vaste aanwezigheidsdagen per team, zodat overleg op locatie mogelijk blijft
• Een ondernemingsovereenkomst die privacy en medezeggenschap regelt

Technologie

Technologie voor flexibele werkplekken betekent vooral dat beschikbaarheid inzichtelijk en boekingen bindend worden gemaakt. Denk hierbij aan een boekingssysteem met plattegrondweergave, koppelingen met agenda's en directoryservices, het overnemen van afwezigheden uit het HR-systeem en rapportages over de bezettingsgraad.

Voor welke bedrijven zijn flexibele werkplekken geschikt?

Niet elke organisatie profiteert in gelijke mate. Als vuistregel geldt: hoe sterker de aanwezigheid schommelt, des te groter het effect. Flexibele werkplekken op kantoor zijn vooral rendabel als meerdere van de volgende punten van toepassing zijn:

• Een aanzienlijk deel van het personeel werkt regelmatig mobiel of vanuit huis.
• De aanwezigheid op kantoor is ongelijk over de week verdeeld, met bijvoorbeeld een drukke dinsdag en een rustige vrijdag.
• Er zijn functies met veel afspraken buiten de deur, zoals in de verkoop of consultancy.
• Het bedrijf groeit en zou anders extra kantoorruimte moeten huren.
• Meerdere locaties worden door dezelfde teams gebruikt.

Het model is minder geschikt voor werkplekken die gebonden zijn aan machines, laboratoriumapparatuur of specifieke veiligheidseisen. Ook functies waarbij voortdurend vertrouwelijke gesprekken worden gevoerd of die een specifieke ergonomische inrichting vereisen, behouden doorgaans een vaste werkplek. In gemengde organisaties kunnen beide varianten naast elkaar bestaan door een deel van de ruimte vast toe te wijzen en de rest flexibel boekbaar te maken.

Hoe kunnen flexibele werkplekken worden georganiseerd?

Kleine teams kunnen in eerste instantie uit de voeten met een gedeeld spreadsheet. Naarmate het aantal werkplekken en locaties toeneemt, groeit echter de administratieve last en komen dubbele boekingen vaker voor. Vanaf ongeveer 20 medewerkers in hybride modellen is daarom een desksharing-software de meest praktische oplossing. Deze toont vrije plekken op een interactieve plattegrond, maakt inzichtelijk wie op welke dag aanwezig is en biedt via bezettingsstatistieken de basis voor beslissingen over de kantoorruimte.

Wij bij Flexopus begeleiden dergelijke implementaties regelmatig en raden aan om te starten met een desksharing-ratio van ongeveer 1,2 en deze pas na enkele maanden aan te passen op basis van de gemeten bezetting. Een productiebedrijf met ongeveer 250 medewerkers op één locatie is op deze manier teruggegaan van 240 naar 180 werkplekken en heeft de vrijgekomen ruimte omgevormd tot vergader- en concentratieruimtes, zonder dat er op piekdagen tekorten ontstonden.

Meer tips voor de uitvoering vindt u in de artikelen over de voordelen van flexibele werkplekken door desksharing en over ruimte-efficiëntie op kantoor.

Conclusie

Flexibele werkplekken zijn niet louter een besparingsmodel, maar een andere manier om kantoorruimte te benutten. Ze verlagen de kosten per werkplek en creëren ruimte voor zones die in een klassieke indeling ontbreken. Tegelijkertijd vereisen ze duidelijke regels, passende uitrusting en een systeem dat beschikbaarheid betrouwbaar in kaart brengt. Bedrijven die deze drie punten goed voorbereiden, voeren het model doorgaans zonder noemenswaardige problemen in.