Flexibele werkplekken: concept, voor- en nadelen

Flexibele werkplekken vervangen vaste zitplaatsen door een ruimte die naar behoefte wordt gebruikt. Dit artikel legt de gangbare modellen uit, van desk sharing tot homezones, vergelijkt de voor- en nadelen en laat zien voor welke bedrijven het concept geschikt is. Essentieel zijn de juiste uitrusting, duidelijke regels en een boekingssysteem dat vrije plekken inzichtelijk maakt.

‍

Ontdek hoe u flexibele werkplekken organiseert met Flexopus.

Wat zijn flexibele werkplekken?

Een flexibele werkplek is een bureau dat niet permanent aan één persoon is toegewezen. Medewerkers kiezen hun plek op basis van hun taken, aanwezigheid en beschikbaarheid. Deze definitie onderscheidt het model van het klassieke privékantoor, waar iedereen een vaste tafel met persoonlijke spullen heeft.

Het concept van flexibele werkplekken omvat meer dan alleen bureaus. Denk aan stilteruimtes voor concentratie, vergaderruimtes, belcellen en plekken voor informeel overleg. Een kantoor met flexibele werkplekken biedt dus verschillende zones waar gedurende de dag tussen gewisseld kan worden.

Dit model is vooral populair bij bedrijven met hybride werkvormen. Wie gemiddeld drie van de vijf dagen op kantoor is, heeft geen permanent gereserveerde tafel nodig. Het basisidee is simpel: er zijn minder werkplekken beschikbaar dan er medewerkers in dienst zijn.

Welke soorten flexibele werkplekken zijn er?

In de praktijk hebben zich verschillende vormen ontwikkeld:

1. Desk sharing: Meerdere personen delen een pool van werkplekken. Reserveren gebeurt vooraf, meestal via een app. Hoe dit model in de praktijk werkt, leest u in het lexiconartikel over desk sharing.
2. Hot desking: Plekken worden zonder reservering op basis van beschikbaarheid ingenomen. Het lexiconartikel over hot desking legt de verschillen met desk sharing uit.
3. Activity Based Working: De keuze hangt af van de activiteit. Voor concentratie zijn er rustige zones, voor overleg open ruimtes.
4. Homezones: Afdelingen krijgen een vaste zone waarbinnen de plekkeuze vrij is. Dit model combineert flexibiliteit met teamnabijheid.
5. Vaste toewijzing als uitzondering: Bepaalde rollen behouden een vaste tafel, bijvoorbeeld bij ergonomische eisen of constante aanwezigheid.
6. Mobiel werken en thuiswerken: De werkplek bevindt zich deels buiten kantoor en wordt meegenomen in het totaalconcept.

De meeste bedrijven combineren meerdere van deze vormen in plaats van voor één model te kiezen.

Waarom voeren bedrijven flexibele werkplekken in?

De belangrijkste reden is de bezettingsgraad. Door thuiswerken, deeltijd, vakantie, ziekte en zakenreizen staan veel bureaus een groot deel van de week leeg, terwijl de huur voor de volledige ruimte doorloopt.

Daarnaast zijn er andere beweegredenen:

• Aanpassing van de kantoorruimte aan de werkelijke behoefte en lagere huurkosten
• Omvormen van zelden gebruikte tafels tot vergader- of concentratieruimtes
• Aantrekkelijkheid als werkgever, aangezien flexibele modellen vooral door jongere medewerkers worden verwacht
• Samenwerking over afdelingsgrenzen heen door wisselende zitburen
• Voorbereiding op groei, omdat extra mensen kunnen worden gehuisvest zonder extra ruimte

Wat zijn de voordelen van flexibele werkplekken?

De voordelen van flexibele werkplekken gelden voor zowel bedrijven als medewerkers:

• Betere benutting van de ruimte en daardoor lagere kosten per werkplek
• Vrije keuze van de omgeving die past bij de betreffende taak
• Meer spontane uitwisseling omdat de buren aan het bureau wisselen
• Opgeruimde ruimtes, aangezien de clean-desk-regel bij het model hoort
• Betrouwbare gegevens over het gebruik, mits de boekingen digitaal worden geregistreerd
• Eenvoudigere integratie van nieuwe teams en locaties, omdat er geen vaste zitorde hoeft te worden aangepast

Wat zijn de nadelen en uitdagingen?

De nadelen van flexibele werkplekken worden bij de planning vaak onderschat:

• Gebrek aan zekerheid: Zonder boekingssysteem is het onduidelijk of er 's ochtends een plek vrij is.
• Zoektijd: Wie zijn team niet kan vinden, verliest tijd en ervaart de kantoordag als minder productief.
• Verlies van de persoonlijke omgeving: Het opgeven van een eigen bureau wordt door een deel van het personeel als een ingrijpende verandering ervaren.
• Ergonomie: In hoogte verstelbare bureaus en stoelen moeten dagelijks opnieuw worden ingesteld.
• Hygiëne en orde: Gemeenschappelijke ruimtes vereisen duidelijke regels voor de schoonmaak.
• Medezeggenschap: De invoering is doorgaans onderworpen aan medezeggenschap en bovendien zijn aanwezigheidsgegevens persoonsgebonden.

Wie de voor- en nadelen van flexibele werkplekken tegen elkaar afweegt, krijgt het volgende beeld:

Welke voorwaarden zijn nodig voor flexibele werkplekken?

Om het model in de dagelijkse praktijk te laten werken, zijn drie bouwstenen nodig.

Uitrusting

• Uniforme docking-oplossingen en monitoren, zodat elke plek direct bruikbaar is
• In hoogte verstelbare bureaus en ergonomische stoelen die eenvoudig in te stellen zijn
• Afsluitbare kluisjes voor persoonlijke eigendommen
• Voldoende stopcontacten en stabiele wifi in alle zones
• Akoestisch afgeschermde ruimtes voor telefoongesprekken en videovergaderingen
• Bewegwijzering en duidelijke nummering van alle werkplekken

Regels

• Een clean-desk-regel die de staat van de werkplek bij het verlaten vastlegt
• Bindende afspraken over boekingstijden en de omgang met no-shows
• Vastgelegde aanwezigheidsdagen per team, zodat overleg op locatie mogelijk blijft
• Een ondernemingsraadovereenkomst die privacy en medezeggenschap dekt

Technologie

Technologie voor flexibele werkplekken betekent vooral dat beschikbaarheid zichtbaar en boekingen bindend worden gemaakt. Dit omvat een boekingssysteem met plattegrondweergave, koppeling met agenda's en adreslijsten, het overnemen van afwezigheden uit het HR-systeem en analyses van de bezettingsgraad.

Voor welke bedrijven zijn flexibele werkplekken geschikt?

Niet elke organisatie profiteert in gelijke mate. Als vuistregel geldt: hoe sterker de aanwezigheid schommelt, hoe groter het effect. Flexibele werkplekken op kantoor zijn vooral de moeite waard als meerdere van de volgende punten van toepassing zijn:

• Een aanzienlijk deel van het personeel werkt regelmatig mobiel of vanuit huis.
• De aanwezigheid is ongelijk verdeeld over de week, bijvoorbeeld met een drukke dinsdag en een rustige vrijdag.
• Er zijn rollen met frequente afspraken buiten de deur, bijvoorbeeld in de verkoop of consultancy.
• Het bedrijf groeit en zou anders extra ruimte moeten huren.
• Meerdere locaties worden door dezelfde teams gebruikt.

Minder geschikt is het model daar waar werkplekken gebonden zijn aan machines, laboratoriumapparatuur of bijzondere veiligheidseisen. Ook rollen met permanent vertrouwelijke gesprekken of specifiek aangepaste ergonomie behouden doorgaans een toegewezen plek. In gemengde organisaties kunnen beide varianten naast elkaar worden toegepast door een deel van de ruimte vast toe te wijzen en de rest flexibel boekbaar te maken.

Hoe kunnen flexibele werkplekken worden georganiseerd?

Kleine teams kunnen in eerste instantie uit de voeten met een gedeeld spreadsheet. Bij een toenemend aantal plekken en locaties neemt de onderhoudslast echter toe en komen dubbele boekingen vaker voor. Vanaf ongeveer 20 medewerkers in hybride modellen is daarom desksharing-software de meer praktische weg. Deze toont vrije plekken op een interactieve plattegrond, maakt zichtbaar wie op welke dag aanwezig is en levert via bezettingsstatistieken de basis voor beslissingen over de ruimte.

Wij bij Flexopus begeleiden dergelijke implementaties regelmatig en raden aan om te starten met een desksharing-ratio van ongeveer 1,2 en deze pas na enkele maanden te verhogen op basis van de gemeten bezetting. Een productiebedrijf met ongeveer 250 medewerkers op één locatie is op deze manier van 240 naar 180 werkplekken gegaan en heeft de vrijgekomen ruimte omgezet in vergader- en concentratieruimtes, zonder dat er op piekdagen plekken tekortkwamen.

Meer informatie over de uitvoering is te vinden in de artikelen over de voordelen van flexibele werkplekken door desksharing en over ruimte-efficiëntie op kantoor.

Conclusie

Flexibele werkplekken zijn niet louter een besparingsmodel, maar een andere manier om kantoorruimte te benutten. Ze verlagen de kosten per werkplek en creëren ruimte voor zones die in een klassieke indeling ontbreken. Tegelijkertijd vereisen ze duidelijke regels, passende uitrusting en een systeem dat beschikbaarheid betrouwbaar in kaart brengt. Bedrijven die deze drie punten goed voorbereiden, voeren het model doorgaans zonder noemenswaardige problemen in.