5 consejos para elegir un software de desk sharing

Die COVID-19-Pandemie hat gezeigt, dass ein großer Teil der Arbeit auch von zu Hause aus erledigt werden kann. Aktuelle Umfragen bestätigen, dass die Mehrheit der Arbeitnehmer auch in Zukunft zumindest teilweise aus dem Homeoffice arbeiten möchte. Unternehmen benötigen daher neue Bürokonzepte. Denn wenn Mitarbeiter nur noch an zwei bis vier Tagen im Büro arbeiten, brauchen sie keinen eigenen Schreibtisch mehr: Desk Sharing lautet die Devise, um nur teilweise genutzten Arbeitsplatz bestmöglich auszulasten und so letztendlich Fixkosten zu senken oder Büroflächen umzugestalten.

So wählen Sie die richtige Desk Sharing Software

Desk Sharing, auch Hot Desking genannt, beschreibt eine Form, Arbeitsplätze zu organisieren. Statt eines festen Arbeitsplatzes haben Mitarbeiter sogenannte “flexible Arbeitsplätze”. Schreibtische werden geteilt und je nach Bedarf belegt.

Damit das nicht im Chaos endet, braucht es vor allem eines: Prozesse. Eine Desk Sharing Software kann dabei unterstützen und die Umstellung vom eigenen Schreibtisch zu einem Shared Desk erleichtern. Bei der Auswahl der Desk Sharing Software sollten folgende fünf Punkte berücksichtigt werden:

1. Die Software muss für alle Mitarbeiter intuitiv nutzbar sein.
2. Die Software muss auch auf Mobilgeräten nutzbar sein.
3. Die Software muss Individualisierungsmöglichkeiten bieten.
4. Die Software muss die Sicherheit der Daten gewährleisten.
5. Die Software muss Analysemöglichkeiten bieten.

Intuitive Nutzbarkeit

Damit Arbeitnehmer das neue Shared Desk Konzept akzeptieren, ist es wichtig, dass sie dadurch keinen Mehraufwand haben. Die Desk Sharing Software muss daher unbedingt einfach, verständlich und intuitiv zu bedienen sein. Grafische Darstellungen in Form von digitalen Lageplänen helfen dabei. Der flexible Arbeitsplatz sollte mit möglichst wenigen Klicks gebucht werden können — am besten von jedem beliebigen Endgerät.

Mobil-optimierte Anwendung

Nicht selten kommt es vor, dass ein Arbeitnehmer vergessen hat, einen Arbeitsplatz zu reservieren. Das fällt dann meistens erst in der Bahn oder vor Ort im Unternehmen auf. Ein Smartphone hat heute jeder in der Tasche. Umso wichtiger ist es, dass die Desk Sharing-Anwendung auch als App auf Smartphones oder Tablets funktioniert — zusätzlich zur klassischen Buchung über einen Laptop oder Desktop-PC.

Möglichkeiten zum Individualisieren

Unternehmen sind individuell und haben daher auch individuelle Ansprüche an ihr Buchungssystem für flexible Arbeitsplätze. Damit diese umgesetzt werden können, sollte bei der Auswahl der Desk Sharing Software darauf geachtet werden, dass sich grundlegende Einstellungen wie maximale Buchungszeiträume, Öffnungszeiten der Bürogebäude oder das Rollenmanagement entsprechend definieren lassen.

Datensicherheit

Eine Desk Sharing Software sammelt zwangsläufig personenbezogene Daten über Arbeitnehmer. Daher muss unbedingt gewährleistet werden, dass mit diesen DSGVO-konform umgegangen wird und die Daten vor Manipulation, unberechtigten Zugriff oder Kenntnisnahme Dritter geschützt sind. Fragen Sie Ihren Desk Sharing Anbieter nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag sowie dem Serverstandort (z. B. Hosted in Germany).

Analysefunktionen

Um durch die flexiblen Arbeitsplätze letzten Endes auch Fixkosten zu sparen oder Büroflächen umzugestalten, darf die Desk Sharing Software nicht nur Buchungssystem sein, sondern muss auch Analysemöglichkeiten bieten. Denn nur dann können Sie Auslastungsquoten messen und Einspar- oder Umgestaltungspotenzial identifizieren. Eine der wichtigsten KPIs ist hier die Auslastungsquote der einzelnen Arbeitsplätze.

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