5 consejos para elegir un software para compartir escritorios

La pandemia de COVID-19 ha demostrado que una gran parte del trabajo puede realizarse desde casa. Las encuestas actuales confirman que la mayoría de los empleados desea seguir trabajando al menos parcialmente desde casa en el futuro. Por ello, las empresas necesitan nuevos conceptos de oficina. Si los empleados solo acuden a la oficina de dos a cuatro días por semana, ya no necesitan un escritorio propio: el desk sharing es la consigna para aprovechar al máximo los puestos de trabajo que solo se utilizan parcialmente y, en última instancia, reducir los costes fijos o rediseñar los espacios de oficina.

Cómo elegir el software de desk sharing adecuado

El desk sharing, también conocido como hot desking , describe una forma de organizar los puestos de trabajo. En lugar de un lugar fijo, los empleados tienen lo que se denomina "puestos de trabajo flexibles". Los escritorios se comparten y se ocupan según las necesidades.

Para que esto no termine en caos, se necesita sobre todo una cosa: procesos. Un software de desk sharing puede ser de gran ayuda y facilitar la transición del escritorio propio al escritorio compartido. Al elegir un software de desk sharing, se deben tener en cuenta los siguientes cinco puntos:

1. El software debe ser intuitivo para todos los empleados.
2. El software también debe poder utilizarse en dispositivos móviles .
3. El software debe ofrecer opciones de personalización .
4. El software debe garantizar la seguridad de los datos.
5. El software debe ofrecer opciones de análisis.

Facilidad de uso intuitiva

Para que los empleados acepten el nuevo concepto de escritorio compartido, es fundamental que no les suponga una carga adicional. Por ello, el software de desk sharing debe ser sencillo, comprensible e intuitivo. Las representaciones gráficas en forma de planos digitales son de gran ayuda. El puesto de trabajo flexible debe poder reservarse con el menor número de clics posible, preferiblemente desde cualquier dispositivo.

Aplicación optimizada para móviles

No es raro que un empleado olvide reservar su puesto de trabajo, algo de lo que suele darse cuenta al ir en el tren o al llegar a la oficina. Hoy en día, todo el mundo lleva un smartphone en el bolsillo. Por eso es vital que la aplicación de desk sharing funcione también en smartphones o tablets, además de permitir la reserva clásica desde un portátil o PC de sobremesa.

Opciones de personalización

Cada empresa es única y, por tanto, tiene necesidades específicas para su sistema de reserva de puestos de trabajo flexibles. Para satisfacerlas, al elegir un software de desk sharing es importante asegurarse de que permita definir ajustes básicos como los periodos máximos de reserva, los horarios de apertura de las oficinas o la gestión de roles.

Seguridad de los datos

Un software de desk sharing recopila inevitablemente datos personales de los empleados. Por ello, es imprescindible garantizar que se traten conforme al RGPD y que estén protegidos contra manipulaciones, accesos no autorizados o el conocimiento por parte de terceros. Consulte a su proveedor de desk sharing sobre el contrato de procesamiento de datos y la ubicación del servidor (por ejemplo, alojamiento en Alemania).

Funciones de análisis

Para que los puestos de trabajo flexibles permitan reducir costes fijos o rediseñar los espacios de oficina, el software de desk sharing no debe limitarse a ser un sistema de reservas, sino que debe ofrecer opciones de análisis. Solo así podrá medir las tasas de ocupación e identificar el potencial de ahorro o reestructuración. Uno de los indicadores clave (KPI) más importantes es la tasa de ocupación de cada puesto de trabajo.

Flexopus - La solución de desk sharing

Flexopus cumple con todos los criterios mencionados para un software de desk sharing de primer nivel. Nuestra intuitiva aplicación permite a los empleados reservar puestos de trabajo flexibles, salas de reuniones y plazas de aparcamiento sin esfuerzo. Además, estamos orgullosos de haber recibido el German Design Award 2024 en la categoría "Excellent Communications Design Apps", lo que subraya la facilidad de uso y el atractivo diseño de nuestra aplicación. Este galardón es una prueba de nuestra dedicación a ofrecer soluciones no solo funcionales, sino también estéticamente atractivas. Además, Flexopus es accesible conforme a las normas internacionales WCAG.