La importancia de contar con normas coherentes para compartir territorios

En el entorno en rápida evolución de los lugares de trabajo modernos, Flexopus está a la vanguardia de las soluciones innovadoras para las empresas que desean optimizar sus procesos. Una de estas innovaciones es la implementación del llamado escritorio compartido, un concepto que está cobrando cada vez más importancia en muchos sectores. En esta entrada del blog se explica por qué las reglas uniformes de uso compartido del escritorio y la etiqueta para compartir el escritorio son esenciales para el éxito del trabajo híbrido.

Flexopus: el software líder para compartir escritorios en la región DACH

Escritorio compartido es un alejamiento de los trabajos fijos tradicionales hacia un modelo de lugar de trabajo compartido. Pero para que no haya caos a la hora de encontrar trabajo a diario, Software para compartir escritorios entra en el juego. Flexopus es un software de reservas de este tipo para personas flexibles lugares de trabajo, salas de reuniones y plazas de aparcamiento. Mediante una aplicación móvil o de escritorio, los usuarios deciden cuándo y dónde quieren sentarse, celebrar reuniones o aparcar. Esto garantiza una búsqueda ordenada del lugar de trabajo óptimo y los empleados evitan conflictos por los asientos.

¿Por qué son importantes las normas uniformes para compartir escritorios?

Las reglas uniformes de escritorios compartidos dentro de un sistema de espacio flexible no solo son una cuestión de conveniencia, sino que son de fundamental importancia para su eficacia. Las razones para ello incluyen:

1. Minimiza los conflictos

Las normas claras y uniformes reducen los malentendidos y los conflictos que, de otro modo, podrían surgir debido a diferentes interpretaciones o aplicaciones. Con un software de escritorio compartido adecuado, como Flexopus, garantiza que todos los empleados tengan los mismos requisitos para reservar una mesa.

2. Evitar la injusticia y la discriminación

Las normas uniformes de escritorios compartidos garantizan que todos los empleados tengan las mismas oportunidades de acceso a los recursos y puestos de trabajo. Esto minimiza la impresión de favoritismo o discriminación y promueve un entorno de trabajo justo en el que los empleados son valorados por igual.

3. Fortalecer la cultura corporativa y la cohesión del equipo

Como se ha descrito anteriormente, las normas uniformes crean condiciones de competencia equitativas. Esto refuerza el sentido de unidad y objetivo común de los miembros del equipo. Cuando todos siguen las mismas reglas, se crea una cultura de cooperación en igualdad de condiciones y respeto mutuo.

4. No hay excepción para los líderes de equipo

Los líderes de equipo pueden dar un buen ejemplo siguiendo las mismas reglas que los miembros de su equipo. Como resultado, los supervisores también participan cada vez más en el principio de oficina flexible y ya no tienen una oficina exclusiva. Esto no solo promueve la equidad, sino también el liderazgo con el ejemplo.

Ejemplos de reglas para compartir escritorios

Ahora que se ha aclarado la importancia de una política bien pensada para compartir escritorios, ha llegado el momento de introducir las directrices adecuadas. Dependiendo de la estructura de la empresa, también puede ser necesario involucrar al comité de empresa. Si bien, por supuesto, puedes crear tus propias reglas de escritorio compartido, a continuación hemos recopilado las reglas más comunes:

1. Mantén el orden

La llamada «política de escritorio limpio» es extremadamente importante para un escritorio compartido. Porque solo a través de directrices claras para ordenar y limpiar el lugar de trabajo se puede lograr una transición fluida entre los diferentes usuarios. Esto no solo contribuye a la productividad, sino también a la seguridad, la protección de datos y a un entorno de trabajo agradable. Al introducir el uso compartido del escritorio, esta regla debe comunicarse claramente y, si es necesario, comprobarse.

2. Digitalice los procesos de la oficina

Para facilitar la organización de un lugar de trabajo compartido, se recomienda digitalizar las oficinas en la medida de lo posible. Esto se debe a que los procesos digitales reducen los trastornos físicos, promueven un flujo fluido de información y contribuyen al uso flexible de los lugares de trabajo. Sin archivos y carpetas de archivos en papel, los empleados solo necesitan un portátil y un equipo de TI para hacer frente al trabajo diario. Esto hace que cambiar de trabajo sea más fácil y rápido. Sin embargo, una oficina digital también incluye soluciones en la nube y herramientas de colaboración, como Equipos de Microsoft para simplificar la comunicación entre los empleados y sus procesos de trabajo.

3. Proporcione material de oficina

Para que el lugar de trabajo compartido sea más eficiente y garantizar que los empleados no tengan que traer sus propios suministros de oficina todos los días, se recomienda que las empresas proporcionen todos los suministros de oficina necesarios. Esto incluye papelería, libretas, sujetapapeles y otros equipos básicos de oficina. El suministro centralizado de estos materiales no solo facilita la organización, sino que también garantiza que cada empleado tenga los recursos necesarios para trabajar de manera eficaz.

4. Aclarar la organización de los lugares de trabajo

Las empresas con una cantidad significativa de empleados o numerosos espacios de oficina necesitan un sistema eficiente para administrar los espacios de trabajo compartidos a fin de evitar el caos. Como ya se ha mencionado, el software para compartir escritorios puede ser de gran ayuda en este sentido. Con el software, los empleados pueden seleccionar fácilmente su lugar de trabajo, encontrar colegas y reservar salas de reuniones. Una organización estructurada de búsqueda de empleo contribuye naturalmente a Satisfacción del empleado en.

Desafíos de las reglas de uso compartido de escritorio

Si bien las ventajas de las reglas uniformes para compartir escritorios son obvias, su implementación puede encontrarse con la resistencia de los empleados o departamentos que están acostumbrados a estructuras de trabajo jerárquicas. Para superar estos desafíos, las empresas deben:

• Las escuelas y la sensibilización: Brinde capacitación para familiarizar a los empleados con el nuevo sistema y sus beneficios. La comunicación basada en el cambio es lo más importante cuando se introduce una oficina flexible.
• Abordar las inquietudes: Escuche las preocupaciones de los empleados y ofrezca soluciones que se adapten a sus necesidades.
• Comunique las reglas de manera efectiva: Comunícate Explique claramente los motivos de las reglas uniformes y enfatice sus beneficios para todos los empleados. Asegúrese de que todos los empleados, incluidos los líderes de equipo, sigan las mismas reglas para mantener la credibilidad.

Flexopus: su socio para implementar reglas uniformes para compartir escritorios

Con Flexopus, las empresas y organizaciones que comparten escritorios pueden asignar funciones precisas mediante permisos de administrador fijos y, por lo tanto, hacer cumplir sus propias reglas dentro de la aplicación.

Independientemente de si es el horario de oficina deseado, Centros de costos o las llamadas zonas de origen, en las que solo los usuarios predefinidos pueden hacer reservas: con Flexopus, usted tiene el control total sobre las reglas de escritorio compartido que deben utilizarse en su empresa. Incluso las prácticas Función de registro puede hacer que los empleados se tomen en serio el concepto recién establecido y no dejen pasar las reservas.

La amplia administración de derechos y funciones dentro del software también garantiza explícitamente que solo las personas que hayan sido autorizadas a hacerlo por los responsables puedan tener acceso a los cambios en las reglas.

Conclusión: ¿Son realmente importantes las reglas uniformes para compartir escritorios?

Flexopus sabe que el lugar de trabajo del futuro requiere enfoques innovadores, y para este concepto es imprescindible contar con una política coherente de uso compartido de escritorios. A medida que las empresas sigan desarrollándose, el compromiso con unas normas justas y uniformes seguirá siendo un factor clave para su éxito y la satisfacción de los empleados. Por lo tanto, la introducción del escritorio compartido con normas uniformes no es solo una opción, sino una necesidad estratégica para un ecosistema de trabajo dinámico y eficiente.