Escritorio compartido: pros y contras

Compartir escritorio ya no es solo un concepto moderno utilizado por empresas emergentes o de Silicon Valley. Las empresas alemanas también aprovechan cada vez más las ventajas del escritorio compartido. ¿Con Escritorio compartido Los empleados eligen su lugar de trabajo de forma flexible en lugar de tener un escritorio fijo, lo que utiliza el espacio de la oficina de manera más eficiente y promueve la colaboración en equipo. En este artículo, conocerás las ventajas y desventajas del escritorio compartido y cómo las empresas lo implementan con éxito.

Las ventajas y desventajas más comunes de compartir escritorio

Varias empresas, ya sean jóvenes empresas emergentes o corporaciones globales, ya están practicando con éxito el principio de escritorio compartido. Sin embargo, una oficina flexible no solo tiene las ventajas de compartir el escritorio, sino también las desventajas de compartir el escritorio. Hemos recopilado los aspectos más importantes que son relevantes en este mundo laboral.

¿Cuáles son los beneficios de compartir escritorio?

Flexibilidad en la oficina

El concepto de escritorio compartido es ideal para una forma ágil de trabajar y, por lo tanto, promueve la flexibilidad y la creatividad. La rotación constante que se produce en la empresa tiene un efecto particular en la creatividad y la apoya a través de nuevas influencias, ya que los empleados pueden reunirse de nuevo todos los días y elegir su mesa o lugar de trabajo preferido.

Intercambio y flujo de información

Como resultado del cambio constante de trabajo, los empleados naturalmente también entran en contacto con más personas que en un trabajo fijo. De esta manera, los colegas también hablan entre departamentos, de modo que surgen debates sobre los métodos de trabajo, los desafíos y las mejores prácticas, y se refuerza la colaboración entre los miembros del equipo.

Uso eficiente del espacio

Escritorio compartido optimiza el uso del espacio en las oficinas significativamente. Como no todos los empleados están presentes al mismo tiempo, las empresas pueden arreglárselas con menos puestos de trabajo de los que tienen empleados. Esto se traduce en una reducción en la cantidad de espacio de oficina requerido. En cambio, los recursos liberados se pueden utilizar para diseñar zonas de colaboración, áreas de pensamiento creativo o espacios comunes mejorados, lo que a su vez aumenta el bienestar y la productividad de los miembros del equipo. Es una solución inteligente para los conceptos de oficina modernos.

Ahorra costes

Con una oficina de escritorio compartida, puedes costes adicionales ahorrados convertirse. Esto se debe directamente al uso eficiente del espacio, ya que las empresas no tienen que alquilar grandes espacios de oficina y, además, requieren menos lugares de trabajo físicos porque no todos los empleados están en la oficina todos los días. Por regla general, las personas siempre trabajan desde casa, en viajes de negocios, de vacaciones o por enfermedad. Esto optimiza los recursos y la organización del uso de los lugares de trabajo existentes. Además de los beneficios económicos, compartir escritorios también contribuye a la sostenibilidad: menos empleos significan un menor consumo de energía y recursos, como electricidad, calefacción o equipos de oficina.

Promover la satisfacción de los empleados

El equipo adecuado en la oficina, que satisfaga las necesidades de los empleados, representa una gran proporción de Satisfacción del personal. Con el escritorio compartido, puede contribuir a la satisfacción de los empleados alineando de manera óptima todas las habitaciones con los procesos de trabajo y aumentando el bienestar en el trabajo.

¿Cuáles son las desventajas de compartir escritorio?

Inquietud interior

Para algunos, la búsqueda diaria de trabajo puede ser un factor de estrés. Especialmente al principio, cuando se está reintroduciendo el proceso. Hacer que la presentación sea lo más agradable posible ayuda Cambiar la comunicación así como una fase de prueba para crear un hábito entre los empleados. Aquí están reglas claras para compartir escritorios y se requieren soluciones de gestión del lugar de trabajo. Sin una central sistema de gestión del lugar de trabajo Compartir el escritorio puede provocar rápidamente procesos ineficientes, frustración entre los empleados y responsabilidades poco claras.

Reducción de la dinámica del equipo

Si bien una oficina flexible promueve el intercambio entre departamentos, el dinamismo y la cohesión dentro del propio equipo pueden debilitarse. Para contrarrestar esto, debes vigilar la dinámica de tu propio equipo y, si es necesario, medidas Por ejemplo, X veces a la semana, el equipo se reúne. Esto requiere un diseño consciente de la cultura laboral.

Tiempo empleado

Por supuesto, encontrar un trabajo adecuado requiere tiempo. Por lo tanto, una herramienta digital para encontrar y reservar el lugar de trabajo adecuado suele ser una inversión sensata. Además, el escritorio, la silla y la pantalla deben configurarse y conectarse de nuevo cada vez. La gestión eficaz del lugar de trabajo es esencial en este sentido.

Manipulación y archivado de objetos personales

Un aspecto que a menudo se pasa por alto es el manejo de los objetos personales. Cuando se comparte el escritorio, por lo general no hay un espacio fijo para cosas privadas, como fotos, plantas o material de oficina. Esto requiere la introducción de un Política de escritorio limpio, lo que significa que todos los lugares de trabajo están completamente desocupados al final del día. Esto significa que los empleados tienen que empacar y desempacar sus pertenencias todos los días, lo que puede considerarse una pérdida de tiempo adicional y reduce la sensación de tener «su propio» lugar de trabajo. Para mitigar esta desventaja, las empresas deberían considerar la posibilidad de proporcionar casilleros individuales o contenedores enrollables para garantizar el bienestar en la vida laboral diaria.

Matriz de evaluación para compartir escritorios

Para comprender mejor las ventajas y desventajas de compartir escritorios, vale la pena realizar una comparación estructurada con otros modelos de trabajo. La siguiente matriz de evaluación muestra la puntuación que obtiene el escritorio compartido en relación con los modelos de trabajo híbridos y los lugares de trabajo fijos, basándose en criterios como el ahorro de costes, la flexibilidad, la satisfacción de los empleados y la sostenibilidad:

Kriterien	Gewichtung	Option 1: Desk Sharing	Option 2: Hybrides Arbeiten	Option 3: Feste Arbeitsplätze
Kostenersparnis	40%	5 (sehr gut)	4 (gut)	2 (schlecht)
Mitarbeiter- zufriedenheit	30%	4 (gut)	5 (sehr gut)	3 (befriedigend)
Flexibilität	20%	5 (sehr gut)	4 (gut)	1 (schlecht)
Nachhaltigkeit	10%	4 (gut)	3 (befriedigend)	2 (schlecht)
Gesamt- bewertung	100%	4,5	4,3	2,4

Flexopus: probablemente el software para compartir escritorios más intuitivo

En una era en la que elegir el lugar de trabajo adecuado lleva tiempo, Flexopus presenta una inversión que vale la pena gracias a su plataforma digital y su aplicación nativa. Software para compartir escritorios de Flexopus se caracteriza por su Eficiencia y facilidad de uso al facilitar la búsqueda y reserva de lugares de trabajo, salas de reuniones y plazas de aparcamiento adecuados. Es la solución perfecta para la gestión moderna del lugar de trabajo.

Flexopus también proporciona una integración perfecta con Microsoft Exchange. Esta integración permite una sincronización fluida de las reservas del lugar de trabajo con los calendarios de los empleados y permite reservar las salas de reuniones directamente a través de Outlook. Además, también hay Equipos de Microsoft Integración que permite a los empleados reservar estaciones de trabajo directamente dentro de la infraestructura familiar de Microsoft. También se tiene en cuenta la protección de datos.

Conclusión: ¿Tiene sentido compartir escritorio ahora?

Ahora que se conocen las ventajas y desventajas de compartir escritorio, la pregunta es: ¿tiene sentido compartir escritorio ahora? El concepto de reserva de lugar de trabajo suele valer la pena cuando la plantilla trabaja de forma flexible y hay muchos compañeros que trabajan parcialmente desde sus oficinas centrales o que suelen estar in situ con el cliente. Es uno de los modelos de trabajo flexibles y promueve el uso eficiente de los lugares de trabajo.

Sin embargo, la implementación debe llevarse a cabo correctamente y requiere el compromiso de todas las partes involucradas. Por lo tanto, involucre a sus empleados en el proceso de decisión. Todos deberían tener la oportunidad de aportar sus opiniones, ideas e inquietudes. Si hay un comité de empresa, también debería incluirse en la planificación en una fase temprana. Por supuesto, una fase de prueba es un modelo muy adecuado para impulsar el proceso de toma de decisiones y tener en cuenta las preferencias de los empleados.

Tenga en cuenta que compartir escritorio es un concepto altamente interactivo que se basa en unir a las personas en el trabajo para fomentar la colaboración. Si todos entienden el principio y las reglas se comunican claramente, hay muchas posibilidades de que la productividad, la satisfacción y la cooperación se desarrollen de manera positiva. Un sistema de reservas de trabajo intuitivo y sencillo como Flexopus sienta las bases para la implementación exitosa de este moderno concepto de trabajo.