Escritorio compartido: pros y contras

El desk sharing ya no es solo un concepto moderno que utilizan las startups o las empresas de Silicon Valley. Las empresas alemanas también están aprovechando cada vez más las ventajas del desk sharing. Con el desk sharing los empleados eligen su puesto de trabajo de forma flexible, en lugar de tener un escritorio fijo, lo que optimiza el uso del espacio de oficina y fomenta la colaboración en equipo. En este artículo, descubrirá las ventajas y desventajas del desk sharing y cómo las empresas pueden implementarlo con éxito.

Las ventajas y desventajas más comunes del desk sharing

Diversas empresas, desde jóvenes startups hasta corporaciones globales, ya aplican con éxito el principio de escritorio compartido. Sin embargo, una oficina flexible no solo conlleva ventajas de desk sharing, sino también desventajas. Hemos recopilado los aspectos más importantes relevantes en este entorno laboral.

¿Qué ventajas ofrece el desk sharing?

Flexibilidad en la oficina

El concepto de escritorio compartido es ideal para una metodología de trabajo ágil y, por lo tanto, fomenta la flexibilidad y la creatividad. La rotación constante que se introduce en la empresa influye especialmente en la creatividad y la apoya con nuevas influencias, ya que los empleados pueden interactuar con personas diferentes cada día y elegir su mesa o puesto de trabajo preferido. 

Intercambio y flujo de información

Al cambiar constantemente de puesto de trabajo, los empleados, naturalmente, entran en contacto con más personas que si tuvieran un puesto fijo. Así, los compañeros también conversan entre departamentos, lo que propicia el diálogo sobre métodos de trabajo, desafíos y mejores prácticas, y fortalece la colaboración entre los miembros del equipo.

Uso eficiente del espacio

El desk sharing optimiza el uso del espacio en las oficinas considerablemente. Dado que no todos los empleados están presentes al mismo tiempo, las empresas pueden funcionar con menos puestos de trabajo de los que tienen empleados. Esto conduce a una reducción del espacio de oficina necesario. Los recursos liberados pueden utilizarse, en cambio, para el diseño de zonas colaborativas, áreas de pensamiento creativo o espacios comunes mejorados, lo que a su vez aumenta el bienestar y la productividad de los miembros del equipo. Es una solución inteligente para los conceptos de oficina modernos.

Ahorro de costes

Con una oficina de escritorio compartido se pueden ahorrar costes adicionales . Esto se deriva directamente del uso eficiente del espacio, ya que las empresas no necesitan alquilar grandes superficies de oficina y también requieren menos puestos de trabajo físicos, porque no todos los empleados están en la oficina a diario. Por lo general, siempre hay personas teletrabajando, de viaje de negocios, de vacaciones o enfermas. Esto optimiza los recursos y la organización del uso de los puestos de trabajo existentes. Además de los beneficios económicos, el desk sharing también contribuye a la sostenibilidad: menos puestos de trabajo significan un menor consumo de energía y recursos, por ejemplo, en electricidad, calefacción o equipamiento de oficina.

Fomentar la satisfacción de los empleados

El equipamiento adecuado de la oficina, que satisfaga las necesidades de los empleados, contribuye en gran medida a la Satisfacción del personal. Con el desk sharing, puede contribuir a la satisfacción de sus empleados, ya que todos los espacios están óptimamente adaptados a los procesos de trabajo y se mejora el bienestar en el lugar de trabajo.

¿Qué desventajas conlleva el desk sharing?

Inquietud

Para algunos, la búsqueda diaria de un puesto de trabajo puede ser un factor de estrés. Especialmente al principio, cuando el proceso se implementa por primera vez. Para que la introducción sea lo más agradable posible, ayuda Comunicación del cambio así como una fase de prueba, para crear un hábito entre los empleados. Aquí se necesitan reglas claras de desk sharing y soluciones para la gestión del espacio de trabajo. Sin un sistema centralizado de gestión del espacio de trabajo, el desk sharing puede llevar rápidamente a procesos ineficientes, frustración entre los empleados y responsabilidades poco claras.

Disminución de la dinámica de equipo

Aunque una oficina flexible fomenta el intercambio entre departamentos, la dinámica y la cohesión del propio equipo pueden disminuir. Para contrarrestar esto, se debe vigilar la dinámica del propio equipo y, si es necesario, medidas implementar, como, por ejemplo, que el equipo se reúna X veces por semana. Esto requiere una configuración consciente de la cultura laboral.

Tiempo necesario

Naturalmente, la búsqueda de un puesto de trabajo adecuado requiere tiempo. Por lo tanto, una herramienta digital para encontrar y reservar el puesto de trabajo correcto suele ser una inversión sensata. Además, cada vez hay que configurar y cablear el escritorio, la silla y la pantalla. Aquí, una gestión eficaz del espacio de trabajo es esencial.

Manejo de objetos personales y almacenamiento

Un aspecto a menudo pasado por alto es el manejo de los objetos personales. Con el desk sharing, por lo general no hay un lugar fijo para objetos personales como fotos, plantas o material de oficina. Esto requiere la implementación de una política de escritorio limpio, que establece que cada puesto de trabajo debe quedar completamente despejado al final del día. Esto significa que los empleados tienen que guardar y sacar sus pertenencias a diario, lo que puede percibirse como una pérdida de tiempo adicional y disminuye la sensación de tener un puesto de trabajo "propio". Para mitigar este inconveniente, las empresas deberían considerar la posibilidad de proporcionar taquillas individuales o archivadores con ruedas para garantizar el bienestar en el día a día laboral.

Matriz de evaluación para el Desk Sharing

Para comprender mejor las ventajas y desventajas del desk sharing, es útil realizar una comparación estructurada con otros modelos de trabajo. La siguiente matriz de evaluación muestra cómo se posiciona el desk sharing en relación con los modelos de trabajo híbridos y los puestos de trabajo fijos, basándose en criterios como el ahorro de costes, la flexibilidad, la satisfacción de los empleados y la sostenibilidad:

Flexopus: el software de desk sharing más intuitivo 

En una era en la que la elección del puesto de trabajo adecuado consume tiempo, Flexopus se presenta como una inversión rentable gracias a su plataforma digital y su aplicación nativa. El intuitivo software de desk sharing de Flexopus se caracteriza por su eficiencia y facilidad de uso , facilitando la búsqueda y reserva de puestos de trabajo adecuados, salas de reuniones y plazas de aparcamiento. Es la solución perfecta para la gestión moderna del espacio de trabajo.

Flexopus también ofrece una integración perfecta con Microsoft Exchange. Esta integración permite una sincronización fluida de las reservas de puestos de trabajo con los calendarios de los empleados y facilita la reserva directa de salas de reuniones a través de Outlook. Además, también existe una Microsoft Teams integración, con la que los empleados pueden reservar puestos de trabajo directamente dentro de la familiar infraestructura de Microsoft. También se presta atención a la protección de datos.

Conclusión: ¿Es el desk sharing realmente útil?

Ahora que se conocen las ventajas y desventajas del desk sharing, surge la pregunta: ¿Es el desk sharing realmente útil? El concepto de reserva de puestos de trabajo es fundamentalmente beneficioso si la plantilla trabaja de forma flexible y hay muchos compañeros que trabajan parcialmente desde casa o que a menudo están en las instalaciones del cliente. Es uno de los modelos de trabajo flexibles y fomenta el uso eficiente de los puestos de trabajo. 

Sin embargo, la implementación debe realizarse correctamente y requiere el compromiso de todas las partes implicadas. Por lo tanto, involucre a sus empleados en la decisión. Todos deben tener la oportunidad de expresar sus opiniones, ideas y preocupaciones. Si existe un comité de empresa, también debe ser incluido en la planificación desde una fase temprana. Naturalmente, una fase de prueba es un modelo muy adecuado para impulsar el proceso de toma de decisiones y tener en cuenta las preferencias de los empleados.

Tenga en cuenta que el desk sharing es un concepto muy interactivo que se nutre de reunir a las personas en el trabajo para fomentar la colaboración. Si el principio es comprendido por todos y las reglas se comunican claramente, hay una gran probabilidad de que la productividad, la satisfacción y la colaboración se desarrollen positivamente. Un sistema de reserva de puestos de trabajo intuitivo y sencillo como Flexopus sienta las bases para la implementación exitosa de este moderno concepto de trabajo.