Desk Sharing: Die Vor- und Nachteile

Längst ist Desk Sharing nicht mehr nur ein modernes Konzept, welches Start-Ups oder Unternehmen aus dem Silicon Valley nutzen. Auch deutsche Unternehmen nutzen die Vorteile des Desk Sharing's immer häufiger für sich. Was genau Desk Sharing oder auch Hot Desking auszeichnet, welche Vor- und Nachteile es gibt, erfahren Sie im Folgenden.

Was ist Desk Sharing?

Mit Desk Sharing wird eine Arbeitsorganisationsform in hybriden Arbeitsmodellen bezeichnet, bei der Mitarbeitende keinen festen Arbeitsplatz zugewiesen bekommen, sondern diesen jeden Tag aufs Neue flexibel auswählen. Da in einem modernen Arbeitsumfeld Mitarbeitende immer wieder im Homeoffice arbeiten, auf Reisen sind oder Kundenmeetings haben, sind selten alle Angestellten zugleich im Büro. Die Idee des Shared-Desks beruht daher auf der freien Zuordnung von vorhandenen Arbeitsplätzen und der effizienten Raumnutzung.

Das Konzept beinhaltet die Platzersparnis, wodurch die Flexibilität eines Büros gefördert wird. Durch die freie Platzwahl sollen Eintönigkeit und Gewohnheit vermieden werden. Die tägliche Selbstorganisation hingegen fördert Produktivität und Kreativität, sodass eine höhere Motivation am Arbeitsplatz herrscht. Es ist ein zentraler Bestandteil vieler moderner Bürokonzepte und der gesamten New Work Bewegung.

Die gängigsten Desk Sharing Vor- und Nachteile

Verschiedene Unternehmen, ob junge Start-Ups oder Weltkonzerne, praktizieren bereits das Shared-Desk-Prinzip erfolgreich. Ein Flexible Office bringt jedoch nicht nur Desk Sharing Vorteile, sondern auch Desk Sharing Nachteile mit sich. Wir haben die wichtigsten Aspekte gesammelt, die in dieser Arbeitswelt relevant sind.

Welche Vorteile bietet Desk Sharing?

Flexibilität im Büro

Das Shared-Desk-Konzept ist für eine agile Arbeitsweise optimal geeignet und fördert somit Flexibilität und Kreativität. Die stetige Rotation, die ins Unternehmen kommt, wirkt sich besonders auf die Kreatitvät aus und unterstützt diese durch neue Einflüsse, indem MitarbeiterInnen sich täglich neu begegnen und ihren bevorzugten Tisch oder Workplace wählen können. 

Austausch und Informationsfluss

Durch das stetige Wechseln des Arbeitsplatzes kommen die Mitarbeitenden natürlich auch mit mehr Personen in Kontakt als bei einem festen Arbeitsplatz. So unterhalten sich Kolleginnen und Kollegen auch abteilungsübergreifend, sodass Gespräche über Arbeitsweisen, Herausforderungen und Best Practices entstehen und die Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern gestärkt wird.

Effiziente Raumnutzung

Desk Sharing optimiert die Raumnutzung in Büros erheblich. Da nicht alle Mitarbeitenden gleichzeitig anwesend sind, können Unternehmen mit weniger Arbeitsplätzen auskommen, als sie Angestellte haben. Dies führt zu einer Reduzierung der benötigten Büroflächen. Die frei werdenden Ressourcen können stattdessen für die Gestaltung kollaborativer Zonen, kreativer Denkbereiche oder verbesserter Gemeinschaftsflächen genutzt werden, was wiederum das Wohlbefinden und die Produktivität der Teammitglieder steigert. Es ist eine smarte Lösung für moderne Bürokonzepte.

Kosten sparen

Mit einem Shared Desk Büro können zusätzlich Kosten eingespart werden. Das ergibt sich direkt aus der effizienten Raumnutzung, da Unternehmen keine großen Büroflächen mieten müssen und auch weniger physische Arbeitsplätze benötigen, weil sich nicht alle Angestellten täglich im Büro befinden. In der Regel sind immer Personen im Homeoffice, auf Dienstreise, im Urlaub oder krank. Dies optimiert die Ressourcen und die Organisation der Nutzung von vorhandenen Arbeitsplätzen.

Mitarbeitendenzufriedenheit fördern

Die richtige Ausstattung des Büros, die den Bedürfnissen der Mitarbeitenden gerecht wird, hat einen großen Anteil an der Zufriedenheit der Belegschaft. Mit Desk Sharing können Sie zur Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beitragen, indem alle Räumlichkeiten optimal auf die Arbeitsprozesse ausgerichtet sind und das Wohlbefinden am Arbeitsplatz gesteigert wird.

Welche Nachteile bringt Desk Sharing mit sich?

Innere Unruhe

Für einige kann die tägliche Suche nach einem Arbeitsplatz ein Stressfaktor sein. Vor allem am Anfang, wenn der Prozess neu eingeführt wird. Um die Einführung so angenehm wie möglich zu gestalten, hilft Change Kommunikation sowie eine Testphase, um so eine Gewohnheit bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu schaffen. Hier sind klare Desk Sharing Regeln und Lösungen für das Arbeitsplatzmanagement gefragt. 

Nachlass der Teamdynamik

Obwohl mit einem flexiblen Büro der Austausch abteilungsübergreifend gefördert wird, kann die Dynamik und der Zusammenhalt im eigenen Team nachlassen. Um dem entgegenzuwirken, sollte die eigene Teamdynamik im Auge behalten werden und ggf. Maßnahmen eingeleitet werden, wie z. B. X Mal pro Woche sitzt das Team zusammen. Dies erfordert eine bewusste Gestaltung der Arbeitskultur.

Zeitaufwand

Natürlich erfordert die Suche nach einem geeigneten Arbeitsplatz Zeit. Daher ist ein digitales Tool zum Finden und Buchen des richtigen Arbeitsplatzes meist eine sinnvolle Investition. Zudem muss jedes Mal auf’s Neue Schreibtisch, Stuhl und Bildschirm eingerichtet und verkabelt werden. Hier ist effektives Arbeitsplatzmanagement essenziell.

Umgang mit persönlichen Gegenständen und Ablage

Ein oft übersehener Aspekt betrifft den Umgang mit persönlichen Gegenständen. Bei Desk Sharing gibt es in der Regel keinen festen Platz für private Dinge wie Fotos, Pflanzen oder Büromaterial. Dies erfordert die Einführung einer Clean Desk Policy, die besagt, dass jeder Arbeitsplatz am Ende des Tages vollständig geräumt wird. Das bedeutet, dass Mitarbeitende ihre Sachen täglich ein- und auspacken müssen, was als zusätzlicher Zeitaufwand wahrgenommen werden kann und das Gefühl eines "eigenen" Arbeitsplatzes mindert. Um diesen Nachteil abzufedern, sollten Unternehmen die Bereitstellung individueller Spinde oder Rollcontainer in Betracht ziehen, um das Wohlbefinden im Arbeitsalltag zu sichern.

Flexopus - die wohl intuitivste Desk Sharing Software 

In einer Ära, in der die Auswahl des passenden Arbeitsplatzes Zeit beansprucht, präsentiert Flexopus eine lohnende Investition dank seiner digitalen Plattform und nativen App. Die intuitive Desk Sharing Software von Flexopus zeichnet sich durch seine Effizienz und Benutzerfreundlichkeit aus, indem es die Suche und Buchung geeigneter Arbeitsplätze, Besprechungsräume und Parkplätze erleichtert. Es ist die perfekte Lösung für das moderne Workplace Management.

Flexopus bietet auch eine nahtlose Integration mit Microsoft Exchange. Diese Integration ermöglicht eine reibungslose Synchronisation von Arbeitsplatzbuchungen mit den Kalendern der Mitarbeiter und ermöglicht die direkte Buchung von Besprechungsräumen über Outlook. Zusätzlich gibt es auch eine Microsoft Teams Integration, mit der Mitarbeitende die Buchung von Arbeitsplätzen direkt in der vertrauten Microsoft-Infrastruktur tätigen können. Hierbei wird auch auf den Datenschutz geachtet.

Fazit: Ist Desk Sharing nun sinnvoll?

Da nun die Vor und Nachteile von Desk Sharing bekannt sind, stellt sich die Frage: Ist Desk Sharing nun sinnvoll? Das Arbeitsplatzbuchungskonzept lohnt sich grundsätzlich, wenn die Belegschaft flexibel arbeitet und es viele Kolleginnen und Kollegen gibt, die teilweise aus dem Homeoffice arbeiten oder oft beim Kunden vor Ort sind. Es ist eine der flexiblen Arbeitsmodelle und fördert die effiziente Nutzung von Arbeitsplätzen. 

Jedoch muss die Umsetzung richtig erfolgen und erfordert das Engagement aller Beteiligten. Binden Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter daher in die Entscheidung mit ein. Jeder soll die Möglichkeiten bekommen, seine Meinung, Ideen und Bedenken einzubringen. Sofern es einen Betriebsrat gibt, sollte auch dieser bereits frühzeitig in die Planungen einbezogen werden. Natürlich ist eine Testphase ein sehr geeignetes Modell, um den Entscheidungsprozess voranzutreiben und die Präferenzen der Mitarbeitenden zu berücksichtigen.

Beachten Sie, dass Desk Sharing ein sehr interaktives Konzept ist, das davon lebt, Menschen bei der Arbeit zusammenzubringen, um die Zusammenarbeit zu fördern. Wird das Prinzip von allen verstanden und die Regeln klar kommuniziert, ist die Chance groß, dass Produktivität, Zufriedenheit und Zusammenarbeit sich positiv entwickeln. Ein intuitives und einfaches Arbeitsplatzbuchungssystem wie Flexopus legt dabei das Fundament für Ihre erfolgreiche Umsetzung dieses modernen Arbeitskonzepts.