Desk Sharing: Die Vor- und Nachteile

Längst ist Desk Sharing nicht mehr nur ein modernes Konzept, welches Start-Ups oder Unternehmen aus dem Silicon Valley nutzen. Auch deutsche Unternehmen nutzen die Vorteile des Desk Sharing's immer häufiger für sich. Bei Desk Sharing wählen Mitarbeitende ihren Arbeitsplatz flexibel aus, anstatt einen festen Schreibtisch zu haben, was Büroflächen effizienter nutzt und die Zusammenarbeit im Team fördert. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Vor- und Nachteile Desk Sharing bietet und wie Unternehmen es erfolgreich umsetzen.

Die gängigsten Desk Sharing Vor- und Nachteile

Verschiedene Unternehmen, ob junge Start-Ups oder Weltkonzerne, praktizieren bereits das Shared-Desk-Prinzip erfolgreich. Ein Flexible Office bringt jedoch nicht nur Desk Sharing Vorteile, sondern auch Desk Sharing Nachteile mit sich. Wir haben die wichtigsten Aspekte gesammelt, die in dieser Arbeitswelt relevant sind.

Welche Vorteile bietet Desk Sharing?

Flexibilität im Büro

Das Shared-Desk-Konzept ist für eine agile Arbeitsweise optimal geeignet und fördert somit Flexibilität und Kreativität. Die stetige Rotation, die ins Unternehmen kommt, wirkt sich besonders auf die Kreatitvät aus und unterstützt diese durch neue Einflüsse, indem MitarbeiterInnen sich täglich neu begegnen und ihren bevorzugten Tisch oder Workplace wählen können. 

Austausch und Informationsfluss

Durch das stetige Wechseln des Arbeitsplatzes kommen die Mitarbeitenden natürlich auch mit mehr Personen in Kontakt als bei einem festen Arbeitsplatz. So unterhalten sich Kolleginnen und Kollegen auch abteilungsübergreifend, sodass Gespräche über Arbeitsweisen, Herausforderungen und Best Practices entstehen und die Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern gestärkt wird.

Effiziente Raumnutzung

Desk Sharing optimiert die Raumnutzung in Büros erheblich. Da nicht alle Mitarbeitenden gleichzeitig anwesend sind, können Unternehmen mit weniger Arbeitsplätzen auskommen, als sie Angestellte haben. Dies führt zu einer Reduzierung der benötigten Büroflächen. Die frei werdenden Ressourcen können stattdessen für die Gestaltung kollaborativer Zonen, kreativer Denkbereiche oder verbesserter Gemeinschaftsflächen genutzt werden, was wiederum das Wohlbefinden und die Produktivität der Teammitglieder steigert. Es ist eine smarte Lösung für moderne Bürokonzepte.

Kosten sparen

Mit einem Shared Desk Büro können zusätzlich Kosten eingespart werden. Das ergibt sich direkt aus der effizienten Raumnutzung, da Unternehmen keine großen Büroflächen mieten müssen und auch weniger physische Arbeitsplätze benötigen, weil sich nicht alle Angestellten täglich im Büro befinden. In der Regel sind immer Personen im Homeoffice, auf Dienstreise, im Urlaub oder krank. Dies optimiert die Ressourcen und die Organisation der Nutzung von vorhandenen Arbeitsplätzen. Neben wirtschaftlichen Vorteilen zahlt Desk Sharing auch auf Nachhaltigkeit ein: Weniger Arbeitsplätze bedeuten einen geringeren Energie- und Ressourcenverbrauch, etwa bei Strom, Heizung oder Büroausstattung.

Mitarbeitendenzufriedenheit fördern

Die richtige Ausstattung des Büros, die den Bedürfnissen der Mitarbeitenden gerecht wird, hat einen großen Anteil an der Zufriedenheit der Belegschaft. Mit Desk Sharing können Sie zur Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beitragen, indem alle Räumlichkeiten optimal auf die Arbeitsprozesse ausgerichtet sind und das Wohlbefinden am Arbeitsplatz gesteigert wird.

Welche Nachteile bringt Desk Sharing mit sich?

Innere Unruhe

Für einige kann die tägliche Suche nach einem Arbeitsplatz ein Stressfaktor sein. Vor allem am Anfang, wenn der Prozess neu eingeführt wird. Um die Einführung so angenehm wie möglich zu gestalten, hilft Change Kommunikation sowie eine Testphase, um so eine Gewohnheit bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu schaffen. Hier sind klare Desk Sharing Regeln und Lösungen für das Arbeitsplatzmanagement gefragt. Ohne ein zentrales Arbeitsplatzmanagement-System kann Desk Sharing schnell zu ineffizienten Abläufen, Frust bei Mitarbeitenden und unklaren Zuständigkeiten führen.

Nachlass der Teamdynamik

Obwohl mit einem flexiblen Büro der Austausch abteilungsübergreifend gefördert wird, kann die Dynamik und der Zusammenhalt im eigenen Team nachlassen. Um dem entgegenzuwirken, sollte die eigene Teamdynamik im Auge behalten werden und ggf. Maßnahmen eingeleitet werden, wie z. B. X Mal pro Woche sitzt das Team zusammen. Dies erfordert eine bewusste Gestaltung der Arbeitskultur.

Zeitaufwand

Natürlich erfordert die Suche nach einem geeigneten Arbeitsplatz Zeit. Daher ist ein digitales Tool zum Finden und Buchen des richtigen Arbeitsplatzes meist eine sinnvolle Investition. Zudem muss jedes Mal auf’s Neue Schreibtisch, Stuhl und Bildschirm eingerichtet und verkabelt werden. Hier ist effektives Arbeitsplatzmanagement essenziell.

Umgang mit persönlichen Gegenständen und Ablage

Ein oft übersehener Aspekt betrifft den Umgang mit persönlichen Gegenständen. Bei Desk Sharing gibt es in der Regel keinen festen Platz für private Dinge wie Fotos, Pflanzen oder Büromaterial. Dies erfordert die Einführung einer Clean Desk Policy, die besagt, dass jeder Arbeitsplatz am Ende des Tages vollständig geräumt wird. Das bedeutet, dass Mitarbeitende ihre Sachen täglich ein- und auspacken müssen, was als zusätzlicher Zeitaufwand wahrgenommen werden kann und das Gefühl eines "eigenen" Arbeitsplatzes mindert. Um diesen Nachteil abzufedern, sollten Unternehmen die Bereitstellung individueller Spinde oder Rollcontainer in Betracht ziehen, um das Wohlbefinden im Arbeitsalltag zu sichern.

Bewertungsmatrix für Desk Sharing

Um die Vor- und Nachteile von Desk Sharing besser einordnen zu können, lohnt sich ein strukturierter Vergleich mit anderen Arbeitsmodellen. Die folgende Bewertungsmatrix zeigt, wie Desk Sharing im Verhältnis zu hybriden Arbeitsmodellen und festen Arbeitsplätzen abschneidet – basierend auf Kriterien wie Kostenersparnis, Flexibilität, Mitarbeiterzufriedenheit und Nachhaltigkeit:

Kriterien	Gewichtung	Option 1: Desk Sharing	Option 2: Hybrides Arbeiten	Option 3: Feste Arbeitsplätze
Kostenersparnis	40%	5 (sehr gut)	4 (gut)	2 (schlecht)
Mitarbeiter- zufriedenheit	30%	4 (gut)	5 (sehr gut)	3 (befriedigend)
Flexibilität	20%	5 (sehr gut)	4 (gut)	1 (schlecht)
Nachhaltigkeit	10%	4 (gut)	3 (befriedigend)	2 (schlecht)
Gesamt- bewertung	100%	4,5	4,3	2,4

Flexopus - die wohl intuitivste Desk Sharing Software 

In einer Ära, in der die Auswahl des passenden Arbeitsplatzes Zeit beansprucht, präsentiert Flexopus eine lohnende Investition dank seiner digitalen Plattform und nativen App. Die intuitive Desk Sharing Software von Flexopus zeichnet sich durch seine Effizienz und Benutzerfreundlichkeit aus, indem es die Suche und Buchung geeigneter Arbeitsplätze, Besprechungsräume und Parkplätze erleichtert. Es ist die perfekte Lösung für das moderne Workplace Management.

Flexopus bietet auch eine nahtlose Integration mit Microsoft Exchange. Diese Integration ermöglicht eine reibungslose Synchronisation von Arbeitsplatzbuchungen mit den Kalendern der Mitarbeiter und ermöglicht die direkte Buchung von Besprechungsräumen über Outlook. Zusätzlich gibt es auch eine Microsoft Teams Integration, mit der Mitarbeitende die Buchung von Arbeitsplätzen direkt in der vertrauten Microsoft-Infrastruktur tätigen können. Hierbei wird auch auf den Datenschutz geachtet.

Fazit: Ist Desk Sharing nun sinnvoll?

Da nun die Vor- und Nachteile von Desk Sharing bekannt sind, stellt sich die Frage: Ist Desk Sharing nun sinnvoll? Das Arbeitsplatzbuchungskonzept lohnt sich grundsätzlich, wenn die Belegschaft flexibel arbeitet und es viele Kolleginnen und Kollegen gibt, die teilweise aus dem Homeoffice arbeiten oder oft beim Kunden vor Ort sind. Es ist eine der flexiblen Arbeitsmodelle und fördert die effiziente Nutzung von Arbeitsplätzen. 

Jedoch muss die Umsetzung richtig erfolgen und erfordert das Engagement aller Beteiligten. Binden Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter daher in die Entscheidung mit ein. Jeder soll die Möglichkeiten bekommen, seine Meinung, Ideen und Bedenken einzubringen. Sofern es einen Betriebsrat gibt, sollte auch dieser bereits frühzeitig in die Planungen einbezogen werden. Natürlich ist eine Testphase ein sehr geeignetes Modell, um den Entscheidungsprozess voranzutreiben und die Präferenzen der Mitarbeitenden zu berücksichtigen.

Beachten Sie, dass Desk Sharing ein sehr interaktives Konzept ist, das davon lebt, Menschen bei der Arbeit zusammenzubringen, um die Zusammenarbeit zu fördern. Wird das Prinzip von allen verstanden und die Regeln klar kommuniziert, ist die Chance groß, dass Produktivität, Zufriedenheit und Zusammenarbeit sich positiv entwickeln. Ein intuitives und einfaches Arbeitsplatzbuchungssystem wie Flexopus legt dabei das Fundament für Ihre erfolgreiche Umsetzung dieses modernen Arbeitskonzepts.

Die wichtigsten Fragen zusammengefasst

Was sind die entscheidenden wirtschaftlichen und sozialen Vorteile von Desk-Sharing?

Wirtschaftlich profitieren Unternehmen durch eine enorme Optimierung der Flächenkosten. Da in hybriden Modellen nie alle Mitarbeitenden gleichzeitig vor Ort sind, können Büroflächen reduziert oder effizienter für Kollaborationszonen genutzt werden. Sozial gesehen bricht Desk-Sharing starre Abteilungs-Silos auf: Durch wechselnde Sitznachbarn wird der abteilungsübergreifende Wissensaustausch und die interne Vernetzung gefördert. Dies stärkt die Dynamik im Team und macht das Büro zu einem lebendigen Ort der Begegnung statt zu einer statischen Verwaltungseinheit.

Mit welchen Nachteilen müssen Unternehmen beim Desk-Sharing rechnen und wie lassen sich diese mildern?

Herausforderungen liegen oft im Verlust der gewohnten Routine und dem Fehlen eines festen persönlichen Rückzugsortes. Auch die tägliche Suche nach einem freien Platz kann ohne Struktur zu Frust führen. Um dies zu mildern, ist eine „Clean Desk Policy“ essenziell, ergänzt durch Schließfächer für persönliche Gegenstände. Am wichtigsten ist jedoch die Einführung einer intuitiven Buchungssoftware wie Flexopus. Sie nimmt den Stress aus der Platzsuche, schafft Transparenz über die Auslastung und garantiert, dass jeder Mitarbeitende bei der Ankunft einen passenden Arbeitsplatz vorfindet.

Für welche Art von Unternehmen eignet sich das Desk-Sharing-Modell besonders gut?

Desk-Sharing ist ideal für Unternehmen, die hybrides Arbeiten bereits leben oder einführen möchten. Besonders Organisationen mit hoher Reisetätigkeit, Teilzeitmodellen oder einem großen Anteil an Remote-Work profitieren massiv. Es eignet sich für Firmen, die eine agile Kultur fördern und räumliche Flexibilität als Wettbewerbsvorteil nutzen wollen. Entscheidend ist dabei nicht die Unternehmensgröße, sondern die Bereitschaft, starre Strukturen durch digitale Prozesse zu ersetzen. In Kombination mit moderner Technik wird Desk-Sharing so zum Enabler für eine zukunftsfähige Arbeitswelt.