Desksharing: de voor- en nadelen

Desk sharing is allang niet meer alleen een modern concept voor start-ups of bedrijven uit Silicon Valley. Ook steeds meer bedrijven maken gebruik van de voordelen van desk sharing. Bij desk sharing kiezen medewerkers flexibel hun werkplek in plaats van een vaste bureauplek te hebben. Dit benut kantoorruimte efficiënter en bevordert de samenwerking in teams. In dit artikel leest u welke voor- en nadelen desk sharing biedt en hoe bedrijven dit succesvol implementeren.

De meest voorkomende voor- en nadelen van desk sharing

Verschillende bedrijven, van jonge start-ups tot wereldwijde concerns, passen het shared-desk-principe al succesvol toe. Een flexibel kantoor brengt echter niet alleen voordelen, maar ook nadelen met zich mee. Wij hebben de belangrijkste aspecten verzameld die relevant zijn in deze moderne werkomgeving.

Welke voordelen biedt desk sharing?

Flexibiliteit op kantoor

Het shared-desk-concept is optimaal voor een agile werkwijze en bevordert daarmee flexibiliteit en creativiteit. De constante rotatie in het bedrijf stimuleert creativiteit door nieuwe invloeden, doordat medewerkers elkaar dagelijks op andere plekken tegenkomen en hun favoriete bureau of werkplek kunnen kiezen.

Interactie en informatiestroom

Door het voortdurend wisselen van werkplek komen medewerkers met meer mensen in contact dan bij een vaste werkplek. Zo spreken collega's elkaar ook over afdelingsgrenzen heen, waardoor gesprekken over werkwijzen, uitdagingen en best practices ontstaan en de samenwerking tussen teamleden wordt versterkt.

Efficiënt ruimtegebruik

Desk sharing optimaliseert het ruimtegebruik op kantoor aanzienlijk. Omdat niet alle medewerkers tegelijk aanwezig zijn, hebben bedrijven minder werkplekken nodig dan het aantal werknemers. Dit leidt tot een reductie van de benodigde kantooroppervlakte. De vrijgekomen middelen kunnen worden ingezet voor de inrichting van samenwerkingszones, creatieve denkruimtes of betere gemeenschappelijke ruimtes, wat het welzijn en de productiviteit van teamleden verhoogt. Het is een slimme oplossing voor moderne kantoorconcepten.

Kosten besparen

Met een shared-desk-kantoor kunnen daarnaast kosten worden bespaard. Dit vloeit direct voort uit het efficiënte ruimtegebruik, aangezien bedrijven geen grote kantoorruimtes hoeven te huren en minder fysieke werkplekken nodig hebben omdat niet alle werknemers dagelijks op kantoor zijn. Meestal zijn er altijd mensen thuis aan het werk, op zakenreis, met vakantie of ziek. Dit optimaliseert de middelen en de organisatie van het gebruik van aanwezige werkplekken. Naast economische voordelen draagt desk sharing ook bij aan duurzaamheid: minder werkplekken betekenen een lager energie- en grondstoffenverbruik, zoals bij stroom, verwarming of kantoorinrichting.

Tevredenheid van medewerkers bevorderen

De juiste kantoorinrichting die voldoet aan de behoeften van medewerkers draagt in grote mate bij aan de tevredenheid van het personeel. Met desk sharing kunt u bijdragen aan de tevredenheid van uw medewerkers door alle ruimtes optimaal af te stemmen op werkprocessen en het welzijn op de werkplek te vergroten.

Welke nadelen brengt desk sharing met zich mee?

Innerlijke onrust

Voor sommigen kan de dagelijkse zoektocht naar een werkplek stress opleveren. Vooral in het begin, wanneer het proces net wordt ingevoerd. Om de introductie zo soepel mogelijk te laten verlopen, helpen change-communicatie en een testfase om een gewoonte te creëren bij de medewerkers. Hier zijn duidelijke desksharing-regels en oplossingen voor werkplekbeheer vereist. Zonder een centraal werkplekbeheersysteem kan desksharing snel leiden tot inefficiënte processen, frustratie bij medewerkers en onduidelijke verantwoordelijkheden.

Afname van teamdynamiek

Hoewel een flexibel kantoor de uitwisseling tussen afdelingen bevordert, kan de dynamiek en de onderlinge band binnen het eigen team afnemen. Om dit tegen te gaan, moet de teamdynamiek in de gaten worden gehouden en kunnen er indien nodig maatregelen worden genomen, zoals het team een aantal keer per week bij elkaar laten zitten. Dit vereist een bewuste vormgeving van de werkcultuur.

Tijdsbesteding

Natuurlijk kost het zoeken naar een geschikte werkplek tijd. Daarom is een digitale tool voor het vinden en boeken van de juiste werkplek meestal een zinvolle investering. Bovendien moeten bureau, stoel en beeldscherm telkens opnieuw worden ingesteld en aangesloten. Hier is effectief werkplekbeheer essentieel.

Omgang met persoonlijke eigendommen en opbergruimte

Een vaak over het hoofd gezien aspect betreft de omgang met persoonlijke eigendommen. Bij desksharing is er meestal geen vaste plek voor privézaken zoals foto's, planten of kantoorbenodigdheden. Dit vereist de invoering van een clean desk policy, die voorschrijft dat elke werkplek aan het eind van de dag volledig wordt leeggemaakt. Dit betekent dat medewerkers hun spullen dagelijks moeten in- en uitpakken, wat als extra tijdsinvestering kan worden ervaren en het gevoel van een "eigen" werkplek vermindert. Om dit nadeel te verzachten, moeten bedrijven overwegen om individuele kluisjes of verrijdbare ladeblokken aan te bieden om het welzijn tijdens de werkdag te waarborgen.

Beoordelingsmatrix voor desksharing

Om de voor- en nadelen van desksharing beter in kaart te brengen, is een gestructureerde vergelijking met andere werkmodellen nuttig. De volgende beoordelingsmatrix laat zien hoe desksharing zich verhoudt tot hybride werkmodellen en vaste werkplekken, gebaseerd op criteria zoals kostenbesparing, flexibiliteit, medewerkerstevredenheid en duurzaamheid:

Flexopus - de meest intuïtieve desksharing-software

In een werkomgeving waarin flexibiliteit en ruimte-efficiëntie steeds belangrijker worden, ondersteunt Flexopus bedrijven met een intuïtief digitaal platform en een native app. Medewerkers kunnen eenvoudig werkplekken vinden en boeken, terwijl bedrijven tegelijkertijd inzicht krijgen in de beschikbaarheid en bezettingsgraad.

Flexopus gaat daarbij aanzienlijk verder dan alleen werkplekreserveringen. Met het geïntegreerde ruimtereserveringssysteem kunnen vergaderruimtes centraal worden beheerd en bijvoorbeeld direct via Outlook worden geboekt. Het parkeerreserveringssysteem maakt een flexibele toewijzing en boeking van parkeerplaatsen mogelijk. Daarnaast ondersteunt de bezoekersbeheersoftware bij het organiseren van gasten – van de vooraanmelding tot het inchecken. Via het asset- en inventarisbeheer kunnen ook bedrijfsmiddelen centraal worden beheerd en kunnen catering- en facilitaire diensten direct in boekingsprocessen worden geïntegreerd. Hiermee bundelt Flexopus centrale processen van modern workplace management in één platform.

Bovendien kan Flexopus naadloos worden geïntegreerd in bestaande Microsoft-omgevingen. Via Microsoft Exchange kunnen onder andere vergaderruimtereserveringen worden gesynchroniseerd, terwijl de Microsoft Teams-integratie medewerkers in staat stelt om boekingen direct vanuit hun vertrouwde werkomgeving uit te voeren.

Conclusie: is desksharing zinvol?

Nu de voor- en nadelen van desksharing bekend zijn, rijst de vraag: is desksharing zinvol? Het concept van werkplekboeking is in principe de moeite waard als het personeel flexibel werkt en er veel collega's zijn die deels vanuit huis werken of vaak bij klanten op locatie zijn. Het is een van de flexibele werkmodellen en bevordert een efficiënt gebruik van werkplekken.

De uitvoering moet echter correct gebeuren en vereist de inzet van alle betrokkenen. Betrek uw medewerkers daarom bij de besluitvorming. Iedereen moet de kans krijgen om zijn mening, ideeën en zorgen te delen. Als er een ondernemingsraad is, moet deze ook vroegtijdig bij de plannen worden betrokken. Een testfase is uiteraard een zeer geschikt model om het besluitvormingsproces te versnellen en rekening te houden met de voorkeuren van de medewerkers.

Houd er rekening mee dat desksharing een zeer interactief concept is dat tot leven komt door mensen op het werk samen te brengen om de samenwerking te bevorderen. Als het principe door iedereen wordt begrepen en de regels duidelijk worden gecommuniceerd, is de kans groot dat productiviteit, tevredenheid en samenwerking zich positief ontwikkelen. Een intuïtief en eenvoudig werkplekboekingssysteem zoals Flexopus legt daarbij het fundament voor een succesvolle implementatie van dit moderne werkconcept.