Desk sharing: de voor- en nadelen

Desk sharing is niet langer alleen een modern concept dat wordt gebruikt door start-ups of bedrijven uit Silicon Valley. Duitse bedrijven maken ook steeds meer gebruik van de voordelen van het delen van bureaus. Met Bureaus delen Medewerkers kiezen hun werkplek flexibel in plaats van een vast bureau, waardoor kantoorruimte efficiënter wordt gebruikt en teamsamenwerking wordt bevorderd. In dit artikel leer je de voor- en nadelen van desk sharing en hoe bedrijven dit succesvol implementeren.

De meest voorkomende voor- en nadelen van het delen van bureaus

Verschillende bedrijven, of het nu gaat om jonge start-ups of internationale bedrijven, passen het shared desk-principe al met succes toe. Een flexibel kantoor heeft echter niet alleen voordelen voor het delen van bureaus, maar ook nadelen van het delen van bureaus. We hebben de belangrijkste aspecten verzameld die relevant zijn in deze werkende wereld.

Wat zijn de voordelen van het delen van bureaus?

Flexibiliteit op kantoor

Het shared desk-concept is bij uitstek geschikt voor een flexibele manier van werken en bevordert zo flexibiliteit en creativiteit. De constante rotatie in het bedrijf heeft een bijzonder effect op de creativiteit en ondersteunt deze door nieuwe invloeden, aangezien werknemers elkaar elke dag opnieuw kunnen ontmoeten en hun favoriete tafel of werkplek kunnen kiezen.

Uitwisseling en informatiestroom

Als gevolg van steeds wisselende banen komen werknemers natuurlijk ook met meer mensen in contact dan bij een vaste baan. Op deze manier praten collega's ook over afdelingen heen, zodat er discussies ontstaan over werkmethoden, uitdagingen en best practices en wordt de samenwerking tussen teamleden versterkt.

Efficiënt ruimtegebruik

Bureaus delen optimaliseert het ruimtegebruik in kantoren aanzienlijk. Omdat niet alle werknemers tegelijkertijd aanwezig zijn, kunnen bedrijven het doen met minder banen dan dat ze werknemers hebben. Dit resulteert in een vermindering van de benodigde kantoorruimte. De vrijgekomen middelen kunnen in plaats daarvan worden gebruikt om samenwerkingszones, ruimtes voor creatief denken of verbeterde gemeenschappelijke ruimtes te ontwerpen, wat op zijn beurt het welzijn en de productiviteit van teamleden verhoogt. Het is een slimme oplossing voor moderne kantoorconcepten.

Bespaar kosten

Met een gedeeld bureaukantoor kunt u extra kosten bespaard worden. Dit is rechtstreeks het gevolg van efficiënt ruimtegebruik, omdat bedrijven geen grote kantoorruimte hoeven te huren en ook minder fysieke werkplekken nodig hebben omdat niet alle werknemers elke dag op kantoor zijn. In de regel werken mensen altijd thuis, op zakenreis, op vakantie of ziek. Dit optimaliseert de middelen en de organisatie van het gebruik van bestaande werkplekken. Naast economische voordelen draagt het delen van bureaus ook bij aan duurzaamheid: minder banen betekenen een lager energie- en hulpbronnenverbruik, zoals elektriciteit, verwarming of kantoorapparatuur.

Medewerkerstevredenheid bevorderen

De juiste apparatuur op kantoor, die voldoet aan de behoeften van werknemers, is verantwoordelijk voor een groot deel van Tevreden personeel. Met het delen van bureaus kun je bijdragen aan de tevredenheid van medewerkers door alle kamers optimaal af te stemmen op de werkprocessen en het welzijn op het werk te vergroten.

Wat zijn de nadelen van het delen van bureaus?

Innerlijke rusteloosheid

Voor sommigen kan de dagelijkse zoektocht naar een baan een stressfactor zijn. Zeker in het begin, wanneer het proces opnieuw wordt ingevoerd. Om de kennismaking zo aangenaam mogelijk te maken, helpt Communicatie wijzigen evenals een testfase om een gewoonte te creëren bij werknemers. Hier zijn duidelijke regels voor het delen van bureaus en oplossingen voor werkplekbeheer zijn vereist. Zonder centrale beheersysteem voor de werkplek Het delen van bureaus kan snel leiden tot inefficiënte processen, frustratie bij werknemers en onduidelijke verantwoordelijkheden.

Vermindering van de teamdynamiek

Hoewel een flexibel kantoor de uitwisseling tussen afdelingen bevordert, kunnen de dynamiek en samenhang binnen het eigen team verzwakken. Om dit tegen te gaan, moet je je eigen teamdynamiek in de gaten houden en, indien nodig, maatregelen Wees ingewijd, bijvoorbeeld X keer per week zit het team samen. Dit vereist een bewuste vormgeving van de werkcultuur.

Bestede tijd

Het vinden van een geschikte baan kost natuurlijk tijd. Daarom is een digitale tool voor het vinden en boeken van de juiste werkplek meestal een verstandige investering. Bovendien moeten het bureau, de stoel en het scherm telkens opnieuw worden ingesteld en bedraad. Effectief werkplekbeheer is hierbij essentieel.

Persoonlijke spullen behandelen en archiveren

Een aspect dat vaak over het hoofd wordt gezien betreft de omgang met persoonlijke bezittingen. Bij het delen van bureaus is er meestal geen vaste ruimte voor privézaken zoals foto's, planten of kantoorbenodigdheden. Dit vereist de introductie van een Clean Desk-beleid, wat betekent dat elke werkplek aan het einde van de dag volledig ontruimd is. Dit betekent dat werknemers elke dag hun spullen moeten in- en uitpakken, wat gezien kan worden als een extra tijdsbesteding en het gevoel vermindert dat ze „hun eigen” werkplek hebben. Om dit nadeel te beperken, zouden bedrijven moeten overwegen om individuele kluisjes of rolcontainers ter beschikking te stellen om het welzijn in het dagelijkse beroepsleven te waarborgen.

Evaluatiematrix voor het delen van bureaus

Om de voor- en nadelen van het delen van bureaus beter te begrijpen, is een gestructureerde vergelijking met andere werkmodellen de moeite waard. De volgende evaluatiematrix laat zien hoe het delen van bureaus scoort ten opzichte van hybride werkmodellen en vaste werkplekken — op basis van criteria zoals kostenbesparingen, flexibiliteit, medewerkerstevredenheid en duurzaamheid:

Kriterien	Gewichtung	Option 1: Desk Sharing	Option 2: Hybrides Arbeiten	Option 3: Feste Arbeitsplätze
Kostenersparnis	40%	5 (sehr gut)	4 (gut)	2 (schlecht)
Mitarbeiter- zufriedenheit	30%	4 (gut)	5 (sehr gut)	3 (befriedigend)
Flexibilität	20%	5 (sehr gut)	4 (gut)	1 (schlecht)
Nachhaltigkeit	10%	4 (gut)	3 (befriedigend)	2 (schlecht)
Gesamt- bewertung	100%	4,5	4,3	2,4

Flexopus — waarschijnlijk de meest intuïtieve software voor het delen van bureaus

In een tijdperk waarin het kiezen van de juiste werkplek tijd kost, is Flexopus een waardevolle investering dankzij het digitale platform en de native app. Software voor het delen van bureaus van Flexopus wordt gekenmerkt door zijn Efficiëntie en gebruiksgemak door het makkelijker te maken om geschikte werkplekken, vergaderruimtes en parkeerplaatsen te vinden en te boeken. Het is de perfecte oplossing voor modern werkplekbeheer.

Flexopus biedt ook een naadloze integratie met Microsoft Exchange. Deze integratie maakt een soepele synchronisatie van werkplekboekingen met de agenda's van werknemers mogelijk en maakt het mogelijk om vergaderruimten rechtstreeks via Outlook te boeken. Daarnaast is er ook een Microsoft Teams Integratie waarmee werknemers werkstations rechtstreeks binnen de vertrouwde Microsoft-infrastructuur kunnen boeken. Er wordt ook rekening gehouden met de gegevensbescherming.

Conclusie: is het nu zinvol om bureaus te delen?

Nu de voor- en nadelen van het delen van bureaus bekend zijn, is de vraag: heeft het delen van bureaus nu zin? Het concept voor het boeken van werkplekken is over het algemeen de moeite waard wanneer het personeel flexibel werkt en er veel collega's zijn die deels vanuit hun thuiskantoor werken of vaak bij de klant ter plaatse zijn. Het is een van de flexibele werkmodellen en bevordert het efficiënt gebruik van werkplekken.

De uitvoering moet echter correct worden uitgevoerd en vereist de betrokkenheid van alle betrokken partijen. Betrek uw medewerkers daarom bij het besluitvormingsproces. Iedereen moet de mogelijkheid hebben om zijn mening, ideeën en zorgen naar voren te brengen. Als er een ondernemingsraad is, moet deze ook in een vroeg stadium in de planning worden opgenomen. Natuurlijk is een testfase een zeer geschikt model om het besluitvormingsproces te sturen en rekening te houden met de voorkeuren van werknemers.

Houd er rekening mee dat het delen van bureaus een zeer interactief concept is dat erop gericht is mensen op het werk bij elkaar te brengen om samenwerking aan te moedigen. Als iedereen het principe begrijpt en de regels duidelijk worden gecommuniceerd, is de kans groot dat productiviteit, tevredenheid en samenwerking zich positief ontwikkelen. Een intuïtief en eenvoudig boekingssysteem voor werkplekken, zoals Flexopus, legt de basis voor uw succesvolle implementatie van dit moderne werkconcept.