Desk sharing: de voor- en nadelen

Desk sharing is allang niet meer alleen een modern concept dat door start-ups of bedrijven uit Silicon Valley wordt gebruikt. Ook Nederlandse bedrijven maken steeds vaker gebruik van de voordelen van desk sharing. Bij desk sharing kiezen medewerkers flexibel hun werkplek, in plaats van een vaste plek te hebben. Dit maakt efficiënter gebruik van kantoorruimte en bevordert de samenwerking binnen het team. In dit artikel leest u welke voor- en nadelen desk sharing biedt en hoe bedrijven het succesvol implementeren.

De meest voorkomende voor- en nadelen van desk sharing

Diverse bedrijven, van jonge start-ups tot wereldwijde concerns, passen het shared-desk-principe al succesvol toe. Een flexibel kantoor brengt echter niet alleen voordelen, maar ook nadelen met zich mee. We hebben de belangrijkste aspecten verzameld die relevant zijn in deze werkomgeving.

Welke voordelen biedt desk sharing?

Flexibiliteit op kantoor

Het shared-desk-concept is optimaal geschikt voor een agile manier van werken en bevordert zo flexibiliteit en creativiteit. De constante rotatie binnen het bedrijf heeft een bijzonder positief effect op de creativiteit en ondersteunt deze door nieuwe invloeden, doordat medewerkers elkaar dagelijks opnieuw ontmoeten en hun voorkeurstafel of werkplek kunnen kiezen. 

Uitwisseling en informatiestroom

Door het voortdurend wisselen van werkplek komen medewerkers natuurlijk ook met meer mensen in contact dan bij een vaste werkplek. Zo praten collega's ook afdelingsoverstijgend met elkaar, waardoor gesprekken over werkwijzen, uitdagingen en best practices ontstaan en de samenwerking tussen teamleden wordt versterkt.

Efficiënt ruimtegebruik

Desk sharing optimaliseert het ruimtegebruik in kantoren aanzienlijk. Omdat niet alle medewerkers tegelijkertijd aanwezig zijn, kunnen bedrijven volstaan met minder werkplekken dan ze werknemers hebben. Dit leidt tot een vermindering van de benodigde kantoorruimte. De vrijgekomen middelen kunnen in plaats daarvan worden gebruikt voor het inrichten van collaboratieve zones, creatieve denkruimtes of verbeterde gemeenschappelijke ruimtes, wat op zijn beurt het welzijn en de productiviteit van de teamleden verhoogt. Het is een slimme oplossing voor moderne kantoorconcepten.

Kosten besparen

Met een shared desk kantoor kunnen extra kosten worden bespaard . Dit vloeit direct voort uit het efficiënte ruimtegebruik, aangezien bedrijven geen grote kantoorruimtes hoeven te huren en ook minder fysieke werkplekken nodig hebben, omdat niet alle werknemers dagelijks op kantoor zijn. Doorgaans zijn er altijd mensen thuiswerkend, op zakenreis, op vakantie of ziek. Dit optimaliseert de middelen en de organisatie van het gebruik van bestaande werkplekken. Naast economische voordelen draagt desk sharing ook bij aan duurzaamheid: minder werkplekken betekenen een lager energie- en grondstoffenverbruik, bijvoorbeeld voor elektriciteit, verwarming of kantooruitrusting.

Medewerkerstevredenheid bevorderen

De juiste inrichting van het kantoor, die voldoet aan de behoeften van de medewerkers, draagt in grote mate bij aan de Medewerkerstevredenheid. Met desksharing kunt u bijdragen aan de tevredenheid van uw medewerkers, doordat alle ruimtes optimaal zijn afgestemd op de werkprocessen en het welzijn op de werkplek wordt verhoogd.

Wat zijn de nadelen van desksharing?

Onrust

Voor sommigen kan de dagelijkse zoektocht naar een werkplek een stressfactor zijn. Vooral in het begin, wanneer het proces nieuw wordt geïntroduceerd. Om de introductie zo aangenaam mogelijk te maken, helpt verandercommunicatie en een testfase, om zo een gewoonte te creëren bij de medewerkers. Hier zijn duidelijke desksharingregels en oplossingen voor werkplekbeheer nodig. Zonder een centraal werkplekbeheersysteem kan desksharing snel leiden tot inefficiënte processen, frustratie bij medewerkers en onduidelijke verantwoordelijkheden.

Afname van de teamdynamiek

Hoewel een flexibel kantoor de uitwisseling tussen afdelingen bevordert, kan de dynamiek en de samenhang binnen het eigen team afnemen. Om dit tegen te gaan, moet de eigen teamdynamiek in de gaten worden gehouden en eventueel maatregelen worden genomen, zoals bijvoorbeeld: het team zit X keer per week samen. Dit vereist een bewuste vormgeving van de werkcultuur.

Tijdsbesteding

Natuurlijk kost het zoeken naar een geschikte werkplek tijd. Daarom is een digitale tool voor het vinden en boeken van de juiste werkplek meestal een zinvolle investering. Bovendien moeten bureau, stoel en beeldscherm elke keer opnieuw worden ingesteld en aangesloten. Effectief werkplekbeheer is hierbij essentieel.

Omgaan met persoonlijke spullen en opbergen

Een vaak over het hoofd gezien aspect betreft het omgaan met persoonlijke spullen. Bij desksharing is er doorgaans geen vaste plek voor privézaken zoals foto's, planten of kantoormateriaal. Dit vereist de invoering van een Clean Desk Policy, die stelt dat elke werkplek aan het einde van de dag volledig leeg moet zijn. Dit betekent dat medewerkers hun spullen dagelijks moeten in- en uitpakken, wat als extra tijdrovend kan worden ervaren en het gevoel van een "eigen" werkplek vermindert. Om dit nadeel te verzachten, moeten bedrijven overwegen om individuele lockers of rolcontainers ter beschikking te stellen om het welzijn in het dagelijkse werk te waarborgen.

Beoordelingsmatrix voor desksharing

Om de voor- en nadelen van desksharing beter te kunnen plaatsen, is een gestructureerde vergelijking met andere werkmodellen de moeite waard. De volgende beoordelingsmatrix toont hoe desksharing presteert ten opzichte van hybride werkmodellen en vaste werkplekken – gebaseerd op criteria zoals kostenbesparing, flexibiliteit, medewerkerstevredenheid en duurzaamheid:

Flexopus - de waarschijnlijk meest intuïtieve desksharing software 

In een tijdperk waarin het kiezen van de juiste werkplek tijd kost, presenteert Flexopus een lonende investering dankzij zijn digitale platform en native app. De intuïtieve desksharing software van Flexopus onderscheidt zich door zijn efficiëntie en gebruiksgemak uit, doordat het zoeken en boeken van geschikte werkplekken, vergaderruimtes en parkeerplaatsen vergemakkelijkt. Het is de perfecte oplossing voor modern werkplekbeheer.

Flexopus biedt ook een naadloze integratie met Microsoft Exchange. Deze integratie maakt een soepele synchronisatie van werkplekboekingen met de agenda's van medewerkers mogelijk en maakt het direct boeken van vergaderruimtes via Outlook mogelijk. Daarnaast is er ook een Microsoft Teams integratie, waarmee medewerkers werkplekken direct kunnen boeken binnen de vertrouwde Microsoft-infrastructuur. Hierbij wordt ook gelet op gegevensbescherming.

Conclusie: Is desksharing nu zinvol?

Nu de voor- en nadelen van desksharing bekend zijn, rijst de vraag: Is desksharing nu zinvol? Het werkplekboekingsconcept is in principe de moeite waard als het personeel flexibel werkt en er veel collega's zijn die deels vanuit huis werken of vaak bij de klant ter plaatse zijn. Het is een van de flexibele werkmodellen en bevordert het efficiënte gebruik van werkplekken. 

De implementatie moet echter correct gebeuren en vereist de betrokkenheid van alle belanghebbenden. Betrek uw medewerkers daarom bij de beslissing. Iedereen moet de mogelijkheid krijgen om zijn mening, ideeën en bedenkingen in te brengen. Indien er een ondernemingsraad is, moet deze ook al vroegtijdig bij de planningen worden betrokken. Uiteraard is een testfase een zeer geschikt model om het besluitvormingsproces te versnellen en rekening te houden met de voorkeuren van de medewerkers.

Houd er rekening mee dat desksharing een zeer interactief concept is dat ervan leeft mensen samen te brengen op het werk om de samenwerking te bevorderen. Als het principe door iedereen wordt begrepen en de regels duidelijk worden gecommuniceerd, is de kans groot dat productiviteit, tevredenheid en samenwerking zich positief ontwikkelen. Een intuïtief en eenvoudig werkplekboekingssysteem zoals Flexopus legt daarbij de basis voor uw succesvolle implementatie van dit moderne werkconcept.