Die Verlagerung zu hybriden Arbeitsformen ist nicht mehr aufzuhalten. Unternehmen, die sich als hybride Arbeitsumgebung positionieren, haben oft die Erwartung, dass hybride Arbeit von alleine geschieht. Den meisten Unternehmen scheint nicht bewusst zu sein, dass Change Management unbedingt notwendig ist, um hybride Arbeitsmodelle erfolgreich zu implementieren.

Change Kommunikation ist für eine erfolgreiche Einführung von hybrider Arbeit entscheidend

Die größten Herausforderungen für Unternehmen bei der Hybridarbeit liegen in der Koordination, der Zeitplanung und der Notwendigkeit, einen Anreiz für die Angestellten zu schaffen, ins Büro zu kommen. Einige MitarbeiterInnen fühlen sich extrinsisch motiviert und genießen die soziale Interaktion mit KollegInnen, während andere intrinsisch motiviert sind und von zu Hause aus produktiver arbeiten.

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Aber für beide Arten von MitarbeiterInnen ist es wichtig zu wissen, wo sich ihre TeamkollegInnen befinden und wie sie am besten miteinander kommunizieren können, um effektive Meetings und Zusammenarbeit zu ermöglichen. Die Zukunft der hybriden Arbeit erfordert deshalb eine klar strukturierte Change Management Kommunikation, um diese Herausforderung erfolgreich anzugehen, wie beispielsweise:

1. Teams immer auf dem Laufenden halten

In Zeiten des Wandels, wie dem Übergang zum hybriden Arbeitsplatz, spielt die Change Kommunikation der Führungskräfte mit ihrem Team eine entscheidende Rolle dabei, ob sich die MitarbeiterInnen engagiert und involviert fühlen oder nicht.

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Es ist wichtig, Teams regelmäßig über New Work Strategien zu informieren. Durch gezielte und regelmäßige Change Communication im Intranet, in internen Wikis, in Newslettern, in MitarbeiterInnenzeitungen, in Broschüren oder in Aushängen wird ein zielgruppengerechter Informationsaustausch ermöglicht.

2. Präsenztage festlegen

Statt die Anwesenheit ganz den MitarbeiterInnen zu überlassen, sollten Unternehmen Richtlinien einführen. So können zum Beispiel Präsenztage eingeführt werden, an denen Teams oder Einzelpersonen an bestimmten Tagen der Woche im Büro präsent sein sollen. Vorgesetzte können aber auch die Home-Office-Tage flexibel belassen und nur die Anzahl der Präsenztage bestimmen.

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In Teams, in denen Mentoring und Zusammenarbeit besonders wichtig sind, können Vorgesetzte verlangen, dass bestimmte MitarbeiterInnen häufiger im Büro anwesend sind. Beispielsweise profitieren Personen in Junior Positionen oft mehr von persönlichen Gesprächen mit KollegInnen in Führungspositionen. Andererseits haben Teams, die unabhängiger arbeiten, möglicherweise mehr Flexibilität in Bezug auf die Arbeitsorte ihrer Mitglieder.

3. Regeln etablieren

Beim Einsatz von Desk Sharing in Unternehmen ist es wichtig, klare Regeln und Richtlinien einzuführen, um einen reibungslosen und organisierten Arbeitsablauf zu gewährleisten. Eine Clean Desk Policy sollte, zum Beispiel, unbedingt implementiert werden, um sicherzustellen, dass Arbeitsplätze nach der Nutzung ordentlich und aufgeräumt hinterlassen werden. Dies trägt nicht nur zur Sicherheit von vertraulichen Informationen bei, sondern erleichtert auch die Organisation für nachfolgende MitarbeiterInnen. Persönliche Gegenstände könnten zum Beispiel in Schließfächern verstaut werden.

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Des Weiteren sollte die Nutzung von persönlichen oder firmeneigenen Geräten am Arbeitsplatz genau definiert werden, um Datenschutz- und Sicherheitsaspekte zu berücksichtigen. Die Einhaltung dieser Regeln kann dazu beitragen, dass Desk Sharing effizient und produktiv funktioniert, während gleichzeitig eine harmonische und ordentliche Arbeitsumgebung für alle Angestellten geschaffen wird.

4. Kommunikations-Tools festlegen

Ein wichtiger Teil der Change Communication ist, klare Kommunikationsrichtlinien mit Kernarbeitszeiten für das Team zu schaffen, indem diese in einem Dokument mit Teamnormen festhalten. Gemeinsam mit dem Team kann man festlegen, welche Kommunikationsmittel (E-Mail, Slack, MS Teams usw.) am besten für bestimmte Zwecke geeignet sind. Dadurch wird die Zusammenarbeit verbessert und das Gefühl der Überforderung reduziert, das entstehen kann, wenn virtuelle Kommunikationsmittel unangemessen genutzt werden.

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Außerdem sollte die Dringlichkeit nach Kanälen abgestuft werden. Beispielsweise könnten E-Mails für weniger dringende Anfragen, Chats für Fragen im Verlauf des Tages und Telefonanrufe für sofortige Anliegen verwendet werden. Dies mag taktisch erscheinen, ist jedoch von großer Bedeutung, um die Kommunikation effizient und gezielt zu gestalten.

5. Homeoffice-Ausstattung zur Verfügung stellen

Die richtige Homeoffice-Ausstattung kann einen erheblichen Unterschied für MitarbeiterInnen ausmachen. Dinge wie ein höhenverstellbarer Tisch, ein Monitor, Zugang zu hochwertigen Mikrofonen und Lautsprechern sowie angemessene Beleuchtung sind entscheidend.

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Führungskräfte sollten proaktiv sicherstellen, dass den Arbeitenden die notwendige Ausrüstung zur Verfügung gestellt wird, um eine reibungslose Kommunikation und dieselben Bedingungen wie im Büro zu gewährleisten.

6. Schreibtischausstattung im Büro anpassen

Beim hybriden Arbeiten ist es von großer Bedeutung, verschiedenen Abteilungen mit unterschiedlichen Anforderungen gerecht zu werden. GrafikerInnen benötigen beispielsweise Monitore mit bestimmten technischen Anforderungen, weshalb diese bei der Einrichtung mitbedacht und entsprechend gekennzeichnet werden sollten.

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Einige MitarbeiterInnen könnten möglicherweise zusätzliche technische Ausstattung wie eine Docking Station oder einen Doppelmonitor benötigen. Durch die Bereitstellung einer Vielzahl von Schreibtischoptionen können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Angestellten sich wohlfühlen und bestmögliche Arbeitsleistungen erbringen können, unabhängig davon, wo sie arbeiten.

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Dies fördert auch die MitarbeiterInnenzufriedenheit und -bindung, was wiederum einen positiven Einfluss auf die Unternehmenskultur und den Erfolg des hybriden Arbeitsmodells haben kann.

7. In Desk Sharing Software investieren

Desk Sharing Tools sind eine äußerst hilfreiche Change Kommunikation Maßnahme bei der Umstellung auf hybride Arbeit, da sie Unternehmen dabei unterstützen, die Herausforderungen der flexiblen Arbeitsmodelle zu bewältigen.

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Tools, wie z.B. Flexopus, ermöglichen es den MitarbeiterInnen, ihre Arbeitsplätze einfach und unkompliziert zu buchen, egal ob sie ins Büro kommen oder von zu Hause aus arbeiten möchten. Durch ein Desk Sharing Tool wie Flexopus können auch keine Doppelbuchungen entstehen, wodurch Chaos am Arbeitsplatz vermieden wird. Durch die zentrale Verwaltung und Organisation der Schreibtischbuchungen wird eine optimale Raumauslastung erreicht, was zu einer effizienten Nutzung der Büroflächen führt.

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Darüber hinaus ermöglicht eine Desk Sharing Software eine klare Kommunikation zwischen den MitarbeiterInnen, da sie sehen können, welche KollegInnen an welchem Tag im Büro sind. Dies fördert die Zusammenarbeit und ermöglicht ein reibungsloses Arbeitsumfeld, auch wenn die Arbeitnehmenden an unterschiedlichen Orten tätig sind. Die Flexibilität und Effizienz, die diese Tools bieten, machen sie zu einem unverzichtbaren Bestandteil der hybriden Arbeitswelt.

8. Wertschätzung aussprechen

Im Normalfall haben MitarbeiterInnen im Homeoffice weniger Kontakt zu ihren Vorgesetzten. Dadurch bleiben Anerkennung und lobende Worte häufig aus, was die Arbeitsmoral negativ beeinflussen kann. Es ist daher umso wichtiger, trotz der digitalen Distanz regelmäßig die Wertschätzung für die Arbeitsleistung auszudrücken. Dies kann sehr gut über Videokonferenzen oder persönliche Telefonate erfolgen.

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Eine Überlegung wert wäre auch die Planung einer jährlichen „Workation“, bei der die Belegschaft ins Ausland reist, um dort gemeinsam zu arbeiten und gleichzeitig die Teambindung zu stärken.

Fazit

Durch das richtige Gleichgewicht zwischen persönlicher und virtueller Arbeit sowie starken sozialen Verbindungen zwischen den KollegInnen kann hybrides Arbeiten die gewünschte Flexibilität und Work-Life-Balance für Angestellte bieten, ohne dabei die Produktivität, Zusammenarbeit oder Unternehmenskultur zu beeinträchtigen. Eine durchdachte und bewusste Change Communication und eine geeignete Desk Sharing Software sind der Schlüssel dazu. Einfach zu erklären, „wir sind jetzt ein hybrides Unternehmen“, ohne klare Strukturen, kann zu Misserfolgen führen.

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