Desk Sharing Quote: Der Schlüssel für hybrides Arbeiten

Was ist eine Desk Sharing Quote?

Begriffe wie Desk Sharing, New Work und hybrides Arbeiten sind inzwischen fester Bestandteil des Büroalltags. Seit der Corona-Pandemie hat sich die Arbeitswelt nachhaltig verändert, viele Unternehmen setzen heute auf flexible Arbeitsplatzmodelle, wodurch Mitarbeitende regelmäßig zwischen Homeoffice und Büro wechseln können. Eine zentrale Kennzahl in diesem Zusammenhang ist die sogenannte Desk Sharing Quote. Sie ist der Schlüssel für erfolgreiches hybrides Arbeiten.

Die Desk Sharing Quote - auch als Desk Sharing Ratio bekannt - beschreibt das Verhältnis zwischen der Anzahl der verfügbaren Arbeitsplätze (Schreibtische) im Büro und der Anzahl der Mitarbeitenden. Ziel ist es, eine kompaktere und effizientere Arbeitsumgebung zu schaffen, in der weniger Tische als Mitarbeitende benötigt werden. Der Gedanke dahinter: Viele Angestellte arbeiten ohnehin regelmäßig im Homeoffice oder mobil. Warum also dauerhaft für jeden einen festen Arbeitsplatz zuweisen?

Wird die Desk Sharing Quote sinnvoll angewendet, ergeben sich Vorteile wie:

• Kosteneinsparungen: Deutliche Reduzierung von Miet-, Betriebs- und Energiekosten.
• Bessere Flächennutzung: Effizientere Auslastung der vorhandenen Büroflächen.
• Weniger Leerstände: Vermeidung ungenutzter Schreibtische und Räume.
• Gesteigerte Flexibilität: Förderung moderner Arbeitsmodelle und Mitarbeiterzufriedenheit.

Warum ist die Desk Sharing Quote so wichtig?

Eine optimale Desk Sharing Quote kann viel Geld sparen, vor allem bei Mieten, Betriebskosten und Energie. Doch sie ist mehr als ein Kostenfaktor: Sie ist ein strategisches Steuerungsinstrument für effektives Arbeitsplatzmanagement, um auf moderne Bedürfnisse im hybriden Arbeiten einzugehen und gleichzeitig die Büroauslastung zu verbessern.

Eine Studie des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) zeigt: Über 60 % der befragten Beschäftigten teilen ihre Arbeitszeit annähernd gleichmäßig zwischen Homeoffice und Büro auf. Rund 80 % berichten zudem, dass ihre Produktivität durch die gewonnene Flexibilität gestiegen ist.

Diese Entwicklung bestätigt, dass Desk Sharing nicht nur ein Trend, sondern ein langfristig tragfähiges Konzept ist, wirtschaftlich wie auch kulturell.

Desk Sharing macht also nicht nur für Mitarbeitende Sinn, sondern auch für Unternehmen, die sich als moderne Arbeitgeber positionieren und gleichzeitig Einsparungen realisieren wollen.

Wie wird die Desk Sharing Quote berechnet?

Die Berechnung der Desk Sharing Quote ist einfach, aber entscheidend für ein funktionierendes hybrides Arbeitsplatzmodell. Die Formel der Desk Sharing Quote lautet:

Desk Sharing Quote = Anzahl der Mitarbeitenden / Anzahl der verfügbaren Schreibtische

So interpretieren Sie das Ergebnis:

• Quote > 1,0: Es gibt mehr Mitarbeitende als Schreibtische. Das ist bei flexibler Nutzung und Homeoffice erwünscht und üblich.
• Quote = 1,0: Jeder Mitarbeitende hat einen eigenen Schreibtisch - das klassische Büromodell mit festem Arbeitsplatz.
• Quote < 1,0: Es gibt mehr Schreibtische als Mitarbeitende - ein Hinweis auf Überkapazitäten, Leerstände oder unnötige Flächenkosten.

Eine Quote über 1 ist bei hybriden Arbeitsmodellen in der Regel ideal. Wichtig ist jedoch: Die Quote darf nicht zu hoch sein, sonst entsteht Stress durch fehlende Verfügbarkeit oder unklare Buchungssituationen.

Welche Voraussetzungen braucht eine funktionierende Desk Sharing Ratio?

Damit Desk Sharing reibungslos funktioniert, braucht es mehr als nur eine gute Quote. Die folgenden drei Voraussetzungen sind hier entscheidend:

1. Wird Ihre Bürofläche sinnvoll genutzt?

Der erste Schritt ist die ehrliche Bewertung der genutzten Fläche. Bei hybrider Arbeit wird oft deutlich, dass nicht mehr die ganze Bürofläche gebraucht wird. Große Office-Räume mit zu wenig belegten Plätzen wirken leer und unmotiviert.

Stellen Sie sich Fragen wie:

• Gibt es regelmäßig Leerstände?
• Lässt sich die Mietfläche reduzieren?
• Wird der vorhandene Raum wirklich genutzt?

Die richtige Raumplanung ist ein zentraler Faktor, um eine gute Büroauslastung zu erreichen und um Kosten zu sparen.

2. Wie ist die Zusammensetzung Ihres Teams?

Nicht alle Mitarbeitenden haben denselben Arbeitsrhythmus. Manche Teams sind täglich vor Ort, andere arbeiten überwiegend remote. Eine funktionierende Desk Sharing Quote hängt stark davon ab, wie viele Mitarbeitende regelmäßig im Büro präsent sein müssen, zum Beispiel der Empfang, IT-Support oder bestimmte Projektteams.

Berücksichtigen Sie:

• Wer braucht tägliche Präsenz?
• Welche Rollen sind ortsunabhängig?
• Gibt es besondere Bedürfnisse (z. B. Eltern, Teilzeitkräfte, externe Mitarbeitende)?

Nur wenn klar ist, wie viele Arbeitsplätze realistisch benötigt werden, kann die Quote sinnvoll angepasst werden.

3. Wie hoch ist die tatsächliche Büroanwesenheit?

Ein oft unterschätzter Faktor: Die tatsächliche Anwesenheit im Office. Viele Unternehmen planen nach Bauchgefühl, es gibt aber klare Erfahrungswerte. Seit der Etablierung hybrider Arbeitsmodelle zeigt sich:
Durchschnittlich sind Mitarbeitende an nur 2,5 Tagen pro Woche im Büro. (Durchschnittswerte: 1,5 Tage im Homeoffice, 0,6 Tage Urlaub, 0,3 Tage krank, 0,1 Tage auf Geschäftsreise)

Diese Zahlen sollten bei der Berechnung der Quote unbedingt berücksichtigt werden, denn unrealistische Annahmen führen zu falscher Flächenplanung und Frustration im Team.

Wie unterstützt Flexopus bei der Desk Sharing Quote?

Die beste Quote nützt wenig, wenn Mitarbeitende nicht wissen, wann und wo sie arbeiten können. Hier kommt Flexopus ins Spiel, eine der intuitivsten Softwares für effizientes Arbeitsplatzmanagement und Desk Sharing auf dem Markt.

Flexopus bietet unter anderem Arbeitsplatzbuchung per App oder Webbrowser, Besprechungsraum- und Parkplatzreservierung und eine Übersicht über verfügbare Plätze in Echtzeit.

Außerdem unterstützt Flexopus bei der Einführung und Optimierung von Desk Sharing:

• Beratung zur Berechnung Ihrer idealen Desk Sharing Quote
• Workshops zur Umstellung auf hybride Modelle

Flexopus lässt sich nahtlos in Ihr bereits bestehendes Ökosystem integrieren. Mit vielen praktischen Integrationsmöglichkeiten wie Outlook, Google Workspace oder Microsoft Teams ist die Schwelle zum Desk Sharing so niedrig wie nie. Vereinbaren Sie deshalb gleich einen Beratungstermin und tauchen Sie ein in die Welt des New Work.

Zusammenfassung

Die Desk Sharing Quote ist weit mehr als eine Zahl. Sie ist ein zentraler Hebel, um moderne Arbeitsmodelle erfolgreich umzusetzen. Richtig berechnet, hilft sie dabei, Büroflächen effizient zu nutzen, Leerstände zu vermeiden, die Büroauslastung zu optimieren und gleichzeitig den Mitarbeitenden mehr Flexibilität zu bieten.

Ihre Checkliste für erfolgreiches Desk Sharing:

• Desk Sharing Quote berechnen: Anzahl Mitarbeitende ÷ Anzahl Schreibtische
• Fläche prüfen: Bestehen Leerstände oder Überkapazitäten?
• Team analysieren: Wer ist wann im Büro?
• Anwesenheit erfassen: Durchschnittliche Präsenzzeiten berücksichtigen
• Technologie einsetzen: Flexopus für Buchung und Transparenz nutzen
• Kultur fördern: Offene Kommunikation und flexible Regeln etablieren