Rapporto di desk sharing: la chiave per il lavoro ibrido
Il tasso di desk sharing è un indicatore chiave per valutare l'efficienza degli spazi e il successo del desk sharing. Fornisce inoltre una base per la pianificazione degli spazi e l'ottimizzazione dei modelli di lavoro ibridi.
Indice
Cos'è un tasso di desk sharing?
Termini come desk sharing, New Work e lavoro ibrido sono ormai parte integrante della quotidianità in ufficio. Dalla pandemia, il mondo del lavoro è cambiato radicalmente: molte aziende adottano modelli flessibili che permettono ai dipendenti di alternarsi tra casa e ufficio. Un indicatore centrale in questo contesto è il tasso di desk sharing, la chiave per un lavoro ibrido di successo.
Il tasso di desk sharing, noto anche come desk sharing ratio, descrive il rapporto tra il numero di postazioni disponibili e il numero di dipendenti. L'obiettivo è creare un ambiente più compatto ed efficiente, con meno scrivanie rispetto ai dipendenti. L'idea di base: molti lavorano regolarmente da casa o in mobilità. Perché assegnare una postazione fissa a tutti?
Se applicato correttamente, il tasso di desk sharing offre vantaggi come:
- Risparmi sui costi: notevole riduzione delle spese di affitto, gestione ed energia.
- Migliore utilizzo degli spazi: sfruttamento più efficiente delle superfici d'ufficio.
- Meno spazi vuoti: eliminazione di scrivanie e stanze inutilizzate.
- Maggiore flessibilità: promozione di modelli di lavoro moderni e soddisfazione dei dipendenti.
Perché il tasso di desk sharing è così importante?
Un tasso di desk sharing ottimale permette di risparmiare notevolmente su affitti, costi operativi ed energia. Ma è più di un fattore economico: è uno strumento strategico per gestire efficacemente le postazioni, rispondere alle esigenze del lavoro ibrido e migliorare l'occupazione degli uffici.
Uno studio del Fraunhofer-Institut (IAO) mostra che oltre il 60% dei dipendenti divide il proprio tempo equamente tra casa e ufficio. Circa l'80% dichiara inoltre che la propria produttività è aumentata grazie alla flessibilità acquisita.
Questo sviluppo conferma che il desk sharing non è solo una moda, ma un concetto sostenibile a lungo termine, sia economicamente che culturalmente.
Il desk sharing ha senso non solo per i dipendenti, ma anche per le aziende che vogliono posizionarsi come datori di lavoro moderni realizzando al contempo dei risparmi.
Come si calcola il tasso di desk sharing?
Il tasso di desk sharing indica quante postazioni sono disponibili in rapporto al numero di dipendenti interessati. Aiuta le aziende a pianificare gli spazi in modo realistico ed evitare sovraccapacità.
La formula è:
Tasso di desk sharing = Numero di scrivanie disponibili / Numero di dipendenti interessati × 100
Un esempio:
Un'azienda ha 100 dipendenti che potrebbero teoricamente utilizzare una postazione in ufficio, ma mette a disposizione solo 70 scrivanie prenotabili in modo flessibile.
70 scrivanie / 100 dipendenti × 100 = 70% di tasso di desk sharing
Ciò significa che per 100 dipendenti sono disponibili 70 scrivanie.
Ecco come interpretare il risultato:
Tasso = 100%:
Per ogni dipendente è disponibile, in termini teorici, una scrivania dedicata. Ciò corrisponde al classico modello d'ufficio con postazioni fisse.
Tasso < 100%:
Ci sono meno scrivanie rispetto ai dipendenti. È la situazione tipica del desk sharing, del lavoro ibrido e dello smart working.
Tasso > 100%:
Ci sono più scrivanie rispetto ai dipendenti. Ciò può indicare sovracapacità, spazi inutilizzati o costi superflui per le superfici.
Un tasso di desk sharing inferiore al 100% è solitamente sensato nei modelli di lavoro ibridi. È fondamentale, tuttavia, che il tasso corrisponda all'effettivo utilizzo dell'ufficio. Se viene fissato troppo basso, nei giorni di maggiore affluenza si possono verificare carenze di posti, frustrazione o incertezze nelle prenotazioni.
È inoltre importante considerare che, per il calcolo, non dovrebbero essere conteggiati indistintamente tutti i dipendenti, ma solo il gruppo di utenti rilevante. Il personale esterno, i part-time, le persone che lavorano stabilmente da remoto o i dipendenti che non necessitano di una postazione fissa in ufficio dovrebbero essere valutati separatamente in base al modello di utilizzo.
Quali sono i presupposti per un desk sharing efficace?
Affinché il desk sharing funzioni senza intoppi, serve molto più di un buon tasso. I tre presupposti seguenti sono decisivi:
1. La superficie del vostro ufficio viene utilizzata in modo intelligente?
Il primo passo è una valutazione onesta dello spazio utilizzato. Con il lavoro ibrido, spesso diventa evidente che l'intera superficie dell'ufficio non è più necessaria. Grandi uffici con troppe postazioni vuote appaiono spogli e poco stimolanti.
Ponetevi domande come:
- Ci sono spazi regolarmente inutilizzati?
- È possibile ridurre la superficie in affitto?
- Lo spazio esistente viene davvero sfruttato?
Una corretta pianificazione degli spazi è un fattore centrale per ottenere un buon tasso di occupazione dell'ufficio e per ridurre i costi.
2. Com'è composto il vostro team?
Non tutti i dipendenti hanno lo stesso ritmo di lavoro. Alcuni team sono presenti quotidianamente, altri lavorano prevalentemente da remoto. Un tasso di desk sharing efficace dipende fortemente da quanti dipendenti devono essere regolarmente presenti in ufficio, come ad esempio il personale della reception, il supporto IT o specifici team di progetto.
Considerate:
- Chi ha bisogno di una presenza quotidiana?
- Quali ruoli possono lavorare indipendentemente dalla sede?
- Ci sono esigenze particolari (ad es. genitori, part-time, collaboratori esterni)?
Solo quando è chiaro quante postazioni siano realisticamente necessarie, il tasso può essere adattato in modo sensato.
3. Wie hoch ist die tatsächliche Büroanwesenheit?
Ein oft unterschätzter Faktor: Die tatsächliche Anwesenheit im Office. Viele Unternehmen planen nach Bauchgefühl, es gibt aber klare Erfahrungswerte. Seit der Etablierung hybrider Arbeitsmodelle zeigt sich:
Durchschnittlich sind Mitarbeitende an nur 2,5 Tagen pro Woche im Büro. (Durchschnittswerte: 1,5 Tage im Homeoffice, 0,6 Tage Urlaub, 0,3 Tage krank, 0,1 Tage auf Geschäftsreise)
Diese Zahlen sollten bei der Berechnung der Quote unbedingt berücksichtigt werden, denn unrealistische Annahmen führen zu falscher Flächenplanung und Frustration im Team.
Wie unterstützt Flexopus bei der Desk Sharing Quote?
Die beste Quote nützt wenig, wenn Mitarbeitende nicht wissen, wann und wo sie arbeiten können. Hier kommt Flexopus ins Spiel, eine der intuitivsten Softwares für effizientes Arbeitsplatzmanagement und Desk Sharing auf dem Markt.
Flexopus bietet unter anderem ein Arbeitsplatzbuchungssystem, ein Raumbuchungssystem für Besprechungsräume und ein Parkplatz Management System mit Übersicht über verfügbare Plätze in Echtzeit.
Außerdem unterstützt Flexopus bei der Einführung und Optimierung von Desk Sharing:
- Beratung zur Berechnung Ihrer idealen Desk Sharing Quote
- Workshops zur Umstellung auf hybride Modelle
Flexopus lässt sich nahtlos in Ihr bereits bestehendes Ökosystem integrieren. Mit vielen praktischen Integrationsmöglichkeiten wie Outlook, Google Workspace oder Microsoft Teams ist die Schwelle zum Desk Sharing so niedrig wie nie. Vereinbaren Sie deshalb gleich einen Beratungstermin und tauchen Sie ein in die Welt des New Work.
Sintesi
Die Desk Sharing Quote ist weit mehr als eine Zahl. Sie ist ein zentraler Hebel, um moderne Arbeitsmodelle erfolgreich umzusetzen. Richtig berechnet, hilft sie dabei, Büroflächen effizient zu nutzen, Leerstände zu vermeiden, die Büroauslastung zu optimieren und gleichzeitig den Mitarbeitenden mehr Flexibilität zu bieten.
Ihre Checkliste für erfolgreiches Desk Sharing:
- Desk Sharing Quote berechnen: Anzahl Mitarbeitende ÷ Anzahl Schreibtische
- Fläche prüfen: Bestehen Leerstände oder Überkapazitäten?
- Team analysieren: Wer ist wann im Büro?
- Anwesenheit erfassen: Durchschnittliche Präsenzzeiten berücksichtigen
- Technologie einsetzen: Flexopus für Buchung und Transparenz nutzen
- Kultur fördern: Offene Kommunikation und flexible Regeln etablieren
Le domande più importanti riassunte
Cos'è esattamente il tasso di desk sharing e come si calcola?
Il tasso di desk sharing descrive il rapporto tra il numero di dipendenti e le scrivanie effettivamente disponibili in ufficio. Un tasso di 1,5 (o 10:7) significa, ad esempio, che 15 dipendenti condividono 10 postazioni. Nel mondo del lavoro moderno, è l'indicatore chiave per determinare il fabbisogno di spazio in linea con le politiche di smart working. L'obiettivo è ridurre al minimo gli spazi inutilizzati, garantendo al contempo una postazione a ogni dipendente quando necessario.
Quali fattori influenzano il tasso di desk sharing ideale per un'azienda?
Non esiste un valore standard, poiché il tasso dipende dalla cultura aziendale. I fattori decisivi sono: la politica di smart working (quante volte il personale è in sede?), i picchi di presenza (es. giornate di team il martedì) e il tipo di attività. Mentre i team creativi necessitano spesso di aree di collaborazione, altri richiedono postazioni fisse per il lavoro concentrato. Un tasso troppo elevato riduce i costi, ma può causare frustrazione se non ci sono posti liberi: l'equilibrio tra efficienza e comfort dei dipendenti è fondamentale.
In che modo un software come Flexopus aiuta a ottimizzare il tasso di desk sharing?
Le soluzioni software forniscono la base dati necessaria. Invece di basarsi su stime, Flexopus offre analisi dettagliate sull'effettivo utilizzo degli spazi ufficio nel tempo. I workplace manager vedono esattamente quando vengono raggiunti i limiti di capacità e dove le aree rimangono inutilizzate. Su questa base, il tasso può essere adattato dinamicamente. Inoltre, il sistema di prenotazione garantisce sicurezza ai dipendenti: nonostante un tasso elevato, ognuno sa in anticipo che la propria postazione riservata è pronta.
Ultimo aggiornamento:
2026-10-09