Quotum voor het delen van bureaus: de sleutel tot hybride werken

Software voor het delen van bureaus voor een naadloos hybride kantoor — met Flexopus!

Wat is een quotum voor het delen van bureaus?

Termen zoals bureau delen, nieuw werk en hybride werken maken nu integraal deel uit van het dagelijkse kantoorleven. Sinds de coronapandemie is de arbeidswereld duurzaam veranderd; veel bedrijven vertrouwen tegenwoordig op flexibele werkplekmodellen, waarmee werknemers regelmatig kunnen schakelen tussen thuiskantoor en kantoor. Een sleutelfiguur in dit verband is het zogenaamde quotum voor het delen van bureaus. Het is de sleutel tot succesvol hybride werken.

Het percentage voor het delen van bureaus - ook bekend als de ratio voor het delen van bureaus - beschrijft de relatie tussen het aantal beschikbare werkplekken (bureaus) op kantoor en het aantal werknemers. Het doel is om een compactere en efficiëntere werkomgeving te creëren waarin minder tafels nodig zijn dan werknemers. Het idee erachter: veel werknemers werken sowieso regelmatig in Thuis, kantoor of mobiel. Dus waarom permanent een vaste werkplek toewijzen voor iedereen?

Als het quotum voor het delen van bureaus verstandig wordt gebruikt, zijn er voordelen zoals:

• Kostenbesparingen: aanzienlijk Verlaging van huur-, bedrijfs- en energiekosten.
• Beter ruimtegebruik: Efficiënter gebruik van bestaande kantoorruimte.
• Minder vacatures: Vermijd ongebruikte bureaus en kamers.
• Meer flexibiliteit: bevordering van moderne werkmodellen en medewerkerstevredenheid.

Waarom is het quotum voor het delen van bureaus zo belangrijk?

Een optimaal tarief voor het delen van bureaus kan veel geld besparen, vooral als het gaat om huur, bedrijfskosten en energie. Maar het is meer dan alleen een kostenfactor: het is een strategisch controleinstrument voor effectief werkplekbeheer om tegemoet te komen aan de moderne behoeften op het gebied van hybride werken en tegelijkertijd het kantoorgebruik te verbeteren.

Een Onderzoek van het Fraunhofer Institute voor Work Management and Organization (ILO) blijkt: meer dan 60% van de ondervraagde werknemers verdeelt hun werktijd ongeveer gelijk over hun thuiskantoor en kantoor. Ongeveer 80% geeft ook aan dat hun productiviteit is toegenomen als gevolg van de toegenomen flexibiliteit.

Deze ontwikkeling bevestigt dat het delen van bureaus niet alleen een trend is, maar een duurzaam concept, zowel economisch als cultureel.

Desk sharing is daarom niet alleen zinvol voor werknemers, maar ook voor bedrijven die zichzelf willen positioneren als moderne werkgevers en tegelijkertijd besparingen willen realiseren.

Hoe wordt het percentage voor het delen van bureaus berekend?

Het berekenen van het percentage bureaudelen is eenvoudig, maar cruciaal voor een functionerend hybride werkplekmodel. De quotumformule voor het delen van bureaus is:

Tarief voor het delen van bureaus = aantal medewerkers/aantal beschikbare bureaus

Zo interpreteer je het resultaat:

• Orata > 1.0: Er zijn meer werknemers dan bureaus. Dit is gewenst en gebruikelijk voor flexibel gebruik en thuiskantoren.
• Orata = 1,0: Elke medewerker heeft zijn eigen bureau — het klassieke kantoormodel met een vaste werkplek.
• Tarief < 1,0: Er zijn meer bureaus dan werknemers — een indicatie van overcapaciteit, leegstand of onnodige ruimtekosten.

Een quotum van meer dan 1 is meestal ideaal voor hybride werkmodellen. Het is echter belangrijk dat het quotum niet te hoog is, anders ontstaat er stress door een gebrek aan beschikbaarheid of onduidelijke boekingssituaties.

Wat zijn de vereisten voor een functionerende ratio voor het delen van bureaus?

Met dat Bureaus delen Als het goed werkt, is er meer nodig dan alleen een goed quotum. De volgende drie voorwaarden zijn hierbij doorslaggevend:

1. Wordt je kantoorruimte verstandig gebruikt?

De eerste stap is een eerlijke evaluatie van de gebruikte ruimte. Bij hybride werken is het vaak duidelijk dat de volledige kantoorruimte niet meer nodig is. Grote kantoorruimtes met te weinig bezette ruimtes lijken leeg en ongemotiveerd.

Stel jezelf vragen zoals:

• Zijn er regelmatig vacatures?
• Kan de huurruimte worden beperkt?
• Wordt de bestaande ruimte echt gebruikt?

De juiste ruimteplanning is een belangrijke factor om een goed kantoorgebruik te bereiken en kosten te besparen.

2. Wat is de samenstelling van je team?

Niet alle medewerkers werken in hetzelfde tempo. Sommige teams zijn elke dag ter plaatse, andere werken meestal op afstand. Een functionerend quotum voor het delen van bureaus hangt sterk af van het aantal werknemers dat regelmatig op kantoor aanwezig moet zijn, bijvoorbeeld receptie, IT-ondersteuning of specifieke projectteams.

Houd rekening met:

• Wie heeft dagelijkse aanwezigheid nodig?
• Welke rollen zijn locatieonafhankelijk?
• Zijn er speciale behoeften (bijvoorbeeld ouders, deeltijdwerkers, externe werknemers)?

Alleen als duidelijk is hoeveel banen er realistisch gezien nodig zijn, kan het quotum verstandig worden aangepast.

3. Hoe hoog is de werkelijke kantooraanwezigheid?

Een vaak onderschatte factor: de daadwerkelijke aanwezigheid op kantoor. Veel bedrijven plannen op basis van onderbuikgevoel, maar er is duidelijke ervaring. Sinds de invoering van hybride werkmodellen is het duidelijk geworden:
Medewerkers zijn gemiddeld slechts 2,5 dag per week op kantoor. (Gemiddelde waarden: 1,5 dag thuiswerken, 0,6 dagen vakantie, 0,3 dagen ziek, 0,1 dagen op zakenreis)

Met deze cijfers moet zeker rekening worden gehouden bij de berekening van het quotum, aangezien onrealistische veronderstellingen leiden tot onjuiste ruimtelijke planning en frustratie binnen het team.

Hoe helpt Flexopus met het quotum voor het delen van bureaus?

Het beste quotum heeft weinig zin als werknemers niet weten wanneer en waar ze kunnen werken. Dat is waar Flexopus om de hoek komt kijken, een van de meest intuïtieve Software voor efficiënt werkplekbeheer en het delen van bureaus op de markt.

Flexopus biedt onder andere werkplekboeking via app of webbrowser, vergaderruimte- en Parkeerplaats reserveren en een overzicht van beschikbare plaatsen in realtime.

Flexopus helpt ook bij de introductie en optimalisatie van het delen van bureaus:

• Advies voor het berekenen van uw ideale quotum voor het delen van bureaus
• Workshops over de overstap naar hybride modellen

Flexopus kan naadloos worden geïntegreerd in uw bestaande ecosysteem. Met veel praktische integratiemogelijkheden Net als Outlook, Google Workspace of Microsoft Teams is de drempel voor het delen van bureaus lager dan ooit. Maak dus meteen een afspraak voor een adviesgesprek en duik in de wereld van New Work.

synopsis

Het quotum voor het delen van bureaus is veel meer dan een getal. Het is een centrale hefboom voor het succesvol implementeren van moderne werkmodellen. Als het correct wordt berekend, helpt het om kantoorruimte efficiënt te gebruiken, leegstand te voorkomen, het kantoorgebruik te optimaliseren en tegelijkertijd werknemers meer flexibiliteit te bieden.

Jouw checklist voor succesvol delen van je bureau:

• Bereken het quotum voor het delen van bureaus: aantal werknemers ÷ aantal bureaus
• Bekijk de ruimte: Zijn er vacatures of overcapaciteit?
• Analyseer het team: Wie is er op kantoor en wanneer?
• Aanwezigheidsrecord: Houd rekening met de gemiddelde bezoektijden
• Gebruik technologie: Gebruik Flexopus voor boekingen en transparantie
• Cultuur bevorderen: open communicatie en flexibele regels tot stand brengen