Ruimte-efficiëntie op kantoor

Ruimte-efficiëntie op de werkplek wordt steeds belangrijker. Bedrijven zijn voortdurend op zoek naar manieren om hun bedrijfspanden te optimaliseren en duurzame gebruikswaarde te genereren. Efficiënt ruimtegebruik bevordert de productiviteit, kostenbesparing en flexibele werkmodellen. Door slim ruimteontwerp, multifunctionele ruimtes en innovatieve technologieën kan de beschikbare ruimte optimaal worden benut – ten gunste van de tevredenheid van de medewerkers en het economische succes.

Ruimte-efficiëntie op kantoor

Je zou kunnen aannemen dat twee vierkante meter bureauruimte per werknemer voldoende is. Maar daar zit nu juist de crux. Open kantoorruimtes, zonder het klassieke kubussysteem of de eenvoudige indeling van werkplekken, leveren vaak een merkbare bijdrage aan de tevredenheid en motivatie van het personeel. Strategische ruimte-efficiëntie op kantoor is dus in het voordeel van beide partijen:

Voor medewerkers:

Door aparte werkplekken of bureaugroepen te gebruiken, kunnen taken efficiënter worden uitgevoerd, zowel individueel als in groepsverband. Uw privacy en algemeen welbevinden nemen toe als u niet de hele tijd schouder aan schouder met uw collega's zit. Je voelt je bovendien gewaardeerd als je een eigen plek krijgt toegewezen.

Voor werkgevers:

Tevreden werknemers zorgen er altijd voor dat het moreel stijgt en de algehele prestaties verbeteren. Kosten kunnen ook worden bespaard door kantoorruimte zo efficiënt mogelijk te benutten. Als door een reorganisatie van de werkplekken delen van een gebouwencomplex of zelfs hele kantoorpanden leeg komen te staan, kunnen deze voor nieuwe projecten worden gebruikt, onderverhuurd of uit de huurovereenkomst worden gehaald. Minder netto vloeroppervlakte = lagere huurprijzen.

Maar niet alleen de werkplekken, maar ook sanitaire voorzieningen, pauzeruimtes of de bedrijfskeuken kunnen ruimtebesparend worden ingericht. Een slimme indeling kan bijvoorbeeld de toegang tot het toilet vergemakkelijken. Pauzeruimtes kunnen ook multifunctioneel worden gebruikt als vergaderruimtes en de keuken kan als conferentieruimte fungeren wanneer deze niet in gebruik is. Al deze veranderingen zorgen voor een efficiëntere ruimtebenutting op kantoor en dragen bij aan een positief binnenklimaat en een laag verstoringsniveau op de werkplek.

Definitie van oppervlakte-efficiëntie

Ruimtelijk rendement beschrijft de maximaal mogelijke benutting van een bouwterrein, rekening houdend met het bruto vloeroppervlak, het daadwerkelijk bruikbare oppervlak en het aantal werknemers dat op de bouwplaats werkzaam is. Bouwbedrijven en hun opdrachtgevers kunnen zo vooraf bepalen hoeveel kantoorruimte er in de dagelijkse praktijk nodig is en deze gegevens toepassen op hun bouwconcepten.

Bruto vloeroppervlak

De bruto vloeroppervlakte (BVO) heeft betrekking op alle vloeroppervlakten die in de plattegrond worden weergegeven. Het gaat hierbij zowel om vrij toegankelijke oppervlakken als om gevulde oppervlakken, zoals muren of schuttingen. Dakoppervlakken of de holtes daarin zijn niet inbegrepen. Er wordt rekening gehouden met alle niveaus.

Netto vloeroppervlak

De netto vloeroppervlakte (NGF) beschrijft alleen de werkelijk bruikbare oppervlakken binnen de plattegrond. Hier worden alle gebieden toegevoegd behalve muren, hekken en niet-toegankelijke gebieden. Ook hierbij worden alle niveaus van een bouwplan meegenomen.

Bruikbare oppervlakte

Het bruikbare oppervlak (NF) is het deel van het netto vloeroppervlak dat kan worden toegewezen aan een definieerbaar doel . Dit kunnen zowel bewoonbare als niet-bewoonbare ruimtes zijn. Denk bijvoorbeeld aan kantoren, vergaderruimtes of parkeerplaatsen, maar ook aan kelderruimtes, opslagruimtes of zolders.

Tijdens de bouw moet rekening worden gehouden met een zo hoog mogelijke ruimte-efficiëntie, maar deze kan ook achteraf binnen een bedrijf worden geoptimaliseerd. Er kunnen zich echter onverwachte renovatie- of verbouwingskosten voordoen.

Gebruiksvoorbeelden voor ruimte-efficiëntie

‍

Hoe kun je ruimte efficiënt gebruiken in het dagelijkse kantoorleven en hoe zie je dat het werkt? 

Hier zijn vijf use cases voor ruimte-efficiëntie op de werkplek:

• Flexibele werkplekken: Werknemers delen werkplekken indien nodig (hotdesking), waardoor het aantal ongebruikte bureaus wordt verminderd. Hierdoor ontstaat er ruimte en kunnen de aanwezigen zelf hun favoriete werkplek kiezen. U kunt bijvoorbeeld naast uw favoriete collega's of werkgroep zitten en samen taken uitvoeren.
• Multifunctionele ruimtes: Conferentieruimtes die snel kunnen worden omgebouwd tot kleinere vergaderruimtes of evenementenruimtes met behulp van verplaatsbare wanden. Bij optimaal gebruik kunnen deze ruimtes meerdere functies vervullen, zonder dat ze hun oorspronkelijke functie verliezen.
• Dagen thuiswerken: Dankzij flexibele thuiskantoorregelingen kunt u uw kantoorruimte verkleinen of voor andere doeleinden gebruiken. Elke werknemer kan zijn thuiswerkplek vrij inrichten en ruimtelijk inrichten naar eigen voorkeur.
• Gedeelde ruimtes: Ruimtes en middelen delen tussen verschillende afdelingen om vacatures te minimaliseren. Dit bespaart niet alleen ruimte, maar stimuleert ook de sociale uitwisseling tussen collega's en minimaliseert kliekvorming.
• Gebruik van technologie: Reserveringssystemen voor werkplekken en ruimtes zorgen ervoor dat ruimte alleen wordt gebruikt wanneer dat ook daadwerkelijk nodig is. De werkruimte kan digitaal worden geanalyseerd en vervolgens worden geoptimaliseerd met behulp van een tool als Flexopus , zonder dat werkplekken of essentiële onderdelen van het dagelijkse werk verloren gaan.

Over het algemeen geldt: hoe efficiënter de ruimte, hoe economischer de ruimte. In efficiënt ontworpen werkomgevingen kunnen mensen geconcentreerd werken.

Ruimte-efficiëntie-indicatoren

Kerncijfers over ruimte-efficiëntie helpen bedrijven om hun ruimtegebruik meetbaar en vergelijkbaar te maken. Een belangrijke indicator is de ruimtebenuttingsgraad, die aangeeft hoeveel ruimte er per werknemer wordt gebruikt. Kamerbezettingsgraad Registreert hoe vaak kamers daadwerkelijk bezet zijn. Kosten per vierkante meter en Bezettingsdichtheid geven informatie over de economische efficiëntie. Bureaudeeltarieven (indien er gebruik wordt gemaakt van bureaudelen) laten zien hoe efficiënt flexibele werkplekken worden gebruikt. Door deze kengetallen te analyseren, kunt u ongebruikte ruimte identificeren, kosten verlagen en de werkplekinrichting gericht optimaliseren – voor meer efficiëntie en meer tevredenheid onder uw medewerkers.

Bereken de ruimte-efficiëntie correct

‍

Landgebruikverhouding (Gemiddelde Oppervlakte per werknemer): 

Bruikbare kantoorruimte (m²)Aantal medewerkers

Door de ruimtebenuttingsgraad te berekenen, kan de werkgever achterhalen hoeveel ruimte een werknemer gemiddeld nodig heeft. Door de ruimte aan te passen, kan deze vervolgens optimaal worden benut en worden aangepast, zodat er bij de bouw van nieuwe gebouwen alvast rekening mee kan worden gehouden.

Oppervlakte-efficiëntiefactor:

NF (m^2)GGF (m^2)

(NF = bruikbare oppervlakte; BGF = bruto vloeroppervlakte)

De berekening van de ruimte-efficiëntiefactor is relevant voor de bouw van nieuwe kantoorruimte en wordt uitgevoerd door het Federale Ministerie van Verkeer, Bouw en Stadsontwikkeling. De streefwaarde die hierbij behaald moet worden, is een ruimte-efficiëntiefactor van 0,75, wat overeenkomt met een beoordeling van 100 punten. Door het berekenen van de oppervlakte-efficiëntiefactor kunnen andere belangrijke aspecten zoals thermische isolatie, bouwkosten, grondstofwinning en duurzaamheid van nieuwe gebouwen worden gepland en meegenomen.

Samenvatting

Ruimte-efficiëntie in het dagelijkse kantoorleven gaat verder dan alleen het optimaal benutten van de ruimte. Het heeft direct invloed op hoe comfortabel medewerkers zich voelen en hoe effectief ze kunnen werken. Een slim interieurontwerp, multifunctionele ruimtes en flexibele werkmodellen creëren een sfeer waarin samenwerking en creativiteit gedijen. Ruimte-efficiëntie maakt het mogelijk om kosten te besparen zonder dat dit ten koste gaat van comfort of tevredenheid. Door slim gebruik te maken van werkplekken en gedeelde ruimtes ontstaat er meer uitwisseling en een gevoel van gemeenschap. Dankzij een doordachte planning en moderne technologieën wordt elke vierkante meter meer dan alleen een ruimte – het wordt een ruimte om te groeien.

Flexopus: de oplossing voor meer ruimte-efficiëntie

Met Flexopus wordt het analyseren en implementeren van ruimte-efficiëntie eenvoudig. Deze slimme desk sharing-software geeft je de tools om de bezetting van je kantoorruimte en werkplekken efficiënt te beheren. Met onze analysetools ontvangt u gedetailleerde informatie over kamerbezetting en boekingsfrequentie. U kunt deze gegevens vervolgens exporteren voor verdere verwerking. Door deze gegevens slim te gebruiken, kunt u in de toekomst kosten besparen.

Met onze kaarteditor kunnen werkstations en objecten eenvoudig worden toegevoegd, verwijderd of bewerkt. Hier kan de binnen het bedrijf toegepaste ruimte-efficiëntie direct in Flexopus worden ingevoerd en digitaal worden weergegeven. Op deze manier worden alle medewerkers direct meegenomen in het proces.