Wat zijn de voordelen van werken op kantoor?

Naar schatting 10% van de werknemers in de Europese Unie werkt vanuit huis. Sinds 2020 en de gebeurtenissen die we allemaal liever zouden vergeten, is dit cijfer gestaag gestegen. Maar 10% is in het grote geheel nog steeds weinig, en je kunt gerust stellen dat we niet de revolutie in telewerken zien die velen in die tijd voorspelden.

Daarbij spelen praktische overwegingen een rol - thuiswerken is niet voor alle bedrijven en afdelingen haalbaar. Veel bedrijven hebben bovendien ingezien dat werken op kantoor veel voordelen biedt die ze niet willen opgeven.

Wat zijn dan de voordelen van werken op kantoor ten opzichte van thuiswerken, en wat is de ideale oplossing voor moderne bedrijven?

Wat zijn de voordelen van werken op kantoor?

Welke specifieke voordelen werken op kantoor met zich meebrengt, hangt af van het type bedrijf en de dagelijkse werkzaamheden, maar enkele van de meest voorkomende zijn:

Betere balans tussen werk en privé

Het idee om vanuit huis te werken spreekt de meeste mensen aan, maar het is niet voor iedereen weggelegd.

Een ervaren freelancer zal er misschien om lachen dat werken op afstand afleidend kan zijn, maar voor iemand die zijn hele leven in een gestructureerde kantooromgeving heeft doorgebracht, kan het een grote afleiding vormen.

Werknemers die moeite hebben met timemanagement, het vermijden van afleidingen en het scheiden van werk en privé, zullen het lastig hebben met thuiswerken. Natuurlijk zullen de meesten van hen dit na verloop van tijd leren en misschien gelukkiger worden, maar de waarheid is dat sommige mensen de voorkeur geven aan een duidelijke scheiding tussen hun werk- en privéleven.

Het is makkelijker om de bedrijfscultuur over te brengen

Het kan lastig zijn om een bedrijfscultuur te bevorderen vanachter een scherm. Met video's en online vergaderingen kun je weliswaar de gewenste resultaten behalen, maar het is vaak makkelijker om de belangrijkste punten persoonlijk over te brengen.

Socialisatie

Als je op kantoor werkt, ben je constant omringd door andere mensen. Zelfs de meest ijverige en minst sociale mensen ontkomen er niet aan om met hun collega's te praten en vriendschappen te sluiten. Dit helpt medewerkers niet alleen om een actief sociaal leven op te bouwen, maar versterkt ook de teamgeest.

Vereenvoudigde samenwerking

Werken op kantoor maakt samenwerken een stuk makkelijker, omdat collega's direct en persoonlijk met elkaar kunnen overleggen. Spontane gesprekken en korte afstemmingen zijn zonder omwegen mogelijk, wat de communicatie sneller en efficiënter maakt. Misverstanden zijn makkelijker op te lossen omdat non-verbale signalen zoals mimiek en gebaren bijdragen aan een beter begrip. Ook de toegang tot gedeelde middelen, zoals vergaderruimtes of technische apparatuur, ondersteunt een soepele samenwerking op kantoor.

Een verbeterde onboarding-ervaring

Het is eenvoudiger om nieuwe medewerkers wegwijs te maken wanneer ze op een fysieke werkplek werken. Leidinggevenden kunnen hen rondleiden, de bedrijfscultuur en doelstellingen toelichten en hen voorstellen aan de andere teamleden.

Op deze manier krijgen ze niet alleen een goed beeld van wat het bedrijf doet en wat de visie is, maar kunnen ze ook alvast kennismaken met hun collega's. Dit vergemakkelijkt de toekomstige samenwerking, ongeacht of deze later op afstand of op locatie plaatsvindt.

Kan ik worden verplicht om op kantoor te werken?

Dat hangt af van je contract, maar in de meeste gevallen kan je werkgever eisen dat je je werkzaamheden op kantoor uitvoert. Werkgevers zijn de afgelopen jaren echter soepeler geworden wat betreft werken op afstand, en je kunt altijd een verzoek indienen om (deels) thuis te werken.

Als je je werk op afstand kunt doen - en dat geldt voor de meeste werknemers - is er geen echte reden waarom een werkgever dit zou moeten weigeren. Het kan natuurlijk wel zo zijn dat zij van mening zijn dat werken op kantoor voordeliger is voor hun bedrijfsvoering dan werken op afstand. In dergelijke gevallen zal je verzoek waarschijnlijk worden afgewezen.

Wat zijn de nadelen van werken op kantoor?

Ondanks de duidelijke voordelen zijn er ook veel nadelen verbonden aan werken op kantoor. Denk hierbij aan:

• Reistijd: Thuiswerkers kunnen opstaan, zich aankleden, ontbijten en direct aan de slag gaan. Hierdoor zijn ze vaak uitgeruster en ervaren ze minder stress. Kantoormedewerkers daarentegen moeten reizen, en dat kan betekenen dat ze tijdens de drukke spits lange afstanden moeten afleggen. Voor veel werknemers is dit een van de grootste nadelen van werken op kantoor.
• Flexibiliteit: Bij werken op kantoor zijn medewerkers gebonden aan vaste roosters, terwijl er bij thuiswerken doorgaans meer flexibiliteit wordt geboden.
• Concentratie op het werk: Thuis zijn er dan wel afleidingen, maar op kantoor kunnen medewerkers verstrikt raken in kantoorpolitiek. Dat kost niet alleen kostbare tijd, maar kan ook leiden tot spanningen op de werkvloer.
• Minder stress: Omdat telewerken het woon-werkverkeer en de kantoorpolitiek elimineert, ervaren telewerkers doorgaans minder stress. Ze kunnen in hun eigen tijd en met optimaal comfort werken, wat hen stressvrij houdt.

Hybride werken als compromis

Werken op kantoor heeft duidelijke voordelen, maar ook een aantal nadelen.

Wat is dan de oplossing?

Welnu, voor velen ligt het antwoord in het kiezen voor een hybride werkmodel, waarbij werken op afstand en op kantoor worden gecombineerd. Bij een hybride model verdelen medewerkers hun werk tussen thuis en kantoor. Ze kiezen zelf de dagen en passen hun werk aan hun planning aan, of ze krijgen van hun werkgever instructies over waar en wanneer ze werken:

• Ze reizen nog steeds naar het werk, maar kunnen een pauze inlassen om te ontspannen.
• Ze kunnen geleidelijk wennen aan werken op afstand en een goede balans vinden.
• Ze blijven in contact met hun collega's en bouwen hun sociale contacten uit, zonder zich al te veel zorgen te hoeven maken over kantoorpolitiek.
• Ze kunnen zowel persoonlijk als met behulp van samenwerkingssoftware samenwerken.
• Nieuwe medewerkers kunnen hun collega's op kantoor ontmoeten om het ijs te breken voordat ze hen via samenwerking op afstand leren kennen.

Wat zijn de beste dagen om op kantoor te werken?

Welke dagen het meest geschikt zijn om op kantoor te werken, hangt af van de persoon zelf. Het is echter raadzaam om consistent te zijn om planningsproblemen te voorkomen. Als een werknemer twee dagen per week op kantoor werkt, is het verstandig om elke week dezelfde twee dagen te kiezen. Dit maakt het plannen van hun privé- en werkleven makkelijker, en het is ook duidelijker voor collega's en klanten, omdat zij weten waar ze de werknemer kunnen vinden. Natuurlijk hangt dit af van de sector en geldt dit niet voor iedereen.

Voor de meeste werknemers zijn dinsdag, woensdag en donderdag de beste dagen om op kantoor te werken. Hierdoor blijft de vrijdag vrij, zodat ze reistijd besparen en plannen kunnen maken voor het weekend, terwijl de maandag vrij blijft om een stressvolle start van de week te vermijden.

Flexopus: De desk sharing-oplossing voor een naadloos hybride kantoor

Hybride werken en hybride kantoren zonder eenvoudige en betrouwbare desk sharing-software zoals Flexopus zijn tegenwoordig niet meer van deze tijd. Hoe eenvoudiger en naadlozer een desk sharing-tool kan worden geïntegreerd, hoe beter. Precies om die reden is Flexopus zelfs bekroond met de German Design Award 2024 en biedt het zowel medewerkers als leidinggevenden een scala aan tools om de processen in hybride kantoren zo soepel mogelijk te laten verlopen.

Conclusie

Sommige bedrijven profiteren meer van werken op kantoor dan van werken op afstand, terwijl andere beter geschikt zijn voor werken op afstand. De meeste bedrijven zullen echter het beste functioneren met een hybride werkmodel dat de vrijheid en flexibiliteit van telewerken combineert met de samenwerking, sociale interactie en productiviteit van werken op kantoor.

Flexopus geeft bedrijven de tools in handen die ze nodig hebben om snel en efficiënt over te stappen op een hybride werkmodel dat goed wordt ontvangen door medewerkers en tegelijkertijd een reeks voordelen biedt voor de organisatie.