Wat zijn de voordelen van werken op kantoor?

Naar schatting 10% van de werknemers in de Europese Unie werkt vanuit huis. Sinds 2020 en de gebeurtenissen die we allemaal liever vergeten, is dit cijfer gestaag gestegen. Maar 10% is in het algemeen nog steeds weinig, en je kunt gerust stellen dat we niet de telewerk-revolutie meemaken die velen in die tijd voorspelden.

Daarbij spelen praktische overwegingen een rol - thuiswerken is niet voor alle bedrijven en afdelingen haalbaar. Veel bedrijven hebben ook ingezien dat werken op kantoor veel voordelen biedt die ze niet willen missen.

Wat zijn dus de voordelen van werken op kantoor ten opzichte van thuiswerken, en wat is de ideale oplossing voor moderne bedrijven?

Wat zijn de voordelen van werken op kantoor?

Welke specifieke voordelen werken op kantoor biedt, hangt af van het type bedrijf en de dagelijkse werkzaamheden, maar enkele van de meest voorkomende zijn:

Betere balans tussen werk en privé

Het idee om vanuit huis te werken spreekt de meeste mensen aan, maar het is niet voor iedereen weggelegd.

Een ervaren freelancer lacht misschien om het idee dat werken op afstand afleidend kan zijn, maar voor iemand die zijn hele leven in een gestructureerde kantooromgeving heeft gewerkt, kan het een grote afleiding vormen.

Werknemers die moeite hebben met timemanagement, het vermijden van afleidingen en het scheiden van werk en privé, zullen het lastig hebben met thuiswerken. Natuurlijk zullen de meesten na verloop van tijd leren en misschien gelukkiger worden, maar de waarheid is dat sommige mensen de voorkeur geven aan een duidelijke scheiding tussen hun werk en privéleven.

Het is makkelijker om de bedrijfscultuur over te dragen

Het kan lastig zijn om een bedrijfscultuur achter een scherm te bevorderen. Met video en online vergaderingen kun je weliswaar de gewenste resultaten behalen, maar het is vaak makkelijker om de belangrijkste punten persoonlijk over te brengen.

Socialisatie

Als je op kantoor werkt, ben je constant omringd door andere mensen. Zelfs de meest ijverige en minst sociale mensen ontkomen er niet aan om met hun collega's te praten en vriendschappen te sluiten. Dit helpt medewerkers niet alleen om een actief sociaal leven op te bouwen, maar bevordert ook de teamgeest.

Vereenvoudigde samenwerking

Werken op kantoor vergemakkelijkt de samenwerking aanzienlijk, omdat collega's direct en persoonlijk kunnen overleggen. Spontane gesprekken en korte afstemmingen zijn zonder omwegen mogelijk, wat de communicatie sneller en efficiënter maakt. Misverstanden zijn makkelijker op te lossen omdat non-verbale signalen zoals mimiek en gebaren bijdragen aan een beter begrip. Ook de toegang tot gedeelde middelen, zoals vergaderruimtes of technische apparatuur, ondersteunt een soepele samenwerking op kantoor.

Een verbeterde onboarding-ervaring

Het is eenvoudiger om medewerkers in te werken wanneer ze op een echte werkplek aan de slag gaan. Leidinggevenden kunnen hen rondleiden, de bedrijfscultuur en doelstellingen toelichten en hen voorstellen aan de rest van het team.

Op deze manier krijgen ze niet alleen een goed beeld van wat het bedrijf doet en wat de ambities zijn, maar kunnen ze ook kennismaken met hun collega's. Dit vergemakkelijkt de toekomstige samenwerking, ongeacht of deze op afstand of op locatie plaatsvindt.

Kan ik worden verplicht om op kantoor te werken?

Dat hangt af van je contract, maar in de meeste gevallen kan je werkgever eisen dat je op kantoor werkt. Werkgevers zijn de afgelopen jaren echter soepeler geworden wat betreft werken op afstand, en je kunt altijd een verzoek indienen om thuis te werken.

Als je je werk op afstand kunt doen – en dat geldt voor de meeste werknemers – is er geen echte reden waarom een werkgever dit zou weigeren. Het kan natuurlijk zijn dat zij van mening zijn dat werken op kantoor voordeliger is voor het bedrijf dan werken op afstand. In dergelijke gevallen zal je verzoek waarschijnlijk worden afgewezen.

Wat zijn de nadelen van werken op kantoor?

Ondanks de duidelijke voordelen zijn er ook veel nadelen verbonden aan werken op kantoor. Dit zijn onder andere:

• Reistijd: Thuiswerkers kunnen opstaan, zich aankleden, ontbijten en direct aan het werk gaan. Hierdoor zijn ze vaak uitgeruster en minder gestrest. Kantoormedewerkers daarentegen moeten naar hun werk reizen, wat kan betekenen dat ze tijdens de drukke spits lange afstanden moeten afleggen. Voor veel werknemers is dit een van de grootste nadelen van werken op kantoor.
• Flexibiliteit: Bij werken op kantoor zijn medewerkers gebonden aan vaste roosters, terwijl ze bij thuiswerken meestal meer flexibiliteit krijgen.
• Focus op het werk: Hoewel er thuis ook afleidingen zijn, kunnen medewerkers op kantoor verstrikt raken in kantoorpolitiek. Dit kost niet alleen kostbare tijd, maar kan ook leiden tot spanningen op de werkvloer.
• Minder stress: Omdat reistijd en kantoorpolitiek bij thuiswerken wegvallen, zijn thuiswerkers doorgaans minder gestrest. Ze kunnen in hun eigen tempo en met optimaal comfort werken, wat zorgt voor minder stress.

Hybride werken als compromis

Werken op kantoor heeft duidelijke voordelen, maar ook een aantal nadelen.

Wat is dan de oplossing?

Voor velen is het antwoord een hybride werkmodel, waarbij werken op afstand en op kantoor worden gecombineerd. Bij een hybride model verdelen medewerkers hun werk tussen thuis en kantoor. Ze kiezen zelf de dagen en passen hun werk aan hun schema aan, of ze krijgen van hun werkgever instructies over wanneer en waar ze werken:

• Je reist nog steeds, maar kunt pauzes inlassen om te ontspannen.
• Je kunt geleidelijk wennen aan werken op afstand en een goede balans vinden.
• Je blijft in contact met collega's en bouwt sociale contacten op, zonder je al te veel zorgen te maken over kantoorpolitiek.
• Je kunt zowel persoonlijk als met behulp van samenwerkingssoftware samenwerken.
• Nieuwe medewerkers kunnen hun collega's op kantoor ontmoeten om het ijs te breken voordat ze op afstand gaan samenwerken.

Wat zijn de beste dagen om op kantoor te werken?

Welke dagen het meest geschikt zijn om op kantoor te werken, hangt af van de persoon. Het is echter verstandig om consistent te zijn om planningsproblemen te voorkomen. Als een werknemer twee dagen per week op kantoor werkt, is het raadzaam om elke week dezelfde twee dagen te kiezen. Dit maakt het plannen van privé- en werkleven makkelijker, en het is ook duidelijker voor collega's en klanten omdat ze weten waar je te vinden bent. Natuurlijk hangt dit af van de sector en geldt dit niet voor iedereen.

Voor de meeste werknemers zijn dinsdag, woensdag en donderdag de beste dagen om op kantoor te werken. Hierdoor blijft de vrijdag vrij, zodat ze reistijd besparen en plannen kunnen maken voor het weekend, terwijl de maandag vrij blijft om een stressvolle start van de week te vermijden.

Flexopus: De desksharing-oplossing voor een naadloos hybride kantoor

Hybride werken en hybride kantoren zijn tegenwoordig nauwelijks nog eenvoudig te organiseren zonder betrouwbare desksharing-software zoals Flexopus. Hoe eenvoudiger en naadlozer een dergelijke tool in het dagelijkse werk kan worden geïntegreerd, hoe beter. Precies om die reden is Flexopus bekroond met de German Design Award 2024 en biedt het zowel medewerkers als managers talloze functies om hybride werkmodellen zo soepel mogelijk te laten verlopen.

Flexopus gaat daarbij veel verder dan alleen werkplekreserveringen. Naast desksharing biedt Flexopus ook een ruimtereserveringssysteem en een parkeerplaatsreserveringssysteem. Daarnaast ondersteunt Flexopus bedrijven met geïntegreerde bezoekersbeheersoftware, assetmanagement en catering- en kantoordiensten. Zo kunnen gasten worden georganiseerd, bedrijfsmiddelen worden beheerd en extra diensten direct aan een boeking worden gekoppeld. Flexopus bundelt hiermee centrale processen van modern werkplekbeheer in één enkel platform.

Conclusie

Sommige bedrijven profiteren meer van werken op kantoor dan van werken op afstand, terwijl andere beter geschikt zijn voor werken op afstand. De meeste bedrijven functioneren echter het best met een hybride werkmodel dat de vrijheid en flexibiliteit van thuiswerken combineert met de samenwerking, sociale interactie en productiviteit van werken op kantoor.

Flexopus biedt bedrijven de tools die ze nodig hebben om snel en efficiënt over te stappen op een hybride werkmodel dat goed wordt ontvangen door medewerkers en tegelijkertijd het bedrijf tal van voordelen biedt.