Uit de praktijk: Samenwerkingsmodel voor hybride werken

In ons praktijkvoorbeeld van vandaag presenteren we een exemplarisch bedrijfsbeleid voor hybride werken dat reguleert hoe een gedeelde werkomgeving – kantoor versus thuiskantoor – eruit kan zien.

Corona heeft de arbeidswereld veranderd en thuiswerken is onderdeel geworden van het dagelijks leven. Toch is persoonlijke uitwisseling met elkaar enorm belangrijk voor creatief werk en voor een goed bedrijfsklimaat: bedrijven willen geen anonieme werkgevers zijn, werknemers hechten waarde aan de saamhorigheid in een prettige en persoonlijke werksfeer.

Hoe creëer ik een hybride werkbeleid?

Houdt u zich momenteel bezig met het thema New Work of Hybrid Work? Of in het Duits met nieuwe werkomgevingen en een hybride werkrealiteit? Dan is ons voorbeeldige samenwerkingsmodel voor hybride werkenwellicht iets voor u. Het doel van het volgende beleid is om mobiel thuiswerken en werken op kantoor zo optimaal mogelijk te combineren. Hoewel elk bedrijf zijn eigen specialiteiten heeft, zijn sommige dingen overal bijna hetzelfde.

Voorbeeld van een bedrijfsbeleid voor hybride werken

De verhouding 60% kantoor / 40% thuis

Volgens het huidige onderzoek willen veel werknemers drie dagen per week op kantoor werken en de overige twee dagen thuis via Home Office. Het management en de medewerkers zorgen ervoor dat het kantoorquotum wordt nageleefd.

Collega Dag

Eén vaste dag in de week is collega-dag. Op deze dag komen alle medewerkers naar kantoor. Het doel is om een gedeelde uitwisseling tussen iedereen te hebben, waarvan het hoogtepunt bijvoorbeeld is: een gratis eetevenement of een drankje na het werk.

De Focusdag

Daarnaast is er per bedrijfseenheid (of team) één vaste focusdag per week. Dit wordt gebruikt voor technische coördinatie binnen een afdeling of team van het bedrijf. Alle leden van de afdeling of het team komen naar kantoor om persoonlijk te coördineren.

De digitale tweeling

Alle gezamenlijke (afdelings)vergaderingen, dus ook die op de Collega- of Focusdag, bieden nog steeds de mogelijkheid tot digitale deelname op ieder gewenst moment. Voor terugkerende vergaderingen worden extra onlinevergaderingen aangemaakt.

Bureau delen via app

Bureaudelen wordt ingevoerd om ervoor te zorgen dat iedereen een werkplek of vergaderruimte op locatie kan vinden en ook de mogelijkheid heeft om zichzelf in kleine groepen te organiseren op basis van projecten. Elke werknemer reserveert vooraf een werkplek via een app. Bent u vergeten een plek te reserveren, dan kunt u via snel boeken een plek reserveren met behulp van de QR-code — op voorwaarde dat de werkplek nog beschikbaar is voor de gewenste tijd.

Flexopus is een met de German Design Award bekroonde Desk Booking App, waarbij gebruiksvriendelijkheid en eenvoudige bediening in de voorop staan. Boek nu een afspraak voor een demogespreken ontdek zelf de voordelen van de bureaudeelapp Flexopus!

Clean Desk-beleid

Omdat werkplekken veranderen, is een 'clean desk policy' belangrijk. Dit betekent dat iedere werknemer de werkplek aan het einde van de dag schoon achterlaat. Alleen de standaarduitrusting blijft op tafel liggen, zoals: het scherm. Daarnaast dient de tafel na gebruik gedesinfecteerd te worden. Persoonlijke spullen worden opgeborgen in een apart compartiment of mobiele box.

Tip: Gebruik ons sjabloon en bespreek de punten samen met uw collega’s of werknemersvertegenwoordigers. Gezamenlijk ontwikkelde richtlijnen zorgen ervoor dat iedereen zich betrokken voelt en onder dezelfde goede omstandigheden effectief kan werken.

Deel gerust uw ervaringen met hybride samenwerkingsmodellen. Stuur gerust uw aanpak, overeenkomst of ervaringsrapporten (ook anoniem mogelijk) naar info@flexopus.com. U kunt er ook voor kiezen om ons te adviseren over software voor het delen van bureaus en wijzigingscommunicatie.