Travail hybride
2024-01-31
Sur le terrain : modèle de collaboration pour le travail hybride
Le travail hybride nécessite de la structure ! Cet article montre comment les entreprises maîtrisent l'équilibre entre télétravail et bureau grâce à des modèles de collaboration clairs. Découvrez comment synchroniser la communication, définir la disponibilité et utiliser des outils comme Flexopus pour maintenir la dynamique d'équipe. Idéal pour ceux qui souhaitent instaurer la flexibilité sans perte d'efficacité.
Table des matières
Corona hat die Arbeitswelt verändert und Home Office ist zum Alltag geworden. Dennoch: Der persönliche Austausch untereinander ist enorm wichtig für kreatives Arbeiten und für ein gutes Unternehmensklima: Unternehmen wollen kein anonymer Arbeitgeber sein, MitarbeiterInnen schätzen die Gemeinschaft in einer angenehmen und persönlichen Arbeitsatmosphäre.
Wie erstelle ich eine Richtlinie für hybrides Arbeiten?
Sie beschäftigen sich gerade auch mit dem Thema New Work bzw. Hybrid Work oder auf Deutsch mit neuen Arbeitswelten und einer hybriden Arbeitsrealität? Dann hilft Ihnen vielleicht unser beispielhaftes Zusammenarbeitsmodell für hybrides Arbeiten. Ziel der nachfolgenden Policy ist es, das mobile Arbeiten von zu Hause sowie das Arbeiten aus dem Büro bestmöglich miteinander zu vereinbaren. Jedes Unternehmen hat zwar seine eigenen Spezialitäten, doch einige Punkte sind fast überall identisch.
Beispiel einer Unternehmensrichtlinie für ein hybrides Arbeiten
Die 60 % Büro / 40 % Daheim Quote
Laut der aktuellen Umfrage ist es der Wunsch vieler ArbeitnehmerInnen, drei Tage pro Woche im Büro zu arbeiten und die restlichen zwei Tage von zu Hause aus via Home Office. Unternehmensleitung und MitarbeiterInnen verpflichten sich, dass insbesondere die Büroquote eingehalten wird.
Der KollegInnen-Tag
Ein festgelegter Tag in der Woche ist der KollegInnen-Tag. An diesem Tag kommen alle MitarbeiterInnen ins Büro. Ziel ist der gemeinsame Austausch zwischen allen, dessen Highlight z. B. ein Free Food Event oder ein Feierabendumtrunk ist.
Der Fokus-Tag
Zusätzlich gibt es pro Unternehmensbereich (oder Team) einen festen Fokus-Tag in der Woche. Dieser dient für fachliche Abstimmungen innerhalb des Unternehmensbereichs oder Teams. Alle Mitglieder des Bereichs oder Teams kommen dazu ins Büro, um sich persönlich abzustimmen.
Der digitale Zwilling
Alle gemeinsamen (Bereichs)-Meetings — auch die am KollegInnen- oder Fokus-Tag — bieten dennoch jederzeit die Möglichkeit einer digitalen Teilnahme an Meetings. Für wiederkehrende Besprechungen werden zusätzlich Online-Meetings angelegt.
Desk Sharing per App
Damit alle Mitarbeitenden sicher einen Arbeitsplatz oder Meetingraum vor Ort finden und sich projektbezogen in kleinen Gruppen organisieren können, wird Desk Sharing eingeführt. Dazu buchen Mitarbeitende ihren Arbeitsplatz vorab über eine App. Wer vergessen hat, einen Platz zu reservieren, kann diesen bei Verfügbarkeit auch spontan per QR-Code buchen.
Mit Flexopus lassen sich jedoch nicht nur Arbeitsplätze, sondern auch weitere Ressourcen und Services rund um den hybriden Büroalltag zentral organisieren. Das integrierte Raumbuchungssystem ermöglicht die Reservierung von Besprechungsräumen für gemeinsame Teamtage und Meetings. Über das Parkplatz Buchungssystem können Mitarbeitende außerdem bereits vor ihrer Anreise einen verfügbaren Stellplatz buchen.
En complément, l'Asset Management facilite l'inventaire et la gestion numériques du matériel et des équipements de l'entreprise. Le logiciel de gestion des visiteurs permet d'enregistrer et d'accueillir numériquement les invités externes pour vos réunions et événements. Le module de services de restauration et de facility management permet également de réserver des prestations complémentaires, comme la restauration pour des journées d'équipe ou la préparation des salles de réunion.
Prenez rendez-vous dès maintenant pour une démonstration personnalisée et découvrez comment Flexopus peut accompagner votre modèle de travail hybride.
Politique de bureau propre
Comme les postes de travail sont désormais partagés, une politique de bureau propre est essentielle. Cela signifie que chaque collaborateur doit laisser son poste propre à la fin de la journée. Seul l'équipement standard, comme l'écran, doit rester sur le bureau. De plus, le bureau doit être désinfecté après usage. Les objets personnels doivent être rangés dans un casier dédié ou une boîte mobile.
Conseil : utilisez notre modèle et discutez des points avec vos collègues ou les représentants du personnel. Des directives élaborées ensemble garantissent que chacun se sente impliqué et dispose des mêmes conditions pour travailler efficacement.
N'hésitez pas à partager vos expériences en matière de modèles de travail hybrides. Envoyez-nous votre approche, votre accord ou vos retours d'expérience (anonymat possible) à l'adresse info@flexopus.com. Nous pouvons également vous conseiller sur les logiciels de partage de bureau et la communication liée au changement.
Résumé des questions les plus importantes
Pourquoi un modèle de collaboration clairement défini est-il si crucial pour la réussite du travail hybride ?
Sans règles claires, le travail hybride mène rapidement au chaos, à la perte d'informations et à l'isolement social. Un modèle fixe crée une structure : il précise quelles tâches sont effectuées à distance ou sur site, définit les heures de présence et encadre la disponibilité. Cela évite que les membres de l'équipe ne travaillent en décalage ou ne s'épuisent face à une obligation de présence numérique constante. Un bon modèle rassure l'équipe, favorise l'auto-organisation et garantit une productivité élevée, quel que soit le lieu de travail.
Comment synchroniser efficacement la communication entre le télétravail et le bureau ?
La clé réside dans une stratégie « Digital First ». Toutes les informations importantes doivent être accessibles de manière asynchrone pour que personne ne soit désavantagé par son lieu de travail. Pour les échanges synchrones, les réunions hybrides et les jours de présence fixe pour toute l'équipe sont essentiels. Il est également important de distinguer la communication urgente de celle qui ne l'est pas afin de préserver les temps de concentration. Les outils de gestion de projet et les tableaux blancs numériques garantissent que tout le monde reste sur la même longueur d'onde, que l'on soit à la maison ou au bureau.
Quel rôle jouent les solutions logicielles comme Flexopus dans la coordination des équipes hybrides ?
Le logiciel constitue l'épine dorsale de l'organisation hybride. Des outils comme Flexopus apportent de la transparence : les collaborateurs voient en un coup d'œil qui est au bureau et quand, et peuvent réserver des postes de travail ou des salles de réunion. Cela facilite la planification des rencontres en personne et évite les déplacements inutiles vers un bureau vide. De plus, ces données offrent au management des informations précieuses sur l'utilisation des espaces. Le bureau devient ainsi un véritable lieu de collaboration, tandis que le logiciel réduit la charge administrative et permet une utilisation flexible de l'infrastructure.
Dernière mise à jour :
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