Travail hybride et hot desking - travail moderne avec Flexopus

Les modèles de travail modernes sont de plus en plus répandus. Fini le temps où l'on travaillait 8 heures par jour à un poste fixe dans le cadre d'une semaine de 40 heures. Au lieu de cela, de nouvelles méthodes de travail telles que le télétravail, les bureaux hybrides, les espaces de coworking et les modèles de travail flexibles prennent leur place dans notre monde du travail. L'environnement de travail tel que nous le connaissions est en constante évolution.

Malgré toute cette flexibilité et cette liberté, une chose est particulièrement importante : une bonne vue d'ensemble, une organisation fluide et une interface commune permettant de tout gérer. Grâce à la solution logicielle de hot desking Flexopus la mise en œuvre de ces nouvelles méthodes de travail se fait en un clin d'œil. Ainsi, les collaborateurs bénéficient d'une flexibilité maximale, tandis que les entreprises peuvent utiliser leurs espaces de bureau de manière optimale et garantir leur taux d'occupation maximal.

Signification du hot desking

Le terme Hot Desk (littéralement : bureau chaud) décrit des postes de travail occupés en permanence qui, en raison de leur forte utilisation, ne sont jamais « froids ». Le terme est souvent utilisé en relation avec le desk sharing et le travail hybride, et fait ainsi partie des nouveaux modèles de travail.

En substance, le hot desking consiste à aménager les postes de travail de manière à ce qu'ils puissent être utilisés par plusieurs personnes. Le « poste de travail personnel » typique disparaît. L'objectif est qu'aucun collaborateur ne s'assoie au même endroit des jours consécutifs. Cela apporte non seulement de la variété et stimule les échanges entre collègues, mais contribue également à l'optimisation de l'utilisation des ressources dans les bureaux.

Chaque utilisateur devrait pouvoir occuper un poste de travail de manière autonome, sans qu'il soit nécessaire de communiquer au préalable. Cela garantit non seulement qu'il n'y a pas de complications dans l'attribution des bureaux, mais soutient également les modèles de travail tels que le télétravail ou le bureau à domicile.

Desk sharing vs. hot desking

Les termes desk sharing et hot desking se distinguent essentiellement par leur organisation et leur capacité de planification. Alors que le desk sharing général consiste à répartir et à organiser de manière prévisionnelle un certain nombre de postes de travail, les collaborateurs ont carte blanche avec le hot desking.

Différences

Le hot desking et le desk sharing diffèrent considérablement dans leur mise en œuvre. Avec le hot desking, chaque employé choisit un poste de travail au jour le jour, bénéficiant ainsi du plus haut degré de flexibilité possible. Le hot desking représente donc une forme simplifiée du desk sharing.

Le desk sharing, en revanche, concerne la planification et la répartition des postes de travail disponibles entre tous les collaborateurs présents ce jour-là. Pour cela, un logiciel adapté est souvent utilisé, qui offre également des aperçus sur l'utilisation des ressources et gère tout de manière claire via une interface.

Points communs

Le hot desking est une partie essentielle du desk sharing. Le principe fondamental de pouvoir choisir parmi un pool de postes de travail libres demeure pour les deux modèles. De même que l'idée de ne jamais occuper le même bureau deux jours consécutifs.

Avantages d'un logiciel de hot desking

Un logiciel de gestion du hot desking peut non seulement simplifier le passage au desk sharing complet, mais aussi contribuer de manière significative à une routine de travail structurée et organisée. Un logiciel de hot desking performant devrait offrir les fonctions suivantes :

Réservation de postes de travail

La réservation de postes de travail constitue la fonction principale d'un logiciel de hot desking. Elle permet aux collaborateurs de réserver facilement et simplement le poste de travail souhaité. La réservation doit être aussi granulaire que possible, incluant la date, l'heure et l'emplacement du poste de travail, ainsi que ses caractéristiques d'équipement, comme des appareils spécifiques. Le logiciel de hot desking doit permettre aux employés de réserver leur poste de travail selon leurs besoins et de le modifier à tout moment.

Gestion des utilisateurs

La gestion des utilisateurs revêt une grande importance dans un logiciel de hot desking. Elle permet d'enregistrer toutes les données des utilisateurs, telles que leur comportement de réservation et leur présence au bureau. Les administrateurs ont accès à ces données et peuvent ainsi optimiser l'utilisation du logiciel de hot desking et le comportement général de réservation.

Conception claire

Pour mettre en œuvre avec succès le hot desking et le desk sharing, une conception claire de l'application est essentielle. Grâce à des processus simples, une utilisation intuitive et une bonne visibilité, les processus de réservation et de gestion peuvent être traités rapidement, sans rencontrer d'obstacles inutiles.

Fonctionnalités d'une application de hot desking

Filtres d'équipement

Catégorisez et filtrez vos postes de travail selon l'équipement souhaité. Qu'il s'agisse d'un moniteur ultra-large, d'un bureau réglable en hauteur ou d'une chaise ergonomique – la réservation est simple et rapide en un coup d'œil.

Groupes d'utilisateurs

Grâce à la fonctionnalité avancée de gestion des groupes d'utilisateurs , il est possible de déterminer de manière granulaire qui peut réserver où. Cela permet de prendre en compte les autorisations des équipes et des groupes, mais aussi celles de chaque utilisateur individuel.

Cartes interactives

Le plan interactif en direct permet de consulter le statut d'occupation, les caractéristiques de l'équipement et les voisins de bureau. De plus, un poste de travail, une salle de réunion ou une place de parking peut être réservé directement en un clic.

Vue d'ensemble en temps réel

Outre une simple liste de présence le plan en direct permet également de savoir qui est présent et quel bureau a été réservé pour quelle heure. Ainsi, les visites spontanées ne posent aucun problème.

Réservation par QR code

Grâce aux codes QR apposés sur les postes de travail, les réservations peuvent être effectuées très facilement. Un scan avec l'appareil photo vous dirige directement vers l'application, où vous pouvez créer une nouvelle réservation ou modifier une réservation existante.

Définir les favoris

La fonction Favoris permet de marquer des utilisateurs. L'aperçu des favoris permet de voir en un coup d'œil qui est assis où et quand, et d'effectuer également une réservation rapide à proximité.

Fonction d'enregistrement

La fonction d'enregistrement optionnelle exige une confirmation via l'application pour chaque réservation effectuée. Les réservations non honorées sont ainsi annulées et les postes de travail sont libérés.

Hot desking avec Flexopus

Avec Flexopus le hot desking devient simple et facile. Les employés peuvent choisir leur poste de travail quotidiennement selon leurs besoins, sans être liés à un bureau fixe. Flexopus permet une réservation simple des postes de travail, qui peuvent être réservés de manière flexible en fonction des besoins et des caractéristiques de l'équipement.

L'interface utilisateur intuitive et l'aperçu en temps réel garantissent une gestion rapide et simple, aussi bien pour les employés que pour les administrateurs. Grâce aux cartes interactives, aux fonctions de favoris et aux réservations par code QR, l'utilisation des postes de travail devient encore plus confortable. Le système sophistiqué de gestion des droits et des rôles assure que seuls les utilisateurs autorisés ont accès à des ressources spécifiques.

Flexopus optimise l'utilisation des ressources et favorise un environnement de travail moderne et flexible, idéal pour les modèles de travail hybrides et le desk sharing.