Travail hybride et bureau à distance : un travail moderne avec Flexopus

Les modèles de travail modernes sont de plus en plus courants. L'époque où l'on travaillait 8 heures par jour à un bureau fixe pendant une semaine de 40 heures est révolue. Au lieu de cela, de nouvelles méthodes de travail telles que le travail à distance, les bureaux hybrides, les espaces de coworking et modèles de travail flexibles leur place dans notre monde du travail. L'environnement de travail, tel que vous l'avez découvert, est en constante évolution.

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Avec toute cette flexibilité et cette liberté, une chose en particulier est d'une grande importance : une bonne vue d'ensemble, une organisation fluide et une interface commune à travers laquelle tout peut être géré. Grâce au logiciel Flexopus Hot Desking, vous pouvez mettre en œuvre ces nouvelles méthodes de travail en un rien de temps. Les employés bénéficient ainsi d'une flexibilité maximale, tandis que les entreprises peuvent utiliser au mieux leurs espaces de bureau et garantir une utilisation maximale.

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Signification du hot desking

Le terme hot desk (en allemand : table chaude) décrit des lieux de travail occupés en permanence qui ne « font jamais froid » en raison de leur charge de travail élevée. Le terme est souvent associé au partage de bureau et au travail hybride et fait donc partie des nouveaux modèles de travail.

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Le hot desking consiste essentiellement à concevoir des espaces de travail de manière à ce qu'ils puissent être utilisés par plusieurs personnes. Le « lieu de travail personnel » typique est omis. L'objectif est qu'aucun employé ne reste assis au même endroit pendant des jours consécutifs. Cela apporte non seulement de la variété et stimule les échanges entre collègues, mais a également un effet positif sur Optimisation de l'utilisation des ressources dans les bureaux.

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Chaque utilisateur doit pouvoir occuper un poste de travail de manière autonome sans avoir à communiquer à nouveau au préalable. Cela garantit non seulement qu'il n'y a pas de complications dans l'attribution des bureaux, mais prend également en charge des modèles de travail tels que le travail à distance ou le bureau à domicile.

Partage de bureau ou partage de bureau

Les termes « partage de bureau » et « hot desking » diffèrent essentiellement du point de vue de leur organisation et de leur capacité à planifier. Alors que le partage de bureau consiste généralement à répartir et à organiser une charge de travail spécifique sur les lieux de travail de manière prévoyante, les employés ont les mains libres en matière de partage de bureau.

différentiels

Le hot desking et le partage de bureau diffèrent considérablement en termes de conception. Avec le hot desking, chaque employé choisit un poste de travail au quotidien et bénéficie ainsi du plus haut degré de flexibilité possible. Le hot desking est donc une forme simplifiée de partage de bureau.

Partage de bureau D'autre part, il traite de la planification et de la distribution des emplois disponibles à tous les employés présents le jour même. Un logiciel adapté est souvent utilisé à cette fin, qui fournit également des informations sur l'utilisation des ressources et contrôle tout clairement via une interface.

points communs

Le hot desking est un élément essentiel du partage de bureau. Le principe de base selon lequel il est possible de choisir parmi un éventail de postes vacants demeure le même pour les deux modèles. C'est aussi l'idée de ne jamais occuper le même bureau pendant deux jours consécutifs.

Avantages des logiciels de bureau partagés

Un Logiciel de gestion des bureaux partagés peut non seulement simplifier l'étape vers le partage de bureau complet, mais également apporter une contribution significative à une journée de travail régulière et organisée. Un logiciel de hot desking performant doit présenter quelques fonctionnalités :

Réservation du lieu de travail

La réservation de postes de travail est la fonction principale du logiciel de hot desking. Cela permet aux employés de réserver le poste de travail souhaité simplement et facilement. La réservation doit être aussi précise que possible, y compris la date, l'heure et le lieu du lieu de travail ainsi que les caractéristiques de l'équipement, telles que les appareils spéciaux. Le logiciel de hot desking devrait permettre aux employés de réserver leur poste de travail selon leurs besoins et d'effectuer une nouvelle réservation à tout moment.

Gestion des utilisateurs

La gestion des utilisateurs est très importante dans les logiciels de hot desking. Ceci est utilisé pour collecter toutes les données des utilisateurs, telles que le comportement de réservation et la présence au bureau. Les administrateurs ont accès à ces données et peuvent ainsi optimiser l'utilisation du logiciel de hot desking et le comportement général en matière de réservation.

Design clair

Afin de mettre en œuvre avec succès le hot desking et le partage de bureau, une conception claire de l'application est essentielle. Grâce à des processus simples, à un fonctionnement intuitif et à une bonne vue d'ensemble, les processus de réservation et d'administration peuvent être exécutés rapidement sans rencontrer d'obstacles inutiles.

Caractéristiques d'une application de hot desking

filtre d'équipement

Catégorisez et filtrez vos postes de travail en fonction de l'équipement souhaité. Qu'il s'agisse d'un écran ultra-large, d'un bureau réglable en hauteur ou d'une chaise ergonomique, la réservation est facile et simple en un coup d'œil.

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groupes d'utilisateurs

En raison de la prononciation Gestion des groupes d'utilisateurs Il est possible de déterminer précisément qui peut se connecter et où. De cette manière, les autorisations des équipes et des groupes, mais également celles de chaque utilisateur individuel, peuvent être traitées.

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Cartes interactives

Le statut d'occupation, les caractéristiques de l'équipement et la personne assise à côté de vous peuvent être consultés via le plan interactif en direct. De plus, un lieu de travail, une salle de réunion ou une place de parking peuvent être réservés directement en un clic de souris.

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Vue d'ensemble en temps réel

En plus d'une simple liste de présence, le plan en direct vous permet également de voir qui est actuellement présent et quel bureau a été réservé pour quelle heure. Cela signifie que même les visites spontanées ne posent aucun problème.

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Réservation par code QR

Les réservations peuvent être effectuées facilement via des codes QR attachés au lieu de travail. Grâce à un scan par caméra, vous êtes directement dirigé vers l'application et pouvez créer une nouvelle réservation ou modifier une réservation existante.

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Définir les favoris

Les utilisateurs peuvent être marqués à l'aide de la fonction des favoris. Dans l'aperçu des favoris, vous pouvez voir en un coup d'œil qui est assis, où et quand et vous pouvez également effectuer une réservation rapide à proximité.

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Fonction d'enregistrement

La fonction d'enregistrement optionnelle nécessite une confirmation via l'application chaque fois qu'une réservation est effectuée, afin que les réservations qui n'ont pas été effectuées soient supprimées et que les postes de travail soient à nouveau libérés.

Bureau à partager avec Flexopus

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Avec Flexopus, le hot desking est facile et simple. Les employés peuvent choisir leur lieu de travail selon leurs besoins au quotidien sans avoir à se contenter d'un bureau fixe. Flexopus facilite la réservation de postes de travail, qui peuvent être réservés de manière flexible en fonction des besoins et des caractéristiques de l'équipement.

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L'interface utilisateur intuitive et la vue d'ensemble en temps réel garantissent une administration rapide et facile, tant pour les employés que pour les administrateurs. Avec des cartes interactives, des fonctionnalités préférées et Réservations par code QR L'utilisation des postes de travail sera encore plus pratique. Le système sophistiqué de droits et de rôles garantit que seuls les utilisateurs autorisés ont accès à des ressources spécifiques.

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Flexopus optimise l'utilisation des ressources et favorise un environnement de travail moderne et flexible, idéal pour les modèles de travail hybrides et le partage de bureau.

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