Quota de partage de bureau : qu'est-ce que c'est et comment l'utiliser pour votre entreprise

Qu'est-ce qu'un quota de partage de bureau ?

Des termes tels que le partage de bureau, le nouveau travail et le travail hybride font désormais partie intégrante de la vie quotidienne au bureau. Depuis la pandémie de coronavirus, le monde du travail a évolué de manière durable ; de nombreuses entreprises s'appuient aujourd'hui sur des modèles de travail flexibles, qui permettent aux employés de passer régulièrement du bureau à domicile au bureau. Un chiffre clé dans ce contexte est ce que l'on appelle le quota de partage de bureau. C'est la clé du succès du travail hybride.

Le taux de partage de bureau, également connu sous le nom de ratio de partage de bureau, décrit la relation entre le nombre de postes de travail disponibles (bureaux) au bureau et le nombre d'employés. L'objectif est de créer un environnement de travail plus compact et plus efficace qui nécessite moins de tables que les employés. L'idée sous-jacente : de nombreux employés travaillent de toute façon régulièrement dans Bureau à domicile ou mobile. Alors pourquoi attribuer en permanence un lieu de travail fixe à tout le monde ?

Si le quota de partage de bureau est utilisé de manière judicieuse, il y a des avantages tels que :

• Économies de coûts : importantes Réduire les coûts de location, d'exploitation et d'énergie.
• Meilleure utilisation de l'espace : Utilisation plus efficace de l'espace de bureau existant.
• Moins de postes vacants : évitez les bureaux et les salles inutilisés.
• Flexibilité accrue : promotion de modèles de travail modernes et de la satisfaction des employés.

Pourquoi le quota de partage de bureau est-il si important ?

Un tarif de partage de bureau optimal peut permettre d'économiser beaucoup d'argent, notamment en termes de loyers, de coûts d'exploitation et d'énergie. Mais c'est bien plus qu'un simple facteur de coût : il s'agit d'un outil de contrôle stratégique pour une gestion efficace de l'espace de travail afin de répondre aux besoins modernes en matière de travail hybride tout en améliorant l'utilisation des bureaux.

Un Étude de l'Institut Fraunhofer pour les émissions de l'OIT sur la gestion et l'organisation du travail : plus de 60 % des employés interrogés partagent leur temps de travail de manière à peu près égale entre le domicile et le bureau. Environ 80 % déclarent également que leur productivité a augmenté grâce à la flexibilité qu'ils ont acquise.

Cette évolution confirme que le partage de bureau n'est pas simplement une tendance, mais un concept durable, tant sur le plan économique que culturel.

Le partage de bureau est donc logique non seulement pour les employés, mais également pour les entreprises qui souhaitent se positionner comme des employeurs modernes tout en réalisant des économies.

Comment est calculé le taux de partage de bureau ?

Le calcul du taux de partage de bureau est simple, mais essentiel pour un modèle de lieu de travail hybride fonctionnel. La formule des quotas de partage de bureau est la suivante :

Taux de partage des bureaux = nombre d'employés/nombre de bureaux disponibles

Voici comment interpréter le résultat :

• Adresse > 1.0 : Il y a plus d'employés que de bureaux. Ceci est souhaitable et courant pour une utilisation flexible et un bureau à domicile.
• Orata = 1,0 : Chaque employé dispose de son propre bureau, le modèle de bureau classique avec un poste de travail fixe.
• Taux < 1,0 : Il y a plus de bureaux que d'employés, ce qui indique une surcapacité, une vacance ou des coûts d'espace inutiles.

Un quota supérieur à 1 est généralement idéal pour les modèles de travail hybrides. Cependant, il est important que le quota ne soit pas trop élevé, sinon le stress pourrait survenir en raison du manque de disponibilité ou de situations de réservation peu claires.

Quelles sont les exigences pour un ratio de partage de bureau fonctionnel ?

Avec ça Partage de bureau Si cela fonctionne bien, il faut plus qu'un bon quota. Les trois prérequis suivants sont déterminants à cet égard :

1. Votre espace de bureau est-il utilisé de manière judicieuse ?

La première étape est une évaluation honnête de l'espace utilisé. Avec le travail hybride, il est souvent évident que la totalité de l'espace de bureau n'est plus nécessaire. Les grands bureaux avec trop peu d'espaces occupés semblent vides et démotivés.

Posez-vous des questions telles que :

• Y a-t-il régulièrement des postes vacants ?
• L'espace de location peut-il être réduit ?
• L'espace existant est-il réellement utilisé ?

La bonne planification des pièces est un facteur clé pour parvenir à une bonne utilisation des bureaux et à des économies de coûts.

2. Quelle est la composition de votre équipe ?

Les employés ne travaillent pas tous au même rythme. Certaines équipes sont sur place tous les jours, d'autres travaillent principalement à distance. Un quota de partage de bureau fonctionnel dépend largement du nombre d'employés qui doivent être présents régulièrement au bureau, par exemple la réception, le support informatique ou des équipes de projet spécifiques.

Prenez en compte :

• Qui a besoin d'une présence quotidienne ?
• Quels rôles sont indépendants du lieu ?
• Y a-t-il des besoins particuliers (parents, travailleurs à temps partiel, employés externes, etc.) ?

Ce n'est que lorsque le nombre d'emplois réellement nécessaires sera clairement établi que le quota pourra être ajusté de manière judicieuse.

3. Quel est le taux réel de fréquentation des bureaux ?

Un facteur souvent sous-estimé : la présence effective au bureau. De nombreuses entreprises planifient en fonction de leur intuition, mais l'expérience est claire. Depuis la mise en place de modèles de travail hybrides, il est devenu évident que :
En moyenne, les employés ne sont au bureau que 2,5 jours par semaine. (Valeurs moyennes : 1,5 jour de travail à domicile, 0,6 jour de vacances, 0,3 jour de maladie, 0,1 jour de voyage d'affaires)

Ces chiffres doivent absolument être pris en compte lors du calcul du quota, car des hypothèses irréalistes entraînent une mauvaise planification de l'espace et de la frustration au sein de l'équipe.

Comment Flexopus aide-t-il à atteindre le quota de partage de bureau ?

Le meilleur quota ne sert à rien si les employés ne savent pas quand et où ils peuvent travailler. C'est là qu'intervient Flexopus, l'un des plus intuitifs Logiciel pour une gestion efficace de l'environnement de travail et le partage de bureau sur le marché.

Flexopus propose, entre autres, la réservation de lieux de travail via une application ou un navigateur Web, salle de réunion- et Réservation d'une place de parking et un aperçu des places disponibles en temps réel.

Flexopus contribue également à l'introduction et à l'optimisation du partage de bureau :

• Conseils pour calculer votre quota idéal de partage de bureau
• Ateliers sur le passage aux modèles hybrides

Flexopus peut être intégré de manière fluide à votre écosystème existant. Avec de nombreuses options d'intégration pratiques Comme Outlook, Google Workspace ou Microsoft Teams, le seuil de partage de bureau est plus bas que jamais. Prenez donc rendez-vous dès maintenant pour une consultation et plongez dans le monde de New Work.

Synopsis

Le quota de partage de bureau est bien plus qu'un chiffre. Il s'agit d'un levier central pour mettre en œuvre avec succès des modèles de travail modernes. Calculé correctement, il permet d'utiliser efficacement les espaces de bureau, d'éviter les postes vacants, d'optimiser l'utilisation des bureaux et d'offrir en même temps plus de flexibilité aux employés.

Votre liste de contrôle pour un partage de bureau réussi :

• Calculez le quota de partage de bureau : nombre d'employés ÷ nombre de bureaux
• Espace à cocher : Y a-t-il des postes vacants ou des surcapacités ?
• Analysez l'équipe : qui est au bureau et quand ?
• Fréquentation record : prenez en compte les temps de présence moyens
• Utilisez la technologie : utilisez Flexopus pour la réservation et la transparence
• Promouvoir la culture : établir une communication ouverte et des règles flexibles