Efficacité spatiale au bureau

L'efficacité des surfaces dans l'environnement de travail prend de plus en plus d'importance. Les entreprises cherchent constamment des moyens d'optimiser leurs locaux et de générer une valeur ajoutée durable. Une utilisation efficace de l'espace favorise la productivité, les économies de coûts et les modèles de travail flexibles. Grâce à un aménagement intelligent, des zones multifonctionnelles et des technologies innovantes, la surface disponible peut être exploitée au mieux, au profit de la satisfaction des employés et de la réussite économique.

Efficacité des surfaces au bureau

On pourrait penser que deux mètres carrés de bureau par employé suffisent. C'est pourtant là que le bât blesse. Les espaces de bureau ouverts, sans le système classique de box ou l'alignement monotone des postes de travail, contribuent souvent de manière significative à la satisfaction et à la motivation du personnel. Une efficacité stratégique des surfaces au bureau profite donc aux deux parties :

Pour les employés :

Grâce à des postes de travail dédiés ou à des îlots de bureaux, les tâches peuvent être accomplies plus efficacement, qu'il s'agisse de travail individuel ou en groupe. La vie privée et le bien-être général augmentent lorsqu'on n'est pas constamment assis épaule contre épaule avec ses collègues. De plus, se voir attribuer son propre espace est un signe de reconnaissance.

Pour les employeurs :

Un personnel satisfait est toujours synonyme d'un moral en hausse et d'une performance globale accrue. Une utilisation maximale de l'efficacité des surfaces permet également de réaliser des économies. Si une nouvelle disposition des postes de travail permet de libérer des parties d'un complexe immobilier ou même des bâtiments entiers, ceux-ci peuvent être utilisés pour de nouveaux projets, sous-loués ou retirés du contrat de location. Moins de surface nette = loyers plus bas.

Mais il n'y a pas que les postes de travail : les sanitaires, les salles de pause ou la cuisine peuvent également être conçus de manière efficace. Une répartition astucieuse peut, par exemple, faciliter l'accès aux toilettes. Les salles de pause peuvent être utilisées de manière multifonctionnelle comme salles de réunion, et la cuisine peut servir d'espace de discussion lorsqu'elle n'est pas utilisée. Tous ces changements améliorent l'efficacité des surfaces au bureau, contribuent à un climat ambiant positif et réduisent les nuisances sonores dans les espaces de travail.

Définition de l'efficacité des surfaces

L'efficacité des surfaces décrit l'occupation maximale possible d'une surface de construction en tenant compte de la surface brute de plancher, de la surface utile réelle et du nombre d'employés travaillant sur place. Les entreprises de construction et leurs clients peuvent ainsi déterminer à l'avance quelle surface de bureau sera réellement nécessaire au quotidien et appliquer ces données à leurs concepts de construction.

Surface brute de plancher

La surface brute de plancher (SBP) se rapporte à toutes les surfaces indiquées sur le plan. Cela inclut aussi bien les zones librement accessibles que les surfaces occupées, comme les murs ou les cloisons. Les surfaces de toiture ou leurs cavités ne sont pas incluses. Tous les niveaux sont également pris en compte.

Surface nette de plancher

La surface nette de plancher (SNP) décrit exclusivement les surfaces réellement utilisables à l'intérieur du plan. Ici, toutes les surfaces sont comptabilisées, déduction faite des murs, des cloisons et des zones non accessibles. Là encore, tous les niveaux d'un plan de bâtiment sont pris en compte.

Surface utile

La surface utile (SU) est la partie de la surface nette de plancher qui peut être affectée à une finalité définissable. Il peut s'agir aussi bien de surfaces habitables que non habitables. Par exemple, des bureaux, des salles de réunion ou des parkings, mais aussi des caves, des zones de stockage ou des greniers.

Ein möglichst hoher Flächeneffizienz-Faktor sollte bereits beim Bau berücksichtigt werden, kann aber auch nachträglich innerhalb eines Unternehmens optimiert werden. Hier können allerdings unerwartete Renovierungs- oder Umbaukosten aufkommen.

Use Cases für Flächeneffizienz

Wie lässt sich die Flächeneffizienz im tatsächlichen Büroalltag nutzen und wie zeichnet sie sich erfolgreich ab? 

Hier sind fünf Use Cases für Flächeneffizienz im Arbeitsumfeld:

• Postes de travail flexibles : les collaborateurs partagent leurs postes de travail selon leurs besoins (hot desking), ce qui réduit le nombre de bureaux inutilisés. Cela permet de libérer de l'espace et offre aux personnes présentes la possibilité de choisir leur poste préféré. Il est ainsi possible, par exemple, de s'installer à côté de ses collègues préférés ou de son équipe pour travailler ensemble sur des tâches communes.
• Espaces multifonctionnels : des salles de conférence qui peuvent être rapidement transformées en petits espaces de réunion ou en salles d'événement grâce à des cloisons mobiles. Avec un taux d'occupation idéal, ces espaces remplissent plusieurs rôles sans pour autant perdre leurs fonctions initiales.
• Jours de télétravail : grâce à des politiques de télétravail flexibles, les espaces de bureau peuvent être réduits ou utilisés à d'autres fins. Chaque collaborateur peut aménager son espace de travail à domicile librement et selon ses préférences personnelles.
• Espaces partagés : utilisation commune des espaces et des ressources entre différents départements afin de minimiser les surfaces vacantes. Cela permet non seulement d'économiser de l'espace, mais aussi de stimuler les échanges sociaux entre collègues et de limiter la formation de petits groupes isolés.
• Utilisation de la technologie : les systèmes de réservation de postes et de salles garantissent que les surfaces ne sont utilisées que lorsqu'elles sont réellement nécessaires. L'espace de travail peut, par exemple, être analysé numériquement avec un outil comme Flexopus puis optimisé, sans que les postes de travail ou les éléments essentiels du quotidien professionnel ne soient perdus.

Generell sorgt eine höhere Flächeneffizienz auch gleichzeitig für eine höhere Flächenwirtschaftlichkeit. In effizient gestalteten Arbeitsumgebungen kann also auch dementsprechend konzentriert gearbeitet werden.

Flächeneffizienz Kennzahlen

Kennzahlen zur Flächeneffizienz helfen Unternehmen, ihre räumliche Nutzung messbar und vergleichbar zu gestalten. Eine zentrale Kennzahl ist die Flächennutzungsquote, die angibt, wie viel Fläche pro Mitarbeiter genutzt wird. Raumauslastungsraten erfassen, wie oft Räume tatsächlich belegt sind. Kosten pro Quadratmeter und Belegungsdichte geben Aufschluss über die Wirtschaftlichkeit. Desk-Sharing-Raten (falls Desk Sharing angewendet wird) zeigen, wie effizient flexible Arbeitsplätze genutzt werden. Die Analyse dieser Kennzahlen ermöglicht es, ungenutzte Flächen zu identifizieren, Kosten zu senken und die Arbeitsplatzgestaltung gezielt zu optimieren – für mehr Effizienz und Mitarbeitendenzufriedenheit.

Flächeneffizienz richtig berechnen

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Flächennutzungsquote (Durchschn. Fläche pro Mitarbeiter*in): 

Nutzbare Bürofläche (m^2)Anzahl Mitarbeiter*Innen

Durch das Errechnen der Flächennutzungsquote kann der Arbeitgeber herausfinden, wie viel Fläche ein*e Mitarbeiter*in im Durchschnitt benötigt. Durch Anpassen der Räumlichkeiten kann diese anschließend optimiert und verändert und bereits im Voraus für den Bau neuer Gebäude berücksichtigt werden.

Flächeneffizienzfaktor:

NF (m^2)BGF (m^2)

(NF= Nutzfläche; BGF= Bruttogrundfläche)

Das Berechnen des Flächeneffizienzfaktors ist relevant für den Bau neuer Büroflächen und wird vom Bundesministerium für Verkehr, Bau und Stadtentwicklung abgenommen. Der zu erreichende Zielwert liegt hier bei einem Flächeneffizienzfaktor von 0,75, was einer Bewertung von 100 Punkten entspricht. Durch das Errechnen des Flächeneffizienzfaktors können weitere wichtige Punkte wie Wärmedämmung, Baukosten, Rohstoffförderung und Nachhaltigkeit neuer Gebäude geplant und berücksichtigt werden.

Résumé

Flächeneffizienz im Büroalltag bedeutet mehr als nur die optimale Nutzung von Räumen – sie beeinflusst direkt, wie wohl sich Mitarbeitende fühlen und wie effektiv sie arbeiten können. Durch clevere Raumgestaltung, multifunktionale Bereiche und flexible Arbeitsmodelle wird eine Atmosphäre geschaffen, in der Zusammenarbeit und Kreativität gedeihen. Flächeneffizienz ermöglicht es, Kosten zu senken, ohne den Komfort oder die Zufriedenheit zu opfern. Eine geschickte Nutzung von Arbeitsplätzen und geteilten Räumen sorgt für mehr Austausch und Gemeinschaftsgefühl. Mit durchdachter Planung und modernen Technologien wird aus jedem Quadratmeter mehr als nur Fläche – es wird Raum zum Wachsen.

Flexopus: die Lösung für mehr Flächeneffizienz

Mit Flexopus wird die Analyse und Umsetzung der Flächeneffizienz ein Leichtes. Diese intelligente Desk Sharing Software bietet Ihnen die Werkzeuge, um die Auslastung Ihrer Büroflächen und Arbeitsplätze effizient zu verwalten. Mit unseren Analyse-Tools erhalten Sie detaillierte Auskünfte über Raumauslastungen und Buchungsfrequenz und können diese Daten anschließend zur weiteren Verarbeitung exportieren. Durch geschickten Einsatz dieser Daten können sie in Zukunft Kosten sparen.

Durch unseren Flexopus Floorplanner können Arbeitsplätze und Objekte mühelos hinzugefügt, entfernt oder bearbeitet werden. Hier kann die im Unternehmen angewandte Flächeneffizienz direkt in Flexopus eingepflegt und digital veranschaulicht werden. So werden alle Mitarbeitenden direkt mit ins Boot geholt.