Efficacité de l'espace au bureau

L’efficacité de l’espace dans l’environnement de travail devient de plus en plus importante. Les entreprises recherchent constamment des moyens d’optimiser leurs locaux et de générer une valeur d’utilité durable. L’utilisation efficace de l’espace favorise la productivité, les économies de coûts et les modèles de travail flexibles. Grâce à une conception intelligente des espaces, des zones multifonctionnelles et des technologies innovantes, l'espace disponible peut être utilisé de la meilleure façon possible, au profit de la satisfaction des employés et de la réussite économique.

Efficacité de l'espace au bureau

On pourrait supposer que deux mètres carrés d’espace de bureau par employé seraient suffisants. Mais c’est précisément là que réside le nœud du problème. Les espaces de bureau ouverts, sans le système de cubes classique ni la disposition simple des postes de travail, contribuent souvent sensiblement à la satisfaction et à la motivation des employés. Ainsi, l’efficacité stratégique de l’espace au bureau joue en faveur des deux parties :

Pour les employés :

Des postes de travail séparés ou des groupes de bureaux permettent de traiter les tâches plus efficacement, que ce soit dans le cadre d'un travail individuel ou en groupe. L’intimité et le bien-être général augmentent lorsque vous n’êtes pas toujours assis côte à côte avec vos collègues. Vous vous sentez également valorisé lorsque l’on vous attribue votre propre espace.

Pour les employeurs :

Un personnel satisfait signifie toujours un moral accru et une performance globale correspondante. Des économies peuvent également être réalisées en maximisant l’utilisation efficace de l’espace de bureau. Si des parties d'un complexe immobilier ou même des immeubles de bureaux entiers deviennent vacants en raison d'une réorganisation des lieux de travail, ceux-ci peuvent être utilisés pour de nouveaux projets, sous-loués ou retirés du bail. Moins de surface nette = prix de location plus bas.

Mais non seulement les postes de travail, mais aussi les sanitaires, les salles de pause ou la cuisine interne peuvent être conçus de manière à optimiser l'espace. Par exemple, une division astucieuse peut faciliter l’accès aux toilettes. Les salles de pause peuvent également être utilisées de manière multifonctionnelle comme salles de réunion, et la cuisine peut servir de salle de conférence lorsqu'elle n'est pas utilisée. Tous ces changements garantissent une efficacité accrue de l’espace au bureau et contribuent à un climat intérieur positif et à un faible niveau de perturbation dans les espaces de travail.

Définition de l'efficacité de surface

L'efficacité spatiale décrit l'utilisation maximale possible d'un chantier, en tenant compte de la surface brute de plancher, de la surface utilisable réelle et du nombre d'employés travaillant sur le chantier. Les entreprises de construction et leurs clients peuvent ainsi déterminer à l'avance la quantité d'espace de bureau nécessaire au travail quotidien et appliquer ces données à leurs concepts de construction.

Surface de plancher brute

La surface de plancher brute (GFA) fait référence à toutes les surfaces de plancher indiquées dans le plan d'étage. Cela comprend à la fois les surfaces librement accessibles et les surfaces de remplissage, telles que les murs ou les clôtures. Les surfaces de toit ou leurs cavités ne sont pas incluses. Tous les niveaux sont également pris en considération.

Surface nette au sol

La surface nette au sol (NGF) décrit uniquement les zones réellement utilisables dans le plan d'étage. Ici, toutes les zones moins les murs, les clôtures et les zones non accessibles sont ajoutées. Ici aussi, tous les niveaux d’un plan de construction sont pris en compte.

Surface utilisable

La surface utilisable (NF) est la partie de la surface nette de plancher qui peut être affectée à un objectif définissable . Cela peut inclure des zones habitables et non habitables. Par exemple, des bureaux, des salles de réunion ou des places de parking, mais aussi des compartiments de sous-sol, des zones de stockage ou des greniers.

Le facteur d'efficacité spatiale le plus élevé possible doit être pris en compte lors de la construction, mais peut également être optimisé ultérieurement au sein d'une entreprise. Toutefois, des coûts de rénovation ou de transformation imprévus peuvent survenir.

Cas d'utilisation pour l'efficacité spatiale

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Comment l'efficacité de l'espace peut-elle être utilisée dans la vie quotidienne au bureau et comment peut-elle être mise en œuvre avec succès ? 

Voici cinq cas d’utilisation pour l’efficacité de l’espace sur le lieu de travail :

• Espaces de travail flexibles: Les employés partagent les espaces de travail selon les besoins (hot desking), réduisant ainsi le nombre de bureaux inutilisés. Cela crée de l’espace et permet aux personnes présentes de choisir leur poste de travail préféré. Par exemple, vous pouvez vous asseoir à côté de vos collègues ou de votre groupe de travail préférés et effectuer des tâches ensemble.
• Salles multifonctionnelles: Salles de conférence pouvant être rapidement converties en espaces de réunion plus petits ou en salles d'événements à l'aide de cloisons mobiles. Utilisées de manière idéale, ces pièces remplissent plusieurs rôles sans perdre leurs fonctions d’origine.
• Jours de télétravail: Les aménagements flexibles du télétravail permettent de réduire la taille de l'espace de bureau ou de l'utiliser à d'autres fins. Chaque employé peut concevoir librement son lieu de travail à domicile et l'aménager spatialement selon ses préférences personnelles.
• Espaces partagés: Partage d'espaces et de ressources entre différents services pour minimiser les postes vacants. Cela permet non seulement d’économiser de l’espace, mais aussi de stimuler les échanges sociaux entre collègues et de minimiser la formation de cliques.
• Utilisation de la technologie: Les systèmes de réservation de postes de travail et de salles garantissent que l’espace n’est utilisé que lorsqu’il est réellement nécessaire. L'espace de travail peut être analysé numériquement puis optimisé à l'aide d'un outil tel que Flexopus , par exemple, sans perdre de postes de travail ou de composants essentiels du travail quotidien.

En général, une plus grande efficacité spatiale garantit également une plus grande économie d’espace. Dans des environnements de travail conçus de manière efficace, les personnes peuvent travailler avec une concentration appropriée.

Indicateurs d'efficacité spatiale

Les chiffres clés sur l’efficacité spatiale aident les entreprises à rendre leur utilisation spatiale mesurable et comparable. Un indicateur clé est le taux d'utilisation de l'espace , qui indique la quantité d'espace utilisée par employé. Les taux d'occupation des chambres enregistrent la fréquence à laquelle les chambres sont réellement occupées. Les coûts par mètre carré et La densité d'occupation fournissent des informations sur l'efficacité économique. Les taux de partage de bureau (si le partage de bureau est utilisé) montrent l'efficacité avec laquelle les espaces de travail flexibles sont utilisés. L’analyse de ces chiffres clés permet d’identifier les espaces inutilisés, de réduire les coûts et d’optimiser spécifiquement l’aménagement du lieu de travail – pour une plus grande efficacité et une plus grande satisfaction des employés.

Calculer correctement l'efficacité de l'espace

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Ratio d'utilisation des terres (Moyenne Superficie par employé) : 

Surface de bureau utilisable (m²)Nombre d'employés

En calculant le taux d’utilisation de l’espace, l’employeur peut déterminer de combien d’espace un employé a besoin en moyenne. En adaptant l’espace, celui-ci peut ensuite être optimisé et modifié et pris en compte en amont pour la construction de nouveaux bâtiments.

Facteur d'efficacité de surface :

NF (m^2)GGF (m^2)

(NF = surface utile ; BGF = surface de plancher brute)

Le calcul du facteur d'efficacité spatiale est pertinent pour la construction de nouveaux espaces de bureaux et est effectué par le ministère fédéral des Transports, de la Construction et du Développement urbain. La valeur cible à atteindre ici est un facteur d'efficacité spatiale de 0,75, ce qui correspond à une note de 100 points. En calculant le facteur d'efficacité de surface, d'autres aspects importants tels que l'isolation thermique, les coûts de construction, l'extraction des matières premières et la durabilité des nouveaux bâtiments peuvent être planifiés et pris en compte.

Résumé

L’efficacité de l’espace dans la vie quotidienne au bureau signifie bien plus que l’utilisation optimale de l’espace : elle influence directement le confort des employés et leur efficacité au travail. Un aménagement intérieur intelligent, des espaces multifonctionnels et des modèles de travail flexibles créent une atmosphère dans laquelle la collaboration et la créativité prospèrent. L’efficacité de l’espace permet de réduire les coûts sans sacrifier le confort ou la satisfaction. Une utilisation intelligente des postes de travail et des espaces partagés assure davantage d’échanges et un sentiment de communauté. Grâce à une planification réfléchie et à des technologies modernes, chaque mètre carré devient plus qu’un simple espace – il devient un espace de croissance.

Flexopus : la solution pour une meilleure efficacité de l'espace

Avec Flexopus, analyser et mettre en œuvre l’efficacité spatiale devient facile. Ce logiciel intelligent de partage de bureau vous fournit les outils pour gérer efficacement l'utilisation de votre espace de bureau et de vos postes de travail. Avec nos outils d'analyse , vous recevez des informations détaillées sur l'occupation des chambres et la fréquence de réservation et pouvez ensuite exporter ces données pour un traitement ultérieur. En utilisant intelligemment ces données, vous pouvez économiser coûts à l'avenir.

Avec notre éditeur de cartes , les postes de travail et les objets peuvent être facilement ajoutés, supprimés ou modifiés. Ici, l'efficacité spatiale appliquée dans l'entreprise peut être saisie directement dans Flexopus et illustrée numériquement. De cette façon, tous les employés sont directement intégrés.