Eficiencia del espacio en la oficina

La eficiencia del espacio en el entorno de trabajo adquiere cada vez más importancia. Las empresas buscan constantemente formas de optimizar sus instalaciones y generar valor de utilidad sostenible. El uso eficiente del espacio promueve la productividad, el ahorro de costos y modelos de trabajo flexibles. Gracias a un diseño inteligente de los espacios, a áreas multifuncionales y a tecnologías innovadoras, el espacio disponible se puede utilizar de la mejor forma posible, en beneficio de la satisfacción de los empleados y del éxito económico.

Eficiencia del espacio en la oficina

Se podría suponer que dos metros cuadrados de espacio de escritorio por empleado serían suficientes. Pero precisamente ahí está el quid de la cuestión. Los espacios de oficina abiertos, sin el clásico sistema de cubos ni la disposición simple de los puestos de trabajo, contribuyen a menudo notablemente a la satisfacción y motivación de los trabajadores. De esta manera, la eficiencia estratégica del espacio en la oficina beneficia a ambas partes:

Para los empleados:

Las estaciones de trabajo separadas o los grupos de escritorios permiten que las tareas se procesen de manera más eficiente, ya sea en trabajo individual o en grupo. La privacidad y el bienestar general aumentan cuando uno no está siempre sentado hombro con hombro con sus colegas. También te sientes valorado cuando te asignan tu propio espacio.

Para empleadores:

Una fuerza laboral satisfecha siempre significa una mayor moral y un rendimiento general correspondiente. También se pueden ahorrar costes maximizando el uso eficiente del espacio de oficina. Si partes de un complejo de edificios o incluso edificios de oficinas enteros quedan vacíos debido a una reorganización de los lugares de trabajo, estos se pueden utilizar para nuevos proyectos, subarrendar o eliminar del contrato de arrendamiento. Menos superficie neta = precios de alquiler más bajos.

Pero no solo los puestos de trabajo, sino también las instalaciones sanitarias, las salas de descanso o la cocina interna pueden diseñarse de manera eficiente con el espacio. Por ejemplo, una división inteligente puede facilitar el acceso a los baños. Las salas de descanso también se pueden utilizar de forma multifuncional como salas de reuniones, y la cocina puede funcionar como sala de conferencias cuando no esté en uso. Todos estos cambios garantizan una mayor eficiencia del espacio en la oficina y contribuyen a un clima interior positivo y un bajo nivel de perturbaciones en los espacios de trabajo.

Definición de eficiencia de área

La eficiencia espacial describe la utilización máxima posible de un sitio de construcción, teniendo en cuenta la superficie bruta, la superficie útil real y el número de empleados que trabajan en el sitio. Las empresas constructoras y sus clientes pueden así determinar de antemano cuánto espacio de oficina será necesario en el trabajo diario real y aplicar estos datos a sus conceptos de construcción.

Superficie bruta construida

La superficie bruta construida (ABR) se refiere a todas las superficies construidas que se muestran en el plano de planta. Esto incluye tanto superficies de libre acceso como superficies de relleno, como paredes o vallas. No se incluyen las superficies de los tejados ni sus cavidades. También se tienen en cuenta todos los niveles.

Superficie neta del suelo

El área neta del piso (NGF) describe solo las áreas realmente utilizables dentro del plano del piso. Aquí se agregan todas las áreas menos muros, vallas y áreas no accesibles. Aquí también se tienen en cuenta todos los niveles de un plano de construcción.

Área utilizable

El área utilizable (NF) es la parte del área neta del piso que se puede asignar a un propósito definible . Esto puede incluir áreas tanto habitables como no habitables. Por ejemplo, oficinas, salas de reuniones o plazas de aparcamiento, pero también sótanos, almacenes o buhardillas.

El factor de eficiencia espacial más alto posible debe tenerse en cuenta durante la construcción, pero también puede optimizarse posteriormente dentro de una empresa. Sin embargo, pueden surgir costos de renovación o conversión inesperados.

Casos de uso para la eficiencia espacial

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¿Cómo se puede utilizar la eficiencia del espacio en el día a día real de la oficina y cómo se distingue con éxito? 

A continuación se presentan cinco casos de uso para la eficiencia del espacio en el lugar de trabajo:

• Espacios de trabajo flexibles: Los empleados comparten espacios de trabajo según sea necesario (hot desking), lo que reduce la cantidad de escritorios sin usar. Esto crea espacio y permite a los presentes elegir su estación de trabajo preferida. Por ejemplo, puedes sentarte junto a tus colegas o grupo de trabajo favoritos y completar tareas juntos.
• Salas multifuncionales: Salas de conferencias que se pueden convertir rápidamente en áreas de reuniones más pequeñas o salas de eventos utilizando paredes móviles. Utilizadas de forma ideal, estas estancias cumplen varias funciones sin perder su función original.
• Días de oficina en casa: Los acuerdos flexibles de oficina en casa permiten reducir el tamaño del espacio de oficina o utilizarlo para otros fines. Cada empleado puede diseñar libremente su puesto de trabajo en casa y organizarlo espacialmente según sus preferencias personales.
• Espacios Compartidos: Compartir espacios y recursos entre diferentes departamentos para minimizar vacantes. Esto no sólo ahorra espacio, sino que también estimula el intercambio social entre colegas y minimiza la formación de camarillas.
• Uso de tecnología: Los sistemas de reserva de estaciones de trabajo y salas garantizan que el espacio solo se utilice cuando realmente se necesita. El espacio de trabajo se puede analizar digitalmente y luego optimizar utilizando una herramienta como Flexopus , por ejemplo, sin perder estaciones de trabajo ni componentes esenciales del trabajo diario.

En general, una mayor eficiencia espacial también garantiza una mayor economía del espacio. En entornos de trabajo diseñados de manera eficiente, las personas pueden trabajar con la concentración adecuada.

Indicadores de eficiencia espacial

Las cifras clave sobre la eficiencia del espacio ayudan a las empresas a hacer que su uso del espacio sea medible y comparable. Un indicador clave es la tasa de utilización del espacio , que indica cuánto espacio se utiliza por empleado. Tasas de ocupación de habitaciones registra la frecuencia con la que las habitaciones están realmente ocupadas. Los costos por metro cuadrado y la densidad de ocupación proporcionan información sobre la eficiencia económica. Las tarifas de uso compartido de escritorios (si se utiliza este servicio) muestran la eficiencia con la que se utilizan los lugares de trabajo flexibles. El análisis de estos datos clave permite identificar espacios no utilizados, reducir costes y optimizar específicamente el diseño del lugar de trabajo, para lograr una mayor eficiencia y satisfacción de los empleados.

Calcular correctamente la eficiencia del espacio

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Relación de uso del suelo (Promedio Superficie por empleado): 

Superficie útil de oficina (m²)Número de empleados

Al calcular la tasa de utilización del espacio, el empleador puede descubrir cuánto espacio necesita un empleado en promedio. Mediante la adaptación del espacio, éste se puede optimizar y modificar para tenerlo en cuenta de antemano para la construcción de nuevos edificios.

Factor de eficiencia del área:

NF (m^2)GGF (m^2)

(NF= superficie útil; BGF= superficie bruta construida)

El cálculo del factor de eficiencia espacial es relevante para la construcción de nuevos espacios de oficinas y lo realiza el Ministerio Federal de Transporte, Construcción y Desarrollo Urbano. El valor objetivo que se debe alcanzar aquí es un factor de eficiencia espacial de 0,75, que corresponde a una calificación de 100 puntos. Al calcular el factor de eficiencia del área, se pueden planificar y tener en cuenta otros aspectos importantes como el aislamiento térmico, los costos de construcción, la extracción de materias primas y la sostenibilidad de los nuevos edificios.

Resumen

La eficiencia del espacio en la vida cotidiana de la oficina significa más que solo el uso óptimo del espacio: influye directamente en cuán cómodos se sienten los empleados y cuán efectivamente pueden trabajar. Un diseño interior inteligente, áreas multifuncionales y modelos de trabajo flexibles crean una atmósfera en la que prosperan la colaboración y la creatividad. La eficiencia del espacio permite reducir costes sin sacrificar la comodidad ni la satisfacción. Un uso inteligente de las estaciones de trabajo y de los espacios compartidos garantiza un mayor intercambio y un sentido de comunidad. Con una planificación cuidadosa y tecnologías modernas, cada metro cuadrado se convierte en algo más que espacio: se convierte en espacio para crecer.

Flexopus: la solución para una mayor eficiencia del espacio

Con Flexopus, analizar e implementar la eficiencia del espacio se vuelve fácil. Este inteligente software de desk sharing le ofrece las herramientas para gestionar eficientemente la utilización de sus espacios de oficina y puestos de trabajo. Con nuestras herramientas de análisis recibirá información detallada sobre la ocupación de las habitaciones y la frecuencia de reservas y luego podrá exportar estos datos para su posterior procesamiento. Si utilizas estos datos de forma inteligente, podrás ahorrar costes en el futuro.

Con nuestro editor de mapas , se pueden agregar, eliminar o editar fácilmente estaciones de trabajo y objetos. Aquí se puede introducir directamente en Flexopus la eficiencia espacial aplicada en la empresa y ilustrarla digitalmente. De esta manera todos los empleados se incorporan directamente al equipo.