Cuota de escritorio compartido: qué es y cómo usarla para su empresa

¿Qué es una cuota de escritorio compartido?

Términos como compartir escritorio, trabajo nuevo y trabajo híbrido son ahora una parte integral de la vida cotidiana de la oficina. Desde la pandemia de la corona, el mundo laboral ha cambiado de forma sostenible; hoy en día, muchas empresas confían en modelos de lugar de trabajo flexibles, que permiten a los empleados cambiar con regularidad entre la oficina en casa y la oficina. Una cifra clave en este contexto es la denominada cuota de escritorios compartidos. Es la clave del éxito del trabajo híbrido.

La tasa de escritorios compartidos, también conocida como ratio de escritorios compartidos, describe la relación entre la cantidad de lugares de trabajo disponibles (escritorios) en la oficina y la cantidad de empleados. El objetivo es crear un entorno de trabajo más compacto y eficiente que requiera menos mesas que empleados. La idea detrás de esto: muchos empleados trabajan regularmente de todos modos en Oficina doméstica o móvil. Entonces, ¿por qué asignar permanentemente un lugar de trabajo fijo para todos?

Si la cuota de escritorios compartidos se utiliza con sensatez, hay beneficios como:

• Ahorro de costes: significativo Reducir los costos de alquiler, operación y energía.
• Mejor uso del espacio: Utilización más eficiente del espacio de oficina existente.
• Menos vacantes: evite escritorios y habitaciones no utilizados.
• Mayor flexibilidad: promoción de modelos de trabajo modernos y la satisfacción de los empleados.

¿Por qué es tan importante la cuota de escritorios compartidos?

Una tarifa óptima para compartir escritorios puede ahorrar mucho dinero, especialmente en lo que respecta a alquileres, costos operativos y energía. Pero es más que un simple factor de coste: es una herramienta de control estratégico para una gestión eficaz del lugar de trabajo con el fin de satisfacer las necesidades modernas del trabajo híbrido y, al mismo tiempo, mejorar la utilización de la oficina.

Uno Estudio del Instituto Fraunhofer for Work Management and Organization (OIT) muestra: Más del 60% de los empleados encuestados dividen su tiempo de trabajo de manera aproximadamente uniforme entre la oficina en casa y la oficina. Alrededor del 80% también informa de que su productividad ha aumentado como resultado de la flexibilidad que han adquirido.

Este desarrollo confirma que compartir escritorio no es solo una tendencia, sino un concepto sostenible, tanto económica como culturalmente.

Por lo tanto, compartir escritorio tiene sentido no solo para los empleados, sino también para las empresas que desean posicionarse como empleadores modernos y ahorrar al mismo tiempo.

¿Cómo se calcula la tasa de escritorios compartidos?

Calcular la tasa de escritorios compartidos es sencillo, pero crucial para un modelo de lugar de trabajo híbrido que funcione. La fórmula para la cuota de escritorios compartidos es:

Tasa de escritorios compartidos = número de empleados/número de escritorios disponibles

A continuación se explica cómo interpretar el resultado:

• Orata > 1.0: Hay más empleados que escritorios. Esto es lo que se desea y es común para un uso flexible y para la oficina en casa.
• Orata = 1.0: Cada empleado tiene su propio escritorio, el modelo clásico de oficina con un lugar de trabajo fijo.
• Tasa < 1,0: Hay más escritorios que empleados, lo que indica un exceso de capacidad, vacantes o costos de espacio innecesarios.

Una cuota superior a 1 suele ser ideal para los modelos de trabajo híbridos. Sin embargo, es importante que la cuota no sea demasiado alta; de lo contrario, surgirá estrés debido a la falta de disponibilidad o a situaciones de reserva poco claras.

¿Cuáles son los requisitos para que la proporción de escritorios compartidos funcione?

Con eso Escritorio compartido Si funciona sin problemas, se necesita algo más que una buena cuota. Los tres requisitos previos siguientes son decisivos en este caso:

1. ¿Su espacio de oficina se utiliza con sensatez?

El primer paso es una evaluación honesta del espacio utilizado. Con el trabajo híbrido, a menudo queda claro que ya no se necesita todo el espacio de la oficina. Las oficinas grandes con muy pocos espacios ocupados parecen vacías y desmotivadas.

Hágase preguntas como:

• ¿Hay vacantes regulares?
• ¿Se puede reducir el espacio de alquiler?
• ¿Se está utilizando realmente el espacio existente?

La planificación correcta de las habitaciones es un factor clave para lograr un buen uso de la oficina y ahorrar costos.

2. ¿Cuál es la composición de su equipo?

No todos los empleados trabajan al mismo ritmo. Algunos equipos están en el sitio todos los días, mientras que otros trabajan principalmente de forma remota. La cuota de escritorios compartidos que funcione depende en gran medida del número de empleados que deban estar presentes en la oficina de forma regular, por ejemplo, en los equipos de recepción, de soporte de TI o de proyectos específicos.

Tenga en cuenta:

• ¿Quién necesita una presencia diaria?
• ¿Qué funciones son independientes de la ubicación?
• ¿Hay necesidades especiales (por ejemplo, padres, trabajadores a tiempo parcial, empleados externos)?

Solo cuando esté claro cuántos puestos de trabajo se necesitan de manera realista se podrá ajustar la cuota de manera sensata.

3. ¿Qué tan alta es la asistencia real a la oficina?

Un factor que a menudo se subestima: la presencia real en la oficina. Muchas empresas planifican basándose en sus instintos, pero hay una experiencia clara. Desde el establecimiento de los modelos de trabajo híbridos, se ha hecho evidente que:
En promedio, los empleados están en la oficina solo 2,5 días a la semana. (Valores promedio: 1,5 días trabajando desde casa, 0,6 días de vacaciones, 0,3 días de enfermedad, 0,1 días de viaje de negocios)

No cabe duda de que estas cifras deben tenerse en cuenta al calcular la cuota, ya que las suposiciones poco realistas conducen a una planificación incorrecta del espacio y a la frustración del equipo.

¿Cómo ayuda Flexopus con la cuota de escritorios compartidos?

La mejor cuota sirve de poco si los empleados no saben cuándo y dónde pueden trabajar. Ahí es donde entra Flexopus, uno de los más intuitivos Software para una gestión eficiente del lugar de trabajo y escritorios compartidos en el mercado.

Flexopus ofrece, entre otras cosas, la reserva de lugares de trabajo a través de una aplicación o un navegador web, sala de reuniones- y Reserva de plaza de aparcamiento y una visión general de las plazas disponibles en tiempo real.

Flexopus también ayuda a introducir y optimizar el uso compartido de escritorios:

• Consejos sobre cómo calcular tu cuota ideal de escritorio compartido
• Talleres sobre la transición a modelos híbridos

Flexopus se puede integrar perfectamente en su ecosistema actual. ¿Con muchas opciones prácticas de integración Al igual que en Outlook, Google Workspace o Microsoft Teams, el umbral para compartir escritorios es más bajo que nunca. Así que haga una cita para una consulta de inmediato y sumérjase en el mundo de New Work.

Sinopsis

La cuota de escritorio compartido es mucho más que un número. Es una palanca central para implementar con éxito modelos de trabajo modernos. Si se calcula correctamente, ayuda a utilizar el espacio de oficina de manera eficiente, a evitar vacantes, a optimizar la utilización de la oficina y, al mismo tiempo, a ofrecer a los empleados más flexibilidad.

Su lista de verificación para compartir escritorios con éxito:

• Calcular la cuota de escritorios compartidos: número de empleados ÷ número de escritorios
• Consulta el espacio: ¿Hay vacantes o exceso de capacidad?
• Equipo de análisis: ¿quién está en la oficina y cuándo?
• Récord de asistencia: tenga en cuenta los tiempos promedio de asistencia
• Utilice la tecnología: utilice Flexopus para hacer reservas y garantizar la transparencia
• Promover la cultura: establecer una comunicación abierta y reglas flexibles