Quota de partage de bureau : la clé du travail hybride

Le taux de partage de bureau est un indicateur important pour déterminer si l'espace de bureau est utilisé efficacement et si le partage de bureau fonctionne dans l'entreprise. En même temps, il fournit une base pour les décisions relatives à l'aménagement de l'espace et à l'optimisation des modèles de travail hybrides.

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Qu'est-ce qu'un ratio de partage de bureaux ?

Des termes comme le desk sharing, le New Work et le travail hybride font désormais partie intégrante du quotidien au bureau. Depuis la pandémie de Corona, le monde du travail a profondément changé ; de nombreuses entreprises adoptent aujourd'hui des modèles de postes de travail flexibles, permettant aux employés d'alterner régulièrement entre le télétravail et le bureau. Un indicateur clé dans ce contexte est ce que l'on appelle le ratio de partage de bureaux. C'est la clé d'un travail hybride réussi.

Le ratio de partage de bureaux – également connu sous le nom de Desk Sharing Ratio – décrit la relation entre le nombre de postes de travail disponibles (bureaux) au sein de l'entreprise et le nombre d'employés. L'objectif est de créer un environnement de travail plus compact et plus efficace, où moins de bureaux sont nécessaires que d'employés. L'idée sous-jacente : de nombreux employés travaillent de toute façon régulièrement en télétravail ou en mobilité. Pourquoi donc attribuer un poste de travail fixe à chacun de manière permanente ?

Si le ratio de partage de bureaux est appliqué de manière judicieuse, il en résulte des avantages tels que :

• Économies de coûts : Une réduction significative des coûts de loyer, d'exploitation et d'énergie.
• Meilleure utilisation de l'espace : Une utilisation plus efficace des surfaces de bureau existantes.
• Moins de postes vacants : Éviter les bureaux et les espaces inutilisés.
• Flexibilité accrue : Promotion des modèles de travail modernes et de la satisfaction des employés.

Pourquoi le ratio de partage de bureaux est-il si important ?

Un ratio de partage de bureaux optimal peut faire économiser beaucoup d'argent, notamment sur les loyers, les coûts d'exploitation et l'énergie. Mais c'est plus qu'un simple facteur de coût : c'est un outil de gestion stratégique pour un management efficace des postes de travail, permettant de répondre aux besoins modernes du travail hybride tout en améliorant l'occupation des bureaux.

Une étude de l'Institut Fraunhofer pour l'économie du travail et l'organisation (IAO) montre que plus de 60 % des employés interrogés répartissent leur temps de travail de manière quasi égale entre le télétravail et le bureau. Environ 80 % déclarent également que leur productivité a augmenté grâce à la flexibilité acquise.

Cette évolution confirme que le Desk Sharing n'est pas seulement une tendance, mais un concept viable à long terme, tant sur le plan économique que culturel.

Le Desk Sharing est donc pertinent non seulement pour les collaborateurs, mais aussi pour les entreprises qui souhaitent se positionner comme des employeurs modernes tout en réalisant des économies.

Comment est calculé le taux de Desk Sharing ?

Le taux de Desk Sharing indique combien de postes de travail sont disponibles par rapport au nombre pertinent de collaborateurs. Il aide les entreprises à planifier leurs espaces de bureau de manière réaliste et à éviter les surcapacités.

La formule est :

Taux de Desk Sharing = Nombre de bureaux disponibles / Nombre de collaborateurs pertinents × 100

Un exemple :

Une entreprise compte 100 collaborateurs qui peuvent en principe utiliser un poste de travail au bureau, mais ne met à disposition que 70 bureaux réservables de manière flexible.
70 bureaux / 100 collaborateurs × 100 = 70 % de taux de Desk Sharing

Cela signifie : Pour 100 collaborateurs, 70 bureaux sont disponibles.

Voici comment interpréter le résultat :

Taux = 100 % :
Pour chaque collaborateur, un bureau individuel est théoriquement disponible. Cela correspond au modèle de bureau classique avec des postes de travail fixes.

Taux < 100 % :
Il y a moins de bureaux que de collaborateurs. C'est courant avec le Desk Sharing, le travail hybride et le télétravail.

Taux > 100 % :
Il y a plus de bureaux que de collaborateurs. Cela peut indiquer des surcapacités, des bureaux vacants ou des coûts d'espace inutiles.

Un taux de Desk Sharing inférieur à 100 % est généralement pertinent pour les modèles de travail hybrides. Il est cependant crucial que ce taux corresponde à l'utilisation réelle des bureaux. S'il est fixé trop bas, cela peut entraîner des goulots d'étranglement, de la frustration ou des situations de réservation confuses lors des jours de forte affluence.

Il est également important de noter : Pour le calcul, il ne faut pas inclure tous les collaborateurs de manière forfaitaire, mais le groupe d'utilisateurs pertinent. Les commerciaux, les employés à temps partiel, les personnes travaillant à distance de manière permanente ou les collaborateurs n'ayant pas un besoin régulier de poste de travail au bureau devraient être considérés séparément en fonction du concept d'utilisation.

Quelles sont les conditions nécessaires pour un ratio de Desk Sharing fonctionnel ?

Pour que le Desk Sharing fonctionne sans accroc, il faut plus qu'un bon ratio. Les trois conditions suivantes sont essentielles :

1. Votre surface de bureau est-elle utilisée de manière optimale ?

La première étape est une évaluation honnête de la surface utilisée. Avec le travail hybride, il devient souvent évident que la totalité de l'espace de bureau n'est plus nécessaire. Les grands bureaux avec trop peu de postes occupés semblent vides et démotivants.

Posez-vous les questions suivantes :

• Y a-t-il régulièrement des postes inoccupés ?
• La surface louée peut-elle être réduite ?
• L'espace disponible est-il réellement utilisé ?

Une planification adéquate de l'espace est un facteur clé pour atteindre un bon taux d'occupation des bureaux et pour réduire les coûts.

2. Quelle est la composition de votre équipe ?

Tous les collaborateurs n'ont pas le même rythme de travail. Certaines équipes sont présentes quotidiennement sur site, d'autres travaillent majoritairement à distance. Un taux de Desk Sharing efficace dépend fortement du nombre de collaborateurs qui doivent être régulièrement présents au bureau, par exemple l'accueil, le support informatique ou certaines équipes de projet.

Tenez compte de :

• Qui a besoin d'une présence quotidienne ?
• Quels rôles sont indépendants du lieu ?
• Y a-t-il des besoins spécifiques (par ex. parents, employés à temps partiel, collaborateurs externes) ?

Ce n'est que lorsqu'il est clair combien de postes de travail sont réellement nécessaires que le ratio peut être ajusté de manière judicieuse.

3. Quel est le taux de présence réel au bureau ?

Un facteur souvent sous-estimé : la présence réelle au bureau. De nombreuses entreprises planifient à l'intuition, mais il existe des retours d'expérience concrets. Depuis l'instauration des modèles de travail hybrides, on constate que :
En moyenne, les collaborateurs ne sont au bureau que 2,5 jours par semaine. (Moyennes : 1,5 jour en télétravail, 0,6 jour de vacances, 0,3 jour de maladie, 0,1 jour en déplacement professionnel)

Ces chiffres doivent impérativement être pris en compte lors du calcul du taux, car des hypothèses irréalistes mènent à une mauvaise planification des espaces et à de la frustration au sein de l'équipe.

Comment Flexopus vous aide-t-il avec le taux de desk sharing ?

Le meilleur taux ne sert à rien si les collaborateurs ne savent pas quand et où ils peuvent travailler. C'est là qu'intervient Flexopus, l'un des logiciels les plus intuitifs du marché pour une gestion efficace des espaces de travail et le desk sharing.

Flexopus propose notamment un système de réservation de postes de travail, un système de réservation de salles de réunion et un système de gestion de parking avec une vue d'ensemble des places disponibles en temps réel.

De plus, Flexopus vous accompagne dans l'introduction et l'optimisation du desk sharing :

• Conseil pour le calcul de votre taux de desk sharing idéal
• Ateliers pour la transition vers des modèles hybrides

Flexopus s'intègre parfaitement à votre écosystème existant. Grâce à de nombreuses options d'intégration pratiques telles qu'Outlook, Google Workspace ou Microsoft Teams, le seuil d'accès au desk sharing est plus bas que jamais. Prenez donc rendez-vous dès maintenant pour une consultation et plongez dans le monde du New Work.

Résumé

Le taux de desk sharing est bien plus qu'un simple chiffre. C'est un levier essentiel pour mettre en œuvre avec succès des modèles de travail modernes. Calculé correctement, il aide à utiliser efficacement les espaces de bureau, à éviter les espaces inoccupés, à optimiser l'occupation des bureaux tout en offrant plus de flexibilité aux collaborateurs.

Votre checklist pour un desk sharing réussi :

• Calculer le taux de partage de bureaux : nombre d'employés ÷ nombre de bureaux
• Vérifier l'espace : y a-t-il des postes vacants ou des surcapacités ?
• Analyser l'équipe : qui est au bureau et quand ?
• Enregistrer la présence : tenir compte des temps de présence moyens
• Utiliser la technologie : employer Flexopus pour la réservation et la transparence
• Promouvoir la culture : établir une communication ouverte et des règles flexibles