Taux de partage de bureaux : la clé du travail hybride

Le taux de desk sharing est un indicateur clé pour évaluer l'efficacité de l'utilisation des espaces de bureau et le succès du partage de bureaux. Il sert de base aux décisions d'aménagement et à l'optimisation des modèles de travail hybrides.

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Qu'est-ce qu'un taux de desk sharing ?

Le desk sharing, le New Work et le travail hybride font désormais partie intégrante du quotidien professionnel. Depuis la pandémie, le monde du travail a durablement changé : de nombreuses entreprises privilégient des modèles flexibles permettant aux collaborateurs d'alterner entre télétravail et bureau. Le taux de desk sharing est un indicateur central dans ce contexte, essentiel à la réussite du travail hybride.

Le taux de desk sharing, ou ratio de partage de bureaux, décrit le rapport entre le nombre de postes disponibles et le nombre de collaborateurs. L'objectif est de créer un environnement plus compact où le nombre de bureaux est inférieur à celui des employés. L'idée : beaucoup travaillent régulièrement en télétravail ou en mobilité. Pourquoi alors attribuer un poste fixe à chacun ?

Une application judicieuse du taux de desk sharing offre des avantages tels que :

• Économies : Réduction significative des coûts de loyer, d'exploitation et d'énergie.
• Optimisation de l'espace : Utilisation plus efficace des surfaces de bureau existantes.
• Moins de vacance : Éviter les bureaux et espaces inutilisés.
• Flexibilité accrue : Promotion de modèles de travail modernes et satisfaction des employés.

Pourquoi le taux de desk sharing est-il si important ?

Un taux de desk sharing optimal permet de réaliser d'importantes économies, notamment sur les loyers et les charges. Au-delà de l'aspect financier, c'est un outil de pilotage stratégique pour gérer efficacement les espaces, répondre aux besoins du travail hybride et améliorer le taux d'occupation des bureaux.

Une étude de l'institut Fraunhofer (IAO) montre que plus de 60 % des salariés interrogés répartissent leur temps de travail de manière quasi égale entre télétravail et bureau. Environ 80 % indiquent également que cette flexibilité a augmenté leur productivité.

Cette évolution confirme que le desk sharing n'est pas qu'une tendance, mais un concept durable, tant sur le plan économique que culturel.

Le desk sharing est donc pertinent non seulement pour les collaborateurs, mais aussi pour les entreprises souhaitant se positionner comme des employeurs modernes tout en réalisant des économies.

Comment calculer le taux de desk sharing ?

Le taux de desk sharing indique le nombre de postes disponibles par rapport au nombre de collaborateurs concernés. Il aide les entreprises à planifier leurs espaces de manière réaliste et à éviter les surcapacités.

La formule est la suivante :

Taux de desk sharing = Nombre de bureaux disponibles / Nombre de collaborateurs concernés × 100

Un exemple :

Une entreprise compte 100 employés pouvant théoriquement utiliser un poste de travail au bureau, mais ne met à disposition que 70 bureaux réservables de manière flexible.
70 bureaux / 100 employés × 100 = 70 % de taux de partage de bureau

Cela signifie que 70 bureaux sont disponibles pour 100 employés.

Voici comment interpréter le résultat :

Taux = 100 % :
Chaque employé dispose théoriquement de son propre bureau. Cela correspond au modèle de bureau classique avec des postes de travail fixes.

Taux < 100 % :
Il y a moins de bureaux que d'employés. C'est une situation courante dans le cadre du partage de bureau (desk sharing), du travail hybride et du télétravail.

Taux > 100 % :
Il y a plus de bureaux que d'employés. Cela peut indiquer des surcapacités, des espaces inoccupés ou des coûts immobiliers inutiles.

Un taux de partage de bureau inférieur à 100 % est généralement judicieux dans le cadre de modèles de travail hybrides. Il est toutefois crucial que ce taux corresponde à l'utilisation réelle des bureaux. S'il est fixé trop bas, des goulots d'étranglement, de la frustration ou des problèmes de réservation peuvent survenir lors des journées de forte affluence.

Il est également important de noter que le calcul ne doit pas inclure systématiquement tous les employés, mais uniquement le groupe d'utilisateurs pertinent. Le personnel itinérant, les employés à temps partiel, les personnes travaillant en télétravail permanent ou les collaborateurs n'ayant pas besoin d'un poste de bureau régulier doivent être pris en compte séparément selon le concept d'utilisation.

Quelles sont les conditions préalables à un taux de partage de bureau efficace ?

Pour que le partage de bureau fonctionne sans accroc, il faut plus qu'un simple bon taux. Les trois conditions suivantes sont déterminantes :

1. Votre espace de bureau est-il utilisé de manière judicieuse ?

La première étape consiste à évaluer honnêtement l'espace utilisé. Avec le travail hybride, il devient souvent évident que la totalité de la surface de bureau n'est plus nécessaire. De grands espaces de bureau avec trop peu de postes occupés semblent vides et peu stimulants.

Posez-vous des questions telles que :

• Y a-t-il des espaces régulièrement inoccupés ?
• La surface louée peut-elle être réduite ?
• L'espace disponible est-il réellement utilisé ?

Une planification spatiale adaptée est un facteur clé pour optimiser l'occupation des bureaux et réaliser des économies.

2. Quelle est la composition de votre équipe ?

Tous les employés n'ont pas le même rythme de travail. Certaines équipes sont sur place quotidiennement, tandis que d'autres travaillent principalement à distance. Un taux de partage de bureau efficace dépend fortement du nombre d'employés devant être régulièrement présents au bureau, comme le personnel d'accueil, le support informatique ou certaines équipes de projet.

Prenez en compte :

• Qui a besoin d'une présence quotidienne ?
• Quels rôles sont indépendants du lieu de travail ?
• Existe-t-il des besoins spécifiques (par ex. parents, employés à temps partiel, collaborateurs externes) ?

Ce n'est qu'en déterminant clairement le nombre de postes de travail réellement nécessaires que le taux peut être ajusté de manière pertinente.

3. Wie hoch ist die tatsächliche Büroanwesenheit?

Ein oft unterschätzter Faktor: Die tatsächliche Anwesenheit im Office. Viele Unternehmen planen nach Bauchgefühl, es gibt aber klare Erfahrungswerte. Seit der Etablierung hybrider Arbeitsmodelle zeigt sich:
Durchschnittlich sind Mitarbeitende an nur 2,5 Tagen pro Woche im Büro. (Durchschnittswerte: 1,5 Tage im Homeoffice, 0,6 Tage Urlaub, 0,3 Tage krank, 0,1 Tage auf Geschäftsreise)

Diese Zahlen sollten bei der Berechnung der Quote unbedingt berücksichtigt werden, denn unrealistische Annahmen führen zu falscher Flächenplanung und Frustration im Team.

Wie unterstützt Flexopus bei der Desk Sharing Quote?

Die beste Quote nützt wenig, wenn Mitarbeitende nicht wissen, wann und wo sie arbeiten können. Hier kommt Flexopus ins Spiel, eine der intuitivsten Softwares für effizientes Arbeitsplatzmanagement und Desk Sharing auf dem Markt.

Flexopus bietet unter anderem ein Arbeitsplatzbuchungssystem, ein Raumbuchungssystem für Besprechungsräume und ein Parkplatz Management System mit Übersicht über verfügbare Plätze in Echtzeit.

Außerdem unterstützt Flexopus bei der Einführung und Optimierung von Desk Sharing:

• Beratung zur Berechnung Ihrer idealen Desk Sharing Quote
• Workshops zur Umstellung auf hybride Modelle

Flexopus lässt sich nahtlos in Ihr bereits bestehendes Ökosystem integrieren. Mit vielen praktischen Integrationsmöglichkeiten wie Outlook, Google Workspace oder Microsoft Teams ist die Schwelle zum Desk Sharing so niedrig wie nie. Vereinbaren Sie deshalb gleich einen Beratungstermin und tauchen Sie ein in die Welt des New Work.

Résumé

Die Desk Sharing Quote ist weit mehr als eine Zahl. Sie ist ein zentraler Hebel, um moderne Arbeitsmodelle erfolgreich umzusetzen. Richtig berechnet, hilft sie dabei, Büroflächen effizient zu nutzen, Leerstände zu vermeiden, die Büroauslastung zu optimieren und gleichzeitig den Mitarbeitenden mehr Flexibilität zu bieten.

Ihre Checkliste für erfolgreiches Desk Sharing:

• Desk Sharing Quote berechnen: Anzahl Mitarbeitende ÷ Anzahl Schreibtische
• Fläche prüfen: Bestehen Leerstände oder Überkapazitäten?
• Team analysieren: Wer ist wann im Büro?
• Anwesenheit erfassen: Durchschnittliche Präsenzzeiten berücksichtigen
• Technologie einsetzen: Flexopus für Buchung und Transparenz nutzen
• Kultur fördern: Offene Kommunikation und flexible Regeln etablieren