Smart Office : l'environnement de travail intelligent du futur

Découvrez toutes les fonctionnalités Smart Office de Flexopus !

Le monde du travail évolue, et le bureau évolue avec lui. Alors que les bureaux fixes et les structures rigides étaient la norme il y a quelques années, nous assistons aujourd'hui à un changement fondamental. Les solutions de bureau intelligentes révolutionnent la façon dont nous travaillons ensemble, la façon dont nous utilisons nos espaces et l'efficacité avec laquelle nos processus de travail peuvent être conçus.

Mais que signifie exactement le terme « bureau intelligent » ? Et quelles opportunités cela offre-t-il à votre entreprise ? Nous examinerons le concept du bureau intelligent et vous montrerons les fonctions que devraient avoir les logiciels de bureau intelligents modernes.

Qu'est-ce qu'un bureau intelligent ?

Vous connaissez peut-être déjà le concept de maison intelligente, une maison qui devient plus intelligente et plus confortable grâce aux technologies connectées. Le bureau intelligent transfère cette idée au monde du travail. Un bureau intelligent est un bureau équipé de technologies innovantes Gestion du lieu de travail est doté de technologies et améliore ainsi de manière significative l'expérience des employés.

Quelle est la définition du bureau intelligent ? Il s'agit de pour augmenter la productivité, pour réduire les coûts et surtout, pour gagner en efficacité afin que votre équipe puisse se concentrer sur son cœur de métier au lieu de faire face à des obstacles organisationnels.

Un espace de travail intelligent moderne vous soutient dans plusieurs domaines à la fois : il favorise la collaboration et la créativité grâce à des espaces de travail flexibles, optimise la gestion des salles grâce à des systèmes de réservation intelligents et permet travail basé sur les activités en organisant diverses zones de travail.

Cela joue également gestion du changement un rôle important, car l'introduction d'un bureau intelligent ne signifie pas seulement des innovations techniques, mais aussi un changement culturel vers Œuvre 4.0.

Que devrait être capable de représenter un bureau intelligent ?

Le plus récent Nouvelles études sur le travail sont un bon indice et montrent que les environnements de travail modernes doivent plus que jamais s'adapter aux besoins individuels des employés. Ce qui fonctionne parfaitement pour une entreprise peut ne pas fonctionner pour une autre. Il est donc essentiel que les solutions de bureau intelligent offrent des fonctionnalités flexibles que vous pouvez adapter aux besoins spécifiques de votre entreprise.

C'est très pratique si vous utilisez une solution logicielle tout-en-un telle que Flexopus. Au lieu de passer d'un outil à l'autre, vous avez combiné toutes les fonctions de votre Smart Office dans une seule application. Ce Dématérialisation et la numérisation suit Lean Office Principe : moins de complexité, plus de productivité.

L'accès doit également être conçu individuellement : via une application Web dans le navigateur, via l'application iOS, l'application Android et directement dans l'application MS-Teams, afin que tous les membres de l'équipe puissent y accéder de n'importe où. Grâce à l'utilisation d'un Cloud privé Vos données restent sous votre contrôle en toute sécurité. Le logiciel Smart Office devient ainsi l'interface centrale pour organiser le travail quotidien au bureau.

Mais même si la plupart des choses fonctionnent aujourd'hui de manière numérique, l'intégration matérielle reste importante : la connexion de comprimés (comme à partir de Produit VX), des écrans ou Téléviseurs intelligents met à disposition les informations nécessaires, par exemple lors de la réservation spontanée d'une chambre sur place. Voyons ce que votre bureau intelligent devrait être capable de faire :

Réservez des lieux de travail

La base de tout bureau intelligent est, bien entendu, un système de réservation pour les emplois. À l'époque de modèles de travail hybrides et des concepts de bureau flexibles, il est devenu essentiel pour les employés de pouvoir réserver leur poste de travail à l'avance. Partage de bureau n'est plus un phénomène marginal, mais un concept établi, ce qui nécessite une planification précise des capacités.

Réservez des salles de réunion

Tu le sais ? Vous vous trouvez devant une salle de réunion qui devrait être vacante, mais en fait, une équipe s'y réunit déjà. De telles situations appartiennent au passé avec les logiciels de bureau intelligents. Intégration avec le Calendrier Outlook synchronise automatiquement les réservations de chambres avec vos rendez-vous et indique à tous les membres de l'entreprise en temps réel quelles sont les chambres disponibles.

C'est encore plus pratique lorsque vous pouvez réserver des chambres ad hoc directement à partir des écrans locaux. Un rapide coup d'œil à l'écran à côté de la salle de réunion vous indique non seulement la disponibilité actuelle, mais vous permet également de faire une réservation spontanée, ce qui est idéal pour les réunions imprévues ou si la réunion prend un peu plus de temps.

Réservez des places de parking

Dans les centres-villes ou lorsque les places de stationnement sont limitées, le stationnement devient également une ressource rare. Un système de bureau intelligent et intelligent comprend donc également Réservation de parking Avec a. Toute personne qui se rend au bureau en voiture réserve une place de parking à l'avance et évite de chercher une place vacante le matin. Cela réduit le stress et permet de démarrer la journée de travail de manière plus détendue, tant pour les employés que pour les visiteurs.

actualités de l'entreprise

La communication est au cœur de chaque organisation. Avec la fonction Smart Office appropriée, vous pouvez afficher les actualités de l'entreprise directement sur l'écran d'accueil. Qu'il s'agisse de vœux d'anniversaire pour les membres de l'équipe, d'annonces importantes de la direction ou d'informations concernant une alarme incendie planifiée : toutes les informations pertinentes parviennent à vos employés exactement là où ils s'arrêtent chaque jour. Cela remplace les listes de distribution par e-mail encombrantes et garantit que personne ne rate vraiment les nouvelles importantes.

Serrures intelligentes

Avec un logiciel de bureau intelligent tel que Flexopus, vous pouvez serrures d'entrée intelligentes intégrez et ouvrez directement via l'application. Plus de clés perdues, plus de gestion complexe des clés et la possibilité d'émettre ou de retirer des droits d'accès de manière flexible et en temps réel. Cela représente un réel gain en termes de sécurité et de commodité, en particulier pour les entreprises dont les employés changent, les indépendants ou les invités.

Intégration de la maison intelligente

La connexion entre Smart Office et Technologies pour la maison intelligente C'est évident, et c'est logique. L'intégration de l'IoT dans votre logiciel de bureau intelligent permet d'économiser de l'énergie tout en garantissant un environnement de travail plus agréable : par exemple, l'éclairage peut être atténué automatiquement lorsqu'une salle de réunion est réservée pour une présentation, ou le chauffage peut être allumé à temps avant l'arrivée des premiers employés le matin.

Réservez et ouvrez un casier

Le partage de bureau nécessite plus de planification : si vous n'avez plus de lieu de travail fixe, vous avez toujours besoin d'un endroit sûr pour vos effets personnels. Casiers intelligents résolvez ce problème intelligemment : vos équipes peuvent non seulement réserver un casier, mais également l'ouvrir directement via l'application. Qu'il s'agisse de stocker des documents, des objets personnels ou des objets de valeur, la gestion numérique des casiers soutient votre Politique de Clean Desk.

Arrivée et départ

Un système de réservation ne fonctionne de manière optimale que s'il est réellement documenté si les ressources réservées sont réellement utilisées. La fonction d'enregistrement et de départ garantit que les postes de travail réservés ne restent pas vides pendant que d'autres collègues cherchent en vain un siège vacant. Un bon logiciel de bureau intelligent devrait avoir différentes options pour Enregistrement automatique offre : par exemple dans une application, via des capteurs, via un code QR, par e-mail ou une notification push sur un téléphone portable.

Liste des participants et taux d'occupation des salles de réunion

La transparence est synonyme d'efficacité, et la numérisation y contribue énormément. Sur les téléviseurs intelligents situés à l'entrée ou à des endroits centraux du bureau, vous devriez pouvoir voir en un coup d'œil les employés sont présents aujourd'hui Où exactement ils sont assis et quelles sont les salles de réunion actuellement vacant ou occupé sont. Ces informations facilitent grandement la collaboration spontanée et évitent les itinéraires inutiles ou les recherches inutiles.

Réservez un service de restauration pour les réunions

Une bonne gestion du temps passe également par la prise en compte des petits détails qui font le succès d'une réunion. Toutefois, si vous souhaitez fournir du café et des gâteaux pour une réunion importante, la commande ne devrait pas être un obstacle organisationnel. Le direct Réservation de services de restauration Votre logiciel Smart Office vous facilite la tâche : vous réservez la salle et vous commandez la restauration souhaitée en quelques clics. Tout est prêt à temps lorsque vos invités ou les membres de votre équipe arrivent.

Connectez les fournisseurs de services

Les tâches ne sont pas toutes effectuées en interne. Vous avez parfois besoin d'une assistance externe, que ce soit auprès de nettoyeurs, de prestataires de services informatiques ou d'autres prestataires de services. Si votre système de bureau intelligent vous permet d'intégrer et de mettre en service directement ces partenaires externes, vous économisez beaucoup de temps et d'énergie.

Actifs du livre

Peut-être que votre entreprise dispose de ressources qui ne sont pas liées à un seul endroit : véhicules de société, câbles et adaptateurs spéciaux, caméras professionnelles, équipement de présentation, etc. Mourez Numérisez et inventoriez tous ces actifs et leur flexibilité de réservation font partie des caractéristiques sous-estimées d'un bureau intelligent. Ainsi, vous avez toujours une vue d'ensemble complète de l'inventaire de votre bureau et pouvez vous assurer que l'équipement important est disponible quand vous en avez besoin, sans trop d'efforts.

Rapport de problème

Même dans le bureau le plus intelligent, tout ne fonctionne pas toujours parfaitement. Un intégré Fonction de message de problème permet à chaque employé de signaler les défauts directement au responsable de l'établissement ou du bureau. Cela accélère la résolution des problèmes et garantit un environnement de travail bien entretenu et fonctionnel.

Enregistrement des invités

La première impression compte, surtout lorsque vous accueillez des clients dans votre entreprise. Un numérique Gestion des visiteurs rend l'enregistrement facile et professionnel pour vos clients. Ils documentent la visite, informent automatiquement l'employé concerné de l'arrivée de leur invité et peuvent également faire envoyer et signer des documents si nécessaire.

conclusion

Le bureau intelligent n'est plus une vision lointaine de l'avenir, mais une réponse concrète aux défis du monde du travail moderne. Il allie flexibilité et efficacité, numérisation et facilité d'utilisation, innovation et utilisation pratique. Le bon logiciel de bureau intelligent regroupe toutes ces fonctions dans une solution intuitive qui facilite sensiblement votre travail quotidien.

C'est exactement ce que propose le logiciel de gestion de l'espace de travail Flexopus : une plateforme complète qui combine toutes les fonctions décrites et rend votre bureau vraiment intelligent. Ainsi, vous créez non seulement un environnement de travail moderne, mais vous investissez également dans la satisfaction des employés et la viabilité future de votre entreprise.