Reserva de invitados y gestión de visitantes
Gestione fácilmente las visitas de personas externas en su entorno de trabajo flexible con la reserva de invitados de Flexopus. Los empleados que esperan invitados o personas externas pueden reservar de forma independiente y personalizada puestos de trabajo, salas de reuniones y plazas de aparcamiento para terceros.
Crear reserva para invitados
Las reservas de puestos de trabajo, salas de reuniones y plazas de aparcamiento para invitados pueden ser creadas por cualquier empleado. Los invitados recibirán entonces una invitación por correo electrónico personalizada con información sobre la hora de la reserva, la descripción del objeto y el plano de la planta.
Crear perfiles de usuario temporales
Los empleados externos, como los autónomos, que permanecen en la empresa durante un período prolongado, pueden obtener un perfil de usuario temporal con fecha de caducidad. Con el perfil de usuario temporal, se pueden realizar reservas regularmente durante el período de validez. Los perfiles de usuario temporales solo pueden ser creados por administradores.
Resumen de reservas de invitados
En el área de administración, todas las reservas pueden ser consultadas a través del historial de reservas. Las reservas de invitados están especialmente marcadas, de modo que los administradores tienen en todo momento una visión general de las reservas de invitados realizadas en Flexopus.
Reserva ad hoc de salas
Las salas de reuniones y las cabinas telefónicas se pueden reservar in situ en la pantalla, incluso por los invitados. Las reservas de salas se registran en el sistema, siempre que no haya conflictos u otras reservas. Obtenga más información sobre nuestra solución de pantalla de señalización digital y la conexión a Microsoft Exchange Online.
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¿Cómo funciona la reserva de invitados?
Todo lo que necesita para la reserva de invitados en Flexopus es el nombre, la dirección de correo electrónico y, opcionalmente, el motivo de la visita. Una vez introducida esta información, solo hay que seleccionar el objeto correspondiente y la persona externa será informada de la reserva por correo electrónico.
Los casos de uso específicos para la reserva de invitados son variados. A continuación, hemos enumerado algunos de los casos de uso más comunes. En principio, puede utilizar la función exactamente como lo exijan sus requisitos internos de la empresa.
- Talleres con clientes
Desea organizar un taller con clientes en la oficina. Con la reserva de invitados, usted reserva objetos adecuados para sus clientes y los compañeros ven en el mapa en vivo en qué parte de la oficina se celebra el taller. - Candidatos y pruebas de trabajo
Además de los clientes, también hay candidatos que visitan la empresa con frecuencia. Para que haya un puesto de trabajo disponible para la prueba, este puede reservarse con antelación. - Freelancers y otros empleados externos
En empresas ágiles, es frecuente que los freelancers u otros empleados externos trabajen en la empresa por proyectos y durante un tiempo limitado. También en este caso puede ser necesario reservar puestos de trabajo específicos a través de la reserva de invitados.
Señales de puerta para ocupación de salas
