Excelente software de gestión de visitantes
El software de gestión de visitantes Flexopus ayuda a las empresas a implementar un registro y una gestión de visitantes modernos. Los empleados pueden registrar fácilmente a los visitantes externos y documentarlos de forma segura mediante la aplicación.
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¡Ya en uso en más de 4000 oficinas!
¿Cómo funciona la gestión de visitantes con Flexopus?
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Invitar a los visitantes
El anfitrión o el administrador de la oficina pueden registrar a los visitantes con antelación. La invitación se enviará por correo electrónico.
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Verificación de visitantes
Los visitantes pueden completar sus datos de registro con antelación en línea o en el quiosco para visitantes.
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Registrarse
Después de la verificación, los visitantes pueden ser registrados por el personal de recepción o directamente por el anfitrión.
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Verificar
Los visitantes son revisados al salir. El registro de visitas se almacena de conformidad con la normativa de protección de datos.
So funktionieren das Besuchermanagement!
¿Qué es una aplicación de gestión de visitantes?
Con una aplicación de gestión de visitantes, puede registrar a los invitados en la oficina sin papel. El software digitaliza todo el proceso de gestión de visitas – desde el registro, pasando por la verificación, hasta la recepción in situ, incluyendo el registro de visitas. El personal externo recibe la invitación por correo electrónico y puede verificarse previamente o realizar los trámites necesarios más tarde in situ en el quiosco de visitantes. Además, hay una descripción general de todos los visitantes en tiempo real, incluidas estadísticas.
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Registrar a los visitantes con antelación
Registre fácilmente a sus invitados antes de su visita utilizando la aplicación Flexopus para garantizar un proceso de check-in rápido y sin problemas y reducir los tiempos de espera en recepción. Al mismo tiempo, usted sabe en todo momento quién está autorizado a entrar en la oficina o instalaciones de la empresa, garantizando así una mayor seguridad empresarial.
Registrar a los visitantes con antelación
Registre fácilmente a sus invitados antes de su visita utilizando la aplicación Flexopus para garantizar un proceso de check-in rápido y sin problemas y reducir los tiempos de espera en recepción. Al mismo tiempo, usted sabe en todo momento quién está autorizado a entrar en la oficina o instalaciones de la empresa, garantizando así una mayor seguridad empresarial.
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Invitación en línea para visitantes
Envía invitaciones personalizadas a tus invitados por correo electrónico. Los visitantes tienen la oportunidad de revisar sus datos personales en línea y completarlos si es necesario. También puede proporcionar documentos importantes, como instrucciones o pautas de seguridad, con antelación. Esto le permite verificar digitalmente la identidad de sus visitantes con antelación y así acelerar el proceso de check-in a su llegada a la puerta.
Invitación en línea para visitantes
Envía invitaciones personalizadas a tus invitados por correo electrónico. Los visitantes tienen la oportunidad de revisar sus datos personales en línea y completarlos si es necesario. También puede proporcionar documentos importantes, como instrucciones o pautas de seguridad, con antelación. Esto le permite verificar digitalmente la identidad de sus visitantes con antelación y así acelerar el proceso de check-in a su llegada a la puerta.
Admisión de visitantes en el sitio con terminal de quiosco
Optimice el ingreso de visitantes a través de la verificación en el sitio en una terminal de quiosco. Cualquiera que no haya completado previamente sus datos de visitante por correo electrónico, puede comprobarlos, completarlos y confirmarlos fácilmente mediante una tableta con pantalla táctil. También se pueden firmar documentos importantes como declaraciones de privacidad o avisos de seguridad.
Admisión de visitantes en el sitio con terminal de quiosco
Optimice el ingreso de visitantes a través de la verificación en el sitio en una terminal de quiosco. Cualquiera que no haya completado previamente sus datos de visitante por correo electrónico, puede comprobarlos, completarlos y confirmarlos fácilmente mediante una tableta con pantalla táctil. También se pueden firmar documentos importantes como declaraciones de privacidad o avisos de seguridad.
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Seleccionar campos de registro
Proporcionar documentos
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Configuración de privacidad
Firma digital para documentos
Los visitantes pueden firmar y aceptar digitalmente fácilmente documentos de la empresa. Los documentos se enviarán junto con el correo electrónico de invitación o podrán verse y firmarse en el sitio en una tableta del quiosco. Ejemplos: políticas de la empresa o de visitantes, capacitación, declaraciones de privacidad, acuerdos de confidencialidad.
Firma digital para documentos
Los visitantes pueden firmar y aceptar digitalmente fácilmente documentos de la empresa. Los documentos se enviarán junto con el correo electrónico de invitación o podrán verse y firmarse en el sitio en una tableta del quiosco. Ejemplos: políticas de la empresa o de visitantes, capacitación, declaraciones de privacidad, acuerdos de confidencialidad.
Simplemente registre a los visitantes
Como recepcionista o gerente de oficina, puede registrar a los visitantes o, opcionalmente, delegar el proceso de registro a las personas que originalmente invitaron al huésped. El check-in en Flexopus siempre se realiza de forma digital por una persona interna tan pronto como se completa la verificación del visitante, vía correo electrónico o en el quiosco de visitantes.
Simplemente registre a los visitantes
Como recepcionista o gerente de oficina, puede registrar a los visitantes o, opcionalmente, delegar el proceso de registro a las personas que originalmente invitaron al huésped. El check-in en Flexopus siempre se realiza de forma digital por una persona interna tan pronto como se completa la verificación del visitante, vía correo electrónico o en el quiosco de visitantes.
Lista de visitantes digital
Los administradores tienen una descripción general completa de todas las invitaciones de visitantes en Flexopus y pueden ver qué invitados están actualmente en la oficina. Si bien los usuarios normales solo ven los visitantes que ellos mismos han invitado, los administradores también tienen la opción de crear invitaciones en nombre de otros y editar visitas existentes.
Lista de visitantes digital
Los administradores tienen una descripción general completa de todas las invitaciones de visitantes en Flexopus y pueden ver qué invitados están actualmente en la oficina. Si bien los usuarios normales solo ven los visitantes que ellos mismos han invitado, los administradores también tienen la opción de crear invitaciones en nombre de otros y editar visitas existentes.
Soluciones de hardware recomendadas
*Actualmente solo ofrecemos soporte de software oficial para los dispositivos enumerados en la tienda de socios B2B. También puede instalar Flexopus en otros dispositivos, pero solo podemos brindar soporte limitado para estos, ya que no contamos con ningún dispositivo de prueba internamente.
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¿Cuáles son las ventajas de una aplicación de gestión de visitantes?
Gestión eficiente de visitantes
El uso de software de gestión de visitantes acelera el proceso. El anfitrión recopila los datos básicos del visitante con antelación a través de la aplicación. El visitante confirma sus datos online o in situ en una tableta en tan sólo unos segundos. Haga su proceso de entrada más digital y eficiente con Flexopus.
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Experiencia profesional para visitantes
Las primeras impresiones son siempre cruciales, especialmente con clientes y visitantes importantes. Al utilizar un software de gestión de visitantes moderno y profesional, puede dejar una impresión profesional y una experiencia de visitante única que también refleje la calidad de su empresa.
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Resumen de los datos de las visitas
Nuestro software de gestión de visitantes Flexopus registra digitalmente todos los datos de la visita: anfitrión, nombre del visitante incluidos los datos de contacto, período de la visita, información de la empresa y documentos confirmados del visitante. Como administrador, puede ver estos datos y tener siempre una visión general transparente.
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Procesar los datos de los visitantes de forma segura de acuerdo con el RGPD
Según el RGPD, los datos personales solo pueden almacenarse para fines específicos y durante un tiempo limitado. Con la configuración de anonimización de datos individuales en Flexopus, puede proteger los datos de sus visitantes y realizar la anonimización automática de los datos de manera oportuna y segura de acuerdo con su propósito.
Administrar múltiples ubicaciones
Con la aplicación de gestión del lugar de trabajo Flexopus, puede gestionar de forma centralizada a sus visitantes en todas las ubicaciones en un solo software. Los administradores de oficina y el personal de recepción pueden, dependiendo de su autorización, ver a los visitantes en sus propias ubicaciones o en otras sin necesidad de estar físicamente presentes.
Lista de medidas de protección contra incendios
Con la aplicación de gestión de visitantes Flexopus, el personal autorizado puede ver una lista de todos los visitantes activos en el lugar en caso de incendio. Esta lista de verificación ayuda a tener toda la información relevante a mano en tiempo real en caso de emergencia o evacuación y a garantizar que todas las personas hayan abandonado la oficina.
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Preguntas y respuestas sobre la gestión de visitantes
¿Qué características debe tener una aplicación de gestión de visitantes?
Una aplicación de gestión de visitantes como Flexopus debería tener, además del registro de visitantes en línea, también una invitación inteligente (para completar datos personales, confirmar avisos de protección de datos, proporcionar información sobre la hora de la visita, direcciones u opciones de estacionamiento), un saludo digital moderno en recepción y una función de check-in/check-out sin inconvenientes. Los datos deberán documentarse individualmente, en función de la finalidad, de conformidad con la normativa de protección de datos.
¿Cómo puedo reconocer un buen sistema de registro de visitantes?
Un buen sistema de gestión de visitantes debe mapear el proceso desde la invitación de un huésped, pasando por la recepción y el check-out, de una manera fácil de usar y autoexplicativa. Debería ofrecer muchas opciones de configuración individuales para reflejar mejor los procesos individuales. Preste especial atención a la configuración de protección de datos y privacidad, así como a la ubicación de almacenamiento de datos.
¿Cómo la gestión digital de visitantes garantiza una mayor seguridad?
La gestión de visitantes es una herramienta importante para la información y la seguridad de los visitantes. Seguridad de la información: Los visitantes deben conocer y cumplir las políticas de la empresa, por ejemplo: Prohibición de grabaciones de vídeo o restricciones de acceso a zonas sensibles. Certificaciones como ISO27001 o TISAX pueden prescribir dichos procesos para garantizar la protección de la información. Seguridad de los visitantes: una gestión eficiente de los visitantes también favorece la protección contra incendios. En caso de emergencia, es útil tener a mano una lista completa de las personas evacuadas. Además, se pueden integrar planes de evacuación e instrucciones de seguridad en el registro de visitantes.
¿Cómo documento a los visitantes de acuerdo con la normativa ISO 27001 / TISAX?
Algunos documentos deben ser firmados por los visitantes, otros sólo necesitan ser reconocidos. Los siguientes documentos se utilizan con frecuencia para un proceso eficaz de gestión de visitantes. Todos estos documentos y más se pueden confirmar o firmar con antelación por correo electrónico utilizando el registro de visitantes digital de Flexopus o, alternativamente, en el sitio a través de una terminal de quiosco en la recepción. Política de privacidad: De acuerdo con el RGPD, los visitantes deben ser informados sobre el procesamiento de sus datos personales, incluido el propósito, la duración, los derechos y los controladores del procesamiento de datos, así como los derechos de revocación. Política de visitas: Política que establece las reglas de conducta al visitar la oficina, como la prohibición de tomar fotografías y videos o el acceso a áreas de seguridad. Instrucciones de seguridad: Información sobre protección contra incendios, prevención de accidentes y plan de evacuación. Acuerdo de confidencialidad: para proteger información confidencial, ya que los visitantes pueden obtener acceso a información confidencial o escuchar conversaciones.
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