Oficinas diáfanas: ventajas, desventajas, normas y soluciones

Las oficinas diáfanas facilitan una comunicación ágil, un uso flexible del espacio y un intercambio rápido entre equipos. Al mismo tiempo, el ruido, las distracciones y la falta de espacios privados pueden dificultar la concentración. Por ello, la idoneidad de una oficina diáfana para una empresa depende en gran medida de su diseño, de las tareas a realizar y de las necesidades de los empleados.

En este artículo descubrirá las ventajas y desventajas de las oficinas diáfanas, qué requisitos son relevantes para su planificación y qué medidas permiten reducir los problemas habituales.

¿Qué es una oficina diáfana?

Una oficina diáfana es un espacio de trabajo amplio y continuo donde se disponen numerosos puestos sin separaciones físicas completas. Se caracteriza por líneas de visión abiertas y áreas de trabajo compartidas.

Según la norma técnica para lugares de trabajo ASR A1.2 , se consideran oficinas diáfanas aquellos espacios de oficina o puestos con pantalla que ocupan una superficie continua de al menos 400 m². La norma no especifica un número mínimo fijo de empleados. Para la planificación, se calcula una superficie de entre 12 y 15 m² por puesto de trabajo, debido a la mayor necesidad de zonas de paso y a las posibles perturbaciones acústicas y visuales.

Sin embargo, las oficinas diáfanas modernas no consisten necesariamente en largas filas de escritorios idénticos. Gracias a zonas de retiro, salas de reuniones, cabinas telefónicas y diferentes áreas de trabajo, hoy en día es posible diseñar espacios abiertos de forma mucho más diferenciada.

Oficina diáfana u oficina "Open Space": ¿cuál es la diferencia?

Los términos oficina diáfana y oficina "Open Space" se utilizan a menudo como sinónimos, pero no siempre describen el mismo concepto.

Una oficina diáfana clásica se refiere, en primer lugar, a una gran superficie continua con numerosos puestos de trabajo. Una oficina "Open Space" moderna suele ir un paso más allá: el espacio abierto se divide deliberadamente en diferentes áreas funcionales.

Esto puede incluir, por ejemplo, zonas de concentración, puestos de trabajo en equipo, salas de reuniones, cabinas telefónicas y áreas de comunicación informal.

Mientras que en la oficina diáfana el protagonismo suele recaer en el tamaño y la estructura abierta del espacio, un concepto moderno de "Open Space" se centra más en integrar diferentes actividades laborales dentro de una misma superficie.

Explicamos detalladamente cómo planificar y zonificar un concepto de este tipo en nuestra guía sobre la oficina Open Space.

Oficina diáfana: ventajas y desventajas

Ahora que hemos aclarado los términos, surge la pregunta de qué ventajas e inconvenientes conlleva realmente trabajar en oficinas diáfanas. Lo mejor es empezar por ti mismo y comprobar qué requisitos debería cumplir el ambiente de trabajo al comenzar un nuevo empleo. 

¿Qué tamaño debería tener la empresa en la que planeas trabajar? ¿Qué modelos de jornada laboral se ofrecen allí y qué opciones tienes para decidir por ti mismo si puedes estar en el teletrabajo o si es obligatorio asistir a la oficina? 

Reflexionar sobre esto de antemano puede ser útil para simplificar la toma de decisiones respecto a las oficinas abiertas. Si necesitas más ayuda para decidir, ¡cuenta con ello!

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Ventajas de una oficina abierta

Fomento de la colaboración

• Facilita el trabajo conjunto y el intercambio de ideas
• Conduce a soluciones innovadoras y a un trabajo en equipo más sólido
• Aumento de la productividad y la creatividad
• Necesario para el desarrollo ágil de proyectos

Diseño de trabajo flexible

• Apoya el uso dinámico del espacio con escritorios compartidos y zonas comunes
• Los equipos híbridos eligen sus puestos de trabajo según sus necesidades
• Aumento de la experiencia colaborativa y la productividad mediante la autonomía y la variedad

Cultura corporativa unificada

• Promueve la igualdad y la apertura al eliminar barreras físicas
• Facilita las interacciones independientemente del cargo
• Apoyo y intercambio de conocimientos entre compañeros
• Aumento de la diversión y el compromiso en el trabajo

Ahorro de costes

• Reducción de los gastos de oficina (alquiler, electricidad, mobiliario, etc.)
• Uso eficiente de menos metros cuadrados para más empleados

Desventajas de una oficina diáfana

Contaminación acústica y distracciones

• Ausencia de paredes que absorban el sonido
• Las llamadas telefónicas y las conversaciones distraen
• Menor productividad
• Mayor estrés en el equipo

Privacidad limitada

• Escasa privacidad debido al diseño abierto
• Dificultad para concentrarse o mantener la discreción
• Incomodidad al trabajar bajo la mirada de otros, lo que afecta negativamente al rendimiento

Riesgos para la salud

• Los gérmenes se propagan con mayor facilidad
• Mayor tasa de absentismo por enfermedades y estrés
• Las medidas de higiene cobran especial importancia

Necesidades individuales

• Fomenta la colaboración, pero no es adecuado para todo el mundo
• Los empleados introvertidos o neurodivergentes a menudo necesitan tranquilidad
• Necesidad de un equilibrio entre diferentes tipos de espacios

¿Qué requisitos se aplican a las oficinas diáfanas?

Al planificar una oficina diáfana, se debe tener en cuenta el espacio suficiente para el trabajo, el movimiento y las zonas de paso. Según la normativa ASR A1.2, para las oficinas diáfanas se debe calcular una superficie de unos 12 a 15 metros cuadrados por puesto de trabajo, debido a la mayor necesidad de zonas de paso y a las posibles perturbaciones acústicas y visuales.

Sin embargo, no solo es decisiva la superficie neta. También desempeñan un papel importante unas vías de circulación suficientemente anchas, los puestos de trabajo ergonómicos, la iluminación, la acústica y las zonas de retiro adecuadas.

Las empresas siempre deben evaluar los requisitos concretos en función de los puestos de trabajo, las actividades y las condiciones espaciales de cada caso.

¿Qué normas ayudan en una oficina diáfana?

Además del diseño del espacio, unas normas comunes claras pueden ayudar a reducir las molestias en la oficina diáfana.

Entre las normas más importantes se incluyen:

• trasladar las llamadas telefónicas largas a las zonas designadas para ello,
• respetar los auriculares u otras señales visibles de trabajo concentrado,
• no celebrar reuniones espontáneas directamente en los puestos de trabajo,
• mantener las conversaciones confidenciales en salas cerradas,
• dejar limpios los puestos de trabajo compartidos,
• utilizar las distintas zonas de trabajo según el uso previsto.

Es fundamental que las normas sean comprensibles para todos los empleados y que se apliquen realmente en el día a día laboral.

Reducir el ruido en la oficina diáfana

El ruido es uno de los inconvenientes más frecuentes en las oficinas diáfanas. Las conversaciones, las llamadas telefónicas, los teclados, las reuniones y el tránsito de personas pueden dificultar la concentración y aumentar los niveles de estrés. Por ello, las empresas no deben planificar los espacios de oficina abiertos solo en función del número de puestos de trabajo, sino también teniendo en cuenta la acústica y las situaciones de uso.

Medidas útiles para reducir el ruido en oficinas abiertas:

• paneles divisorios y elementos de techo con propiedades acústicas
• cabinas telefónicas para llamadas y videollamadas
• zonas de enfoque para el trabajo concentrado
• normas claras para llamadas telefónicas y reuniones espontáneas
• áreas de colaboración separadas para el trabajo en equipo
• plantas, alfombras y mobiliario fonoabsorbente
• reserva digital de puestos de trabajo tranquilos

Especialmente en el trabajo híbrido , la reserva de puestos ayuda a seleccionar áreas de trabajo adecuadas de forma específica. Los empleados pueden decidir, según la tarea, si necesitan un lugar tranquilo para concentrarse, un puesto de trabajo en equipo o un área cerca de determinados compañeros.

Por qué el desk sharing tiene sentido en una oficina abierta

La gestión de oficinas se ha convertido en un tema cada vez más importante en todos los sectores durante los últimos años. Independientemente de si se trabaja en una oficina abierta o en oficinas más pequeñas que ofrecen soluciones de desk sharing, contar con el sistema de gestión de oficinas adecuado es esencial para garantizar un flujo de trabajo fluido.

Pero, ¿por qué muchas empresas ubicadas en oficinas abiertas apuestan cada vez más por Desk Sharing ¿o hot desking? Aquí tienes cinco razones por las que el desk sharing facilita el trabajo en oficinas abiertas:

1. Reducción de costes de alquiler e infraestructura: Se necesita menos espacio de oficina y equipamiento.

2. Apoyo a modelos de trabajo flexibles: Ideal para empleados móviles y que trabajan desde casa.

3. Máximo aprovechamiento de los puestos de trabajo: Minimización de escritorios vacíos.

4. Mayor interacción entre equipos: Refuerzo de la colaboración interdepartamental.

5. Puestos de trabajo versátiles: Adaptación a diferentes necesidades laborales.

Si sumamos estos argumentos como herramientas para trabajar en una oficina abierta, resulta fácil entender por qué el desk sharing es un componente esencial de los entornos laborales modernos. 

Cómo ayuda Flexopus a aprovechar las grandes oficinas

Una oficina abierta funciona mucho mejor cuando los empleados pueden identificar rápidamente qué puestos, salas y zonas están disponibles. Precisamente ahí es donde Flexopus ayuda con la reserva digital de puestos, la reserva de salas y los planos interactivos.

Las empresas pueden configurar diferentes áreas en la oficina, como zonas de concentración, zonas de equipo, cabinas telefónicas o espacios de trabajo silenciosos. Los empleados reservan el lugar que mejor se adapta a su tarea y, al mismo tiempo, pueden ver dónde están sentados sus compañeros.

Esto reduce el tiempo de búsqueda, evita el hacinamiento y mejora el uso del espacio de oficina. Especialmente en modelos de trabajo híbridos, Flexopus ayuda a que las oficinas abiertas sean más planificables, transparentes y agradables.

¿Quieres un pequeño adelanto? Aquí tienes tres funciones útiles de Flexopus que hacen que trabajar en una oficina abierta sea pan comido para todos, desde el jefe hasta el empleado más joven.

Reserva de salas de reuniones

Dependiendo del equipamiento y la distribución de tu oficina abierta, reservar salas de reuniones puede convertirse en un obstáculo, ya que en las oficinas diáfanas a menudo falta claridad. Con el sistema de reserva de salas de reuniones de Flexopus, este problema es cosa del pasado: ¡reservar salas nunca fue tan fácil!

Reserva de plazas de aparcamiento

¿Todos tus compañeros están ya de camino a la oficina y tú sigues atrapado en el tráfico? ¡No hay problema! Con el sistema de gestión de aparcamiento de Flexopus, aseguras tu plaza personal para el coche, moto o bicicleta con antelación. ¡Así de fácil!

Plano en tiempo real

¿Dónde estaba exactamente mi contacto para el próximo proyecto? ¿Y cuánto tiempo estaba reservada la cabina telefónica que necesito después?

Un vistazo al plano en tiempo real de Flexopus es suficiente para saberlo todo en un minuto. Práctico, ¿verdad?

Estas y muchas otras funciones, como la función de check-in en el puesto de trabajo, la integración SSO y la aplicación de Microsoft Teams de Flexopus, garantizan una herramienta clara y fácil de usar para tu concepto de escritorio compartido en una oficina abierta.

Conclusión: una oficina abierta necesita más que un espacio diáfano

Trabajar en una oficina abierta puede ser un verdadero acto de equilibrio. Por un lado, fomenta la colaboración, facilita el intercambio de ideas y puede aumentar la productividad y la creatividad. Tienes opciones de trabajo flexibles y una cultura corporativaunificada que promueve la interacción entre compañeros y el disfrute en el trabajo. Además, se ahorran costes considerables en alquiler y equipamiento.

Por otro lado, el ruido constante y las distracciones de las oficinas abiertas pueden convertirse en un problema, reduciendo la productividad y aumentando el estrés. La privacidad suele ser escasa, lo que puede resultar especialmente estresante para empleados introvertidos o neurodivergentes. 

El desk sharing reduce costes, favorece modelos de trabajo flexibles e híbridos, garantiza la máxima ocupación de los puestos de trabajo y, con herramientas como Flexopus , se vuelve mucho más sencillo y eficiente.