Oficina diáfana: ventajas, desventajas, normas y soluciones

Las oficinas diáfanas facilitan la comunicación, el uso flexible del espacio y el intercambio rápido entre equipos. Sin embargo, el ruido, las distracciones y la falta de privacidad pueden dificultar la concentración. Por ello, la idoneidad de este modelo depende del diseño, las tareas y las necesidades de los empleados.

En este artículo analizamos las ventajas y desventajas de las oficinas diáfanas, los requisitos de planificación relevantes y las medidas para reducir los problemas habituales.

¿Qué es una oficina diáfana?

Una oficina diáfana es un espacio de trabajo amplio y conectado donde se ubican numerosos puestos sin separaciones físicas completas. Se caracteriza por líneas de visión abiertas y áreas de trabajo compartidas.

Según la norma técnica ASR A1.2, se considera oficina diáfana aquella con una superficie continua de al menos 400 m². La norma no especifica un número mínimo de empleados. Para la planificación, se calculan entre 12 y 15 m² por puesto debido a la necesidad de zonas de paso y posibles molestias acústicas o visuales.

No obstante, las oficinas diáfanas modernas no consisten necesariamente en largas filas de escritorios idénticos. Gracias a zonas de retiro, salas de reuniones, cabinas telefónicas y áreas diferenciadas, hoy es posible diseñar espacios abiertos mucho más versátiles.

Oficina diáfana u Open Space: ¿cuál es la diferencia?

Los términos oficina diáfana y Open Space suelen usarse como sinónimos, aunque no siempre describen el mismo concepto.

Una oficina diáfana clásica se refiere, ante todo, a un gran espacio conectado con numerosos puestos. Un Open Space moderno suele ir un paso más allá: el área abierta se divide deliberadamente en distintas zonas funcionales.

Esto puede incluir, por ejemplo, zonas de concentración, puestos para equipos, salas de reuniones, cabinas telefónicas y áreas de comunicación informal.

Mientras que en la oficina diáfana suele primar el tamaño y la estructura abierta, el concepto moderno de Open Space se centra más en integrar diferentes actividades laborales dentro de un mismo espacio.

Explicamos detalladamente cómo planificar y zonificar este concepto en nuestra guía sobre Open Space.

Oficina diáfana: ventajas y desventajas

Una vez aclarados los términos, surge la pregunta de qué ventajas e inconvenientes conlleva trabajar en oficinas diáfanas. Lo mejor es empezar por ti mismo y evaluar qué requisitos necesitas en tu entorno laboral al comenzar un nuevo puesto.

¿Qué tamaño debería tener la empresa en la que planeas trabajar? ¿Qué modelos de trabajo híbrido ofrecen y qué posibilidades tienes de decidir si puedes trabajar desde casa o si es obligatorio acudir a la oficina?

Reflexionar sobre esto de antemano puede ser útil para facilitar la toma de decisiones respecto a las oficinas diáfanas. Si necesitas más ayuda para decidir, ¡estaremos encantados de ayudarte!

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Ventajas de una oficina diáfana

Fomento de la colaboración

• Facilita la colaboración y el intercambio de ideas
• Conduce a soluciones innovadoras y a un trabajo en equipo más sólido
• Aumento de la productividad y la creatividad
• Necesario para el desarrollo ágil de proyectos

Diseño de trabajo flexible

• Apoya el uso dinámico del espacio con escritorios compartidos y zonas comunes
• Los equipos híbridos eligen sus puestos de trabajo según sus necesidades
• Aumento de la experiencia colaborativa y la productividad gracias a la autonomía y la variedad

Cultura corporativa unificada

• Promueve la igualdad y la apertura al eliminar barreras físicas
• Facilita las interacciones independientemente del cargo
• Apoyo e intercambio de conocimientos entre compañeros
• Mayor disfrute y compromiso en el trabajo

Ahorro de costes

• Reducción de los gastos de oficina (alquiler, electricidad, mobiliario, etc.)
• Uso eficiente de menos metros cuadrados para más empleados

Desventajas de una oficina diáfana

Contaminación acústica y distracciones

• Ausencia de paredes que absorban el sonido
• Las llamadas telefónicas y las conversaciones distraen
• Menor productividad
• Mayor estrés en el equipo

Privacidad limitada

• Escasa privacidad debido al diseño abierto
• Dificultad para concentrarse o mantener la discreción
• Incomodidad al trabajar bajo la mirada de otros, lo que afecta negativamente al rendimiento

Riesgos para la salud

• Los gérmenes se propagan con mayor facilidad
• Mayor tasa de absentismo por enfermedades y estrés
• Las medidas de higiene cobran especial importancia

Necesidades individuales

• Fomenta la colaboración, pero no es adecuado para todo el mundo
• Los empleados introvertidos o neurodivergentes suelen necesitar tranquilidad
• Necesidad de un equilibrio entre diferentes tipos de espacios

¿Qué requisitos se aplican a las oficinas diáfanas?

Al planificar una oficina diáfana, se debe tener en cuenta que haya suficiente espacio de trabajo, de circulación y de tránsito. Según la normativa ASR A1.2, para las oficinas diáfanas se debe calcular una superficie de entre 12 y 15 metros cuadrados por puesto de trabajo, debido a la mayor necesidad de espacio de circulación y a las posibles perturbaciones acústicas y visuales.

Sin embargo, lo decisivo no es solo la superficie. Unos pasillos lo suficientemente anchos, puestos de trabajo ergonómicos, la iluminación, la acústica y espacios adecuados para retirarse también desempeñan un papel importante.

Las empresas siempre deben evaluar los requisitos concretos en función de los puestos de trabajo, las actividades y las condiciones espaciales de cada caso.

¿Qué normas ayudan en una oficina diáfana?

Además del diseño del espacio, unas normas comunes claras pueden contribuir a reducir las interrupciones en las oficinas diáfanas.

Entre las normas más importantes se incluyen:

• trasladar las llamadas telefónicas largas a las zonas previstas para ello,
• respetar los auriculares u otras señales visibles de trabajo concentrado,
• no celebrar reuniones espontáneas directamente en los puestos de trabajo,
• mantener las conversaciones confidenciales en salas cerradas,
• dejar limpios los puestos de trabajo compartidos,
• utilizar las distintas zonas de trabajo según su uso previsto.

Es fundamental que las normas sean comprensibles para todos los empleados y que se apliquen realmente en el día a día laboral.

Reducir el ruido en la oficina diáfana

El ruido es uno de los inconvenientes más frecuentes en las oficinas diáfanas. Las conversaciones, las llamadas telefónicas, los teclados, las reuniones y el tránsito de personas pueden dificultar la concentración y aumentar los niveles de estrés. Por ello, las empresas no deben planificar las oficinas abiertas solo en función del número de puestos, sino también teniendo en cuenta la acústica y las situaciones de uso.

Algunas medidas útiles contra el ruido en la oficina diáfana son:

• paneles divisorios y elementos de techo con propiedades acústicas
• cabinas telefónicas para conversaciones y videollamadas
• zonas de enfoque para el trabajo concentrado
• normas claras para llamadas telefónicas y reuniones espontáneas
• áreas de colaboración separadas para el trabajo en equipo
• plantas, alfombras y mobiliario fonoabsorbente
• reserva digital de puestos de trabajo tranquilos

Especialmente en el trabajo híbrido, la reserva de puestos de trabajo ayuda a seleccionar áreas específicas de forma dirigida. Dependiendo de la tarea, los empleados pueden decidir si necesitan un lugar tranquilo para concentrarse, un puesto de trabajo en equipo o un área cerca de determinados compañeros.

Por qué el desk sharing tiene sentido en una oficina diáfana

La gestión de oficinas se ha convertido en un tema cada vez más importante en todos los sectores en los últimos años. Independientemente de si se trabaja en una oficina diáfana o en oficinas más pequeñas que ofrecen soluciones de desk sharing, el sistema de gestión de oficinas adecuado es esencial para garantizar un flujo de trabajo sin interrupciones.

Pero, ¿por qué muchas empresas ubicadas en oficinas diáfanas apuestan cada vez más por el desk sharing o el hot desking? Aquí tienes cinco razones por las que el desk sharing facilita el trabajo en una oficina diáfana:

1. Reducción de costes de alquiler e infraestructura: Se requiere menos espacio de oficina y equipamiento.

2. Apoyo a modelos de trabajo flexibles: Ideal para empleados móviles y que trabajan desde casa.

3. Máximo aprovechamiento de los puestos de trabajo: Minimización de escritorios sin utilizar.

4. Mayor interacción entre equipos: Refuerzo de la colaboración interdepartamental.

5. Puestos de trabajo versátiles: Adaptación a diferentes necesidades laborales.

Nimmt man diese Argumente als Hilfsmittel fürs Arbeiten im Großraumbüro zusammen, lässt sich gut erkennen, weshalb Desk Sharing ein wichtiger Bestandteil moderner Arbeitswelten ist. 

Wie Flexopus die Nutzung großer Büroflächen unterstützt

Ein Großraumbüro funktioniert besonders gut, wenn Mitarbeitende schnell erkennen, welche Arbeitsplätze, Räume und Zonen verfügbar sind. Genau hier unterstützt Flexopus mit digitaler Arbeitsplatzbuchung, Raumbuchung und interaktiven Lageplänen.

Unternehmen können verschiedene Bereiche im Großraumbüro abbilden, zum Beispiel Fokuszonen, Teamzonen, Telefonbereiche oder ruhige Arbeitsplätze. Mitarbeitende buchen den Platz, der zu ihrer Aufgabe passt, und sehen gleichzeitig, wo Kolleginnen und Kollegen sitzen.

Das reduziert Suchaufwand, verhindert Überfüllung und verbessert die Nutzung der Bürofläche. Besonders in hybriden Arbeitsmodellen hilft Flexopus dabei, offene Büroflächen planbarer, transparenter und angenehmer zu gestalten.

Ein kleiner Auszug gefällig? Hier sind drei nützliche Flexopus-Features, die das Arbeiten im Großraumbüro für alle, vom Chef bis zum Junior, zum Kinderspiel machen!

Meetingraumbuchung

Je nach Ausstattung und Aufteilung deines Open Space Büros kann es zum Hindernis werden, Besprechungsräume zu buchen, da im Großraumbüro oft die Übersichtlichkeit fehlt. Mit dem Meetingraumbuchungssystem von Flexopus gehört dieses Problem der Vergangenheit an – Raumbuchung leicht gemacht!

Parkplatzbuchung

Alle Kolleg*innen sind bereits auf dem Weg ins Büro und du stehst noch im Stau? Kein Problem! Mit dem Parkplatz Management System von Flexopus sicherst du dir deinen persönlichen Stellplatz fürs Auto, Moped oder Fahrrad schon im Voraus. Easy!

Live Plan

Wo genau finde ich noch gleich meine Ansprechpartnerin fürs anstehende Projekt? Und wie lange war nochmal die Telefonbox gebucht, die ich nachher brauche?

Ein Blick auf den Flexopus Live-Plan genügt und du weißt innerhalb einer Minute Bescheid. Praktisch, oder?

Diese und noch viele weitere Features wie die Check-In Funktion am Arbeitsplatz, die SSO-Integration und die Microsoft Teams-App von Flexopus garantieren ein übersichtliches und einfach zu benutzendes Tool für dein Shared Desk Konzept im Open Space Büro.

Fazit: Ein Großraumbüro braucht mehr als eine offene Fläche

Arbeiten im Großraumbüro kann ein echter Balanceakt sein. Einerseits fördert es die Zusammenarbeit, erleichtert den Ideenaustausch und kann die Produktivität sowie Kreativität steigern. Du hast flexible Arbeitsgestaltungsmöglichkeiten und eine einheitliche Unternehmenskultur, die die Interaktion untereinander und den Spaß an der Arbeit fördert. Außerdem spart man nicht zu vernachlässigende Kosten bei Miete und Ausstattung.

Andererseits kann der ständige Lärm und die Ablenkungen im Großraumbüro auch zum Problem werden, was die Produktivität senken und den Stress erhöhen kann. Privatsphäre ist oft rar gesät, was besonders für introvertierte oder neurodivergente Mitarbeitende belastend sein kann. 

Desk Sharing reduziert Kosten, unterstützt flexible und hybride Arbeitsmodelle, sorgt für maximale Auslastung der Arbeitsplätze und wird mit Tools wie Flexopus deutlich einfacher und effizienter.