Trabajar en una oficina de planta abierta: ventajas y desventajas

Trabajar en una oficina de planta abierta: ¿Qué es exactamente una oficina de planta abierta y qué ventajas y desventajas conlleva trabajar en ella?

La mayoría de la gente percibe el término "oficina de planta abierta" como algo tendencialmente negativo. Inmediatamente vienen a la mente imágenes de películas de Hollywood estadounidenses en las que numerosos empleados, apiñados en un espacio reducido, mantienen llamadas telefónicas ruidosas, lanzan papeles de un lado a otro y el nivel de estrés de los actores es palpable incluso a través de la pantalla.

Que estos escenarios ficticios hace tiempo que dejaron de ser una realidad en la mayoría de los entornos de oficina debería ser tan obvio como el hecho de que las oficinas de planta abierta todavía se consideran en gran parte poco atractivas y no cumplen con los requisitos del mundo laboral moderno.

¿Pero qué hay de cierto en los prejuicios contra las oficinas de planta abierta? Vamos a profundizar en el tema y no solo responderemos a la pregunta de qué es una oficina de planta abierta, sino también qué ventajas y desventajas conllevan.

¿Qué es una oficina de planta abierta: Definición?

Se denomina oficina de planta abierta a un espacio de oficina de al menos 400 m² en el que trabajan simultáneamente un mínimo de 20 empleados. Mucho espacio, se podría pensar. Sin embargo, en realidad, muchas oficinas de planta abierta suelen ofrecer menos espacio del que sería posible. 

Debido a la instalación de plantas, cabinas telefónicas y cubículos de oficina separados, las oficinas de planta abierta suelen ser sorprendentemente estrechas. Por supuesto, esto también está relacionado con el número de empleados que ocupan el espacio de oficina simultáneamente. Además, siempre hay que tener en cuenta que las personas necesitan espacio para moverse. Por no hablar de las vías de escape. 

Entonces, ¿cómo podemos clasificar la oficina de planta abierta? Considerando lo que implica trabajar en una. Las necesidades de cada persona son, como es sabido, bastante diferentes. Sin embargo, se pueden hacer algunas afirmaciones generales sobre las oficinas de planta abierta. Para una mejor orientación, a continuación se presenta el siguiente punto: Ventajas y desventajas de las oficinas de planta abierta.

Oficina de planta abierta: Ventajas y desventajas

Ahora que hemos aclarado los términos, surge la pregunta de qué ventajas y desventajas conlleva realmente trabajar en oficinas de planta abierta. Lo mejor es empezar por ti mismo y revisar qué requisitos debería cumplir el ambiente de trabajo para ti al comenzar un nuevo puesto. 

¿Qué tamaño debería tener la empresa en la que planeas trabajar? ¿Qué modelos híbridos de jornada laboral se ofrecen allí y qué posibilidades tienes de poder decidir si puedes estar en teletrabajo o si es obligatorio asistir a la oficina? 

Realizar estas reflexiones con antelación puede ser útil para simplificar la toma de decisiones en relación con las oficinas de planta abierta. Si necesitas más ayuda para decidir, ¡con gusto!

Ventajas de una oficina de planta abierta

Fomento de la colaboración

• Facilita la colaboración y el intercambio de ideas
• Conduce a soluciones innovadoras y a un mayor trabajo en equipo
• Aumento de la productividad y la creatividad
• Necesario para el desarrollo ágil de proyectos

Organización laboral flexible

• Apoya el uso dinámico del espacio con escritorios compartidos y áreas comunes
• Los equipos híbridos eligen los puestos de trabajo según sus necesidades
• Aumento de la experiencia colaborativa y productividad mediante la autonomía y la variedad

Cultura corporativa unificada

• Fomenta la igualdad y la apertura mediante la eliminación de barreras físicas
• Facilita las interacciones independientemente de la posición
• Apoyo e intercambio de conocimientos entre sí
• Aumento de la diversión y el compromiso en el trabajo

Ahorro de costes

• Reducción de los costes de oficina (alquiler, electricidad, mobiliario, etc.)
• Uso eficiente de menos metros cuadrados para más empleados

Desventajas de una oficina de planta abierta

Ruido y distracciones

• Sin paredes que amortigüen el sonido
• Las llamadas telefónicas y las conversaciones distraen
• Menor productividad
• Mayor estrés en el equipo

Privacidad limitada

• Poca privacidad debido al diseño abierto
• Dificultad para la concentración o la discreción
• Incomodidad al trabajar a la vista de todos, lo que afecta negativamente el rendimiento

Riesgos para la salud

• Los gérmenes se propagan más fácilmente
• Mayor tasa de absentismo debido a enfermedades y estrés
• Las medidas de higiene se vuelven especialmente importantes

Necesidades individuales

• Fomenta la colaboración, pero no es adecuado para todos
• Los empleados introvertidos o neurodivergentes a menudo necesitan tranquilidad
• Necesidad de un equilibrio entre diferentes tipos de espacios

Reducir el ruido en la oficina de planta abierta

El ruido es uno de los inconvenientes más comunes en las oficinas de planta abierta. Las conversaciones, llamadas telefónicas, teclados, reuniones y el tránsito de personas pueden perturbar la concentración y aumentar el nivel de estrés. Por ello, las empresas no solo deben planificar los espacios de oficina abiertos en función del número de puestos de trabajo, sino también de la acústica y las situaciones de uso.

Medidas útiles contra el ruido en la oficina de planta abierta son:

• Paneles divisorios y elementos de techo acústicamente eficaces
• Cabinas telefónicas para llamadas y videollamadas
• Zonas de concentración para trabajo enfocado
• reglas claras para llamadas telefónicas y reuniones espontáneas
• áreas de colaboración separadas para el trabajo en equipo
• plantas, alfombras y muebles fonoabsorbentes
• reserva digital de puestos de trabajo tranquilos

Especialmente con el trabajo híbrido la reserva de puestos de trabajo ayuda a seleccionar áreas de trabajo adecuadas de forma específica. Los empleados pueden decidir, según la tarea, si necesitan un puesto tranquilo para concentrarse, un puesto de trabajo en equipo o un área cerca de compañeros específicos.

Por qué el desk sharing es útil en una oficina de planta abierta

La gestión de oficinas se ha convertido en un tema cada vez más importante en los últimos años en todos los sectores. Independientemente de si se trabaja en una oficina de planta abierta o en oficinas más pequeñas que ofrecen soluciones de desk sharing: el sistema de gestión de oficinas adecuado es esencial para garantizar un flujo de trabajo fluido.

Pero, ¿por qué muchas empresas con oficinas de planta abierta apuestan cada vez más por el desk sharing o el hot desking? Aquí encontrarás cinco razones por las que el desk sharing facilita el trabajo en una oficina de planta abierta:

1. Reducción de los costes de alquiler e infraestructura: Menos espacio de oficina y equipamiento necesarios.

2. Apoyo a modelos de trabajo flexibles: Ideal para empleados móviles y que trabajan desde casa.

3. Máxima ocupación de los puestos de trabajo: Minimización de escritorios sin usar.

4. Mayor interacción entre equipos: Fortalecimiento de la colaboración interdepartamental.

5. Espacios de trabajo diversos: Adaptación a diferentes necesidades laborales.

Si se consideran estos argumentos como herramientas para el trabajo en oficinas de planta abierta, se puede apreciar fácilmente por qué el desk sharing es un componente importante de los entornos de trabajo modernos. 

Cómo Flexopus organiza mejor las oficinas de planta abierta

Una oficina de planta abierta funciona especialmente bien cuando los empleados pueden identificar rápidamente qué puestos de trabajo, salas y zonas están disponibles. Precisamente aquí es donde Flexopus ayuda con la reserva digital de puestos de trabajo, la reserva de salas y los planos interactivos.

Las empresas pueden configurar diferentes áreas en la oficina de planta abierta, por ejemplo, zonas de concentración, zonas de equipo, áreas telefónicas o puestos de trabajo tranquilos. Los empleados reservan el puesto que se adapta a su tarea y al mismo tiempo ven dónde están sentados sus compañeros.

Esto reduce el esfuerzo de búsqueda, evita la saturación y mejora el uso del espacio de oficina. Especialmente en modelos de trabajo híbridos, Flexopus ayuda a hacer que los espacios de oficina abiertos sean más planificables, transparentes y agradables.

¿Qué tal un pequeño adelanto? Aquí hay tres características útiles de Flexopus que hacen que trabajar en una oficina de planta abierta sea un juego de niños para todos, desde el jefe hasta el junior.

Reserva de salas de reuniones

Dependiendo del equipamiento y la distribución de tu oficina de espacio abierto, reservar salas de reuniones puede convertirse en un obstáculo, ya que en las oficinas de planta abierta a menudo falta visibilidad. Con el Sistema de reserva de salas de reuniones de Flexopus, este problema es cosa del pasado: ¡la reserva de salas es muy sencilla!

Reserva de plazas de aparcamiento

¿Todos tus compañeros ya están de camino a la oficina y tú sigues en el atasco? ¡No hay problema! Con el Sistema de gestión de aparcamientos de Flexopus te aseguras tu plaza personal para el coche, la moto o la bicicleta con antelación. ¡Así de fácil!

Plano en vivo

¿Dónde encuentro exactamente a mi persona de contacto para el próximo proyecto? ¿Y cuánto tiempo estaba reservada la cabina telefónica que necesito después?

Basta con un vistazo al plano en vivo de Flexopus y lo sabrás en un minuto. Práctico, ¿verdad?

Estas y muchas otras funciones, como la función de check-in en el puesto de trabajo, la integración SSO y la aplicación de Microsoft Teams de Flexopus garantizan una herramienta intuitiva y fácil de usar para tu concepto de escritorio compartido en la oficina de espacio abierto.

Montar una oficina de espacio abierto

Una buena oficina de espacio abierto no se consigue con el mayor número posible de escritorios en un mismo espacio, sino con una estructura espacial bien pensada. Los empleados necesitan diferentes áreas para diferentes tareas: espacios abiertos para la colaboración, zonas tranquilas para el trabajo concentrado, salas de reuniones y lugares de retiro para conversaciones confidenciales.

Los puntos importantes al montar una oficina de espacio abierto son:

• distancia suficiente entre puestos de trabajo
• buena planificación acústica
• mobiliario ergonómico
• Fuentes de luz natural
• Espacios de trabajo flexibles
• Orientación clara
• Cabinas telefónicas y salas de reuniones
• Sistemas de reserva de puestos de trabajo y salas
• Zonas de retiro para trabajo concentrado

Resumen 

Trabajar en una oficina de planta abierta puede ser un verdadero acto de equilibrio. Por un lado, fomenta la colaboración, facilita el intercambio de ideas y puede aumentar la productividad y la creatividad. Tienes opciones de diseño de trabajo flexibles y una cultura empresarial, que fomenta la interacción entre los empleados y el disfrute en el trabajo. Además, se ahorran costes considerables en alquiler y equipamiento.

Por otro lado, el ruido constante y las distracciones en la oficina de planta abierta también pueden convertirse en un problema, lo que puede reducir la productividad y aumentar el estrés. La privacidad suele ser escasa, lo que puede ser especialmente estresante para empleados introvertidos o neurodivergentes. 

El desk sharing reduce costes, apoya modelos de trabajo flexibles e híbridos, garantiza la máxima ocupación de los puestos de trabajo y se vuelve mucho más sencillo y eficiente con herramientas como Flexopus mucho más sencillo y eficiente.