Escritorio compartido: la solución moderna para empresas híbridas
En un mundo laboral cada vez más caracterizado por la flexibilidad, los modelos híbridos y la eficiencia del espacio, compartir escritorios se está convirtiendo en una estrategia clave para muchas empresas. En lugar de escritorios fijos, las organizaciones modernas confían en modelos de lugar de trabajo flexibles, que no solo ahorran costos sino que también promueven el trabajo en equipo, la sustentabilidad y una cultura laboral orientada al futuro. En esta guía, aprenderá cómo es compartir escritorios en la práctica, qué modelos existen (desde escritorios compartidos hasta trabajo basado en actividades) y qué herramientas, como Flexopus, puede usar para gestionar el cambio con éxito.
Contenido
En un mundo laboral que se caracteriza cada vez más por la flexibilidad y los modelos híbridos, el escritorio compartido se está convirtiendo en una solución central para las empresas: permite un uso más eficiente del espacio de oficina, promueve la colaboración y reduce los costos al mismo tiempo.
Pero compartir escritorios es mucho más que compartir escritorios: requiere tecnologías inteligentes, reglas bien pensadas y un conocimiento de las condiciones marco adecuadas. En esta guía completa, le mostraremos cómo introducir con éxito el escritorio compartido en su empresa y qué herramientas y estrategias pueden ayudarle a lograrlo.
Definir el escritorio compartido
El escritorio compartido describe un modelo de lugar de trabajo en el que los empleados ya no tienen escritorios fijos sino que utilizan espacios de trabajo flexibles. El concepto tiene como objetivo mantener vacante el espacio de oficina, especialmente en tiempos en los que los modelos de trabajo híbridos, como Oficina central y trabajo móvil se vuelven cada vez más populares.
Porque el hecho de que muchos lugares de trabajo permanezcan sin usar ciertos días es una realidad para muchas empresas, y esto se traduce en costos operativos y de alquiler innecesariamente altos. El objetivo es utilizar soluciones para compartir escritorios para crear una cultura de trabajo moderna y dinámica en la que se optimice la utilización de la oficina.
Sin embargo, la implementación exitosa del uso compartido de escritorios naturalmente impone nuevas exigencias a la organización. Por lo tanto, es aún más importante ofrecer un software para compartir escritorios o una aplicación para compartir escritorios que permita a sus empleados reservar su lugar de trabajo con antelación. De esta manera, puede crear vacantes de manera fácil y específica y, por lo tanto Reduzca los costos y logre un uso flexible y basado en las necesidades de su espacio de oficina.
Conceptos para compartir escritorio
Sin embargo, compartir escritorio no significa simplemente compartir escritorios. Comprende varios conceptos y modelos que puede utilizar en función de la estructura de su empresa y de sus requisitos individuales. Esta diversidad hace que los sistemas para compartir escritorios sean particularmente adaptables.
Escritorio compartido
El hot desking es probablemente el modelo de escritorio compartido más conocido. En este caso, las estaciones de trabajo no se reservan con antelación, sino que se utilizan según el principio de «primero en llegar, primero en servir». Este modelo es especialmente adecuado para equipos dinámicos con muchos turnos y, por lo tanto, un reparto en constante cambio. Sin embargo, requiere un alto nivel de organización para que todo funcione sin problemas y todos encuentren un escritorio adecuado.
Escritorio compartido con oficina en casa
Este modelo combina el escritorio compartido con días fijos de oficina en casa. Si sus empleados están en casa ciertos días, es más fácil compartir espacios de trabajo flexibles. Con este concepto, resulta útil ofrecer un software para compartir escritorios para que tus equipos puedan reservar el lugar de trabajo deseado con antelación.
Reserva de escritorio
La reserva de escritorio, también conocida como hotelling, le ofrece la oportunidad de organizar su espacio de oficina de una manera aún más específica. A diferencia de los clásicos escritorios compartidos, tus empleados pueden reservar su lugar de trabajo con antelación durante un período de tiempo más largo. Esto garantiza una estructura clara y evita que surja el caos por la mañana, cuando todos buscan un espacio libre al mismo tiempo.
Zonas de origen
Las zonas residenciales representan un toque personal en el concepto de escritorio compartido. Si bien los modelos clásicos de escritorio compartido dependen en gran medida de los cambios en los lugares de trabajo, las zonas hogareñas les devuelven a los empleados un poco de familiaridad. A los equipos o departamentos se les asignan zonas fijas en las que pueden trabajar de forma flexible sin tener que buscar un nuevo lugar todos los días.
Para sus empleados, esto significa que saben dónde van a trabajar y no se sienten como visitantes en su propia oficina a pesar de compartir el escritorio. Al mismo tiempo, se mantiene la idea básica del modelo de lugar de trabajo flexible.
Trabajo basado en actividades
Trabajo basado en actividades va un paso más allá de los modelos clásicos de escritorio compartido al clasificar los lugares de trabajo no solo según la disponibilidad, sino también según las actividades. La idea es que sus empleados utilicen exactamente el lugar de trabajo que mejor se adapte a sus tareas actuales, ya sea un área tranquila para concentrarse en el trabajo o un espacio creativo para trabajar en equipo y generar ideas.
Esto no solo garantiza una mayor productividad, sino también para una mayor satisfacción, ya que todos pueden trabajar en un entorno que satisfaga sus necesidades o las individuales. Al configurar varias zonas de trabajo, como retiros, espacios colaborativos y áreas con equipamiento técnico, se crea un entorno de trabajo que combina flexibilidad y estructura.
Casos de uso de escritorio compartido
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Compartir escritorios es más que una tendencia: ofrece soluciones reales a los desafíos a los que se enfrentan las empresas modernas todos los días. Lo práctico es que el uso compartido del escritorio se puede adaptar de forma flexible en función del sector, los métodos de trabajo y los objetivos. Estos son algunos ejemplos de aplicaciones:
Caso de uso 1: equipos de proyecto con requisitos cambiantes
Los equipos basados en proyectos se benefician enormemente de un sistema de escritorio compartido. Sus empleados pueden reunirse en zonas de trabajo con condiciones óptimas para sus tareas, ya sea en áreas creativas o en retiros tranquilos. De esta manera, sus equipos siempre encuentran el área adecuada para lograr el éxito de manera rápida y efectiva.
Caso de uso 2: Empresas con modelos de trabajo híbridos
Si su empresa depende de días fijos de oficina en casa, la mayoría de los escritorios permanecen sin usar, pero no con escritorios compartidos. Porque el objetivo de compartir escritorios es maximizar la utilización del espacio de la oficina. Los empleados solo reservan sus lugares de trabajo los días que están en la oficina, lo que permite que los escritorios roten. Cuando una parte del equipo trabaja desde casa, la otra parte ocupa los lugares de trabajo de la oficina. Así es como puedes usar tu espacio de oficina a pesar de modelos de trabajo híbridos Reduzca hábilmente.
Caso de uso 3: Empresas con espacio de oficina limitado
Especialmente en ciudades con altos costos de alquiler, el uso eficiente del espacio de oficinas es esencial y oficinas de planta abierta Difícil de implementar: compartir escritorio es, por lo tanto, la solución ideal, especialmente para nuevas empresas y empresas emergentes. Con un sistema de escritorio compartido bien organizado, puede hacer un uso óptimo de los lugares de trabajo disponibles sin afectar a la satisfacción de los empleados. De esta manera, crea más espacio para crecer sin tener que alquilar espacio adicional.
Los pros y los contras de compartir escritorio
Escritorio compartido ofrece a las empresas una amplia gama de beneficios:
- Eficiencia y reducción de costos: Al utilizar los escritorios de manera flexible, puede maximizar la utilización del espacio de su oficina y, al mismo tiempo, reducir los costos operativos y de alquiler.
- flexibilidad: Sus empleados pueden elegir trabajos en función de sus necesidades y actividades, lo que supone una ventaja para la productividad de su equipo.
- Promover formas modernas de trabajar: Con un organizador para compartir escritorios y un concepto claro, los modelos de trabajo híbridos, como la combinación de oficina en casa y oficina, se pueden implementar sin problemas.
- sostenibilidad: Menos puestos de trabajo significan un menor consumo de recursos, lo que es bueno para el medio ambiente y su presupuesto.
En resumen, compartir escritorio demuestra que usted, como empresa, es flexible, innovadora y está orientada al futuro. Sin embargo, a pesar de sus beneficios, compartir el escritorio también presenta desafíos que las empresas no deben ignorar:
- pérdida de espacio personal: Los empleados que están acostumbrados a un escritorio fijo pueden considerar que compartir lugares de trabajo es impersonal. Esto puede provocar una disminución de la satisfacción laboral, especialmente en los sectores en los que los entornos de trabajo individuales son importantes.
- Complejidad organizacional: Sin un sistema de reservas de escritorios compartidos que funcione bien, el caos y el uso ineficiente del espacio de oficina pueden producirse rápidamente. Por lo tanto, herramientas como Flexopus son esenciales para presentar la disponibilidad de forma transparente y permitir las reservas.
- Higiene y orden: En un entorno en el que los escritorios son utilizados por varias personas, las normas como la Política de escritorio limpio son esenciales para evitar desórdenes y conflictos.
Al abordar estos desafíos desde el principio e integrar las soluciones adecuadas, puede garantizar la aceptación y el éxito del uso compartido de escritorios en su empresa.
Matriz de evaluación para compartir escritorios
He aquí un resumen de cómo se comparan los distintos modelos de trabajo:
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Kriterien
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Gewichtung
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Option 1: Desk Sharing
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Option 2: Hybrides Arbeiten | Option 3: Feste Arbeitsplätze |
|---|---|---|---|---|
| Kostenersparnis | 40% | 5 (sehr gut) | 4 (gut) | 2 (schlecht) |
| Mitarbeiterzufriedenheit | 30% | 4 (gut) | 5 (sehr gut) | 3 (befriedigend) |
| Flexibilität | 20% | 5 (sehr gut) | 4 (gut) | 1 (schlecht) |
| Nachhaltigkeit | 10% | 4 (gut) | 3 (befriedigend) | 2 (schlecht) |
| Gesamtbewertung | 100% | 4,5 | 4,3 | 2,4 |
Herramientas para compartir escritorio
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Como puede ver, es esencial implementar las tecnologías adecuadas para que el escritorio compartido funcione sin problemas en su organización. Las siguientes herramientas facilitan la organización, garantizan una gestión transparente de sus lugares de trabajo y garantizan la satisfacción de los empleados:
Software para la reserva de puestos de trabajo
Si quieres evitar el caos en la oficina, no puedes evitar el software de reservas en el lugar de trabajo. Cada vez son más las empresas que se centran en Flexopus, un potente software para compartir escritorios diseñado específicamente para facilitar la administración de espacios de trabajo flexibles.
Sus empleados pueden reservar fácilmente lugares de trabajo a través de la intuitiva aplicación para compartir escritorios, ya sea por adelantado o de forma espontánea. La visión general en tiempo real garantiza que los puestos vacantes se encuentren rápidamente y sin confusión. Flexopus también impresiona por su valor herramientas de análisis, con la que puede obtener información valiosa, ideal para reducir los costos y aumentar la eficiencia a largo plazo.
oficina sin papel
Una oficina sin papel contribuye a la sostenibilidad de los escritorios compartidos. Las herramientas de escaneo digitalizan los documentos de forma rápida y confiable para que sus empleados puedan acceder a ellos en cualquier momento y lugar. ¡Muere Desmaterialización También minimiza la dependencia de los materiales de trabajo físicos y facilita la organización en un entorno sin lugares de trabajo fijos. Al mismo tiempo, una oficina sin papel contribuye a la sostenibilidad al reducir el consumo de papel y los costos de archivo.
Pantallas y sensores
Los sensores conectados a los escritorios ayudan a tu equipo a realizar un seguimiento de los espacios de trabajo ocupados y disponibles. Muestran en tiempo real qué espacios se están utilizando actualmente y, por lo tanto, permiten una gestión transparente del espacio de su oficina. Las pantallas también pueden recopilar datos de uso, que puede utilizar para optimizar su concepto de escritorio compartido. Acabo de entrar Oficinas de espacio abierto o cuando se integra el trabajo basado en actividades, esta tecnología es particularmente práctica.
Códigos QR
Si no quieres invertir necesariamente en sensores caros, los códigos QR podrían facilitar la reserva y la gestión de las estaciones de trabajo en tu sistema de escritorio compartido. Esto permite a sus empleados simplemente escanear un código QR en su lugar de trabajo para marcarlo como ocupado o reservarlo. Este método es intuitivo, rápido e ideal para las empresas que buscan una solución sencilla para organizar la disponibilidad de los lugares de trabajo.
Proveedor de nube
Un proveedor de nube fiable es esencial para que todos los archivos y aplicaciones estén disponibles de forma centralizada, ya que es la única forma en que sus equipos pueden realizar su trabajo de forma eficaz desde cualquier lugar. Especialmente si sus empleados trabajan habitualmente en Oficina central , también deben poder acceder fácilmente a sus materiales de trabajo allí. Por supuesto, la seguridad y el cumplimiento del RGPD deben ser primordiales a la hora de elegir un proveedor.
software de comunicación
Un software de comunicación eficaz también es importante para conectar a los equipos en el modelo de escritorio compartido, especialmente cuando obra híbrida. Herramientas como Microsoft Teams, Slack o Zoom permiten una comunicación fluida, reuniones virtuales y una colaboración eficiente, independientemente de dónde se encuentren sus empleados. Estos programas también fomentan la dinámica del equipo y garantizan que todos los involucrados estén al día.
Equipos de TI como ordenadores portátiles, teléfonos inteligentes, auriculares, teclados
El escritorio compartido requiere un equipo de TI flexible y móvil para que sus empleados puedan trabajar en cualquier lugar de trabajo como si estuvieran en la oficina. Los ordenadores portátiles ligeros y potentes, los teclados ergonómicos y los auriculares con funciones de cancelación de ruido crean un entorno de trabajo productivo, tanto si se trabaja desde casa como si se trabaja en una oficina ajetreada. El equipo adecuado facilita el cambio entre la oficina, la oficina doméstica y mientras viaja, y ocupa poco espacio cuando Ir al trabajo.
VPN
Una red privada virtual (VPN) es crucial para garantizar la seguridad de los datos durante el uso compartido del escritorio. Porque cuando sus empleados acceden a los datos de la empresa desde diferentes ubicaciones, necesita una conexión segura. Una VPN protege la información confidencial del acceso externo y garantiza que sus equipos puedan trabajar de forma un poco más segura incluso en redes abiertas, independientemente de si trabajan con datos confidenciales y personales en su empresa o no.
películas de privacidad
En un entorno de trabajo flexible, las películas de privacidad proporcionan una protección de datos adicional. Impiden que otras personas vean la información confidencial de los monitores, una forma sencilla pero eficaz de mantener la confidencialidad.
Cuota de escritorio compartido
Quiere implementar el escritorio compartido para reducir sus costos de alquiler, pero no sabe cuánto espacio de oficina ¿Lo necesitas idealmente? El cálculo de su cuota individual de escritorios compartidos proporciona respuestas a esta pregunta.
La tasa de escritorios compartidos muestra la relación entre el número de empleados y los lugares de trabajo disponibles en una oficina. El objetivo es tener menos puestos de trabajo disponibles que empleados, ya que nunca todos están en la oficina al mismo tiempo debido a la oficina desde casa, los viajes de negocios, las vacaciones u otras ausencias.
Una cuota bien pensada para compartir escritorio le ayuda a aprovechar al máximo los beneficios del uso compartido de escritorio. Para garantizar esto, debes tener en cuenta los siguientes aspectos:
- Analice la frecuencia con la que sus empleados están realmente en la oficina. Los estudios muestran que los empleados están presentes físicamente solo 2,5 días a la semana en promedio.
- Considera qué miembros del equipo tienen días fijos de oficina en casa y cómo esto afecta la carga de trabajo de la oficina.
- Algunos departamentos o funciones requieren la presencia física en la oficina con más frecuencia que otros. Planifique para cumplir con estos requisitos.
- Asegúrese de que el espacio ofrezca suficiente flexibilidad para implementar la cuota deseada de escritorios compartidos, pero ergonomía No obstante, se cumplen los requisitos del lugar de trabajo.
Cálculo de la tasa de escritorios compartidos
El cálculo de Cuota de escritorio compartido se basa en un análisis de la carga de oficinas. Se lleva a cabo mediante la siguiente fórmula:
Tasa de escritorios compartidos = número de empleados/número de escritorios disponibles
Pero, ¿qué dice entonces la cuota calculada?
- Proporción superior a 1: Tiene más empleados que puestos de trabajo. Ideal para empresas con modelos de trabajo híbridos o con un uso intensivo de la oficina en casa.
- Cita de 1: Cada miembro del equipo tiene un escritorio fijo. Esto está en línea con un modelo de lugar de trabajo tradicional.
- Calificación inferior a 1: hay más escritorios que empleados, lo que indica un exceso de capacidad.
En principio, debe aspirar a una tasa de escritorios compartidos superior al 1%, ya que garantiza un uso eficiente del espacio de oficina y le permite reducir los costos. Sin embargo, al mismo tiempo, esta cuota también requiere una organización óptima del concepto de escritorio compartido, por lo que no deberías perderte el software adecuado para compartir escritorios con esta cuota.
Estudios sobre compartición de escritorio
Los beneficios de compartir escritorios en los modelos de trabajo híbridos pueden demostrarse no solo con ejemplos prácticos, sino también con estudios bien fundamentados.
Un estudio muestra que las empresas pueden reducir sus costos hasta en un 30% si comparten escritorios al utilizar el espacio de oficina de manera más eficiente. Este ahorro tiene un impacto directo en los costos operativos, incluidos el alquiler, la energía y el mantenimiento. Esto hace que compartir escritorios sea una solución atractiva desde el punto de vista económico, especialmente en áreas urbanas con altos alquileres de oficinas.
Estudios a largo plazo realizados por la Universidad Heinrich Heine de Düsseldorf han demostrado que los empleados que trabajan desde casa no solo trabajan de forma productiva, sino que incluso pueden mejorar su rendimiento. Según los resultados, el productividad Esto se debe principalmente a un entorno de trabajo más silencioso y a la capacidad de ajustar su propio ritmo de trabajo. Estos resultados subrayan la importancia de los modelos de trabajo híbridos que combinan la oficina en casa y el trabajo de oficina.
Según un estudio de Deloitte, dos tercios de las empresas alemanas planean integrar permanentemente modelos de trabajo flexibles, como el escritorio compartido o el trabajo híbrido. La razón: los empleados aprecian la flexibilidad que les permite organizar de forma individual sus horarios y ubicaciones de trabajo. Las empresas que ofrecen estos modelos se benefician de una mayor satisfacción de los empleados y de una mayor retención de sus talentos.
Al mismo tiempo, un estudio realizado por el Instituto de Trabajo y Salud del Seguro Social Alemán de Accidentes muestra que compartir el escritorio también puede provocar estrés psicológico. El estrés causado por la búsqueda diaria de empleo o las dificultades para adaptarse a los entornos cambiantes son algunos de los desafíos más comunes que deben superarse. Los sujetos del examen también se quejaron de que no habían tenido la oportunidad de participar en la introducción del escritorio compartido.
Reglas para compartir escritorios: cómo funciona con éxito el trabajo flexible
Para que el uso compartido de escritorios funcione sin problemas, es importante establecer reglas claras. Por supuesto, las normas varían de una empresa a otra, pero hay dos aspectos fundamentales que se aplican a todos: la etiqueta al tratar con los demás y el cumplimiento de una política de limpieza del escritorio.
Etiqueta para compartir escritorio: consideración y respeto
Un entorno de trabajo agradable depende de la consideración mutua. Compartir el escritorio requiere que los empleados sean flexibles pero también respetuosos al usar juntos los lugares de trabajo. Esto incluye:
- Los empleados deben dejar su asiento como les gustaría encontrarlo: ordenado y libre de objetos personales.
- La discreción es importante en las áreas de trabajo compartidas para no molestar a los demás.
- Debe respetarse el sistema de reservas en el lugar de trabajo. Solo se deben utilizar las plazas reservadas con antelación para evitar conflictos.
- Una cultura amistosa y respetuosa es clave para aprovechar todo el potencial de compartir escritorios.
Política de escritorio limpio: el orden como principio
Morir Política de escritorio limpio es una parte esencial del uso compartido del escritorio. Los empleados están obligados a no dejar ningún objeto personal o información confidencial en sus escritorios al final de la jornada laboral.
Con una política de escritorio limpio claramente formulada, se genera transparencia y se asegura de que todos los empleados se beneficien de un entorno de trabajo decente y de que la protección de los datos esté garantizada.
Ley de escritorio compartido
Los aspectos legales del uso compartido de escritorios no deben subestimarse. Desde la protección de datos hasta los requisitos individuales, hay puntos importantes que las empresas deben tener en cuenta.
Protección de datos durante el uso compartido del escritorio
La protección de los datos confidenciales desempeña un papel fundamental a la hora de compartir escritorios. Dado que las estaciones de trabajo son utilizadas por varios empleados, es particularmente importante cumplir con los requisitos de protección de datos para proteger la información del acceso no autorizado. Como empresa, debe tomar las medidas adecuadas para garantizar la confidencialidad de los documentos, dispositivos y sistemas digitales.
Un punto clave es la introducción de una política de escritorio limpio. Además, las películas de privacidad para monitores se pueden utilizar para evitar que terceros las vean.
La formación regular de los empleados sobre las normas de protección de datos y las medidas de seguridad también es esencial, ya que promueve la conciencia sobre el uso responsable de los datos.
Participación de los representantes de los empleados
Al introducir el escritorio compartido, debes involucrar a los representantes de los empleados desde el principio, porque, como ya se mencionó, el derecho a opinar es un aspecto importante para tus equipos. Siempre se debe consultar al comité de empresa a la hora de diseñar las condiciones de trabajo, de modo que se puedan tener en cuenta los intereses y las necesidades de los trabajadores. Porque el diálogo transparente ayuda a reducir la resistencia y a crear aceptación.
Derecho legal a un trabajo
Un punto de discusión común es si los empleados tienen el derecho legal a un trabajo permanente. Según la legislación laboral, esto no está regulado explícitamente. Sin embargo, los empleadores deben asegurarse de que haya suficientes puestos de trabajo disponibles para todos los empleados y de que ellos determinen requisiciones cumplen, incluso con modelos híbridos.
Con las herramientas adecuadas, reglas claras y una planificación cuidadosa, el escritorio compartido se está convirtiendo en un modelo exitoso que satisface tanto las necesidades de los empleados como los requisitos del mundo laboral. Flexopus es su socio para planificar, reservar y gestionar sus estaciones de trabajo sin problemas y de conformidad con las normas de protección de datos. ¡Pruébelo ahora!
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