Escritorio compartido: la solución moderna para empresas híbridas

También puede gestionar las estaciones de trabajo con el software Flexopus Desk Sharing.

En un mundo laboral que depende cada vez más de la flexibilidad y modelos híbridos se caracteriza por compartir escritorios se está convirtiendo en una solución central para las empresas: permite un uso más eficiente del espacio de oficina, promueve la colaboración y reduce los costos al mismo tiempo.

Pero compartir escritorios es mucho más que compartir escritorios: requiere tecnologías inteligentes, reglas bien pensadas y un conocimiento de las condiciones marco adecuadas. En esta guía completa, le mostraremos cómo introducir con éxito el escritorio compartido en su empresa y qué herramientas y estrategias pueden ayudarle a lograrlo.

¿Qué es el escritorio compartido?

La definición de escritorio compartido (también escritorio compartido o escritorio compartido) hace referencia a un modelo de lugar de trabajo en el que los empleados ya no tienen escritorios fijos sino que utilizan estaciones de trabajo flexibles o escritorios compartidos. El concepto tiene como objetivo mantener vacante el espacio de oficina, especialmente en tiempos en los que los modelos de trabajo híbridos, como Oficina central y trabajo móvil se vuelven cada vez más populares.

Porque el hecho de que muchos lugares de trabajo permanezcan sin usar ciertos días es una realidad para muchas empresas, y esto se traduce en costos operativos y de alquiler innecesariamente altos. El objetivo es utilizar soluciones para compartir escritorios para crear una cultura de trabajo moderna y dinámica en la que se optimice la utilización de la oficina.

Sin embargo, la implementación exitosa del uso compartido de escritorios naturalmente impone nuevas exigencias a la organización. Es aún más importante tener un Software para compartir escritorios u ofrezca una aplicación para compartir escritorios que permita a sus empleados reservar su lugar de trabajo con antelación. De esta manera, puede reducir de manera fácil y específica las vacantes y, por lo tanto, los costos y crear una solución flexible y uso apropiado de su espacio de oficina lograr.

Modelos para compartir escritorios de un vistazo

Sin embargo, compartir escritorio no significa simplemente compartir escritorios. Comprende varios conceptos y modelos que puede utilizar en función de la estructura de su empresa y de sus requisitos individuales. Esta diversidad hace que los sistemas para compartir escritorios sean particularmente adaptables.

Escritorio compartido

Escritorio compartido es probablemente el modelo de escritorio compartido más conocido. En este caso, las estaciones de trabajo no se reservan con antelación, sino que se utilizan según el principio de «primero en llegar, primero en servir». Este modelo es especialmente adecuado para equipos dinámicos con muchos turnos y, por lo tanto, un reparto en constante cambio. Sin embargo, requiere un alto nivel de organización para que todo funcione sin problemas y todos encuentren un escritorio adecuado.

Escritorio compartido con oficina en casa

Este modelo combina el escritorio compartido con días fijos de oficina en casa. Si sus empleados están en casa ciertos días, es más fácil compartir espacios de trabajo flexibles. Con este concepto, resulta útil ofrecer un software para compartir escritorios para que tus equipos puedan reservar el lugar de trabajo deseado con antelación.

Reserva de escritorio

Reserva de escritorio, también conocido como hotelling, le ofrece la oportunidad de organizar su espacio de oficina de forma aún más específica. A diferencia de los clásicos escritorios compartidos, sus empleados pueden reservar su lugar de trabajo con antelación durante un período de tiempo más largo. Esto garantiza una estructura clara y evita que surja el caos por la mañana, cuando todos buscan un espacio libre al mismo tiempo.

Zonas de origen

Zonas de origen representan un toque personal en el concepto de escritorio compartido. Si bien los modelos clásicos de escritorio compartido dependen en gran medida de los cambios en los lugares de trabajo, las zonas hogareñas les devuelven a los empleados un poco de familiaridad. A los equipos o departamentos se les asignan zonas fijas en las que pueden trabajar de forma flexible sin tener que buscar un nuevo lugar todos los días.

Para sus empleados, esto significa que saben dónde van a trabajar y no se sienten como visitantes en su propia oficina a pesar de compartir el escritorio. Al mismo tiempo, se mantiene la idea básica del modelo de lugar de trabajo flexible.

Trabajo basado en actividades

Trabajo basado en actividades va un paso más allá de los modelos clásicos de escritorio compartido al clasificar los lugares de trabajo no solo según la disponibilidad, sino también según las actividades. La idea es que sus empleados utilicen exactamente el lugar de trabajo que mejor se adapte a sus tareas actuales, ya sea un área tranquila para concentrarse en el trabajo o un espacio creativo para trabajar en equipo y generar ideas.

Esto no solo garantiza una mayor productividad, sino también para una mayor satisfacción, ya que todos pueden trabajar en un entorno que satisfaga sus necesidades o las individuales. Al configurar varias zonas de trabajo, como retiros, espacios colaborativos y áreas con equipamiento técnico, se crea un entorno de trabajo que combina flexibilidad y estructura.

Casos de uso de escritorio compartido: ejemplos de aplicación para empresas modernas

Compartir escritorios es más que una tendencia: ofrece soluciones reales a los desafíos a los que se enfrentan las empresas modernas todos los días. Lo práctico es que el uso compartido de escritorios se puede adaptar de forma flexible en función del sector, los métodos de trabajo y los objetivos. Estos son algunos ejemplos de aplicaciones:

Caso de uso 1: equipos de proyecto con requisitos cambiantes

Los equipos basados en proyectos se benefician enormemente de un sistema de escritorio compartido. Sus empleados pueden reunirse en zonas de trabajo con condiciones óptimas para sus tareas, ya sea en áreas creativas o en retiros tranquilos. De esta manera, sus equipos siempre encuentran el área adecuada para lograr el éxito de manera rápida y efectiva.

Caso de uso 2: Empresas con modelos de trabajo híbridos

Si su empresa depende de días fijos de oficina en casa, la mayoría de los escritorios permanecen sin usar, pero no con escritorios compartidos. Porque el objetivo de compartir escritorios es maximizar la utilización del espacio de la oficina. Los empleados solo reservan sus lugares de trabajo los días que están en la oficina, lo que permite que los escritorios roten. Cuando una parte del equipo trabaja desde casa, la otra parte ocupa los lugares de trabajo de la oficina. Así es como puedes usar tu espacio de oficina a pesar de modelos de trabajo híbridos Reduzca hábilmente.

Caso de uso 3: Empresas con espacio de oficina limitado

Especialmente en ciudades con altos costos de alquiler, el uso eficiente del espacio de oficinas es esencial y oficinas de planta abierta Difícil de implementar: compartir escritorio es, por lo tanto, la solución ideal, especialmente para nuevas empresas y empresas emergentes. Con un sistema de escritorio compartido bien organizado, puede hacer un uso óptimo de los lugares de trabajo disponibles sin afectar a la satisfacción de los empleados. De esta manera, crea más espacio para crecer sin tener que alquilar espacio adicional.

Los pros y los contras de compartir escritorio

Compartir escritorios puede ayudar a las empresas a utilizar el espacio de oficina de manera más eficiente, reducir los costos y permitir modelos de trabajo flexibles. Al mismo tiempo, el concepto plantea desafíos organizativos y culturales, como la disponibilidad laboral, la cohesión del equipo o el uso de equipos de trabajo personales.

El hecho de que el uso compartido de escritorios se pueda implementar de manera sensata depende en gran medida de factores como los métodos de trabajo, la estructura del equipo y el soporte técnico. Puede encontrar un análisis detallado de las ventajas y desventajas del uso compartido del escritorio, incluidos ejemplos prácticos específicos, obstáculos y soluciones típicos, en nuestro detallado artículo de blog sobre Ventajas y desventajas de compartir escritorio.

Herramientas para compartir escritorios con éxito

Como puede ver, es esencial implementar las tecnologías adecuadas para que el escritorio compartido funcione sin problemas en su organización. Las siguientes herramientas facilitan la organización, garantizan una gestión transparente de sus lugares de trabajo y garantizan la satisfacción de los empleados:

Software para la reserva de puestos de trabajo

Si quieres evitar el caos en la oficina, no puedes evitar el software de reservas en el lugar de trabajo. Cada vez son más las empresas que lo utilizan Flexopus, un potente software para compartir escritorios diseñado específicamente para facilitar la administración de espacios de trabajo flexibles.

Sus empleados pueden reservar fácilmente lugares de trabajo a través de la intuitiva aplicación para compartir escritorios, ya sea por adelantado o de forma espontánea. La visión general en tiempo real garantiza que los puestos vacantes se encuentren rápidamente y sin confusión. Flexopus también impresiona por su valor herramientas de análisis, con la que puede obtener información valiosa, ideal para reducir los costos y aumentar la eficiencia a largo plazo.

oficina sin papel

Una oficina sin papel contribuye a la sostenibilidad de los escritorios compartidos. Las herramientas de escaneo digitalizan los documentos de forma rápida y confiable para que sus empleados puedan acceder a ellos en cualquier momento y lugar. ¡Muere Desmaterialización También minimiza la dependencia de los materiales de trabajo físicos y facilita la organización en un entorno sin lugares de trabajo fijos. Al mismo tiempo, una oficina sin papel contribuye a la sostenibilidad al reducir el consumo de papel y los costos de archivo.

Pantallas y sensores

Los sensores conectados a los escritorios ayudan a tu equipo a realizar un seguimiento de los espacios de trabajo ocupados y disponibles. Muestran en tiempo real qué espacios se están utilizando actualmente y, por lo tanto, permiten una gestión transparente del espacio de su oficina. Las pantallas también pueden recopilar datos de uso, que puede utilizar para optimizar su concepto de escritorio compartido. Acabo de entrar Oficinas de espacio abierto o cuando se integra el trabajo basado en actividades, esta tecnología es particularmente práctica.

Códigos QR

Si no quieres invertir necesariamente en sensores caros, los códigos QR podrían facilitar la reserva y la gestión de las estaciones de trabajo en tu sistema de escritorio compartido. Esto permite a sus empleados simplemente escanear un código QR en su lugar de trabajo para marcarlo como ocupado o reservarlo. Este método es intuitivo, rápido e ideal para las empresas que buscan una solución sencilla para organizar la disponibilidad de los lugares de trabajo.

Proveedor de nube

Un proveedor de nube fiable es esencial para que todos los archivos y aplicaciones estén disponibles de forma centralizada, ya que es la única forma en que sus equipos pueden realizar su trabajo de forma eficaz desde cualquier lugar. Especialmente si sus empleados trabajan habitualmente en Oficina central , también deben poder acceder fácilmente a sus materiales de trabajo allí. Por supuesto, la seguridad y el cumplimiento del RGPD deben ser primordiales a la hora de elegir un proveedor.

software de comunicación

Un software de comunicación eficaz también es importante para conectar a los equipos en el modelo de escritorio compartido, especialmente cuando obra híbrida. Herramientas como Microsoft Teams, Slack o Zoom permiten una comunicación fluida, reuniones virtuales y una colaboración eficiente, independientemente de dónde se encuentren sus empleados. Estos programas también fomentan la dinámica del equipo y garantizan que todos los involucrados estén al día.

Equipos de TI como ordenadores portátiles, teléfonos inteligentes, auriculares, teclados

El escritorio compartido requiere un equipo de TI flexible y móvil para que sus empleados puedan trabajar en cualquier lugar de trabajo como si estuvieran en la oficina. Los ordenadores portátiles ligeros y potentes, los teclados ergonómicos y los auriculares con funciones de cancelación de ruido crean un entorno de trabajo productivo, tanto si se trabaja desde casa como si se trabaja en una oficina ajetreada. El equipo adecuado facilita el cambio entre la oficina, la oficina doméstica y mientras viaja, y ocupa poco espacio cuando Ir al trabajo.

VPN

Una red privada virtual (VPN) es crucial para garantizar la seguridad de los datos durante el uso compartido del escritorio. Porque cuando sus empleados acceden a los datos de la empresa desde diferentes ubicaciones, necesita una conexión segura. Una VPN protege la información confidencial del acceso externo y garantiza que sus equipos puedan trabajar de forma un poco más segura incluso en redes abiertas, independientemente de si trabajan con datos confidenciales y personales en su empresa o no.

películas de privacidad

En un entorno de trabajo flexible, las películas de privacidad proporcionan una protección de datos adicional. Impiden que otras personas vean la información confidencial de los monitores, una forma sencilla pero eficaz de mantener la confidencialidad.

Cuota de escritorio compartido

La tasa de escritorios compartidos muestra cuántos puestos de trabajo necesita realmente una empresa en relación con el número de empleados, un factor de éxito importante para el trabajo híbrido y el trabajo eficiente. uso del espacio de oficina. Ayuda a planificar el uso compartido del escritorio con sensatez y Carga de trabajo de oficina Evaluado de forma realista.

Puede encontrar una explicación completa de la cuota de escritorios compartidos, incluidos el cálculo, los ejemplos prácticos y los requisitos típicos, en nuestro artículo de léxico sobre Cuota de escritorio compartido.

Estudios sobre compartición de escritorio

Los beneficios de compartir escritorios en los modelos de trabajo híbridos pueden demostrarse no solo con ejemplos prácticos, sino también con estudios bien fundamentados.

Un estudio muestra que las empresas pueden reducir sus costos hasta en un 30% si comparten escritorios al utilizar el espacio de oficina de manera más eficiente. Este ahorro tiene un impacto directo en los costos operativos, incluidos el alquiler, la energía y el mantenimiento. Esto hace que compartir escritorios sea una solución atractiva desde el punto de vista económico, especialmente en áreas urbanas con altos alquileres de oficinas.

Estudios a largo plazo realizados por la Universidad Heinrich Heine de Düsseldorf han demostrado que los empleados que trabajan desde casa no solo trabajan de forma productiva, sino que incluso pueden mejorar su rendimiento. Según los resultados, el productividad Esto se debe principalmente a un entorno de trabajo más silencioso y a la capacidad de ajustar su propio ritmo de trabajo. Estos resultados subrayan la importancia de los modelos de trabajo híbridos que combinan la oficina en casa y el trabajo de oficina.

Según un estudio de Deloitte, dos tercios de las empresas alemanas planean integrar permanentemente modelos de trabajo flexibles, como el escritorio compartido o el trabajo híbrido. La razón: los empleados aprecian la flexibilidad que les permite organizar de forma individual sus horarios y ubicaciones de trabajo. Las empresas que ofrecen estos modelos se benefician de una mayor satisfacción de los empleados y de una mayor retención de sus talentos.

Al mismo tiempo, un estudio realizado por el Instituto de Trabajo y Salud del Seguro Social de Accidentes de Alemania muestra que compartir el escritorio también puede provocar estrés psicológico. El estrés causado por la búsqueda diaria de empleo o las dificultades para adaptarse a los entornos cambiantes son algunos de los desafíos más comunes que deben superarse. Los sujetos del examen también se quejaron de que no habían tenido la oportunidad de participar en la introducción del escritorio compartido.

Reglas para compartir escritorios: cómo funciona con éxito el trabajo flexible

Para que el escritorio compartido funcione sin problemas y de forma transparente Reglas para compartir escritorios decisivo, en particular la etiqueta para compartir el escritorio y un Política de escritorio limpio.

La etiqueta para compartir escritorio incluye la consideración, el trato respetuoso de los espacios de trabajo compartidos y el cumplimiento del sistema de reservas. La política de limpieza del escritorio garantiza que las estaciones de trabajo se utilicen correctamente y de conformidad con las normas de protección de datos.

Principios legales en empresas con escritorios compartidos

Los aspectos legales del uso compartido de escritorios no deben subestimarse. Desde la protección de datos hasta los requisitos individuales, hay puntos importantes que las empresas deben tener en cuenta.

Protección de datos durante el uso compartido del escritorio

La protección de los datos confidenciales desempeña un papel fundamental a la hora de compartir escritorios. Dado que las estaciones de trabajo son utilizadas por varios empleados, es particularmente importante cumplir con los requisitos de protección de datos para proteger la información del acceso no autorizado. Como empresa, debe tomar las medidas adecuadas para garantizar la confidencialidad de los documentos, dispositivos y sistemas digitales.

Un punto clave es la introducción de una política de escritorio limpio. Además, las películas de privacidad para monitores se pueden utilizar para evitar que terceros las vean.

Formación regular para empleados sobre Política de privacidad y las medidas de seguridad también son esenciales, ya que promueven la conciencia sobre el uso responsable de los datos.

Participación de los representantes de los empleados

Al introducir el escritorio compartido, debes involucrar a los representantes de los empleados desde el principio, porque, como ya se mencionó, el derecho a opinar es un aspecto importante para tus equipos. Siempre se debe consultar al comité de empresa a la hora de diseñar las condiciones de trabajo, de modo que se puedan tener en cuenta los intereses y las necesidades de los trabajadores. Porque el diálogo transparente ayuda a reducir la resistencia y a crear aceptación.

Derecho legal a un trabajo

Un punto de discusión común es si los empleados tienen el derecho legal a un trabajo permanente. Según la legislación laboral, esto no está regulado explícitamente. Sin embargo, los empleadores deben asegurarse de que haya suficientes puestos de trabajo disponibles para todos los empleados y de que cumplan ciertos requisitos, incluso en el caso de los modelos híbridos.

Con las herramientas adecuadas, reglas claras y una planificación cuidadosa, el escritorio compartido se está convirtiendo en un modelo exitoso que satisface tanto las necesidades de los empleados como los requisitos del mundo laboral. Flexopus es su socio para planificar, reservar y gestionar sus estaciones de trabajo sin problemas y de conformidad con las normas de protección de datos. ¡Pruébelo ahora!