Escritorio compartido: la solución moderna para empresas híbridas

También puede gestionar las estaciones de trabajo con el software Flexopus Desk Sharing.

In einer Arbeitswelt, die zunehmend von Flexibilität und hybriden Modellen geprägt ist, wird Desk Sharing zu einer zentralen Lösung für Unternehmen: Es ermöglicht eine effizientere Nutzung von Büroflächen, fördert die Zusammenarbeit und reduziert gleichzeitig Kosten. 

Doch Desk Sharing ist weit mehr als das Teilen von Schreibtischen – es erfordert smarte Technologien, durchdachte Regeln und ein Bewusstsein für geeignete Rahmenbedingungen. In diesem umfassenden Guide zeigen wir Ihnen, wie Sie Desk Sharing erfolgreich in Ihrem Unternehmen einführen und welche Tools und Strategien Ihnen dabei helfen.

Definition Desk Sharing

Desk Sharing bezeichnet ein Arbeitsplatzmodell, bei dem Mitarbeitende keine festen Schreibtische mehr haben, sondern flexible Arbeitsplätze nutzen. Das Konzept zielt darauf ab, Büroflächen nicht leerstehen zu lassen – insbesondere in Zeiten, in denen hybride Arbeitsmodelle wie Home Office und mobiles Arbeiten immer beliebter werden. 

Denn dass viele Arbeitsplätze an bestimmten Tagen ungenutzt bleiben, ist für zahlreiche Unternehmen Realität – und das sorgt für unnötig hohe Betriebs- und Mietkosten. Das Ziel ist es, durch Desk Sharing Lösungen eine moderne, dynamische Arbeitskultur schaffen, in der die Auslastung des Büros optimiert wird. 

Doch die erfolgreiche Umsetzung von Desk Sharing stellt natürlich neue Anforderungen an die Organisation. Umso wichtiger ist es, eine Desk Sharing Software oder eine Desk Sharing App anzubieten, mit der Ihre Angestellten ihren Arbeitsplatz im Voraus reservieren können. So können Sie einfach und gezielt Leerstände und somit Kosten reduzieren und eine flexible und bedarfsgerechte Nutzung Ihrer Büroräume erreichen.

Desk Sharing Konzepte

Desk Sharing bedeutet jedoch nicht einfach nur das Teilen von Schreibtischen. Es umfasst verschiedene Konzepte und Modelle, die Sie je nach Ihrer Unternehmensstruktur und Ihren individuellen Anforderungen einsetzen können. Diese Vielfalt macht Desk Sharing Systeme besonders anpassungsfähig.

Hot Desking

Hot Desking ist das wohl bekannteste Desk Sharing Modell. Hier werden Arbeitsplätze nicht im Voraus reserviert, sondern nach dem „First Come, First Serve“-Prinzip genutzt. Dieses Modell eignet sich besonders für dynamische Teams mit vielen Schichten und somit einer ständig wechselnden Besetzung. Es verlangt jedoch ein hohes Maß an Organisation, damit alles reibungslos funktioniert und jede*r einen passenden Schreibtisch findet.

Desk Sharing mit Homeoffice

Dieses Modell kombiniert Desk Sharing mit festen Homeoffice Tagen. Wenn Ihre Mitarbeitenden an bestimmten Tagen zu Hause sind, macht es das einfacher, flexible Arbeitsplätze zu teilen. Bei diesem Konzept ist es hilfreich, eine Desk Sharing Software anzubieten, sodass Ihre Teams den gewünschten Arbeitsplatz im Voraus reservieren können.

Desk Booking

Desk Booking, auch bekannt als Hotelling, bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Büroflächen noch gezielter zu organisieren. Im Gegensatz zum klassischen Hot Desking können Ihre Mitarbeitenden ihren Arbeitsplatz im Voraus über eine längere Zeit hinweg buchen. Das sorgt für eine klare Struktur und verhindert, dass morgens Chaos entsteht, wenn alle gleichzeitig nach einem freien Platz suchen.

Homezones

Homezones stellen eine persönliche Note im Desk Sharing Konzept dar. Während klassische Desk Sharing Modelle stark auf wechselnde Arbeitsplätze setzen, geben Homezones Ihren Mitarbeitenden ein Stück Vertrautheit zurück. Teams oder Abteilungen bekommen feste Zonen zugewiesen, in denen sie flexibel arbeiten können, ohne jeden Tag nach einem neuen Platz suchen zu müssen.

Für Ihre Mitarbeitenden bedeutet das: Sie wissen, wo sie arbeiten werden, und fühlen sich trotz Desk Sharing nicht wie Besucher*innen im eigenen Büro. Gleichzeitig bleibt der Grundgedanke des flexiblen Arbeitsplatzmodells erhalten.

Activity Based Working

Activity Based Working geht einen Schritt weiter als klassische Desk Sharing Modelle, indem es Arbeitsplätze nicht nur nach Verfügbarkeit, sondern nach Tätigkeiten kategorisiert. Die Idee ist, dass Ihre Mitarbeitenden genau den Arbeitsplatz nutzen, der zu ihrer aktuellen Aufgabe passt – sei es eine Quiet Area für konzentriertes Arbeiten oder ein Creative Space für Teamwork und Brainstorming.

Das sorgt nicht nur für höhere Produktivität, sondern auch für mehr Zufriedenheit, da jede*r in einer Umgebung arbeiten kann, die ihre oder seine individuellen Anforderungen unterstützt. Indem Sie verschiedene Arbeitszonen wie Rückzugsorte, kollaborative Räume und technisch ausgestattete Bereiche einrichten, schaffen Sie eine Arbeitsumgebung, die Flexibilität und Struktur miteinander verbindet.

Desk Sharing Use Cases

Desk Sharing ist mehr als nur ein Trend – es bietet echte Lösungen für die Herausforderungen, denen moderne Unternehmen tagtäglich gegenüberstehen. Das Praktische ist, dass Desk Sharing je nach Branche, Arbeitsweise und Zielen flexibel angepasst werden kann. Hier einige Anwendungsbeispiele:

Use Case 1: Projektteams mit wechselnden Anforderungen

Projektbasierte Teams profitieren enorm von einem Desk Sharing System. Ihre Mitarbeitenden können sich in Arbeitszonen mit optimalen Bedingungen für ihre Aufgaben treffen, sei es in kreativen Bereichen oder ruhigen Rückzugsorten. So finden Ihre Teams immer den passenden Bereich, um schnell und effektiv Erfolge zu erzielen.

Use Case 2: Unternehmen mit hybriden Arbeitsmodellen

Wenn Ihr Unternehmen auf feste Homeoffice Tage setzt, bleibt ein Großteil der Schreibtische ungenutzt – doch nicht mit Desk Sharing. Denn das Ziel von Desk Sharing ist es, die Auslastung Ihrer Bürofläche zu maximieren. Mitarbeitende buchen ihre Arbeitsplätze nur an den Tagen, an denen sie im Büro sind, was eine Rotation der Schreibtische ermöglicht. Wenn ein Teil des Teams im Homeoffice ist, besetzt der andere Teil die Arbeitsplätze im Büro. So können Sie Ihre Bürofläche trotz hybrider Arbeitsmodelle gekonnt reduzieren.

Use Case 3: Unternehmen mit begrenzter Bürofläche

Gerade in Städten mit hohen Mietkosten ist die effiziente Nutzung von Büroflächen essentiell und Großraumbüros kaum umsetzbar – vor allem für neue Unternehmen und Start-ups ist Desk Sharing daher die ideale Lösung. Mit einem gut organisierten Desk Sharing System können Sie die verfügbaren Arbeitsplätze optimal auslasten, ohne die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden zu beeinträchtigen. So schaffen Sie mehr Raum für Wachstum, ohne zusätzliche Flächen anmieten zu müssen.

Die Vor- und Nachteile von Desk Sharing

Desk Sharing bietet Unternehmen eine Vielzahl an Vorteilen:

• Effizienz und Kostensenkung: Durch die flexible Nutzung von Schreibtischen können Sie die Auslastung Ihrer Bürofläche maximieren und gleichzeitig Miet- und Betriebskosten reduzieren.
• Flexibilität: Ihre Mitarbeitenden können sich Arbeitsplätze je nach Bedarf und Tätigkeit aussuchen – ein Gewinn für die Produktivität in Ihrem Team.
• Förderung moderner Arbeitsweisen: Mit einem Desk Sharing Organizer und einem klaren Konzept lassen sich hybride Arbeitsmodelle, wie die Kombination von Homeoffice und Büro, reibungslos umsetzen.
• Nachhaltigkeit: Weniger Arbeitsplätze bedeuten geringeren Ressourcenverbrauch – gut für die Umwelt und Ihr Budget.

Kurz gesagt: Desk Sharing zeigt, dass Sie als Unternehmen flexibel, innovativ und zukunftsorientiert sind. Trotz seiner Vorteile bringt Desk Sharing jedoch auch Herausforderungen mit sich, die Unternehmen nicht ignorieren sollten:

• Verlust von persönlichem Raum: Mitarbeitende, die einen festen Schreibtisch gewohnt sind, könnten das Teilen von Arbeitsplätzen als unpersönlich empfinden. Das kann zu einem Rückgang der Arbeitszufriedenheit führen, insbesondere in Branchen, in denen individuelle Arbeitsumgebungen wichtig sind.
• Organisatorische Komplexität: Ohne ein gut funktionierendes Desk Sharing Buchungssystem kann es schnell zu Chaos und ineffizienter Nutzung der Bürofläche kommen. Tools wie Flexopus sind daher unverzichtbar, um Verfügbarkeiten transparent darzustellen und Reservierungen zu ermöglichen.
• Hygiene und Ordnung: In einer Umgebung, in der Schreibtische von mehreren Personen genutzt werden, sind Standards wie die Clean Desk Policy essentiell, um Unordnung und Konflikte zu vermeiden.

Indem Sie diese Herausforderungen frühzeitig adressieren und passende Lösungen integrieren, können Sie die Akzeptanz und den Erfolg von Desk Sharing in Ihrem Unternehmen sicherstellen.

Bewertungsmatrix für Desk Sharing

Hier sehen Sie im Überblick, wie sich die verschiedenen Arbeitsmodelle im Vergleich schlagen:

Desk Sharing Tools

Wie Sie sehen, ist es unerlässlich, die richtigen Technologien zu implementieren, damit Desk Sharing in Ihrem Unternehmen reibungslos funktioniert. Folgende Tools erleichtern die Organisation, sorgen für eine transparente Verwaltung Ihrer Arbeitsplätze und sichern die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden:

Software für Arbeitsplatzbuchung

Wenn Sie Chaos im Büro vermeiden möchten, kommen Sie um eine Software für die Arbeitsplatzbuchung nicht herum. Hier setzen immer mehr Unternehmen auf Flexopus, eine leistungsstarke Desk Sharing Software, die speziell dafür entwickelt wurde, die Verwaltung flexibler Arbeitsplätze zu vereinfachen. 

Ihre Mitarbeitenden können Arbeitsplätze ganz einfach über die intuitive Desk Sharing App buchen, sei es im Voraus oder spontan. Die Echtzeitübersicht sorgt dafür, dass freie Plätze schnell und ohne Verwirrung gefunden werden. Dazu überzeugt Flexopus mit wertvollen Analysetools, mit denen Sie wertvolle Einblicke erlangen können – ideal, um langfristig Kosten zu senken und die Effizienz zu steigern.

Papierloses Büro

Ein papierloses Büro unterstützt die Nachhaltigkeit von Desk Sharing. Scan-Tools digitalisieren Dokumente schnell und zuverlässig, sodass Ihre Mitarbeitenden jederzeit und überall darauf zugreifen können. Die Entmaterialisierung minimiert zudem die Abhängigkeit von physischen Arbeitsmaterialien und erleichtert die Organisation in einer Umgebung ohne feste Arbeitsplätze. Gleichzeitig trägt ein papierloses Büro zur Nachhaltigkeit bei, indem Papierverbrauch und Archivierungskosten reduziert werden.

Pantallas y sensores

Los sensores conectados a los escritorios ayudan a tu equipo a realizar un seguimiento de los espacios de trabajo ocupados y disponibles. Muestran en tiempo real qué espacios se están utilizando actualmente y, por lo tanto, permiten una gestión transparente del espacio de su oficina. Las pantallas también pueden recopilar datos de uso, que puede utilizar para optimizar su concepto de escritorio compartido. Acabo de entrar Oficinas de espacio abierto o cuando se integra el trabajo basado en actividades, esta tecnología es particularmente práctica.

Códigos QR

Si no quieres invertir necesariamente en sensores caros, los códigos QR podrían facilitar la reserva y la gestión de las estaciones de trabajo en tu sistema de escritorio compartido. Esto permite a sus empleados simplemente escanear un código QR en su lugar de trabajo para marcarlo como ocupado o reservarlo. Este método es intuitivo, rápido e ideal para las empresas que buscan una solución sencilla para organizar la disponibilidad de los lugares de trabajo.

Proveedor de nube

Un proveedor de nube fiable es esencial para que todos los archivos y aplicaciones estén disponibles de forma centralizada, ya que es la única forma en que sus equipos pueden realizar su trabajo de forma eficaz desde cualquier lugar. Especialmente si sus empleados trabajan habitualmente en Oficina central , también deben poder acceder fácilmente a sus materiales de trabajo allí. Por supuesto, la seguridad y el cumplimiento del RGPD deben ser primordiales a la hora de elegir un proveedor.

software de comunicación

Un software de comunicación eficaz también es importante para conectar a los equipos en el modelo de escritorio compartido, especialmente cuando obra híbrida. Herramientas como Microsoft Teams, Slack o Zoom permiten una comunicación fluida, reuniones virtuales y una colaboración eficiente, independientemente de dónde se encuentren sus empleados. Estos programas también fomentan la dinámica del equipo y garantizan que todos los involucrados estén al día.

Equipos de TI como ordenadores portátiles, teléfonos inteligentes, auriculares, teclados

El escritorio compartido requiere un equipo de TI flexible y móvil para que sus empleados puedan trabajar en cualquier lugar de trabajo como si estuvieran en la oficina. Los ordenadores portátiles ligeros y potentes, los teclados ergonómicos y los auriculares con funciones de cancelación de ruido crean un entorno de trabajo productivo, tanto si se trabaja desde casa como si se trabaja en una oficina ajetreada. El equipo adecuado facilita el cambio entre la oficina, la oficina doméstica y mientras viaja, y ocupa poco espacio cuando Ir al trabajo.

VPN

Una red privada virtual (VPN) es crucial para garantizar la seguridad de los datos durante el uso compartido del escritorio. Porque cuando sus empleados acceden a los datos de la empresa desde diferentes ubicaciones, necesita una conexión segura. Una VPN protege la información confidencial del acceso externo y garantiza que sus equipos puedan trabajar de forma un poco más segura incluso en redes abiertas, independientemente de si trabajan con datos confidenciales y personales en su empresa o no.

películas de privacidad

En un entorno de trabajo flexible, las películas de privacidad proporcionan una protección de datos adicional. Impiden que otras personas vean la información confidencial de los monitores, una forma sencilla pero eficaz de mantener la confidencialidad.

Cuota de escritorio compartido

Quiere implementar el escritorio compartido para reducir sus costos de alquiler, pero no sabe cuánto espacio de oficina ¿Lo necesitas idealmente? El cálculo de su cuota individual de escritorios compartidos proporciona respuestas a esta pregunta.

La tasa de escritorios compartidos muestra la relación entre el número de empleados y los lugares de trabajo disponibles en una oficina. El objetivo es tener menos puestos de trabajo disponibles que empleados, ya que nunca todos están en la oficina al mismo tiempo debido a la oficina desde casa, los viajes de negocios, las vacaciones u otras ausencias.

Una cuota bien pensada para compartir escritorio le ayuda a aprovechar al máximo los beneficios del uso compartido de escritorio. Para garantizar esto, debes tener en cuenta los siguientes aspectos:

• Analice la frecuencia con la que sus empleados están realmente en la oficina. Los estudios muestran que los empleados están presentes físicamente solo 2,5 días a la semana en promedio.
• Considera qué miembros del equipo tienen días fijos de oficina en casa y cómo esto afecta la carga de trabajo de la oficina.
• Algunos departamentos o funciones requieren la presencia física en la oficina con más frecuencia que otros. Planifique para cumplir con estos requisitos.
• Asegúrese de que el espacio ofrezca suficiente flexibilidad para implementar la cuota deseada de escritorios compartidos, pero ergonomía No obstante, se cumplen los requisitos del lugar de trabajo.

Cálculo de la tasa de escritorios compartidos

El cálculo de Cuota de escritorio compartido se basa en un análisis de la carga de oficinas. Se lleva a cabo mediante la siguiente fórmula:

Tasa de escritorios compartidos = número de empleados/número de escritorios disponibles

Pero, ¿qué dice entonces la cuota calculada?

• Proporción superior a 1: Tiene más empleados que puestos de trabajo. Ideal para empresas con modelos de trabajo híbridos o con un uso intensivo de la oficina en casa.
• Cita de 1: Cada miembro del equipo tiene un escritorio fijo. Esto está en línea con un modelo de lugar de trabajo tradicional.
• Calificación inferior a 1: hay más escritorios que empleados, lo que indica un exceso de capacidad.

En principio, debe aspirar a una tasa de escritorios compartidos superior al 1%, ya que garantiza un uso eficiente del espacio de oficina y le permite reducir los costos. Sin embargo, al mismo tiempo, esta cuota también requiere una organización óptima del concepto de escritorio compartido, por lo que no deberías perderte el software adecuado para compartir escritorios con esta cuota.

Estudios sobre compartición de escritorio

Los beneficios de compartir escritorios en los modelos de trabajo híbridos pueden demostrarse no solo con ejemplos prácticos, sino también con estudios bien fundamentados.

Un estudio muestra que las empresas pueden reducir sus costos hasta en un 30% si comparten escritorios al utilizar el espacio de oficina de manera más eficiente. Este ahorro tiene un impacto directo en los costos operativos, incluidos el alquiler, la energía y el mantenimiento. Esto hace que compartir escritorios sea una solución atractiva desde el punto de vista económico, especialmente en áreas urbanas con altos alquileres de oficinas.

Estudios a largo plazo realizados por la Universidad Heinrich Heine de Düsseldorf han demostrado que los empleados que trabajan desde casa no solo trabajan de forma productiva, sino que incluso pueden mejorar su rendimiento. Según los resultados, el productividad Esto se debe principalmente a un entorno de trabajo más silencioso y a la capacidad de ajustar su propio ritmo de trabajo. Estos resultados subrayan la importancia de los modelos de trabajo híbridos que combinan la oficina en casa y el trabajo de oficina.

Según un estudio de Deloitte, dos tercios de las empresas alemanas planean integrar permanentemente modelos de trabajo flexibles, como el escritorio compartido o el trabajo híbrido. La razón: los empleados aprecian la flexibilidad que les permite organizar de forma individual sus horarios y ubicaciones de trabajo. Las empresas que ofrecen estos modelos se benefician de una mayor satisfacción de los empleados y de una mayor retención de sus talentos.

Al mismo tiempo, un estudio realizado por el Instituto de Trabajo y Salud del Seguro Social Alemán de Accidentes muestra que compartir el escritorio también puede provocar estrés psicológico. El estrés causado por la búsqueda diaria de empleo o las dificultades para adaptarse a los entornos cambiantes son algunos de los desafíos más comunes que deben superarse. Los sujetos del examen también se quejaron de que no habían tenido la oportunidad de participar en la introducción del escritorio compartido.

Reglas para compartir escritorios: cómo funciona con éxito el trabajo flexible

Para que el uso compartido de escritorios funcione sin problemas, es importante establecer reglas claras. Por supuesto, las normas varían de una empresa a otra, pero hay dos aspectos fundamentales que se aplican a todos: la etiqueta al tratar con los demás y el cumplimiento de una política de limpieza del escritorio.

Etiqueta para compartir escritorio: consideración y respeto

Un entorno de trabajo agradable depende de la consideración mutua. Compartir el escritorio requiere que los empleados sean flexibles pero también respetuosos al usar juntos los lugares de trabajo. Esto incluye:

• Los empleados deben dejar su asiento como les gustaría encontrarlo: ordenado y libre de objetos personales.
• La discreción es importante en las áreas de trabajo compartidas para no molestar a los demás.
• Debe respetarse el sistema de reservas en el lugar de trabajo. Solo se deben utilizar las plazas reservadas con antelación para evitar conflictos.
• Una cultura amistosa y respetuosa es clave para aprovechar todo el potencial de compartir escritorios.

Política de escritorio limpio: el orden como principio

Morir Política de escritorio limpio es una parte esencial del uso compartido del escritorio. Los empleados están obligados a no dejar ningún objeto personal o información confidencial en sus escritorios al final de la jornada laboral.

Con una política de escritorio limpio claramente formulada, se genera transparencia y se asegura de que todos los empleados se beneficien de un entorno de trabajo decente y de que la protección de los datos esté garantizada.

Ley de escritorio compartido

Los aspectos legales del uso compartido de escritorios no deben subestimarse. Desde la protección de datos hasta los requisitos individuales, hay puntos importantes que las empresas deben tener en cuenta.

Protección de datos durante el uso compartido del escritorio

La protección de los datos confidenciales desempeña un papel fundamental a la hora de compartir escritorios. Dado que las estaciones de trabajo son utilizadas por varios empleados, es particularmente importante cumplir con los requisitos de protección de datos para proteger la información del acceso no autorizado. Como empresa, debe tomar las medidas adecuadas para garantizar la confidencialidad de los documentos, dispositivos y sistemas digitales.

Un punto clave es la introducción de una política de escritorio limpio. Además, las películas de privacidad para monitores se pueden utilizar para evitar que terceros las vean.

Formación regular para empleados sobre Política de privacidad y las medidas de seguridad también son esenciales, ya que promueven la conciencia sobre el uso responsable de los datos.

Participación de los representantes de los empleados

Al introducir el escritorio compartido, debes involucrar a los representantes de los empleados desde el principio, porque, como ya se mencionó, el derecho a opinar es un aspecto importante para tus equipos. Siempre se debe consultar al comité de empresa a la hora de diseñar las condiciones de trabajo, de modo que se puedan tener en cuenta los intereses y las necesidades de los trabajadores. Porque el diálogo transparente ayuda a reducir la resistencia y a crear aceptación.

Derecho legal a un trabajo

Un punto de discusión común es si los empleados tienen el derecho legal a un trabajo permanente. Según la legislación laboral, esto no está regulado explícitamente. Sin embargo, los empleadores deben asegurarse de que haya suficientes puestos de trabajo disponibles para todos los empleados y de que cumplan ciertos requisitos, incluso en el caso de los modelos híbridos.

Con las herramientas adecuadas, reglas claras y una planificación cuidadosa, el escritorio compartido se está convirtiendo en un modelo exitoso que satisface tanto las necesidades de los empleados como los requisitos del mundo laboral. Flexopus es su socio para planificar, reservar y gestionar sus estaciones de trabajo sin problemas y de conformidad con las normas de protección de datos. ¡Pruébelo ahora!