Desk sharing: definición, modelos y reglas

El desk sharing permite a las empresas utilizar los puestos de trabajo de forma más flexible y adaptar mejor las oficinas a los modelos híbridos. En lugar de escritorios asignados permanentemente, los empleados comparten los puestos disponibles según su presencia y necesidades. En esta guía, aprenderá cómo funciona el desk sharing, qué modelos existen y qué deben tener en cuenta las empresas para una implementación exitosa.

También puede gestionar los puestos de trabajo con el software de desk sharing de Flexopus.

El desk sharing es un modelo de trabajo en el que los empleados no tienen un escritorio asignado permanentemente, sino que utilizan los puestos disponibles de forma flexible. Especialmente en combinación con el teletrabajo y el trabajo híbrido, las empresas pueden organizar sus oficinas de manera más eficiente según la demanda.

Sin embargo, un desk sharing exitoso implica más que simplemente eliminar los escritorios fijos. Unas normas claras, puestos de trabajo adecuados y un sistema de reserva transparente son fundamentales para que el concepto funcione en el día a día.

En esta guía, aprenderá qué significa el desk sharing, qué modelos existen y qué deben tener en cuenta las empresas durante su implementación.

Lo más importante en resumen

• En el desk sharing, varios empleados comparten puestos de trabajo disponibles de forma flexible.
• El concepto es especialmente adecuado para empresas con modelos de trabajo híbridos.
• Sus ventajas son un mejor aprovechamiento del espacio y mayor flexibilidad.
• Pueden surgir desafíos en cuanto a disponibilidad de puestos, ergonomía, higiene y cohesión del equipo.
• Unas normas de desk sharing claras y un sistema de reserva digital facilitan su implementación.

¿Qué es el desk sharing?

La definición de desk sharing (también llamado desksharing o desk-sharing) se refiere a un modelo de trabajo en el que los empleados ya no tienen escritorios fijos, sino que utilizan puestos flexibles. El concepto tiene como objetivo evitar que las oficinas permanezcan vacías, especialmente en tiempos en los que los modelos de trabajo híbridos como el teletrabajo y el trabajo móvil son cada vez más populares.

El hecho de que muchos puestos de trabajo permanezcan sin usar ciertos días es una realidad para numerosas empresas, lo que genera costes operativos y de alquiler innecesariamente altos. El objetivo es crear, mediante soluciones de desk sharing, una cultura laboral moderna y dinámica en la que se optimice la ocupación de la oficina.

Sin embargo, la implementación exitosa del desk sharing plantea nuevas exigencias organizativas. Por ello, es fundamental ofrecer un software de desk sharing o una aplicación que permita a sus empleados reservar su puesto con antelación. Así, podrá reducir las vacantes y los costes de forma sencilla y específica, logrando un uso flexible y adaptado a la demanda de sus oficinas.

¿Qué modelos de desk sharing existen?

No obstante, el desk sharing no significa simplemente compartir escritorios. Abarca diversos conceptos y modelos que puede aplicar según la estructura y las necesidades individuales de su empresa. Esta variedad hace que los sistemas de desk sharing sean especialmente adaptables.

Hot desking

El hot desking es probablemente el modelo de desk sharing más conocido. Aquí, los puestos no se reservan con antelación, sino que se utilizan bajo el principio de "por orden de llegada". Este modelo es ideal para equipos dinámicos con muchos turnos y, por tanto, una ocupación en constante cambio. Sin embargo, requiere un alto nivel de organización para que todo funcione sin problemas y cada persona encuentre un escritorio adecuado.

Desk sharing con teletrabajo

Este modelo combina el desk sharing con días fijos de teletrabajo. Si sus empleados están en casa ciertos días, resulta más sencillo compartir puestos flexibles. En este concepto, es útil ofrecer un software de desk sharing para que sus equipos puedan reservar el puesto deseado con antelación.

Desk Booking

Desk Booking, auch bekannt als Hotelling, bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Büroflächen noch gezielter zu organisieren. Im Gegensatz zum klassischen Hot Desking können Ihre Mitarbeitenden ihren Arbeitsplatz im Voraus über eine längere Zeit hinweg buchen. Das sorgt für eine klare Struktur und verhindert, dass morgens Chaos entsteht, wenn alle gleichzeitig nach einem freien Platz suchen.

Homezones

Homezones stellen eine persönliche Note im Desk Sharing Konzept dar. Während klassische Desk Sharing Modelle stark auf wechselnde Arbeitsplätze setzen, geben Homezones Ihren Mitarbeitenden ein Stück Vertrautheit zurück. Teams oder Abteilungen bekommen feste Zonen zugewiesen, in denen sie flexibel arbeiten können, ohne jeden Tag nach einem neuen Platz suchen zu müssen.

Für Ihre Mitarbeitenden bedeutet das: Sie wissen, wo sie arbeiten werden, und fühlen sich trotz Desk Sharing nicht wie Besucher*innen im eigenen Büro. Gleichzeitig bleibt der Grundgedanke des flexiblen Arbeitsplatzmodells erhalten.

Activity Based Working

Activity Based Working geht einen Schritt weiter als klassische Desk Sharing Modelle, indem es Arbeitsplätze nicht nur nach Verfügbarkeit, sondern nach Tätigkeiten kategorisiert. Die Idee ist, dass Ihre Mitarbeitenden genau den Arbeitsplatz nutzen, der zu ihrer aktuellen Aufgabe passt – sei es eine Quiet Area für konzentriertes Arbeiten oder ein Creative Space für Teamwork und Brainstorming.

Das sorgt nicht nur für höhere Produktivität, sondern auch für mehr Zufriedenheit, da jede*r in einer Umgebung arbeiten kann, die ihre oder seine individuellen Anforderungen unterstützt. Indem Sie verschiedene Arbeitszonen wie Rückzugsorte, kollaborative Räume und technisch ausgestattete Bereiche einrichten, schaffen Sie eine Arbeitsumgebung, die Flexibilität und Struktur miteinander verbindet.

Desk Sharing Use Cases: Anwendungsbeispiele für moderne Unternehmen

Desk Sharing ist mehr als nur ein Trend – es bietet echte Lösungen für die Herausforderungen, denen moderne Unternehmen tagtäglich gegenüberstehen. Das Praktische ist, dass Desk Sharing je nach Branche, Arbeitsweise und Zielen flexibel angepasst werden kann. Hier einige Anwendungsbeispiele:

Use Case 1: Projektteams mit wechselnden Anforderungen

Projektbasierte Teams profitieren enorm von einem Desk Sharing System. Ihre Mitarbeitenden können sich in Arbeitszonen mit optimalen Bedingungen für ihre Aufgaben treffen, sei es in kreativen Bereichen oder ruhigen Rückzugsorten. So finden Ihre Teams immer den passenden Bereich, um schnell und effektiv Erfolge zu erzielen.

Use Case 2: Unternehmen mit hybriden Arbeitsmodellen

Wenn Ihr Unternehmen auf feste Homeoffice Tage setzt, bleibt ein Großteil der Schreibtische ungenutzt – doch nicht mit Desk Sharing. Denn das Ziel von Desk Sharing ist es, die Auslastung Ihrer Bürofläche zu maximieren. Mitarbeitende buchen ihre Arbeitsplätze nur an den Tagen, an denen sie im Büro sind, was eine Rotation der Schreibtische ermöglicht. Wenn ein Teil des Teams im Homeoffice ist, besetzt der andere Teil die Arbeitsplätze im Büro. So können Sie Ihre Bürofläche trotz hybrider Arbeitsmodelle gekonnt reduzieren.

Use Case 3: Unternehmen mit begrenzter Bürofläche

Gerade in Städten mit hohen Mietkosten ist die effiziente Nutzung von Büroflächen essentiell und Großraumbüros kaum umsetzbar – vor allem für neue Unternehmen und Start-ups ist Desk Sharing daher die ideale Lösung. Mit einem gut organisierten Desk Sharing System können Sie die verfügbaren Arbeitsplätze optimal auslasten, ohne die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden zu beeinträchtigen. So schaffen Sie mehr Raum für Wachstum, ohne zusätzliche Flächen anmieten zu müssen.

Die Vor- und Nachteile von Desk Sharing

Desk Sharing kann Unternehmen dabei unterstützen, Büroflächen effizienter zu nutzen, Kosten zu senken und flexible Arbeitsmodelle zu ermöglichen. Gleichzeitig bringt das Konzept organisatorische und kulturelle Herausforderungen mit sich, etwa in Bezug auf Arbeitsplatzverfügbarkeit, Teamzusammenhalt oder den Umgang mit persönlichen Arbeitsmitteln.

Ob und wie Desk Sharing sinnvoll umgesetzt werden kann, hängt stark von Faktoren wie Arbeitsweise, Teamstruktur und technischer Unterstützung ab. Eine detaillierte Betrachtung der Desk Sharing Vorteile und Nachteile, inklusive konkreter Praxisbeispiele, typischer Stolpersteine und Lösungsansätze, finden Sie in unserem ausführlichen Blog-Artikel zu den Vor- und Nachteilen von Desk Sharing.

Tools für ein erfolgreiches Desk Sharing

Wie Sie sehen, ist es unerlässlich, die richtigen Technologien zu implementieren, damit Desk Sharing in Ihrem Unternehmen reibungslos funktioniert. Folgende Tools erleichtern die Organisation, sorgen für eine transparente Verwaltung Ihrer Arbeitsplätze und sichern die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden:

‍

Desk Sharing Quote

Die Desk Sharing Quote zeigt, wie viele Arbeitsplätze ein Unternehmen im Verhältnis zur Anzahl seiner Mitarbeitenden tatsächlich benötigt – ein wichtiger Erfolgsfaktor für hybrides Arbeiten und effiziente Büroflächennutzung. Sie hilft dabei, Desk Sharing sinnvoll zu planen und die Büroauslastung realistisch einzuschätzen.

Eine vollständige Erklärung der Desk Sharing Quote, inklusive Berechnung, Praxisbeispielen und typischen Voraussetzungen, finden Sie in unserem Lexikon-Artikel zur Desk Sharing Quote.

Studien zu Desk Sharing

Die Vorteile von Desk Sharing bei hybriden Arbeitsmodellen lassen sich nicht nur durch Praxisbeispiele, sondern auch durch aktuelle Studien und Unternehmensdaten einordnen. Eine ifo-Konjunkturumfrage aus dem Jahr 2025 zeigt, dass 26,3 % der Unternehmen in Deutschland ihre Büroflächen für nicht ausreichend ausgelastet halten. 10,3 % der Unternehmen haben ihre Büroflächen bereits verkleinert, weitere 12,5 % planen dies innerhalb der kommenden fünf Jahre. Flexible Arbeitsplatzkonzepte wie Desk Sharing können dazu beitragen, vorhandene Flächen bedarfsgerechter zu nutzen. Eine geringere Bürofläche kann wiederum Kosten für Miete, Energie und Betrieb reduzieren – insbesondere an Standorten mit hohen Büromieten.

Auch aktuelle Forschung zu hybriden Arbeitsmodellen zeigt, dass flexibles Arbeiten nicht zwangsläufig zulasten der Leistung geht. Eine 2024 im Fachjournal Nature veröffentlichte randomisierte Studie mit 1.612 Beschäftigten untersuchte ein Modell mit zwei Homeoffice-Tagen pro Woche. Dabei zeigte sich kein negativer Effekt auf Leistungsbewertungen oder Beförderungen. Gleichzeitig sank die Kündigungsrate in der Hybridgruppe um rund ein Drittel, während die Arbeitszufriedenheit stieg. Die Ergebnisse zeigen, dass hybride Arbeitsmodelle Flexibilität ermöglichen können, ohne die Leistung der Mitarbeitenden zu beeinträchtigen.

Dass hybride Arbeit dauerhaft relevant bleibt, zeigen auch aktuelle Zahlen aus Deutschland. Laut ifo Institut arbeiteten im Februar 2026 24,3 % der Beschäftigten zumindest teilweise von zu Hause. Seit 2022 bewegt sich dieser Anteil relativ stabil um ein Viertel der Beschäftigten. Besonders hoch ist die Homeoffice-Nutzung bei IT-Dienstleistern mit 76,4 % und Unternehmensberatungen mit 67,6 %. Für Unternehmen mit solchen hybriden Anwesenheitsmustern wird die flexible Organisation von Arbeitsplätzen entsprechend wichtiger.

Gleichzeitig zeigt eine aktuelle Untersuchung des Instituts für Arbeit und Gesundheit der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (IAG), dass Desk Sharing sorgfältig geplant werden sollte. Befragt wurden 1.996 Beschäftigte und Führungskräfte. Fast 60 % waren mit dem Desk Sharing in ihrer Organisation überwiegend zufrieden, knapp 20 % hingegen wenig oder gar nicht. Besonders relevant ist die Beteiligung der Mitarbeitenden: Nur knapp 30 % gaben an, überhaupt die Möglichkeit gehabt zu haben, sich an der Einführung und Gestaltung von Desk Sharing zu beteiligen. Die Ergebnisse zeigen, dass klare Regeln, eine gute Organisation und die frühzeitige Einbindung der Beschäftigten entscheidend für die Akzeptanz des Arbeitsplatzmodells sind.

Desk Sharing Regeln: So funktioniert flexibles Arbeiten erfolgreich

Damit Desk Sharing reibungslos funktioniert, sind klare Desk Sharing Regeln entscheidend – insbesondere die Desk Sharing Etikette und eine Clean Desk Policy.

Desk Sharing Etikette umfasst Rücksichtnahme, respektvollen Umgang mit gemeinsam genutzten Arbeitsplätzen und die Einhaltung des Buchungssystems. Die Clean Desk Policy sorgt dafür, dass Arbeitsplätze ordentlich und datenschutzkonform genutzt werden.

Rechtliche Grundlagen im Unternehmen mit Desk Sharing

Die rechtlichen Aspekte von Desk Sharing dürfen nicht unterschätzt werden. Von Datenschutz bis hin zu individuellen Ansprüchen gibt es wichtige Punkte, die Unternehmen beachten sollten.

Datenschutz beim Desk Sharing

Beim Desk Sharing spielt der Schutz sensibler Daten eine zentrale Rolle. Da Arbeitsplätze von verschiedenen Mitarbeitenden genutzt werden, ist es besonders wichtig, Datenschutzvorgaben einzuhalten, um Informationen vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Als Unternehmen müssen Sie geeignete Maßnahmen treffen, um die Vertraulichkeit von Dokumenten, Geräten und digitalen Systemen sicherzustellen.

Ein zentraler Punkt ist die Einführung einer Clean Desk Policy. Ergänzend können Sichtschutzfolien für Monitore verwendet werden, um Einblicke durch Dritte zu verhindern.

Regelmäßige Schulungen der Mitarbeitenden zu Datenschutzbestimmungen und Sicherheitsmaßnahmen sind außerdem unerlässlich, da sie ein Bewusstsein für den verantwortungsvollen Umgang mit Daten fördern.

Einbeziehung der Arbeitnehmervertretung

Bei der Einführung von Desk Sharing sollten Sie die Arbeitnehmervertretung frühzeitig einbeziehen – denn wie bereits erwähnt, ist das Mitspracherecht ein wichtiger Aspekt für Ihre Teams. Bei der Einführung von Desk Sharing können Beteiligungsrechte des Betriebsrats relevant sein. Nach § 90 BetrVG muss der Arbeitgeber den Betriebsrat unter anderem bei der Planung von Arbeitsplätzen rechtzeitig informieren und die vorgesehenen Maßnahmen mit ihm beraten. Je nach konkreter Ausgestaltung können weitere Mitbestimmungsrechte hinzukommen.

Rechtlicher Anspruch auf einen Arbeitsplatz

Ein häufiger Diskussionspunkt ist, ob Angestellte einen rechtlichen Anspruch auf einen festen Arbeitsplatz haben. Laut Arbeitsrecht ist dies nicht explizit geregelt. Arbeitgeber*innen müssen jedoch sicherstellen, dass für alle Mitarbeitenden ausreichend Arbeitsplätze zur Verfügung stehen und diese bestimmte Anforderungen erfüllen, auch bei hybriden Modellen. 

Desk Sharing mit Flexopus organisieren

Damit Desk Sharing im Alltag funktioniert, müssen Mitarbeitende schnell beantworten können: Wo kann ich heute arbeiten und wer aus meinem Team ist ebenfalls im Büro?

Mit Flexopus lassen sich Arbeitsplätze bereits vor dem Bürotag über einen digitalen Grundriss buchen. Dabei können Mitarbeitende beispielsweise gezielt nach einem Arbeitsplatz mit bestimmter Ausstattung suchen oder einen Platz in der Nähe ihres Teams auswählen.

Auch typische Probleme des Desk Sharing lassen sich damit besser organisieren:

1. Volles Büro vermeiden: Mitarbeitende sehen bereits vor der Anfahrt, ob geeignete Arbeitsplätze verfügbar sind.

2. Teams zusammenbringen: Über die Anwesenheitsanzeige lässt sich erkennen, welche Kolleginnen und Kollegen an einem bestimmten Tag vor Ort sind.

3. Passende Ausstattung finden: Arbeitsplätze können mit Merkmalen wie Monitoren oder anderer Ausstattung hinterlegt und entsprechend ausgewählt werden.

4. No-Shows reduzieren: Über Check-in- und Check-out-Regeln können reservierte, aber nicht genutzte Arbeitsplätze wieder freigegeben werden.

5. Büroauslastung verstehen: Auswertungen zeigen, welche Arbeitsplätze, Bereiche oder Standorte besonders häufig beziehungsweise selten genutzt werden. Unternehmen können ihre Flächenplanung dadurch stärker auf tatsächliche Nutzungsmuster ausrichten.

Neben Schreibtischen können über Flexopus auch Besprechungsräume und Parkplätze organisiert werden. So lässt sich nicht nur der einzelne Arbeitsplatz, sondern der gesamte Bürotag besser planen.

Fazit

Mit den richtigen Tools, klaren Regeln und einer sorgfältigen Planung wird Desk Sharing zu einem Erfolgsmodell, das sowohl den Bedürfnissen der Mitarbeitenden als auch den Anforderungen der Arbeitswelt gerecht wird. Flexopus ist Ihr Partner, um die Planung, Buchung und Verwaltung Ihrer Arbeitsplätze reibungslos und datenschutzkonform umzusetzen – probieren Sie es jetzt aus!