Protección de datos y privacidad

Tus datos te pertenecen a ti y a nadie más. El software de gestión del lugar de trabajo Flexopus fue desarrollado en Alemania en cumplimiento con los más altos estándares y es líder en protección de datos, seguridad de datos & privacidad.

Acuerdo de Procesamiento de Datos (APD)

Con todos nuestros clientes, celebramos un acuerdo de procesamiento de datos de conformidad con las directrices del RGPD para estipular contractualmente el procesamiento de datos personales. En este contrato se detallan la finalidad del tratamiento de datos, el tipo de datos, los grupos de personas afectadas, los subproveedores de Flexopus y los derechos de las personas afectadas.

Alojado en Alemania (UE)

Sus datos están seguros con nosotros. Flexopus funciona exclusivamente en servidores dedicados de nuestro socio de alojamiento Hetzner Online GmbH en la República Federal de Alemania. Por lo tanto, sus datos serán alojados en Alemania por una empresa alemana. Hetzner cuenta con la certificación ISO 27001, que cumple con los más altos requisitos para procedimientos de seguridad de TI y sistemas de gestión de seguridad de la información. Deliberadamente no utilizamos proveedores de alojamiento en la nube como Amazon Web Services (AWS) o Google Cloud, ya que sus empresas matrices tienen su sede en los EE. UU. y, por lo tanto, entre otras cosas, Debido a la Ley de la Nube, no se puede descartar por completo el acceso de terceros.

Cumple con el RGPD

Flexopus cumple con las directrices del RGPD y, en particular, aplica sistemáticamente las siguientes directrices:

• Celebración de acuerdos de procesamiento de datos (contratos de procesamiento de datos) de conformidad con Artículo 28, párrafo 3 del RGPD
• Anonimización y no almacenamiento de datos personales sin un propósito específico.
• No se permite el intercambio de datos con terceros ni la transferencia de datos a través de fronteras nacionales.
• Formación periódica de todos los empleados en materia de protección de datos, seguridad de datos y privacidad.
• Mejora continua de los estándares de seguridad mediante auditorías y la adaptación de nuestra documentación, procesos, estructuras o funcionalidades, así como medidas técnicas y organizativas.

Flexopus se desarrolla de acuerdo con los conceptos de "Privacidad por defecto" y "Privacidad desde el diseño", teniendo en cuenta la protección de datos de principio a fin.

Almacenamiento de datos con fines específicos

Los datos personales almacenados se utilizarán exclusivamente para la finalidad prevista.

anonimización de datos

Con Flexopus, usted determina después de qué período de tiempo se anonimizan o eliminan los datos personales del sistema. Sin embargo, para los análisis de ocupación, seguirá conservando los detalles de la reserva, como la hora de inicio y la hora de finalización de la misma.

Sin embargo, ya no es posible rastrear estos casos hasta una persona específica. Esto le permite realizar un seguimiento de la utilización de los recursos disponibles para optimizar su oficina y, al mismo tiempo, proteger los datos confidenciales de sus empleados.

Privacidad de los empleados

Con Flexopus, usted decide si las reservas de puestos de trabajo u otros objetos deben ser visibles para todos los empleados de su empresa o no. Si bien recomendamos esto en un entorno corporativo colaborativo, en casos específicos puede resultar muy útil dejar que los usuarios decidan por sí mismos si su asiento reservado es visible para los demás.

Selección cuidadosa de proveedores

Flexopus presta especial atención a la protección de datos y la fiabilidad a la hora de seleccionar subproveedores. Seleccionamos exclusivamente subcontratistas de la UE:

• Proveedor del servidor: Hetzner Online GmbH
  La aplicación está alojada en un clúster de servidores dedicados en Falkenstein. Nuestra infraestructura de respaldo se encuentra en Núremberg.
• Proveedor SMTP
  Utilizamos RapidMail, con sede en Alemania, como nuestro proveedor SMTP principal. Utilizamos MailJet, con sede en Francia, como nuestro proveedor SMTP secundario.
• Equipo de desarrollo
  Los desarrolladores y subproveedores de software se encuentran exclusivamente en la UE.

Rutinas de eliminación automatizadas

Flexopus permite configurar individualmente los conceptos de eliminación de datos de acuerdo con sus directrices internas de protección de datos. Por ejemplo, las cuentas de usuario inactivas se pueden eliminar automáticamente, o los registros del sistema y de las aplicaciones se pueden borrar después de un período definido. Esto garantiza que los datos personales se almacenen únicamente durante el tiempo necesario y permitido.

Responsable externo de protección de datos

Para proteger sus datos, hemos designado a un responsable de protección de datos externo e independiente: PROLIANCE GmbH. Además, contamos con un sistema estructurado de gestión de la protección de datos (DSMS) que supervisa y mejora continuamente el cumplimiento de todos los requisitos pertinentes en materia de protección de datos.

Políticas de privacidad

Utilice nuestra política de privacidad, que se genera automáticamente, o cargue su propio documento. Además, decida si desea solicitar una confirmación de consentimiento de todos los empleados.

Contratos según la legislación alemana

La empresa Flexopus GmbH tiene su sede en Stuttgart, Alemania. Los contratos se celebran exclusivamente bajo la legislación alemana. Hecho en Alemania. Organizado en Alemania.