Detectar el potencial: optimización de oficinas vacías con desk-sharing

El panorama laboral moderno ha experimentado una transformación profunda, acelerada especialmente por la pandemia de COVID-19. En el camino hacia la era del trabajo híbrido, donde convergen el trabajo remoto y el presencial, es fundamental encontrar soluciones innovadoras para evitar oficinas vacías y maximizar la utilidad de los espacios comerciales.

¿Cómo ha cambiado la presencia en la oficina desde la pandemia?

La pandemia introdujo un nuevo estándar laboral: el trabajo híbrido. Según el instituto Ifo de Múnich, este modelo flexible se ha convertido en la norma, permitiendo a los empleados combinar eficazmente el trabajo remoto y el presencial. Incluso antes de la pandemia, la asistencia al 100% era rara debido a vacaciones, bajas por enfermedad y viajes de negocios. "Actualmente, el 12,3% de los puestos de trabajo presenciales están desocupados en un día promedio debido al teletrabajo. Antes del coronavirus, en 2019, era solo el 4,6%", afirma el experto del ifo, Simon Krause. "La proporción de puestos de trabajo sin usar en las oficinas se ha triplicado aproximadamente". El trabajo híbrido reconoce la necesidad de flexibilidad, y la idea tradicional de que todos estén en la oficina al mismo tiempo está cambiando.

Impacto en el mercado inmobiliario

El cambio hacia el trabajo híbrido no solo ha transformado nuestra forma de trabajar, sino que también ha afectado al mercado inmobiliario. La demanda de espacios de oficina tradicionales ha experimentado un cambio de paradigma. Las empresas están reevaluando sus necesidades de espacio, priorizando cada vez más la flexibilidad y la rentabilidad. Esta evolución afecta a los inmuebles comerciales e influye en las tendencias de alquiler y el valor de las propiedades.

Optimización del espacio con software de desk sharing

Las empresas buscan soluciones innovadoras para optimizar el uso de sus oficinas, y el desk sharing ha demostrado ser un punto de inflexión. Esta modalidad permite a los empleados utilizar los espacios según sus necesidades, evitando así el escenario de oficinas vacías. Flexopus, una innovadora herramienta de desk sharing, resulta inestimable en este contexto. He aquí el motivo:

• Asignación dinámica de puestos: Flexopus permite una distribución dinámica de los puestos basada en la necesidad real de ocupación. Con el Live Plan, los empleados siempre tienen a la vista la ocupación actual de su oficina.
• Eficiencia de recursos: Al compartir escritorios, las empresas pueden reducir significativamente la necesidad de espacio excedente, lo que genera un ahorro considerable. La función Smart Analytics de Flexopus supervisa la ocupación de los objetos para permitir decisiones fundamentadas sobre la optimización del espacio.‍
• Integración fluida: Flexopus se integra perfectamente en las infraestructuras de oficina existentes, permitiendo una transición fluida y eficiente al desk sharing. Por ejemplo, Flexopus puede integrarse en MS Teams y MS Outlook. ‍
• Interfaz intuitiva: La interfaz fácil de usar de Flexopus optimiza la experiencia de desk sharing tanto para los empleados como para la dirección. No se requiere un proceso de incorporación complejo: puede empezar de inmediato.

Transformar oficinas vacías en espacios atractivos

Una consecuencia innovadora de la tendencia del desk sharing es la posible transformación de oficinas vacías en espacios versátiles. La menor demanda de grandes oficinas dedicadas permite la reconversión de inmuebles comerciales. Las ciudades ya están empezando a aprovechar esta oportunidad, convirtiendo espacios de oficina sin uso en dinámicos centros de coworking, centros comunitarios u otras instalaciones esenciales.

• Reutilización adaptable: Los espacios de oficina vacíos pueden rediseñarse para satisfacer las necesidades cambiantes de la comunidad, fomentando un entorno urbano más dinámico y receptivo.
• Colaboración comunitaria: Los espacios de coworking surgidos de antiguas oficinas fomentan la colaboración, la creación de redes y el enriquecimiento mutuo de ideas entre diversos profesionales.
• Desarrollo urbano sostenible: La transformación de oficinas vacías en espacios multifuncionales se alinea con los objetivos de desarrollo urbano sostenible, ya que promueve la eficiencia de recursos y reduce la huella de carbono asociada a los espacios de oficina convencionales.

Los espacios vacíos también pueden utilizarse para mejorar la experiencia de los empleados en la empresa. Existen numerosos ejemplos de cómo pueden rediseñarse estos espacios. Entre las soluciones creativas y excelentes se incluyen:

• Dedicar el espacio al deporte y al bienestar
• instalar una cocina o un rincón de café
• Áreas para actividades de team building (p. ej., rocódromo o juegos de mesa)
• Apertura de un centro de aprendizaje y formación, etc.
• Rincón de sofás con Smart TV y consola de juegos para relajarse

Conclusión

La optimización de los espacios de oficina mediante el desk sharing se está convirtiendo en una estrategia clave en el cambiante mundo laboral. Flexopus se sitúa a la vanguardia de este movimiento, ofreciendo una herramienta potente para agilizar los procesos de desk sharing, reducir costes y aumentar la flexibilidad en el lugar de trabajo. La reconversión de oficinas vacías en espacios comunitarios vibrantes demuestra el potencial para un desarrollo urbano dinámico y sostenible. El futuro del trabajo es dinámico y, con soluciones innovadoras, podemos convertir los desafíos en oportunidades y garantizar que los espacios de oficina sigan siendo vivos y funcionales en los años venideros.