Planificación estratégica de oficinas: por qué una buena planificación del espacio comienza con datos válidos

Una nueva ubicación, un contrato de alquiler que vence, una reforma para convertir la oficina en un espacio híbrido: las decisiones sobre los espacios de oficina se encuentran entre las más costosas y a largo plazo que toma una empresa. Sin embargo, sorprendentemente a menudo se basan en suposiciones. "Casi siempre somos dos en la oficina", "los martes siempre está lleno", "necesitamos más salas de reuniones". Esto suena plausible, pero rara vez resiste un análisis. Quien quiera planificar estratégicamente los espacios de oficina necesita, ante todo, una cosa: datos fiables sobre cómo se utiliza realmente el espacio actual.

Planificación de espacios basada en la intuición: el riesgo en la oficina híbrida

Desde la el trabajo híbrido dado que se ha convertido en el estándar, ya no existe un "día de oficina normal". Los lunes y viernes muchos puestos quedan vacíos, mientras que en los días de equipo el espacio escasea. Algunos departamentos vienen casi a diario, otros apenas aparecen. Las salas de reuniones para doce personas son ocupadas por dos personas, mientras que las cabinas telefónicas están constantemente reservadas. Por lo tanto, el número de empleados por sí solo ya no dice casi nada sobre la necesidad real de espacio.

Planificar una nueva oficina sin datos de uso es como confeccionar un traje a medida sin cinta métrica. Al final, puede que encaje de alguna manera, pero rara vez donde realmente importa. Y a diferencia de un traje, un espacio de oficina no se puede cambiar fácilmente: los contratos de alquiler suelen durar muchos años y las reformas consumen presupuesto y tiempo.

Las consecuencias de una mala planificación son costosas en ambos sentidos. Si el espacio es demasiado grande, se paga alquiler, energía y limpieza por escritorios vacíos. Si es demasiado pequeño, faltan puestos en los días de mayor afluencia, los equipos se dispersan y la aceptación de la nueva oficina disminuye antes de que se haya consolidado.

Más que una reserva de espacio: lo que los datos de reserva revelan sobre su oficina

Un software de desk sharing Se suele implementar para organizar el día a día en la oficina: reservar un puesto de trabajo, reservar una sala de reuniones, asegurar una plaza de aparcamiento. Pero con cada reserva se crea, de paso, una imagen de cómo trabaja realmente su empresa. Cuanto más tiempo se utilice el software, más significativa será esta imagen. Algunos hallazgos típicos de la práctica son, por ejemplo:

• Cuántos puestos de trabajo estuvieron realmente ocupados durante los diez días de mayor afluencia del año y qué tan lejos está este valor del día a día habitual.
• Si las grandes salas de conferencias son reservadas mayoritariamente por grupos pequeños y si, en realidad, habría espacio para varias salas de reuniones pequeñas.
• Cómo ha cambiado la presencia desde que se introdujo una nueva normativa de teletrabajo o días de equipo fijos.
• Si las plazas de aparcamiento están reservadas regularmente mientras los puestos de trabajo permanecen libres, lo que indica que el desplazamiento es un cuello de botella.

Este tipo de correlaciones no se detectan en el día a día, sino solo al mirar hacia atrás. Precisamente por eso, los datos históricos de reserva son tan valiosos para cualquier decisión sobre el espacio.

Flexopus: del desk booking a la planificación de espacios basada en datos

Flexopus es una software de gestión del lugar de trabajo de Stuttgart, con la que las empresas organizan su oficina híbrida. Con el software de desk sharing, los empleados reservan puestos de trabajo flexibles, a través del sistema de reserva de salas salas de reuniones y a través del Gestión de aparcamientos su plaza de aparcamiento, mediante navegador, aplicación, Microsoft Teams o Outlook. La plataforma se complementa con una software de gestión de visitantes,Catering & Office Services,Gestión de activos,Pantallas para salas así como sensores de puesto de trabajo y de sala. Más de 80 integraciones, entre ellas con Microsoft 365, Google Workspace y sistemas de RR. HH. habituales, incorporan Flexopus a los flujos de trabajo existentes. El software está alojado en Alemania, cumple con el RGPD y ya se utiliza en más de 4.000 oficinas.

Datos de reserva: la base de datos que a menudo ya existe

Las empresas que utilizan Flexopus suelen contar ya con este tesoro de datos. En el Smart Analytics Dashboard se procesan los datos. Para la planificación del espacio, son especialmente relevantes los siguientes análisis:

• Ocupación por edificio y planta: ¿Qué ubicaciones y áreas tienen demanda y cuáles permanecen vacías de forma permanente?
• Horas punta por día de la semana y hora: El mapa de calor temporal muestra con precisión horaria cuándo la oficina alcanza su límite.
• Mapa de calor en el plano: Los lugares populares y los evitados se visualizan de un vistazo, por ejemplo, los asientos junto a la ventana frente a los asientos de paso.
• Puestos flexibles, fijos y bloqueados a lo largo del tiempo: A partir de esto se puede calcular directamente la tasa de ocupación de escritorios : plazas reservadas divididas por plazas reservables.
• Capacidades de las salas de reuniones según su tamaño: ¿Qué tamaños de sala se necesitan realmente?
• Tasas de check-in y reservas caducadas: ¿Con qué frecuencia se reservan plazas que luego no se utilizan?

Para análisis más profundos, todos los datos pueden exportarse como CSV o transferirse mediante REST-API a herramientas como Power BI o Tableau. Un punto importante para el comité de empresa y la protección de datos: en su configuración estándar, Flexopus no realiza evaluaciones de carácter personal, sino exclusivamente a nivel de recursos.

Reservar no es lo mismo que utilizar: los sensores cierran la brecha de datos

Por muy valiosos que sean los datos de reserva, solo muestran lo que se planeó, no lo que realmente sucedió. Un puesto se reserva, pero no se utiliza. Otro se ocupa de forma espontánea, sin reserva. Una sala de reuniones se reserva por dos horas, pero la reunión termina a los veinte minutos. Por ello, para una planificación precisa del espacio, se necesita una segunda fuente de datos: la ocupación real in situ.

Es precisamente aquí donde entran los sensores y dispositivos IoT en juego:

• Los sensores de puesto de trabajo detectan mediante movimiento y calor si un escritorio está realmente ocupado. De este modo, las ausencias (no-shows), el uso espontáneo y la ocupación real quedan visibles.
• Los sensores de sala registran mediante tecnología de radar y PIR si las salas de reuniones se utilizan realmente, con una precisión de hasta el 99 por ciento. En salas grandes, se pueden combinar varios sensores.

Los sensores funcionan de forma inalámbrica y transmiten sus datos a Flexopus casi en tiempo real a través de una pasarela propia, sin necesidad de conectarse a la red Wi-Fi de la empresa. Dependiendo de la configuración, las baterías duran entre dos y cuatro años. Esto permite realizar mediciones incluso en oficinas ya existentes sin necesidad de reformas.

Solo la comparación de ambas fuentes ofrece una imagen completa: los datos de reserva muestran la demanda planificada, mientras que los datos de los sensores muestran la realidad vivida.

Estos trabajos previos son imprescindibles antes de cualquier planificación de espacios

Quien desee planificar estratégicamente los espacios de oficina debe seguir estos pasos antes de crear el primer plano de la nueva ubicación:

1. Registrar la situación actual: ¿Cuántos puestos de trabajo, salas de reuniones, salas de concentración y áreas especiales existen hoy? Un plano digital de todas las plantas es la base de cualquier análisis posterior.

2. Elegir un periodo de medición representativo: Una instantánea puede llevar a conclusiones erróneas. Las vacaciones, el cierre de trimestre o un gran proyecto alteran significativamente la ocupación. Por lo tanto, planifique con datos de varios meses, idealmente de un año completo. Quien aún no tenga un historial de reservas, debe comenzar la medición ahora y complementarla desde el principio con sensores.

3. Definir quién se sienta dónde: ¿Qué equipos trabajan en estrecha colaboración y qué departamentos vienen en qué días? La gestión de grupos en Flexopus hace visibles las estructuras de los equipos en los datos y ayuda a planificar vecindarios lógicos para la nueva oficina.

4. Analizar por separado la carga máxima y el promedio: Una ocupación media del 45 por ciento no significa que la mitad del espacio sea suficiente. Lo decisivo es con qué frecuencia y en qué medida aumenta la ocupación y si estos picos pueden suavizarse mediante días de equipo coordinados.

5. Derivar la necesidad de espacio según las actividades: ¿Qué tamaños de sala se utilizan realmente? A menudo se observa que, en lugar de grandes salas de conferencias, se necesitan más salas de reuniones pequeñas, cabinas telefónicas y espacios de colaboración.

6. Involucrar a los empleados: Los datos muestran cómo se utiliza el espacio, pero no por qué. Las encuestas y los talleres complementan las cifras con necesidades que aún no están reflejadas, como la falta de lugares tranquilos para el trabajo concentrado.

7. Pensar en el futuro: Planes de crecimiento, cambios en la teletrabajoLas normativas o las nuevas ubicaciones deben integrarse en la planificación. Los datos actuales son el punto de partida, no el objetivo final.

8. Involucrar al comité de empresa y al departamento de protección de datos desde el principio: La medición del uso solo funciona si existe confianza. Los análisis anónimos a nivel de recursos y una comunicación transparente generan la aceptación necesaria.

Del análisis de datos a la ratio de desk sharing adecuada

Un ejemplo de cálculo simplificado muestra cómo los datos transforman la planificación: una empresa con 200 empleados planea una nueva oficina. Sin datos, es posible que se proyecten 200 puestos de trabajo, o 120 de forma genérica "porque muchos están en teletrabajo". Sin embargo, la medición revela que hay 85 personas presentes de media y 130 en los días de mayor afluencia. Además, los datos de los sensores indican que alrededor del 15 por ciento de las reservas no se utilizan.

Con estas cifras se pueden tomar decisiones fundamentadas: ¿se planifica basándose en los picos de ocupación o se gestionan esos días mediante conceptos de días de equipo y la liberación automática de reservas no utilizadas mediante check-in? ¿Qué ratio de desk sharing se ajusta a la empresa? ¿Y cuánto del espacio ahorrado se invierte en salas de colaboración que hagan la oficina más atractiva? ¿O cuánto espacio se puede incluso subarrendar? Estas son decisiones estratégicas, pero se basan en hechos en lugar de suposiciones.

Conclusión: no hay oficina nueva sin datos fiables

La planificación estratégica del espacio no comienza con el plano, sino con el análisis. Quien sabe cuántas personas vienen y cuándo, dónde se sientan, qué salas utilizan realmente y qué espacios permanecen vacíos, puede diseñar una oficina que se adapte a las formas de trabajo reales. Esto ahorra costes y crea un entorno laboral al que la gente quiere acudir.

Con Flexopus, gran parte de estos datos ya están disponibles gracias a la reserva diaria de puestos y salas. Si se complementan con sensores para puestos de trabajo y salas de reuniones, se obtiene una base de datos sobre la que podrá planificar de forma fiable el espacio de oficina del futuro.