Desk Sharing: Definition, Models, and Rules

Desk sharing allows companies to use workstations more flexibly and adapt office space to hybrid work models. Instead of permanently assigned desks, employees share available workstations based on attendance and need. This guide explains how desk sharing works, the available models, and what companies should consider for a successful rollout.

You can also manage workstations using Flexopus desk sharing software.

Desk sharing is a workspace model where employees do not have permanently assigned desks but instead use available workstations flexibly. Especially in combination with remote and hybrid work, companies can organize their office space more efficiently based on actual demand.

However, successful desk sharing means more than just getting rid of fixed desks. Clear rules, suitable workstations, and transparent booking are crucial for the concept to work in everyday practice.

In this guide, you will learn what desk sharing means, which models exist, and what companies should keep in mind during implementation.

Key takeaways

• With desk sharing, multiple employees flexibly share available workstations.
• The concept is particularly suitable for companies with hybrid work models.
• Benefits include better space utilization and increased flexibility.
• Challenges can arise regarding workstation availability, ergonomics, hygiene, and team cohesion.
• Clear desk sharing rules and a digital booking system facilitate implementation.

What is desk sharing?

The definition of desk sharing refers to a workspace model where employees no longer have fixed desks but use flexible workstations. The concept aims to prevent office space from sitting empty—especially at a time when hybrid work models like working from home and mobile work are becoming increasingly popular.

The fact that many workstations remain unused on certain days is a reality for numerous companies, leading to unnecessarily high operating and rental costs. The goal is to use desk sharing solutions to create a modern, dynamic work culture that optimizes office occupancy.

However, the successful implementation of desk sharing naturally places new demands on organization. It is therefore all the more important to offer desk sharing software or a desk sharing app that allows your employees to reserve their workstation in advance. This allows you to easily and specifically reduce vacancies, thereby cutting costs and achieving flexible and demand-oriented use of your office space.

What desk sharing models are there?

Desk sharing, however, does not just mean sharing desks. It encompasses various concepts and models that you can deploy depending on your company structure and individual requirements. This variety makes desk sharing systems particularly adaptable.

Hot desking

Hot desking is arguably the best-known desk sharing model. Here, workstations are not reserved in advance but are used on a first-come, first-served basis. This model is particularly suitable for dynamic teams with multiple shifts and, consequently, constantly changing occupancy. However, it requires a high level of organization to ensure everything runs smoothly and everyone finds a suitable desk.

Desk sharing with remote work

This model combines desk sharing with fixed remote work days. If your employees are at home on certain days, it makes sharing flexible workstations easier. With this concept, it is helpful to provide desk sharing software so your teams can reserve their desired workstation in advance.

Desk booking

Desk Booking, also known as hotelling, gives you the ability to organize your office space more precisely. Unlike traditional hot desking, your employees can book their workspace in advance for longer periods. This ensures a clear structure and prevents morning chaos when everyone is looking for an available spot at the same time.

Homezones

Homezones add a personal touch to the desk sharing concept. While classic desk sharing models rely heavily on rotating workstations, homezones give your employees a sense of familiarity. Teams or departments are assigned fixed zones where they can work flexibly without having to look for a new spot every day.

For your employees, this means they know where they will be working and, despite desk sharing, do not feel like visitors in their own office. At the same time, the core idea of the flexible workspace model is maintained.

Activity Based Working

Activity Based Working goes a step further than classic desk sharing models by categorizing workstations not just by availability, but by activity. The idea is that your employees use the exact workspace that suits their current task—whether it's a quiet area for focused work or a creative space for teamwork and brainstorming.

This not only ensures higher productivity, but also greater satisfaction, as everyone can work in an environment that supports their individual requirements. By setting up various work zones such as quiet retreats, collaborative rooms, and tech-equipped areas, you create a work environment that combines flexibility with structure.

Desk Sharing Use Cases: Examples for Modern Companies

Desk sharing is more than just a trend—it offers real solutions to the challenges modern companies face every day. The practical aspect is that desk sharing can be flexibly adapted depending on the industry, working style, and goals. Here are a few use cases:

Use Case 1: Project teams with changing requirements

Project-based teams benefit enormously from a desk sharing system. Your employees can meet in work zones with optimal conditions for their tasks, whether in creative areas or quiet retreats. This way, your teams always find the right space to achieve results quickly and effectively.

Use Case 2: Companies with hybrid work models

If your company relies on fixed home office days, a large portion of desks remains unused—but not with desk sharing. The goal of desk sharing is to maximize the utilization of your office space. Employees book their workstations only on the days they are in the office, which allows for desk rotation. When part of the team is working from home, the other part occupies the desks in the office. This allows you to skillfully reduce your office space despite hybrid work models.

Use Case 3: Companies with limited office space

Especially in cities with high rental costs, the efficient use of office space is essential, and open-plan offices are often impractical—making desk sharing the ideal solution, especially for new companies and start-ups. With a well-organized desk sharing system, you can make optimal use of available workstations without compromising employee satisfaction. This creates more room for growth without having to rent additional space.

The Pros and Cons of Desk Sharing

Desk sharing can help companies use office space more efficiently, reduce costs, and enable flexible work models. At the same time, the concept brings organizational and cultural challenges, such as workstation availability, team cohesion, or the handling of personal work equipment.

Whether and how desk sharing can be implemented effectively depends heavily on factors such as working style, team structure, and technical support. A detailed look at the pros and cons of desk sharing, including concrete practical examples, typical pitfalls, and solutions, can be found in our comprehensive blog article on the pros and cons of desk sharing.

Tools for Successful Desk Sharing

As you can see, it is essential to implement the right technologies to ensure that desk sharing works smoothly in your company. The following tools facilitate organization, ensure transparent management of your workstations, and secure the satisfaction of your employees:

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Desk Sharing Quote

Die Desk Sharing Quote zeigt, wie viele Arbeitsplätze ein Unternehmen im Verhältnis zur Anzahl seiner Mitarbeitenden tatsächlich benötigt – ein wichtiger Erfolgsfaktor für hybrides Arbeiten und effiziente Büroflächennutzung. Sie hilft dabei, Desk Sharing sinnvoll zu planen und die Büroauslastung realistisch einzuschätzen.

Eine vollständige Erklärung der Desk Sharing Quote, inklusive Berechnung, Praxisbeispielen und typischen Voraussetzungen, finden Sie in unserem Lexikon-Artikel zur Desk Sharing Quote.

Studien zu Desk Sharing

Die Vorteile von Desk Sharing bei hybriden Arbeitsmodellen lassen sich nicht nur durch Praxisbeispiele, sondern auch durch aktuelle Studien und Unternehmensdaten einordnen. Eine ifo-Konjunkturumfrage aus dem Jahr 2025 zeigt, dass 26,3 % der Unternehmen in Deutschland ihre Büroflächen für nicht ausreichend ausgelastet halten. 10,3 % der Unternehmen haben ihre Büroflächen bereits verkleinert, weitere 12,5 % planen dies innerhalb der kommenden fünf Jahre. Flexible Arbeitsplatzkonzepte wie Desk Sharing können dazu beitragen, vorhandene Flächen bedarfsgerechter zu nutzen. Eine geringere Bürofläche kann wiederum Kosten für Miete, Energie und Betrieb reduzieren – insbesondere an Standorten mit hohen Büromieten.

Auch aktuelle Forschung zu hybriden Arbeitsmodellen zeigt, dass flexibles Arbeiten nicht zwangsläufig zulasten der Leistung geht. Eine 2024 im Fachjournal Nature veröffentlichte randomisierte Studie mit 1.612 Beschäftigten untersuchte ein Modell mit zwei Homeoffice-Tagen pro Woche. Dabei zeigte sich kein negativer Effekt auf Leistungsbewertungen oder Beförderungen. Gleichzeitig sank die Kündigungsrate in der Hybridgruppe um rund ein Drittel, während die Arbeitszufriedenheit stieg. Die Ergebnisse zeigen, dass hybride Arbeitsmodelle Flexibilität ermöglichen können, ohne die Leistung der Mitarbeitenden zu beeinträchtigen.

Dass hybride Arbeit dauerhaft relevant bleibt, zeigen auch aktuelle Zahlen aus Deutschland. Laut ifo Institut arbeiteten im Februar 2026 24,3 % der Beschäftigten zumindest teilweise von zu Hause. Seit 2022 bewegt sich dieser Anteil relativ stabil um ein Viertel der Beschäftigten. Besonders hoch ist die Homeoffice-Nutzung bei IT-Dienstleistern mit 76,4 % und Unternehmensberatungen mit 67,6 %. Für Unternehmen mit solchen hybriden Anwesenheitsmustern wird die flexible Organisation von Arbeitsplätzen entsprechend wichtiger.

Gleichzeitig zeigt eine aktuelle Untersuchung des Instituts für Arbeit und Gesundheit der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (IAG), dass Desk Sharing sorgfältig geplant werden sollte. Befragt wurden 1.996 Beschäftigte und Führungskräfte. Fast 60 % waren mit dem Desk Sharing in ihrer Organisation überwiegend zufrieden, knapp 20 % hingegen wenig oder gar nicht. Besonders relevant ist die Beteiligung der Mitarbeitenden: Nur knapp 30 % gaben an, überhaupt die Möglichkeit gehabt zu haben, sich an der Einführung und Gestaltung von Desk Sharing zu beteiligen. Die Ergebnisse zeigen, dass klare Regeln, eine gute Organisation und die frühzeitige Einbindung der Beschäftigten entscheidend für die Akzeptanz des Arbeitsplatzmodells sind.

Desk Sharing Regeln: So funktioniert flexibles Arbeiten erfolgreich

Damit Desk Sharing reibungslos funktioniert, sind klare Desk Sharing Regeln entscheidend – insbesondere die Desk Sharing Etikette und eine Clean Desk Policy.

Desk sharing etiquette includes consideration for others, respectful treatment of shared workstations, and adherence to the booking system. The clean desk policy ensures that workstations are kept tidy and in compliance with data protection regulations.

Rechtliche Grundlagen im Unternehmen mit Desk Sharing

Die rechtlichen Aspekte von Desk Sharing dürfen nicht unterschätzt werden. Von Datenschutz bis hin zu individuellen Ansprüchen gibt es wichtige Punkte, die Unternehmen beachten sollten.

Datenschutz beim Desk Sharing

Beim Desk Sharing spielt der Schutz sensibler Daten eine zentrale Rolle. Da Arbeitsplätze von verschiedenen Mitarbeitenden genutzt werden, ist es besonders wichtig, Datenschutzvorgaben einzuhalten, um Informationen vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Als Unternehmen müssen Sie geeignete Maßnahmen treffen, um die Vertraulichkeit von Dokumenten, Geräten und digitalen Systemen sicherzustellen.

Ein zentraler Punkt ist die Einführung einer Clean Desk Policy. Ergänzend können Sichtschutzfolien für Monitore verwendet werden, um Einblicke durch Dritte zu verhindern.

Regelmäßige Schulungen der Mitarbeitenden zu Datenschutzbestimmungen und Sicherheitsmaßnahmen sind außerdem unerlässlich, da sie ein Bewusstsein für den verantwortungsvollen Umgang mit Daten fördern.

Einbeziehung der Arbeitnehmervertretung

Bei der Einführung von Desk Sharing sollten Sie die Arbeitnehmervertretung frühzeitig einbeziehen – denn wie bereits erwähnt, ist das Mitspracherecht ein wichtiger Aspekt für Ihre Teams. Bei der Einführung von Desk Sharing können Beteiligungsrechte des Betriebsrats relevant sein. Nach § 90 BetrVG muss der Arbeitgeber den Betriebsrat unter anderem bei der Planung von Arbeitsplätzen rechtzeitig informieren und die vorgesehenen Maßnahmen mit ihm beraten. Je nach konkreter Ausgestaltung können weitere Mitbestimmungsrechte hinzukommen.

Rechtlicher Anspruch auf einen Arbeitsplatz

Ein häufiger Diskussionspunkt ist, ob Angestellte einen rechtlichen Anspruch auf einen festen Arbeitsplatz haben. Laut Arbeitsrecht ist dies nicht explizit geregelt. Arbeitgeber*innen müssen jedoch sicherstellen, dass für alle Mitarbeitenden ausreichend Arbeitsplätze zur Verfügung stehen und diese bestimmte Anforderungen erfüllen, auch bei hybriden Modellen. 

Desk Sharing mit Flexopus organisieren

Damit Desk Sharing im Alltag funktioniert, müssen Mitarbeitende schnell beantworten können: Wo kann ich heute arbeiten und wer aus meinem Team ist ebenfalls im Büro?

Mit Flexopus lassen sich Arbeitsplätze bereits vor dem Bürotag über einen digitalen Grundriss buchen. Dabei können Mitarbeitende beispielsweise gezielt nach einem Arbeitsplatz mit bestimmter Ausstattung suchen oder einen Platz in der Nähe ihres Teams auswählen.

Auch typische Probleme des Desk Sharing lassen sich damit besser organisieren:

1. Volles Büro vermeiden: Mitarbeitende sehen bereits vor der Anfahrt, ob geeignete Arbeitsplätze verfügbar sind.

2. Teams zusammenbringen: Über die Anwesenheitsanzeige lässt sich erkennen, welche Kolleginnen und Kollegen an einem bestimmten Tag vor Ort sind.

3. Passende Ausstattung finden: Arbeitsplätze können mit Merkmalen wie Monitoren oder anderer Ausstattung hinterlegt und entsprechend ausgewählt werden.

4. No-Shows reduzieren: Über Check-in- und Check-out-Regeln können reservierte, aber nicht genutzte Arbeitsplätze wieder freigegeben werden.

5. Büroauslastung verstehen: Auswertungen zeigen, welche Arbeitsplätze, Bereiche oder Standorte besonders häufig beziehungsweise selten genutzt werden. Unternehmen können ihre Flächenplanung dadurch stärker auf tatsächliche Nutzungsmuster ausrichten.

Neben Schreibtischen können über Flexopus auch Besprechungsräume und Parkplätze organisiert werden. So lässt sich nicht nur der einzelne Arbeitsplatz, sondern der gesamte Bürotag besser planen.

Fazit

Mit den richtigen Tools, klaren Regeln und einer sorgfältigen Planung wird Desk Sharing zu einem Erfolgsmodell, das sowohl den Bedürfnissen der Mitarbeitenden als auch den Anforderungen der Arbeitswelt gerecht wird. Flexopus ist Ihr Partner, um die Planung, Buchung und Verwaltung Ihrer Arbeitsplätze reibungslos und datenschutzkonform umzusetzen – probieren Sie es jetzt aus!