Condivisione della scrivania: la soluzione moderna per le aziende ibride

Puoi anche gestire le postazioni di lavoro con il software Flexopus Desk Sharing.

In un mondo del lavoro che dipende sempre più dalla flessibilità e modelli ibridi è caratterizzato, la condivisione della scrivania sta diventando una soluzione centrale per le aziende: consente un uso più efficiente dello spazio ufficio, promuove la collaborazione e riduce i costi allo stesso tempo.

Ma il desk sharing è molto più che condividere le scrivanie: richiede tecnologie intelligenti, regole ben ponderate e la consapevolezza delle condizioni quadro adeguate. In questa guida completa, ti mostreremo come introdurre con successo il desk sharing nella tua azienda e quali strumenti e strategie possono aiutarti a farlo.

Definizione della condivisione della scrivania

La condivisione della scrivania descrive un modello di ambiente di lavoro in cui i dipendenti non dispongono più di scrivanie fisse ma utilizzano spazi di lavoro flessibili. Il concetto è finalizzato a mantenere lo spazio in ufficio libero, soprattutto in tempi in cui modelli di lavoro ibridi come Ufficio a domicilio e lavoro mobile diventare sempre più popolari.

Perché il fatto che molti luoghi di lavoro rimangano inutilizzati in determinati giorni è una realtà per molte aziende e ciò comporta costi operativi e di affitto inutilmente elevati. L'obiettivo è utilizzare soluzioni di desk sharing per creare una cultura del lavoro moderna e dinamica in cui l'utilizzo dell'ufficio sia ottimizzato.

Ma l'implementazione di successo del desk sharing pone naturalmente nuove esigenze all'organizzazione. È tanto più importante avere un Software per la condivisione della scrivania oppure offri un'app per la condivisione della scrivania che consenta ai tuoi dipendenti di prenotare il posto di lavoro in anticipo. In questo modo, puoi ridurre in modo semplice e specifico i posti vacanti e quindi i costi e creare un ambiente flessibile e uso appropriato dello spazio ufficio raggiungere.

Concetti di condivisione della scrivania

Condividere la scrivania, tuttavia, non significa semplicemente condividere le scrivanie. Comprende diversi concetti e modelli che è possibile utilizzare a seconda della struttura aziendale e delle esigenze individuali. Questa diversità rende i sistemi di desk sharing particolarmente adattabili.

Hot Desking

Hot Desking è probabilmente il modello di desk sharing più conosciuto. Qui, le postazioni di lavoro non vengono prenotate in anticipo, ma vengono utilizzate secondo il principio «primo arrivato, primo servito». Questo modello è particolarmente adatto a team dinamici con molti turni e quindi un cast in continua evoluzione. Tuttavia, richiede un alto livello di organizzazione in modo che tutto funzioni senza intoppi e che tutti trovino una scrivania adatta.

Condivisione della scrivania con l'home office

Questo modello combina la condivisione della scrivania con giornate fisse di home office. Se i dipendenti sono a casa in determinati giorni, è più facile condividere spazi di lavoro flessibili. Con questo concetto, è utile offrire un software per la condivisione della scrivania in modo che i team possano prenotare in anticipo il posto di lavoro desiderato.

Prenotazione del desk

Prenotazione del desk, noto anche come hotelling, ti offre l'opportunità di organizzare il tuo spazio ufficio in modo ancora più specifico. A differenza del classico hot desking, i vostri dipendenti possono prenotare il posto di lavoro in anticipo per un periodo di tempo più lungo. Ciò garantisce una struttura chiara ed evita il caos al mattino, quando tutti cercano contemporaneamente uno spazio libero.

Zone domestiche

Zone domestiche rappresentano un tocco personale nel concetto di condivisione della scrivania. Mentre i modelli classici di condivisione della scrivania si basano fortemente sul cambiamento dei luoghi di lavoro, le zone domestiche restituiscono ai dipendenti un po' di familiarità. Ai team o ai reparti vengono assegnate zone fisse in cui possono lavorare in modo flessibile senza dover cercare una nuova sede ogni giorno.

Per i tuoi dipendenti, ciò significa che sanno dove andranno a lavorare e non si sentono visitatori nel proprio ufficio nonostante condividano la scrivania. Allo stesso tempo, viene mantenuta l'idea di base del modello di lavoro flessibile.

Lavoro basato sulle attività

Lavoro basato sulle attività fa un passo avanti rispetto ai classici modelli di desk sharing classificando i luoghi di lavoro non solo in base alla disponibilità, ma anche in base alle attività. L'idea è che i dipendenti utilizzino esattamente l'ambiente di lavoro adatto al loro compito attuale, che si tratti di un'area tranquilla per la concentrazione del lavoro o di uno spazio creativo per il lavoro di squadra e il brainstorming.

Questo non solo garantisce una maggiore produttività, ma anche per una maggiore soddisfazione, poiché tutti possono lavorare in un ambiente che supporta le proprie esigenze individuali. Creando varie zone di lavoro come ritiri, spazi collaborativi e aree tecnicamente attrezzate, si crea un ambiente di lavoro che unisce flessibilità e struttura.

Casi d'uso per la condivisione della scrivania

Il desk sharing è più di una semplice tendenza: offre soluzioni reali alle sfide che le aziende moderne devono affrontare ogni giorno. La cosa pratica è che il desk sharing può essere adattato in modo flessibile a seconda del settore, dei metodi di lavoro e degli obiettivi. Ecco alcuni esempi di applicazioni:

Caso d'uso 1: team di progetto con requisiti mutevoli

I team basati su progetti traggono enormi vantaggi da un sistema di desk sharing. I vostri dipendenti possono riunirsi in zone di lavoro con condizioni ottimali per le loro attività, che si tratti di aree creative o ritiri tranquilli. In questo modo, i vostri team trovano sempre l'area giusta per raggiungere il successo in modo rapido ed efficace.

Caso d'uso 2: aziende con modelli di lavoro ibridi

Se la tua azienda si affida a giorni fissi di ufficio da casa, la maggior parte delle scrivanie rimane inutilizzata, ma non con la condivisione della scrivania. Perché l'obiettivo della condivisione della scrivania è massimizzare l'utilizzo dello spazio in ufficio. I dipendenti prenotano il posto di lavoro solo nei giorni in cui sono in ufficio, il che consente alle scrivanie di ruotare. Quando una parte del team lavora da casa, l'altra parte occupa i posti di lavoro in ufficio. Ecco come puoi utilizzare lo spazio del tuo ufficio nonostante modelli di lavoro ibridi Riduci abilmente.

Caso d'uso 3: aziende con spazi per uffici limitati

Soprattutto nelle città con costi di affitto elevati, l'uso efficiente degli spazi per uffici è essenziale e uffici a pianta aperta Difficile da implementare: il desk sharing è quindi la soluzione ideale, soprattutto per le nuove aziende e le start-up. Con un sistema di condivisione della scrivania ben organizzato, è possibile utilizzare in modo ottimale i luoghi di lavoro disponibili senza influire sulla soddisfazione dei dipendenti. In questo modo, crei più spazio per la crescita senza dover affittare spazi aggiuntivi.

I pro e i contro della condivisione della scrivania

Condivisione della scrivania offre alle aziende una vasta gamma di vantaggi:

• Efficienza e riduzione dei costi: Utilizzando le scrivanie in modo flessibile, puoi massimizzare l'utilizzo dello spazio ufficio riducendo al contempo i costi di affitto e operativi.
• flessibilità: i tuoi dipendenti possono scegliere i lavori in base alle loro esigenze e attività, un vantaggio per la produttività del tuo team.
• Promuovere modalità di lavoro moderne: Con un organizer per la condivisione della scrivania e un concetto chiaro, i modelli di lavoro ibridi, come la combinazione di home office e ufficio, possono essere implementati senza problemi.
• sostenibilità: Meno posti di lavoro significa minore consumo di risorse, un vantaggio per l'ambiente e il budget.

In breve, il desk sharing dimostra che come azienda siete flessibili, innovativi e orientati al futuro. Tuttavia, nonostante i suoi vantaggi, il desk sharing presenta anche sfide che le aziende non dovrebbero ignorare:

• perdita di spazio personale: I dipendenti abituati a una scrivania fissa potrebbero trovare impersonale la condivisione dei luoghi di lavoro. Ciò può portare a un calo della soddisfazione sul lavoro, in particolare nei settori in cui gli ambienti di lavoro individuali sono importanti.
• Complessità organizzativa: Senza un sistema di prenotazione per la condivisione della scrivania ben funzionante, possono verificarsi rapidamente il caos e l'uso inefficiente dello spazio ufficio. Strumenti come Flexopus sono quindi essenziali per presentare la disponibilità in modo trasparente e consentire le prenotazioni.
• Igiene e ordine: In un ambiente in cui le scrivanie vengono utilizzate da più persone, standard come la Clean Desk Policy sono essenziali per evitare disordini e conflitti.

Affrontando tempestivamente queste sfide e integrando soluzioni appropriate, potete garantire l'accettazione e il successo del desk sharing nella vostra azienda.

Matrice di valutazione per la condivisione della scrivania

Ecco una panoramica del confronto tra i vari modelli di lavoro:

Strumenti per la condivisione della scrivania

Come puoi vedere, è essenziale implementare le tecnologie giuste per far sì che il desk sharing funzioni senza intoppi nella tua organizzazione. I seguenti strumenti semplificano l'organizzazione, garantiscono una gestione trasparente dei luoghi di lavoro e garantiscono la soddisfazione dei dipendenti:

Software per la prenotazione del posto di lavoro

Se vuoi evitare il caos in ufficio, non puoi evitare il software di prenotazione sul posto di lavoro. Sempre più aziende si stanno concentrando su Flexopus, un potente software di condivisione della scrivania progettato specificamente per semplificare la gestione di spazi di lavoro flessibili.

I tuoi dipendenti possono prenotare facilmente i posti di lavoro tramite l'intuitiva app di condivisione della scrivania, in anticipo o spontaneamente. La panoramica in tempo reale garantisce che i posti vacanti vengano trovati rapidamente e senza confusione. Flexopus colpisce anche per i suoi preziosi strumenti di analisi, con cui puoi ottenere informazioni preziose, ideali per ridurre i costi e aumentare l'efficienza a lungo termine.

ufficio senza carta

Un ufficio senza carta supporta la sostenibilità della condivisione della scrivania. Gli strumenti di scansione digitalizzano i documenti in modo rapido e affidabile in modo che i dipendenti possano accedervi sempre e ovunque. Muori Dematerializzazione Inoltre, riduce al minimo la dipendenza dai materiali fisici di lavoro e semplifica l'organizzazione in un ambiente senza luoghi di lavoro fissi. Allo stesso tempo, un ufficio senza carta contribuisce alla sostenibilità riducendo il consumo di carta e i costi di archiviazione.

Display e sensori

I sensori collegati alle scrivanie aiutano il tuo team a tenere traccia degli spazi di lavoro occupati e disponibili. Mostrano in tempo reale quali spazi sono attualmente utilizzati e consentono quindi una gestione trasparente dello spazio ufficio. I display possono anche raccogliere dati di utilizzo, che potete utilizzare per ottimizzare il concetto di condivisione della scrivania. Appena entrato Uffici open space o quando si integra Activity-Based Working, questa tecnologia è particolarmente pratica.

codici QR

Se non volete necessariamente investire in costosi sensori, i codici QR potrebbero semplificare la prenotazione e la gestione delle postazioni di lavoro nel vostro sistema di condivisione della scrivania. Ciò consente ai dipendenti di scansionare semplicemente un codice QR sul posto di lavoro per contrassegnarlo come occupato o prenotarlo. Questo metodo è intuitivo, veloce e ideale per le aziende che cercano una soluzione semplice per organizzare la disponibilità dei posti di lavoro.

Fornitore di servizi cloud

Un provider cloud affidabile è essenziale per rendere tutti i file e le applicazioni disponibili a livello centrale, perché questo è l'unico modo in cui i team possono svolgere efficacemente il proprio lavoro da qualsiasi luogo. Soprattutto se i tuoi dipendenti lavorano regolarmente in Ufficio a domicilio , devono inoltre poter accedere facilmente ai loro materiali di lavoro lì. Ovviamente, la sicurezza e la conformità al GDPR dovrebbero essere fondamentali nella scelta di un fornitore.

software di comunicazione

Un software di comunicazione efficace è importante anche per connettere i team nel modello di desk sharing, specialmente quando lavoro ibrido. Strumenti come Microsoft Teams, Slack o Zoom consentono comunicazioni senza interruzioni, riunioni virtuali e una collaborazione efficiente, indipendentemente da dove si trovano i dipendenti. Questi programmi favoriscono inoltre le dinamiche di squadra e garantiscono che tutte le persone coinvolte rimangano aggiornate.

Apparecchiature informatiche come laptop, smartphone, cuffie, tastiere

La condivisione della scrivania richiede apparecchiature IT flessibili e mobili in modo che i dipendenti possano lavorare in qualsiasi luogo di lavoro come se fossero in ufficio. Notebook leggeri e potenti, tastiere e cuffie ergonomiche con funzioni di cancellazione del rumore garantiscono un ambiente di lavoro produttivo, sia che si lavori da casa che in un ufficio affollato. L'attrezzatura giusta semplifica il passaggio dall'ufficio all'home office e in viaggio e occupa poco spazio quando Pendolarismo per andare al lavoro.

VPN

Una rete privata virtuale (VPN) è fondamentale per garantire la sicurezza dei dati durante la condivisione della scrivania. Perché quando i dipendenti accedono ai dati aziendali da luoghi diversi, è necessaria una connessione sicura. Una VPN protegge le informazioni sensibili dall'accesso esterno e garantisce che i tuoi team possano lavorare in modo un po' più sicuro anche in reti aperte, indipendentemente dal fatto che tu lavori con dati sensibili e personali nella tua azienda o meno.

pellicole per la privacy

In un ambiente di lavoro flessibile, i film sulla privacy forniscono una protezione aggiuntiva dei dati. Impediscono che le informazioni sensibili sui monitor vengano visualizzate da altri: un modo semplice ma efficace per mantenere la riservatezza.

Quota di condivisione della scrivania

Vuoi implementare il desk sharing per ridurre i costi di noleggio, ma non sai quanto spazio ufficio Idealmente ne hai bisogno? Il calcolo della quota individuale di desk sharing fornisce le risposte a questa domanda.

Il tasso di condivisione della scrivania mostra il rapporto tra il numero di dipendenti e i posti di lavoro disponibili in un ufficio. L'obiettivo è avere meno posti di lavoro disponibili rispetto ai dipendenti, poiché non tutti sono mai in ufficio contemporaneamente a causa dell'ufficio a casa, dei viaggi di lavoro, delle vacanze o di altre assenze.

Una quota di desk sharing ben ponderata ti aiuta a sfruttare appieno i vantaggi della condivisione della scrivania. A tal fine, è necessario considerare i seguenti aspetti:

• Analizza la frequenza con cui i tuoi dipendenti sono effettivamente in ufficio. Gli studi dimostrano che i dipendenti sono presenti fisicamente in media solo 2,5 giorni alla settimana.
• Considera quali membri del team hanno giorni fissi per l'home office e in che modo ciò influisce sul carico di lavoro in ufficio.
• Alcuni reparti o ruoli richiedono la presenza fisica in ufficio più spesso di altri. Pianifica questi requisiti.
• Assicurati che lo spazio offra una flessibilità sufficiente per implementare la quota di condivisione della scrivania desiderata, ma ergonomia I requisiti sul posto di lavoro sono comunque soddisfatti.

Calcolo della tariffa di condivisione della scrivania

Il calcolo di Quota di condivisione della scrivania si basa su un'analisi del carico d'ufficio. Viene eseguito utilizzando la seguente formula:

Tasso di condivisione della scrivania = numero di dipendenti/numero di scrivanie disponibili

Ma cosa dice allora la quota calcolata?

• Rapporto maggiore di 1: hai più dipendenti che posti di lavoro. Ideale per le aziende con modelli di lavoro ibridi o un elevato utilizzo dell'home office.
• Citazione di 1: Ogni membro del team ha una scrivania fissa. Ciò è in linea con un modello di ambiente di lavoro tradizionale.
• Valore inferiore a 1: ci sono più scrivanie che dipendenti, il che indica un eccesso di capacità.

In linea di principio, dovresti puntare a un tasso di condivisione della scrivania superiore a 1, in quanto garantisce un uso efficiente dello spazio ufficio e consente di ridurre i costi. Allo stesso tempo, tuttavia, questa quota richiede anche un'organizzazione ottimale del concetto di desk sharing, quindi non dovresti lasciarti sfuggire il giusto software di desk sharing con questa quota.

Studi sulla condivisione delle scrivanie

I vantaggi della condivisione della scrivania nei modelli di lavoro ibridi possono essere dimostrati non solo da esempi pratici, ma anche da studi ben fondati.

Uno studio dimostra che le aziende possono ridurre i costi fino al 30% dei costi attraverso la condivisione della scrivania utilizzando gli spazi dell'ufficio in modo più efficiente. Questo risparmio ha un impatto diretto sui costi operativi, inclusi affitto, energia e manutenzione. Ciò rende la condivisione della scrivania una soluzione economicamente interessante, in particolare nelle aree urbane con affitti di uffici elevati.

Studi a lungo termine dell'Università Heinrich Heine di Düsseldorf hanno dimostrato che i dipendenti che lavorano da casa non solo lavorano in modo produttivo, ma possono persino migliorare le proprie prestazioni. Secondo i risultati, produttività Ciò è dovuto principalmente a un ambiente di lavoro più silenzioso e alla possibilità di regolare il proprio ritmo di lavoro. Questi risultati sottolineano l'importanza dei modelli di lavoro ibridi che combinano l'home office con il lavoro d'ufficio.

Secondo uno studio di Deloitte, due terzi delle aziende tedesche prevedono di integrare in modo permanente modelli di lavoro flessibili come la condivisione della scrivania o il lavoro ibrido. Il motivo: i dipendenti apprezzano la flessibilità che consente loro di organizzare individualmente orari e sedi di lavoro. Le aziende che offrono tali modelli beneficiano di una maggiore soddisfazione dei dipendenti e di una maggiore fidelizzazione dei propri talenti.

Allo stesso tempo, uno studio dell'Istituto per il lavoro e la salute dell'assicurazione sociale tedesca contro gli infortuni mostra che la condivisione della scrivania può anche causare stress psicologico. Lo stress causato dalla ricerca quotidiana di lavoro o le difficoltà di adattamento ai cambiamenti degli ambienti sono tra le sfide più comuni che devono essere superate. I soggetti del test si sono inoltre lamentati di non aver avuto l'opportunità di partecipare all'introduzione della condivisione della scrivania.

Regole di desk sharing: come funziona con successo il lavoro flessibile

Affinché la condivisione della scrivania funzioni senza intoppi, è importante stabilire regole chiare. Naturalmente, le regole variano da azienda a azienda, ma due aspetti fondamentali valgono per tutti: l'etichetta nei rapporti reciproci e il rispetto di una politica di scrivania pulita.

Etichetta della condivisione della scrivania: considerazione e rispetto

Un ambiente di lavoro piacevole dipende dalla considerazione reciproca. La condivisione della scrivania richiede che i dipendenti siano flessibili ma anche rispettosi quando utilizzano i luoghi di lavoro insieme. Ciò include:

• I dipendenti devono lasciare il proprio posto come vorrebbero trovarlo: ordinato e privo di effetti personali.
• La discrezione è importante nelle aree di lavoro condivise per non disturbare gli altri.
• Il sistema di prenotazione del posto di lavoro deve essere rispettato. Dovrebbero essere utilizzati solo i posti prenotati in anticipo per evitare conflitti.
• Una cultura amichevole e rispettosa è fondamentale per sfruttare appieno il potenziale della condivisione della scrivania.

Politica Clean Desk: l'ordine come principio

Muoiono Politica Clean Desk è una parte essenziale della condivisione della scrivania. I dipendenti sono tenuti a non lasciare oggetti personali o informazioni sensibili sulla scrivania alla fine della giornata lavorativa.

Con una politica di clean desk formulata in modo chiaro, crei trasparenza e assicuri che tutti i dipendenti beneficino di un ambiente di lavoro dignitoso e che la protezione dei dati sia garantita.

Legge sulla condivisione delle scrivanie

Gli aspetti legali del desk sharing non devono essere sottovalutati. Dalla protezione dei dati ai requisiti individuali, ci sono punti importanti che le aziende dovrebbero considerare.

Protezione dei dati durante la condivisione della scrivania

La protezione dei dati sensibili svolge un ruolo centrale nella condivisione della scrivania. Poiché le workstation sono utilizzate da diversi dipendenti, è particolarmente importante rispettare i requisiti di protezione dei dati per proteggere le informazioni da accessi non autorizzati. Come azienda, è necessario adottare le misure appropriate per garantire la riservatezza di documenti, dispositivi e sistemi digitali.

Un punto chiave è l'introduzione di una politica della scrivania pulita. Inoltre, è possibile utilizzare pellicole per la protezione della privacy per monitor per impedire a terzi di vederle.

Formazione regolare per i dipendenti su Informativa sulla privacy e le misure di sicurezza sono essenziali anche in quanto promuovono la consapevolezza dell'uso responsabile dei dati.

Coinvolgere i rappresentanti dei dipendenti

Quando introduci il desk sharing, dovresti coinvolgere i rappresentanti dei dipendenti in una fase iniziale, perché, come già detto, il diritto di avere voce in capitolo è un aspetto importante per i tuoi team. Il comitato aziendale dovrebbe sempre essere consultato quando si definiscono le condizioni di lavoro, in modo da poter tenere conto degli interessi e delle esigenze della forza lavoro. Perché un dialogo trasparente aiuta a ridurre le resistenze e a creare accettazione.

Diritto legale a un lavoro

Un punto di discussione comune è se i dipendenti abbiano il diritto legale a un lavoro a tempo indeterminato. Secondo il diritto del lavoro, questo non è regolamentato in modo esplicito. Tuttavia, i datori di lavoro devono garantire che siano disponibili posti di lavoro sufficienti per tutti i dipendenti e che soddisfino determinati requisiti, anche con modelli ibridi.

Con gli strumenti giusti, regole chiare e un'attenta pianificazione, il desk sharing sta diventando un modello di successo che soddisfa sia le esigenze dei dipendenti che le esigenze del mondo del lavoro. Flexopus è il tuo partner per la pianificazione, la prenotazione e la gestione delle postazioni di lavoro senza intoppi e nel rispetto delle normative sulla protezione dei dati: provalo subito!