Condivisione della scrivania: la soluzione moderna per le aziende ibride
In un mondo del lavoro sempre più caratterizzato da flessibilità, modelli ibridi ed efficienza degli spazi, la condivisione della scrivania sta diventando una strategia chiave per molte aziende. Invece di scrivanie fisse, le organizzazioni moderne si affidano a modelli di postazioni di lavoro flessibili, non solo risparmiando sui costi, ma promuovendo anche il lavoro di squadra, la sostenibilità e una cultura aziendale orientata al futuro. In questa guida scoprirai come funziona in pratica la condivisione della scrivania, quali modelli esistono (dall'hot desking al lavoro basato sulle attività) e quali strumenti, come Flexopus, puoi utilizzare per gestire con successo il cambiamento.
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In un mondo del lavoro sempre più caratterizzato da flessibilità e modelli ibridi, la condivisione della scrivania sta diventando una soluzione chiave per le aziende: consente un utilizzo più efficiente dello spazio ufficio, promuove la collaborazione e riduce contemporaneamente i costi.
Ma la condivisione delle scrivanie è molto più che una semplice condivisione delle scrivanie: richiede tecnologie intelligenti, regole ben ponderate e la consapevolezza delle condizioni quadro idonee. In questa guida completa ti mostreremo come implementare con successo la condivisione della scrivania nella tua azienda e quali strumenti e strategie ti aiuteranno a farlo.
Definizione di condivisione della scrivania
La condivisione della scrivania è un modello di posto di lavoro in cui i dipendenti non hanno più scrivanie fisse ma utilizzano postazioni di lavoro flessibili. Il concetto mira a evitare che gli spazi ufficio rimangano inutilizzati – soprattutto in un 'epoca in cui modelli di lavoro ibridi come lo smart working e il lavoro mobile stanno diventando sempre più popolari.
Per molte aziende è una realtà il fatto che molte postazioni di lavoro restino inutilizzate in determinati giorni, con conseguenti costi di gestione e di affitto inutilmente elevati. L'obiettivo è quello di utilizzare soluzioni di condivisione della scrivania per creare una cultura del lavoro moderna e dinamica che ottimizzi l'utilizzo dell'ufficio.
Tuttavia, l'implementazione di successo della condivisione della scrivania pone naturalmente nuove esigenze all'organizzazione. Per questo motivo diventa ancora più importante offrire un software o un'app per la condivisione della scrivania che consenta ai dipendenti di prenotare in anticipo la propria postazione di lavoro. In questo modo è possibile ridurre in modo semplice e mirato i posti vacanti e quindi i costi e ottenere un utilizzo flessibile e in base alle esigenze del proprio spazio ufficio.
Concetti di condivisione della scrivania
Tuttavia, condividere la scrivania non significa semplicemente condividere la scrivania. Include vari concetti e modelli che puoi utilizzare a seconda della struttura della tua azienda e delle tue esigenze individuali. Questa diversità rende i sistemi di condivisione della scrivania particolarmente adattabili.
Hot desking
L'hot desking è probabilmente il modello di condivisione della scrivania più noto. Qui le postazioni di lavoro non vengono prenotate in anticipo, ma vengono utilizzate in base all'ordine di arrivo. Questo modello è particolarmente adatto a team dinamici con molti turni e quindi personale in continuo cambiamento. Tuttavia, è necessario un elevato livello di organizzazione per garantire che tutto funzioni senza intoppi e che tutti trovino una scrivania adatta.
Condivisione della scrivania con l'ufficio domestico
Questo modello combina la condivisione della scrivania con giornate fisse di lavoro da casa. Avere i dipendenti a casa in determinati giorni semplifica la condivisione di spazi di lavoro flessibili. Con questo concetto, è utile offrire un software di condivisione della scrivania in modo che i team possano prenotare in anticipo la postazione di lavoro desiderata.
Prenotazione scrivania
La prenotazione della scrivania, nota anche come hotelling, ti offre la possibilità di organizzare il tuo spazio ufficio in modo ancora più specifico. A differenza del tradizionale hot desking, i tuoi dipendenti possono prenotare in anticipo la propria postazione di lavoro per un periodo di tempo più lungo. In questo modo si garantisce una struttura chiara ed si evita il caos mattutino, quando tutti cercano contemporaneamente un posto libero.
Zone domestiche
Le zone home aggiungono un tocco personale al concetto di condivisione della scrivania. Mentre i modelli tradizionali di condivisione della scrivania si basano in larga misura sul cambio delle postazioni di lavoro, le zone domestiche offrono ai dipendenti un senso di familiarità. Ai team o ai reparti vengono assegnate zone fisse in cui possono lavorare in modo flessibile, senza dover cercare ogni giorno un posto nuovo.
Per i tuoi dipendenti, questo significa sapere dove lavoreranno e, nonostante la condivisione della scrivania, non si sentiranno come visitatori nel loro ufficio. Allo stesso tempo, l'idea di base del modello di posto di lavoro flessibile rimane intatta.
Lavoro basato sulle attività
Il lavoro basato sulle attività va oltre i classici modelli di condivisione della scrivania, categorizzando le postazioni di lavoro non solo in base alla disponibilità, ma anche in base alle attività. L'idea è che i tuoi dipendenti utilizzino esattamente il posto di lavoro più adatto al loro compito attuale, che si tratti di un'area tranquilla per lavorare concentrati o di uno spazio creativo per il lavoro di squadra e il brainstorming.
Ciò non solo garantisce una maggiore produttività, ma anche una maggiore soddisfazione, poiché ognuno può lavorare in un ambiente che supporta le sue esigenze individuali. Creando diverse zone di lavoro, come spazi di ritiro, spazi collaborativi e aree tecnologicamente attrezzate, si crea un ambiente di lavoro che coniuga flessibilità e struttura.
Casi d'uso della condivisione della scrivania
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La condivisione della scrivania è più di una semplice tendenza: offre soluzioni concrete alle sfide che le aziende moderne si trovano ad affrontare ogni giorno. L'aspetto pratico è che la condivisione della scrivania può essere adattata in modo flessibile a seconda del settore, dei metodi di lavoro e degli obiettivi. Ecco alcuni esempi di applicazione:
Caso d'uso 1: team di progetto con requisiti variabili
I team che lavorano su progetti traggono enormi vantaggi da un sistema di condivisione della scrivania. I tuoi dipendenti possono incontrarsi in aree di lavoro che offrono le condizioni ottimali per svolgere i loro compiti, che si tratti di aree creative o di rifugi tranquilli. In questo modo, i tuoi team troveranno sempre l'area giusta per raggiungere il successo in modo rapido ed efficace.
Caso d'uso 2: aziende con modelli di lavoro ibridi
Se la tua azienda ha orari fissi di lavoro da casa, gran parte delle scrivanie resta inutilizzata, ma non con la condivisione delle scrivanie. L'obiettivo della condivisione della scrivania è massimizzare l'utilizzo dello spazio dell'ufficio. I dipendenti prenotano le proprie postazioni di lavoro solo nei giorni in cui sono in ufficio, consentendo la rotazione delle scrivanie. Quando una parte del team lavora da casa, l'altra parte occupa le postazioni di lavoro in ufficio. In questo modo puoi ridurre in modo intelligente lo spazio del tuo ufficio nonostante i modelli di lavoro ibridi .
Caso d'uso 3: aziende con spazi ufficio limitati
Soprattutto nelle città con costi di affitto elevati, l'uso efficiente degli spazi ufficio è essenziale e gli uffici open space sono difficilmente realizzabili – per le nuove aziende e le start-up, il desk sharing è quindi la soluzione ideale. Grazie a un sistema di condivisione della scrivania ben organizzato, puoi sfruttare al meglio le postazioni di lavoro disponibili senza compromettere la soddisfazione dei tuoi dipendenti. In questo modo si crea più spazio per la crescita senza dover affittare ulteriore spazio.
Vantaggi e svantaggi della condivisione della scrivania
La condivisione della scrivania offre alle aziende una serie di vantaggi:
- Efficienza e riduzione dei costi: L'utilizzo flessibile della scrivania consente di massimizzare l'utilizzo dello spazio ufficio riducendo al contempo i costi di affitto e di gestione.
- Flessibilità: i tuoi dipendenti possono scegliere le postazioni di lavoro in base alle loro esigenze e attività, un vantaggio per la produttività del tuo team.
- Promuovere metodi di lavoro moderni: Con un organizzatore di scrivania condivisa e un concetto chiaro, è possibile implementare senza problemi modelli di lavoro ibridi, come la combinazione di home office e ufficio.
- Sostenibilità: Meno posti di lavoro significano un minor consumo di risorse, il che fa bene all'ambiente e al tuo budget.
In breve: la condivisione della scrivania dimostra che la vostra azienda è flessibile, innovativa e orientata al futuro. Nonostante i vantaggi, la condivisione della scrivania porta con sé anche delle sfide che le aziende non dovrebbero ignorare:
- Perdita di spazio personale: i dipendenti abituati a una scrivania fissa potrebbero trovare impersonale la condivisione degli spazi di lavoro. Ciò può portare a un calo della soddisfazione lavorativa, soprattutto nei settori in cui l'ambiente di lavoro individuale è importante.
- Complessità organizzativa: Senza un sistema di prenotazione per la condivisione delle scrivanie ben funzionante, possono verificarsi rapidamente caos e un utilizzo inefficiente degli spazi ufficio. Strumenti come Flexopus sono quindi indispensabili per visualizzare in modo trasparente la disponibilità e consentire le prenotazioni.
- Igiene e ordine: In un ambiente in cui le scrivanie sono utilizzate da più persone, standard come la Clean Desk Policy sono essenziali per evitare disordine e conflitti.
Affrontando queste sfide fin dalle prime fasi e integrando soluzioni appropriate, puoi garantire l'accettazione e il successo della condivisione della scrivania nella tua azienda.
Matrice di valutazione per la condivisione del desk
Qui puoi vedere una panoramica di come si confrontano i diversi modelli di lavoro:
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Criteri
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Ponderazione
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Opzione 1: condivisione della scrivania
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Opzione 2: Lavoro ibrido | Opzione 3: Luoghi di lavoro permanenti |
|---|---|---|---|---|
| Risparmio sui costi | 40% | 5 (molto buono) | 4 (buono) | 2 (cattivo) |
| Soddisfazione dei dipendenti | 30% | 4 (buono) | 5 (molto buono) | 3 (soddisfacente) |
| flessibilità | 20% | 5 (molto buono) | 4 (buono) | 1 (cattivo) |
| sostenibilità | 10% | 4 (buono) | 3 (soddisfacente) | 2 (cattivo) |
| Valutazione complessiva | 100% | 4.5 | 4.3 | 2.4 |
Strumenti di condivisione della scrivania
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Come puoi vedere, è fondamentale implementare le giuste tecnologie per garantire che la condivisione della scrivania funzioni senza problemi nella tua azienda. I seguenti strumenti semplificano l'organizzazione, garantiscono una gestione trasparente dei vostri luoghi di lavoro e assicurano la soddisfazione dei vostri dipendenti:
Software di prenotazione delle postazioni di lavoro
Se vuoi evitare il caos in ufficio, non puoi fare a meno di utilizzare un software per la prenotazione dei posti di lavoro. Sempre più aziende si stanno affidando a Flexopus, un potente software di condivisione della scrivania specificamente progettato per semplificare la gestione degli ambienti di lavoro flessibili.
I tuoi dipendenti possono prenotare facilmente le postazioni di lavoro tramite l'intuitiva app di condivisione della scrivania, in anticipo o spontaneamente. Grazie alla panoramica in tempo reale, gli spazi liberi possono essere trovati rapidamente e senza confusione. Flexopus offre inoltre preziosi strumenti di analisi che consentono di ottenere informazioni preziose, ideali per ridurre i costi e aumentare l'efficienza nel lungo termine.
Ufficio senza carta
Un ufficio senza carta favorisce la sostenibilità della condivisione delle scrivanie. Gli strumenti di scansione digitalizzano i documenti in modo rapido e affidabile, così i tuoi dipendenti possono accedervi sempre e ovunque. La dematerializzazione riduce al minimo la dipendenza dai materiali di lavoro fisici e facilita l'organizzazione in un ambiente senza postazioni di lavoro fisse. Allo stesso tempo, un ufficio senza carta contribuisce alla sostenibilità riducendo il consumo di carta e i costi di archiviazione.
Display e sensori
Grazie ai sensori installati sulle scrivanie, il tuo team potrà tenere traccia delle postazioni di lavoro occupate e disponibili. Mostrano in tempo reale quali spazi sono attualmente in uso, consentendo così una gestione trasparente del tuo spazio ufficio. I display possono anche raccogliere dati di utilizzo che puoi utilizzare per ottimizzare il tuo concetto di condivisione della scrivania. Questa tecnologia è particolarmente utile negli uffici open space o quando si integra il lavoro basato sulle attività.
codici QR
Se non vuoi necessariamente investire in costosi sensori, i codici QR potrebbero semplificare la prenotazione e la gestione delle postazioni di lavoro nel tuo sistema di condivisione delle scrivanie. In questo modo i tuoi dipendenti potranno semplicemente scansionare un codice QR sul loro posto di lavoro per contrassegnarlo come occupato o per prenotarlo. Questo metodo è intuitivo, veloce e ideale per le aziende che cercano una soluzione semplice per organizzare la disponibilità degli spazi di lavoro.
Fornitore di cloud
Un fornitore cloud affidabile è essenziale per rendere tutti i file e le applicazioni disponibili centralmente, perché è l'unico modo in cui i tuoi team possono lavorare in modo efficace da qualsiasi luogo. Soprattutto quando i vostri dipendenti sono regolarmente in smart working, devono poter accedere facilmente ai loro materiali di lavoro anche da lì. Naturalmente, la sicurezza e la conformità al GDPR dovrebbero essere una priorità assoluta nella scelta di un fornitore.
Software di comunicazione
Un software di comunicazione efficace è importante anche per connettere i team nel modello di condivisione della scrivania, in particolare nel lavoro ibrido . Strumenti come Microsoft Teams, Slack o Zoom consentono comunicazioni fluide, riunioni virtuali e una collaborazione efficiente, indipendentemente da dove si trovino i tuoi dipendenti. Questi programmi promuovono anche le dinamiche di squadra e garantiscono che tutti i soggetti coinvolti rimangano aggiornati.
Apparecchiature informatiche come laptop, smartphone, cuffie, tastiere
La condivisione della scrivania richiede apparecchiature IT flessibili e mobili, in modo che i dipendenti possano lavorare da qualsiasi postazione di lavoro come se fossero in ufficio. Computer portatili leggeri e potenti, tastiere ergonomiche e cuffie con funzionalità di cancellazione del rumore garantiscono un ambiente di lavoro produttivo, sia che si lavori da casa o in un ufficio affollato. La giusta attrezzatura facilita il passaggio tra ufficio, smart working e spostamenti – e occupa poco spazio durante il pendolarismo.
VPN
Una rete privata virtuale (VPN) è fondamentale per garantire la sicurezza dei dati durante la condivisione della scrivania. Perché se i tuoi dipendenti accedono ai dati aziendali da sedi diverse, hai bisogno di una connessione sicura. Una VPN protegge le informazioni sensibili dall'accesso esterno e garantisce che i tuoi team possano lavorare in modo più sicuro anche su reti aperte, indipendentemente dal fatto che nella tua azienda si lavori o meno con dati sensibili e personali.
Pellicole per la privacy
In un ambiente di lavoro flessibile, le pellicole per la privacy garantiscono un'ulteriore protezione dei dati. Impediscono che le informazioni sensibili sui monitor vengano visualizzate da altri: una misura semplice ma efficace per mantenere la riservatezza.
Quota di condivisione della scrivania
Vuoi implementare la condivisione della scrivania per ridurre i costi di affitto, ma non sai di quanto spazio ufficio avrai idealmente bisogno? Calcolando la quota individuale di condivisione della scrivania puoi trovare le risposte a questa domanda.
Il rapporto di condivisione della scrivania indica il rapporto tra il numero di dipendenti e le postazioni di lavoro disponibili in un ufficio. L'obiettivo è quello di avere meno postazioni di lavoro disponibili rispetto al numero di dipendenti, poiché non tutti sono in ufficio contemporaneamente a causa del lavoro da casa, di viaggi di lavoro, di vacanze o di altre assenze.
Una quota di condivisione della scrivania ben ponderata ti aiuta a sfruttare appieno i vantaggi della condivisione della scrivania. Per garantire ciò, dovresti considerare i seguenti aspetti:
- Analizza la frequenza effettiva con cui i tuoi dipendenti sono in ufficio. Gli studi dimostrano che i dipendenti sono fisicamente presenti in media solo 2,5 giorni alla settimana.
- Considera quali membri del team hanno orari fissi per lavorare da casa e come ciò influisce sull'utilizzo dell'ufficio.
- Alcuni dipartimenti o ruoli richiedono la presenza fisica in ufficio più spesso di altri. Pianificare tali requisiti.
- Assicuratevi che lo spazio offra sufficiente flessibilità per implementare la quota di condivisione della scrivania desiderata, ma che siano comunque soddisfatti i requisiti ergonomici per le postazioni di lavoro.
Calcolo della quota di condivisione della scrivania
Il calcolo della quota di condivisione della scrivania si basa sull'analisi dell'utilizzo dell'ufficio. Si procede secondo la seguente formula:
Quota di condivisione della scrivania = numero di dipendenti / numero di scrivanie disponibili
Ma cosa dice la quota calcolata?
- Rapporto maggiore di 1: hai più dipendenti che posti di lavoro. Ideale per aziende con modelli di lavoro ibridi o con un elevato utilizzo dello smart working.
- Quota di 1: ogni membro del team ha una scrivania fissa. Ciò corrisponde a un modello di posto di lavoro tradizionale.
- Rapporto inferiore a 1: ci sono più scrivanie che dipendenti, il che indica una sovracapacità.
In linea di principio, dovresti puntare a un rapporto di condivisione della scrivania superiore a 1, poiché ciò garantisce un utilizzo efficiente dello spazio ufficio e consente di ridurre i costi. Ma questa quota richiede anche un'organizzazione ottimale del concetto di condivisione della scrivania: per questo motivo non si dovrebbe assolutamente rinunciare al software di condivisione della scrivania giusto.
Studi sulla condivisione della scrivania
I vantaggi della condivisione della scrivania nei modelli di lavoro ibridi possono essere dimostrati non solo da esempi pratici, ma anche da studi ben fondati.
Uno studio dimostra che la condivisione della scrivania può aiutare le aziende a ridurre i costi fino al 30%, utilizzando gli spazi dell'ufficio in modo più efficiente. Questo risparmio ha un impatto diretto sui costi operativi, tra cui affitto, energia e manutenzione. Ciò rende la condivisione della scrivania una soluzione economicamente interessante, soprattutto nelle aree urbane con affitti degli uffici elevati.
Studi a lungo termine condotti dall'Università Heinrich Heine di Düsseldorf hanno dimostrato che i dipendenti che lavorano da casa non solo sono più produttivi, ma riescono addirittura a migliorare le proprie prestazioni. Secondo i risultati, la produttività è aumentata significativamente, soprattutto grazie a un ambiente di lavoro più tranquillo e alla possibilità di adattare il proprio ritmo di lavoro. Questi risultati sottolineano l'importanza dei modelli di lavoro ibridi che combinano il lavoro da casa con il lavoro in ufficio.
Secondo uno studio Deloitte, due terzi delle aziende tedesche intendono integrare in modo permanente modelli di lavoro flessibili, come la condivisione della scrivania o il lavoro ibrido. Il motivo: i dipendenti apprezzano la flessibilità che consente loro di organizzare individualmente orari e luoghi di lavoro. Le aziende che offrono tali modelli beneficiano di una maggiore soddisfazione dei dipendenti e di una migliore fidelizzazione dei loro talenti.
Allo stesso tempo, uno studio dell'Istituto per il lavoro e la salute dell'assicurazione sociale tedesca contro gli infortuni dimostra che la condivisione della scrivania può causare anche stress psicologico. Tra le sfide più comuni da superare rientrano lo stress causato dalla ricerca quotidiana di un lavoro o le difficoltà di adattamento ad ambienti in continua evoluzione. Gli intervistati hanno anche criticato il fatto di non aver avuto la possibilità di partecipare all'introduzione della condivisione della scrivania.
Regole di condivisione della scrivania: come funziona con successo il lavoro flessibile
Per far sì che la condivisione della scrivania funzioni senza intoppi, è importante stabilire regole chiare. Naturalmente, le regole variano da azienda ad azienda, ma due aspetti centrali valgono per tutte: l'etichetta nei rapporti reciproci e il rispetto della politica della scrivania pulita.
Etichetta per la condivisione della scrivania: considerazione e rispetto
Un ambiente di lavoro piacevole prospera grazie alla considerazione reciproca. La condivisione della scrivania richiede che i dipendenti siano flessibili ma anche rispettosi nella condivisione degli spazi di lavoro. Ciò include:
- I dipendenti dovrebbero lasciare il posto di lavoro come vorrebbero trovarlo: ordinato e libero da effetti personali.
- Negli spazi di lavoro condivisi è importante mantenere la discrezione per non disturbare gli altri.
- È necessario rispettare il sistema di prenotazione sul posto di lavoro. Per evitare conflitti, utilizzare solo i posti prenotati.
- Un ambiente di lavoro amichevole e rispettoso è fondamentale per sfruttare appieno il potenziale della condivisione della scrivania.
Politica della scrivania pulita: l'ordine come principio
La politica di condivisione della scrivania è una componente essenziale della condivisione della scrivania. Si chiede ai dipendenti di non lasciare oggetti personali o informazioni sensibili sulla scrivania al termine della giornata lavorativa.
Con una politica di Clean Desk formulata in modo chiaro, crei trasparenza e garantisci che tutti i dipendenti beneficino di un ambiente di lavoro ordinato e che la protezione dei dati sia garantita.
Legge sulla condivisione della scrivania
Non bisogna sottovalutare gli aspetti legali della condivisione della scrivania. Dalla protezione dei dati alle esigenze individuali, ci sono punti importanti che le aziende dovrebbero considerare.
Protezione dei dati durante la condivisione della scrivania
Quando si parla di condivisione della scrivania, la protezione dei dati sensibili gioca un ruolo centrale. Poiché le postazioni di lavoro vengono utilizzate da dipendenti diversi, è particolarmente importante rispettare le normative sulla protezione dei dati per proteggere le informazioni da accessi non autorizzati. Come azienda, devi adottare misure appropriate per garantire la riservatezza dei documenti, dei dispositivi e dei sistemi digitali.
Un punto chiave è l'introduzione di una politica di scrivania pulita. Inoltre, è possibile utilizzare degli schermi per la privacy sui monitor, per impedire a terzi di visualizzarli.
Fondamentale è anche la formazione periodica dei dipendenti sulle norme di protezione dei dati e sulle misure di sicurezza, in quanto promuove la consapevolezza della gestione responsabile dei dati.
Coinvolgimento dei rappresentanti dei dipendenti
Quando si introduce la condivisione della scrivania, è opportuno coinvolgere i rappresentanti dei dipendenti fin dall'inizio, perché, come già accennato, il diritto di esprimere la propria opinione è un aspetto importante per i team. Quando si progettano le condizioni di lavoro, è sempre opportuno consultare il comitato aziendale, in modo che si tenga conto degli interessi e delle esigenze della forza lavoro. Perché un dialogo trasparente aiuta a ridurre la resistenza e a creare accettazione.
Diritto legale a un lavoro
Un punto di discussione comune è se i dipendenti abbiano o meno il diritto legale a un posto di lavoro permanente. Secondo il diritto del lavoro, ciò non è regolamentato in modo esplicito. Tuttavia, i datori di lavoro devono garantire che siano disponibili sufficienti postazioni di lavoro per tutti i dipendenti e che queste soddisfino determinati requisiti , anche nei modelli ibridi.
Con gli strumenti giusti, regole chiare e un'attenta pianificazione, la condivisione della scrivania diventa un modello di successo che soddisfa sia le esigenze dei dipendenti sia le richieste del mondo del lavoro. Flexopus è il tuo partner per pianificare, prenotare e gestire i tuoi spazi di lavoro senza intoppi e nel rispetto delle normative sulla protezione dei dati: provalo subito!
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