Modelli di lavoro ibrido: 7 modelli a confronto

Non tutti i modelli ibridi sono uguali. Tra cinque giorni fissi in ufficio e il lavoro completamente da remoto, esistono numerose possibilità per combinare presenza e smart working.

Ma quale modello ibrido si adatta a quale azienda? Confrontiamo i modelli principali: da Office First al modello 3:2, dal Flexible Hybrid al Remote First.

Cos'è un modello di lavoro ibrido?

Un modello di lavoro ibrido combina il lavoro in ufficio con il lavoro mobile, ad esempio in smart working. I dipendenti trascorrono quindi parte del loro orario lavorativo in sede e un'altra parte fuori dall'ufficio.

La suddivisione esatta varia da azienda ad azienda. Alcuni datori di lavoro stabiliscono giorni fissi in ufficio, altri definiscono solo una presenza minima o lasciano la decisione interamente ai dipendenti.

Il lavoro ibrido è ormai consolidato nel mondo del lavoro tedesco. Secondo un sondaggio ZEW rappresentativo del 2025, l'80% delle aziende nel settore dell'informazione e circa la metà di quelle nel settore manifatturiero consentono ad almeno una parte dei propri dipendenti almeno un giorno di smart working a settimana.

Modelli di lavoro ibrido a confronto

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Il lavoro ibrido implica flessibilità nella scelta del luogo e degli orari. Non esiste un'unica soluzione, ma diversi approcci per implementare l'Hybrid Work:

1. Office First

Nel modello Office-First, l'ufficio rimane il luogo di lavoro principale. I dipendenti trascorrono la maggior parte della settimana lavorativa in sede e lavorano da remoto solo in singoli giorni o in casi eccezionali.

Un esempio tipico potrebbe essere una regolamentazione con quattro giorni in ufficio e uno di smart working a settimana.

Vantaggi:

• elevata pianificabilità
• scambio personale regolare
• facile organizzazione di riunioni e lavoro di squadra

Svantaggi:

• flessibilità relativamente bassa
• potenziale di risparmio sugli spazi ufficio limitato
• meno attraente per i dipendenti con lunghi tragitti casa-lavoro

L'Office First è particolarmente adatto alle aziende in cui la collaborazione personale, i processi fisici o gli appuntamenti in sede costituiscono gran parte del lavoro quotidiano.

2. Il modello 3:2

Il modello 3:2 è uno dei modelli di lavoro ibrido più noti. I dipendenti trascorrono, ad esempio, tre giorni in ufficio e due in smart working. È possibile anche la variante inversa, con due giorni in ufficio e tre da remoto.

Il modello crea un quadro chiaro senza rinunciare completamente alla flessibilità del lavoro mobile.

Vantaggi:

• buon equilibrio tra presenza e smart working
• regole facilmente comunicabili
• scambio personale regolare
• facilmente combinabile con il desk sharing

Svantaggi:

• flessibilità individuale limitata
• possibili picchi di affluenza nei giorni di ufficio più richiesti
• meno adatto a profili professionali molto eterogenei

Proprio nel caso del desk sharing, non bisognerebbe considerare solo la presenza media in ufficio. Ciò che conta è quando i dipendenti sono presenti contemporaneamente.

3. Giorni di presenza fissi

In questo modello, l'azienda o il team di riferimento definisce determinati giorni come giornate comuni in ufficio.

Ad esempio, tutti i dipendenti lavorano in ufficio il martedì e il mercoledì, mentre negli altri giorni possono decidere autonomamente da dove lavorare.

Il vantaggio: riunioni di team, workshop o appuntamenti comuni possono essere pianificati in modo mirato in queste giornate.

Vantaggi:

• pianificazione molto elevata
• i team si incontrano regolarmente di persona
• facilita riunioni e workshop comuni

Svantaggi:

• elevato tasso di occupazione in singoli giorni della settimana
• minore flessibilità
• il potenziale del desk sharing può essere limitato dai picchi di presenza

Proprio con i giorni di presenza fissi, un sistema digitale di prenotazione della postazione di lavoro è utile. I dipendenti possono verificare in anticipo se sono disponibili posti a sufficienza e dove siedono i membri del proprio team.

4. Ibrido flessibile

Con l'ibrido flessibile, i dipendenti decidono in gran parte autonomamente quando venire in ufficio e quando lavorare in modalità mobile.

Le aziende possono comunque stabilire delle linee guida, ad esempio un minimo di quattro giorni in ufficio al mese o determinati appuntamenti per i quali è richiesta la presenza.

Vantaggi:

• elevata flessibilità e responsabilità individuale
• adattamento personalizzato alle mansioni e alle esigenze individuali
• grande potenziale per un utilizzo più efficiente degli spazi ufficio

Svantaggi:

• la presenza in ufficio è più difficile da prevedere
• la collaborazione spontanea può risultare più complessa
• è necessaria una buona coordinazione digitale

È proprio qui che il software di gestione dell'ufficio e di desk sharing gioca un ruolo fondamentale: i dipendenti possono vedere chi è in ufficio e quando, prenotare le postazioni e coordinare meglio le giornate di lavoro in presenza.

5. Rotazione dei team o modello a coorti

Con la rotazione dei team, diversi team o gruppi di dipendenti lavorano in ufficio in momenti differenti.

Ad esempio, il Team A è presente in sede il lunedì e il martedì, mentre il Team B utilizza l'ufficio il mercoledì e il giovedì.

Vantaggi:

• gli spazi ufficio possono essere utilizzati in modo molto efficiente
• il tasso di occupazione è facilmente prevedibile
• è necessario mettere a disposizione meno postazioni contemporaneamente

Svantaggi:

• lo scambio tra team diversi può risultare più difficile
• elevato impegno organizzativo
• scarsa flessibilità spontanea

Questo modello è particolarmente adatto alle aziende più grandi con team o reparti chiaramente distinti.

6. Modello ibrido basato sulle attività

Nel lavoro ibrido basato sulle attività, non è un programma settimanale fisso a determinare il luogo di lavoro, bensì la mansione da svolgere.

Per il lavoro che richiede concentrazione, l'home office può essere la soluzione ideale. Workshop, collaborazione creativa o confronti personali si svolgono invece consapevolmente in ufficio.

L'ufficio diventa così sempre più un luogo dedicato alla collaborazione, allo scambio e alla comunicazione.

Vantaggi:

• il luogo di lavoro è scelto in base alla mansione
• elevata flessibilità
• gli spazi ufficio possono essere progettati in modo mirato per diversi scenari di utilizzo

Svantaggi:

• richiede responsabilità individuale
• i team devono coordinare la loro presenza
• devono essere disponibili spazi e postazioni di lavoro adeguati

Il modello ibrido basato sulle attività funziona particolarmente bene in combinazione con diverse tipologie di postazioni di lavoro, sale riunioni, zone di concentrazione e postazioni prenotabili in modo flessibile.

7. Remote First

Nel modello Remote First la maggior parte del lavoro si svolge fuori dall'ufficio. L'ufficio rimane, ma viene utilizzato principalmente per riunioni, workshop, giornate di team o presenze su base volontaria.

Il modello Remote First si distingue quindi dalle aziende che lavorano in modalità completamente remota e che, in alcuni casi, non gestiscono più alcuno spazio ufficio.

Vantaggi:

• flessibilità spaziale molto elevata
• ampio bacino di talenti potenziale
• possibile riduzione significativa del fabbisogno di spazi ufficio

Svantaggi:

• i contatti personali avvengono più raramente
• la cultura aziendale deve essere coltivata maggiormente in digitale
• maggiore necessità di coordinamento per le giornate di presenza comune

Proprio nelle aziende Remote First, le poche giornate in ufficio devono funzionare al meglio. Le prenotazioni di postazioni di lavoro, sale e parcheggi dovrebbero quindi essere coordinate centralmente.

Qual è il miglior modello di lavoro ibrido?

Non esiste un modello di lavoro ibrido ottimale in assoluto. La soluzione adatta dipende dal metodo di lavoro, dalla cultura aziendale, dalla struttura del team e dagli spazi ufficio disponibili.

Le aziende dovrebbero rispondere in particolare alle seguenti domande:

1. Di quanta collaborazione personale hanno bisogno i nostri team?
I team che svolgono molti workshop o coordinamenti creativi traggono spesso vantaggio da giornate di presenza comune regolari.

2. Quanto è importante la flessibilità per i nostri collaboratori?
I modelli flessibili offrono maggiore autonomia, ma richiedono un migliore coordinamento digitale.

3. Quanto vogliamo ottimizzare i nostri spazi ufficio?
Più la presenza è organizzata in modo flessibile, maggiore è, in linea di principio, il potenziale per il desk sharing e un utilizzo più efficiente degli spazi.

4. Quanto è prevedibile l'occupazione del nostro ufficio?
I modelli fissi sono più facili da pianificare. I modelli flessibili richiedono dati trasparenti su presenze e prenotazioni.

In molte aziende non nasce quindi un modello puro, ma una forma ibrida che combina diversi modelli di lavoro.

Combinare il lavoro ibrido con il desk sharing

I modelli di lavoro ibridi e il desk sharing si completano a vicenda in modo eccellente. Se i collaboratori lavorano regolarmente da casa, le aziende solitamente non hanno più bisogno di una scrivania dedicata per ogni persona. Al contrario, le postazioni possono essere utilizzate in modo flessibile da più collaboratori. Ciò consente di sfruttare meglio gli spazi ufficio esistenti e, a lungo termine, di ridurli potenzialmente. Il presupposto fondamentale è però una buona organizzazione: i collaboratori devono sapere se e dove è disponibile una postazione, quali colleghi sono presenti e quali sale o parcheggi possono essere prenotati.

‍Flexopus: Il vostro partner per l'organizzazione di modelli di lavoro ibridi

Molte persone percepiscono il lavoro ibrido come un equilibrio precario tra flessibilità e caos. È diffusa la convinzione che la combinazione di lavoro in ufficio e da remoto porti inevitabilmente al disordine. In realtà, il modello di lavoro ibrido offre soluzioni e strumenti pratici per creare un ambiente di lavoro organizzato.

Uno di questi strumenti è Flexopus. Flexopus è un software di desk sharing che offre soluzioni innovative per facilitare l'organizzazione di modelli di lavoro ibridi. Grazie alla piattaforma di prenotazione intuitiva, i dipendenti possono pianificare e prenotare in anticipo postazioni di lavoro, sale riunioni e parcheggi. Gli utenti possono scegliere liberamente se utilizzare la progressive web app, l'app per smartphone o l'integrazione con Microsoft Teams. In sintesi: che si tratti di coordinare le giornate in team, gestire in modo flessibile gli spazi in ufficio o promuovere la collaborazione, Flexopus supporta le aziende nello sfruttare al meglio i vantaggi dei modelli di lavoro ibridi.

Quali sono i modelli di orario di lavoro ibridi?

Il lavoro ibrido non riguarda necessariamente solo il luogo di lavoro. Anche l'orario di lavoro può essere organizzato in modi diversi.

I modelli tipici sono:

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La scelta del modello di orario di lavoro è fondamentalmente indipendente dalla frequenza con cui i dipendenti lavorano in ufficio o da remoto.

Perché la configurazione degli spazi è fondamentale nei modelli di lavoro ibridi

La configurazione ideale per i modelli di lavoro ibridi crea un ambiente in grado di adattarsi in modo flessibile a diverse attività, dimensioni dei team e presenze. Poiché i dipendenti non sono più in ufficio tutti alla stessa ora, anche la funzione dei classici spazi lavorativi cambia. Invece di postazioni fisse, serve un mix equilibrato di aree per il lavoro concentrato, la collaborazione, i confronti spontanei e le riunioni ibride.

Una configurazione ben studiata tiene quindi conto non solo del numero di postazioni disponibili, ma anche del loro utilizzo effettivo. Il desk sharing, la prenotazione delle postazioni e le home zone flessibili aiutano a organizzare gli spazi in base alle esigenze. Inoltre, aree dedicate alla concentrazione, zone meeting, spazi di isolamento e aree di collaborazione aperte assicurano che i dipendenti trovino l'ambiente di lavoro più adatto a ogni attività.

Per una configurazione ottimale nei modelli di lavoro ibridi, è fondamentale anche disporre di arredi flessibili. Gli spazi dovrebbero poter essere adattati il più facilmente possibile al mutare delle strutture dei team, ai nuovi metodi di lavoro o alle fluttuazioni dell'occupazione.

Per l'arredamento d'ufficio più adatto, il nostro partner Podia supporta le aziende con soluzioni flessibili che spaziano dagli arredi moderni ai concept spaziali per ambienti di lavoro ibridi. Grazie al noleggio di mobili per ufficio, le aziende possono configurare il proprio ambiente di lavoro in modo flessibile, testare diversi concept spaziali e adattare facilmente i propri uffici al variare delle esigenze.

Conclusione: i modelli di lavoro ibridi richiedono flessibilità e struttura

Office First, modello 3:2, giorni di presenza fissi, ibrido flessibile o Remote First: le aziende possono strutturare il lavoro ibrido in modi molto diversi.

Ciò che conta non è tanto quale modello sembri più moderno sulla carta, quanto piuttosto quale si adatti meglio ai flussi di lavoro reali.

Più i dipendenti possono scegliere liberamente il proprio luogo di lavoro, più diventano essenziali una pianificazione trasparente delle presenze, il desk sharing e una gestione degli spazi basata sui dati.

Con la giusta organizzazione, il lavoro ibrido non diventa un problema logistico, ma la base per un ambiente di lavoro flessibile ed efficiente.